Kiedy przedsiębiorcy decydują się na sformalizowanie swojej działalności gospodarczej, realia biznesowe często zmieniają się szybciej niż proces rejestracji prawnej. Zabezpieczenie lokalu użytkowego, zakup początkowego asortymentu i zatrudnienie pracowników to częste konieczności, które nie zawsze mogą czekać na sfinalizowanie dokumentów założycielskich przez notariusza. Aby sprostać tej pilnej potrzebie biznesowej, holenderskie prawo korporacyjne uznaje BV in oprichting (często w skrócie BV io), co oznacza spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w trakcie tworzenia.
Mechanizm ten pozwala założycielom działać w imieniu planowanej spółki jeszcze przed jej formalnym powstaniem. Prowadzenie działalności gospodarczej w tej fazie przejściowej niesie jednak ze sobą istotne konsekwencje prawne. Ramy prawne mają na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej przy jednoczesnej ochronie osób trzecich, które zawierają umowy z podmiotem, który nie uzyskał jeszcze osobowości prawnej. Poruszanie się po tej fazie wymaga precyzyjnego zrozumienia podziału odpowiedzialności, mechanizmów ratyfikacji oraz ścisłych obowiązków ustawowych nałożonych na założycieli i członków zarządu. Niezrozumienie tych przepisów często prowadzi do niezamierzonej odpowiedzialności osobistej, co czyni je powracającym i krytycznym tematem w holenderskich sporach korporacyjnych.
Status prawny spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w trakcie powstawania
Podstawowa zasada holenderskiego przedsiębiorstwa prawo W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) nie ma ona osobowości prawnej (rechtspersoonlijkheid). Ponieważ nie jest jeszcze odrębnym podmiotem prawnym, spółka w trakcie tworzenia nie może samodzielnie posiadać praw, zaciągać zobowiązań ani nabywać aktywów. Osobowość prawna powstaje dopiero w momencie formalnego zarejestrowania spółki. Zgodnie z art. 2:175 BW, rejestracja ta wymaga sporządzenia aktu notarialnego przez założycieli.
Ponadto, aby utworzyć ważny podmiot, statut (statuten) zawarty w tym akcie musi spełniać określone wymogi ustawowe. Zgodnie z Artikel 2:177 BW, statut musi jednoznacznie określać nazwę spółki, jej siedzibę w Holandii oraz przedmiot działalności.
Analizując status prawny i związane z nim ryzyka związane z zakładaną spółką, prawnicy muszą wyraźnie rozróżnić dwie odrębne fazy przejściowe. Pierwsza to faza przedakcyjna, obejmująca okres od podjęcia decyzji o założeniu spółki do sporządzenia aktu notarialnego. W tym czasie podmiot nie istnieje, a założyciele podlegają szczególnym zasadom odpowiedzialności obowiązującym przed rejestracją. Druga to faza poakcyjna, ale przed rejestracją. W tym okresie spółka uzyskała osobowość prawną na mocy aktu notarialnego, ale formalna rejestracja w holenderskim rejestrze handlowym jest w toku. Chociaż obie fazy narażają strony działające na odpowiedzialność osobistą, podstawa prawna i charakter ryzyka różnią się znacząco w obu okresach.
Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w trakcie powstawania: praktyczne kroki
Proces prawnego i praktycznego założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie oprichting wymaga starannej procedury i dokumentacji. Faza ta rozpoczyna się w momencie, gdy potencjalni założyciele podejmują jasną, oczywistą decyzję o założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i rozpoczynają przygotowania. Obejmuje to ustalenie proponowanej struktury udziałów, sporządzenie statutu spółki oraz powołanie pierwszych członków zarządu. Ponieważ formalne założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga ścisłego przestrzegania formalności ustawowych, wczesne skorzystanie z usług notariusza jest niezwykle ważne. Notariusz jest odpowiedzialny za sporządzenie aktu notarialnego i zapewnienie spełnienia wszystkich wymogów ustawowych. Co istotne, modernizacja procedur korporacyjnych usprawniła ten proces; zgodnie z artykułem 2:175a Kodeksu spółek handlowych (BW), rejestracja spółki może być teraz również ułatwiona za pośrednictwem elektronicznego aktu notarialnego. Ten cyfrowy postęp znacznie skrócił czas rejestracji, skracając tym samym wrażliwy okres przed rejestracją.
Od momentu podjęcia decyzji do momentu podpisania aktu założyciele lub przyszli dyrektorzy mogą być zobowiązani do zawierania umów. prawo zezwala im na dokonywanie czynności prawnych przed zarejestrowaniem spółki (rechtshandelingen vóór oprichting), ale obowiązują ścisłe zasady identyfikacji. Strona działająca musi stale i wyraźnie identyfikować się przed kontrahentami jako działająca w imieniu konkretnej spółki. W praktyce osiąga się to poprzez dodawanie „namens [Nazwa Spółki] BV io” do wszelkiej korespondencji, umów i faktur. Niekonsekwentne używanie tego oznaczenia stwarza niebezpieczną niejasność co do tego, czy czynność prawna została dokonana w imieniu osoby fizycznej, czy w imieniu spółki w trakcie tworzenia, co często skutkuje bezpośrednią odpowiedzialnością osobistą bez możliwości późniejszego przejęcia umowy przez spółkę.
Wymogi kapitałowe odgrywają również kluczową rolę w tej fazie założycielskiej. Po wprowadzeniu przepisów Flex-BV w 2012 roku, obowiązkowy minimalny kapitał zakładowy w wysokości 18 000 euro został zniesiony. Jednakże statut spółki nadal musi określać kapitał docelowy, a wszelkie wyemitowane akcje muszą zostać opłacone w momencie rejestracji. Umowy dotyczące emisji akcji i wszelkich wkładów niepieniężnych muszą być starannie udokumentowane i dołączone do aktu notarialnego zgodnie z Artikel 2:204 BW.
Po sporządzeniu aktu notarialnego nowo powołani dyrektorzy stoją przed natychmiastowym obowiązkiem administracyjnym. Muszą niezwłocznie sfinalizować rejestrację spółki (handelsregister inschrijving BV), rejestrując ją i składając uwierzytelniony odpis aktu notarialnego w Izbie Handlowej. Czas między pierwotną decyzją o prowadzeniu działalności jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV io) a ostateczną rejestracją może wynosić od kilku dni do kilku tygodni. Prawnicy zdecydowanie zalecają przedsiębiorcom traktowanie każdego dnia w tym okresie jako okresu zwiększonego ryzyka odpowiedzialności, wymagającego rygorystycznej dokumentacji i konsekwentnego używania oznaczenia „io”, aby zasygnalizować wszystkim osobom trzecim, że podmiot prawny jeszcze formalnie nie istnieje.
Akty prawne przed rejestracją: Ramy prawne artykułu 2:203 BW
Podstawowy mechanizm regulujący transakcje przedrejestracyjne został określony w Artykule 2:203 Kodeksu spółek handlowych (BW). Artykuł ten równoważy potrzebę przygotowania się do działalności gospodarczej z koniecznością ochrony wierzycieli. Stanowi on, że czynności prawne dokonywane w imieniu spółki kapitałowej w ramach procedury oprichting wiążą spółkę tylko wtedy, gdy spółka wyraźnie lub dorozumianie ratyfikuje te czynności (bekrachtiging rechtshandeling) po formalnym zarejestrowaniu. Ratyfikacja działa jako pomost prawny; przenosi prawa i obowiązki wynikające z umowy przedrejestracyjnej z osoby działającej bezpośrednio na nowo utworzoną spółkę.
Mechanizm ten nie jest automatyczny. Do czasu ważnej ratyfikacji, ustawowa sytuacja domyślna wynikająca z ust. 1 art. 2:203 BW jest surowa: osoba, która dokonała czynności prawnej w imieniu spółki w procesie tworzenia, ponosi odpowiedzialność solidarną z innymi osobami działającymi. Oznacza to, że druga strona umowy może dochodzić od osoby działającej pełnego wykonania umowy lub odszkodowania, jeśli spółka nie wykona umowy.
Ratyfikacja może przybrać dwie formy: wyraźną lub dorozumianą. Wyraźna ratyfikacja polega na złożeniu przez nowo utworzoną spółkę wyraźnego, pisemnego oświadczenia do kontrahenta, potwierdzającego przejęcie praw i obowiązków wynikających z konkretnej umowy przedwstępnej. Z kolei dorozumiana ratyfikacja wynika z zachowania spółki po jej założeniu. Jeżeli nowa spółka rozpoczyna realizację umowy – na przykład poprzez płacenie czynszu za najem lokalu użytkowego podpisanego w fazie io lub poprzez wysyłanie faktur pod nazwą spółki na podstawie umowy przedwstępnej – sądy zazwyczaj interpretują to jako dorozumianą ratyfikację.
Jednakże holenderski Sąd Najwyższy nałożył ścisłe ograniczenia na sposób komunikowania ratyfikacji. W przełomowym orzeczeniu z 2017 roku Sąd Najwyższy orzekł, że ratyfikacja musi być co do zasady skierowana do drugiej strony umowy i przez nią faktycznie odebrana. Wewnętrzna uchwała spółki o ratyfikacji umowy lub samo przejęcie obowiązków bez ujawnienia tego zewnętrznie osobie trzeciej nie wystarcza, aby zwolnić pełniącego obowiązki założyciela z odpowiedzialności solidarnej. Druga strona umowy musi być obiektywnie poinformowana o formalnym przejęciu stosunku umownego przez podmiot prawny.
Odpowiedzialność osobista osoby działającej
Ramy odpowiedzialności dla osób działających w imieniu spółki w trakcie tworzenia są celowo rygorystyczne. Zasada podstawowa jest jednoznaczna: osoba zawierająca umowę ponosi solidarną odpowiedzialność do czasu skutecznego ratyfikowania aktu prawnego przez spółkę. Ta tymczasowa odpowiedzialność osobista staje się stała, jeśli planowany proces rejestracji zostanie przerwany. Jeśli założyciele zdecydują się nie kontynuować lub jeśli notariusz odmówi podpisania aktu, spółka nigdy nie powstanie, aby ratyfikować umowy. W związku z tym wszelkie zobowiązania pozostają trwale związane z osobą działającą, która musi wypełniać umowy z własnego majątku.
Komplikacje często pojawiają się, gdy ostatecznie zarejestrowana spółka różni się istotnie od podmiotu pierwotnie przewidywanego podczas negocjacji przed rejestracją. Doktryna prawna wymaga, aby ratyfikacja była ważna, między planowaną spółką BV io a formalnie zarejestrowaną spółką BV musi istnieć „wystarczająca tożsamość” (voldoende identiteit). Sądy oceniają tę tożsamość, porównując nazwę spółki, cel korporacyjny, strukturę akcjonariatu, skład zarządu i siedzibę. Jeśli założyciel negocjuje umowę dla startupu technologicznego, ale ostatecznie rejestruje spółkę holdingową zajmującą się nieruchomościami pod inną nazwą, z innymi interesariuszami, druga strona może skutecznie argumentować, że podmiotowi ratyfikującemu brakuje wystarczającej tożsamości. W takich sytuacjach ratyfikacja jest uznawana za nieważną, a osoba działająca zachowuje pełną odpowiedzialność osobistą.
Nawet jeśli rejestracja i ratyfikacja przebiegają bez zarzutu, osoba działająca nie jest całkowicie zwolniona z ryzyka. Trzeci akapit artykułu 2:203 Kodeksu Cywilnego (BW) wprowadza ustawową normę Beklamel, kluczową ochronę wierzycieli. Zasada ta stanowi, że nawet po ważnej rejestracji osoba działająca pozostaje solidarnie odpowiedzialna za szkody, jeżeli wiedziała lub rozsądnie powinna była wiedzieć, że nowo utworzona spółka nie będzie w stanie wywiązać się z przyjętych zobowiązań. Prawo chroni osoby trzecie przed założycielami, którzy świadomie przenoszą niemożliwy do utrzymania dług w pustą, korporacyjną skorupę. Ponadto ustawa zapewnia silne domniemanie dowodowe na korzyść wierzyciela: jeśli spółka zostanie ogłoszona w ciągu roku od jej rejestracji, prawo automatycznie zakłada, że osoba działająca posiadała wcześniejszą wiedzę o zbliżającej się niewypłacalności. Obalenie tego domniemania w sądzie jest niezwykle trudne i wymaga przekonujących dowodów na nieprzewidziane okoliczności zewnętrzne.
Rejestracja w rejestrze handlowym i artykuł 2:180 BW
Po sporządzeniu aktu notarialnego i uzyskaniu przez spółkę osobowości prawnej, faza przedrejestracyjna dobiega końca, ale natychmiast otwiera się okno odpowiedzialności wtórnej. Prawo nakłada na nowo powołany zarząd ścisły obowiązek zarejestrowania spółki w holenderskim rejestrze handlowym i złożenia uwierzytelnionej kopii aktu notarialnego.
Artykuł 2:180 BW reguluje ten przejściowy etap rejestracji. Stanowi on, że do czasu pełnego spełnienia wymogów rejestracji i złożenia zeznań, członkowie zarządu ponoszą solidarną odpowiedzialność wraz ze spółką za każdą czynność prawną dokonaną w tym okresie. W przeciwieństwie do zniuansowanych ram ratyfikacji, jest to system odpowiedzialności na zasadzie ryzyka. Ma on zastosowanie obiektywnie i jednoznacznie, niezależnie od tego, czy strona trzecia zawierająca umowę miała pełną świadomość, że rejestracja jest nadal w toku.
Praktyczne konsekwencje tego rygorystycznego systemu są poważne. Nawet niewielkie, kilkudniowe opóźnienie administracyjne między sporządzeniem aktu notarialnego a złożeniem wniosku do rejestru handlowego stwarza niebezpieczną lukę w odpowiedzialności. Jeśli dyrektor podpisze umowę z dużym dostawcą w dniu rejestracji, ale przed aktualizacją rejestru przez Izbę Handlową, jego majątek osobisty jest w pełni ujawniony, podobnie jak majątek firmy w ramach tej konkretnej umowy. Dlatego też, zgodnie z najlepszymi praktykami prawnymi, dyrektorzy muszą wstrzymać wszystkie duże transakcje do czasu aktywnego potwierdzenia, że rejestracja jest publiczna i kompletna.
Wyłączenie odpowiedzialności umownej
Chociaż system ustawowy zdecydowanie faworyzuje ochronę wierzycieli, podmioty gospodarcze mają swobodę negocjowania innych warunków. Drugi paragraf art. 2:203 BW wyraźnie zezwala stronom na umowne wyłączenie odpowiedzialności osobistej osoby działającej. Prawo wymaga jednak, aby to wyłączenie było „wyraźnie określone” (uitdrukkelijk bedongen).
W praktyce prawnej dorozumiane rozumienie lub niejasne odniesienie w ogólnych warunkach umowy nie wystarczy, aby zastąpić ustawową odpowiedzialność solidarną. Aby klauzula wyłączenia była prawnie egzekwowalna, musi być jednoznaczna, wynegocjowana i konkretnie określać osobistą odpowiedzialność osoby działającej w imieniu BV io. Dobrze sporządzona klauzula jasno określi, że druga strona oczekuje wykonania wyłącznie od przyszłej spółki i wyraźnie zrzeknie się prawa do dochodzenia roszczeń od założyciela, nawet jeśli spółka nie jest zarejestrowana lub nie ratyfikuje umowy.
Pomimo tej swobody umownej, istnieją ścisłe granice. Wyraźna klauzula wyłączenia odpowiedzialności neutralizuje jedynie odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązania na mocy dwóch pierwszych paragrafów ustawy. Nie może ona uchylić obowiązkowej ochrony wierzycieli ustanowionej normą Beklamel w trzecim paragrafie. Jeśli założyciel negocjuje wyłączenie odpowiedzialności, ale subiektywnie wie, że przyszła spółka stanie się niewypłacalna po założeniu, druga strona nadal może przełamać umowną osłonę. Założyciel pozostaje osobiście odpowiedzialny za powstałe szkody w oparciu o swoją bezprawną wiedzę, co sprawia, że klauzula wyłączenia jest prawnie bezskuteczna w przypadku oszukańczych lub głęboko niedbałych praktyk zakładania spółki.
Ryzyko dla kontrahenta
Zawarcie umowy z działającą w trakcie rejestracji spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) wymaga od kontrahenta akceptacji skalkulowanego ryzyka handlowego. Głównym zagrożeniem jest zawarcie umowy z podmiotem pozornym. Jeśli przedsięwzięcie upadłoby przed sporządzeniem aktu notarialnego, nie istniałby żaden podmiot prawny, który mógłby ratyfikować umowę. Chociaż kontrahent zachowuje roszczenie wobec działającej osoby fizycznej, rzeczywistość biznesowa często pokazuje, że osoba fizyczna nie dysponuje środkami finansowymi na zaspokojenie znacznego roszczenia korporacyjnego, co pozostawia wierzyciela z nieściągalnym długiem.
Ryzyko wtórne materializuje się, gdy zasadniczo odmienny podmiot próbuje ratyfikować umowę. Jeśli założyciele zmienią swój biznesplan i założą spółkę o innym celu lub słabszym zapleczu finansowym, kontrahent może zostać związany z niepożądanym partnerem. Na szczęście prawo chroni kontrahenta w takim scenariuszu. Jeśli podmiot ratyfikujący nie ma „wystarczającej tożsamości” z podmiotem docelowym, kontrahent ma prawo sprzeciwić się ratyfikacji i zażądać wykonania umowy bezpośrednio od osoby fizycznej.
Aby zminimalizować te ryzyka, kontrahenci muszą przeprowadzić gruntowną analizę due diligence. Obejmuje to weryfikację statusu spółki, żądanie projektów proponowanych statutów oraz żądanie natychmiastowego, pisemnego potwierdzenia wyraźnej ratyfikacji w momencie formalnego zarejestrowania spółki. Co więcej, prawnicy często powołują się na art. 3:69 BW, który reguluje ratyfikację nieuprawnionych działań. Te analogiczne ramy prawne pozwalają kontrahentowi wyznaczyć rozsądny termin, w którym nowo utworzona spółka musi oświadczyć, czy ratyfikuje umowę. Jeśli spółka nie wypowie się po upływie terminu, prawo do ratyfikacji wygasa, a kontrahent może bezpiecznie dochodzić odszkodowania od założyciela za naruszenie umowy.
Kluczowe trendy w orzecznictwie
Holenderskie orzecznictwo konsekwentnie podkreślało ochronny charakter ram prawnych obowiązujących przed założeniem spółki, ustalając jasne linie interpretacyjne, których prawnicy muszą ściśle przestrzegać.
Wyraźnym trendem w orzecznictwie jest ścisła interpretacja mechanizmów ratyfikacji. Orzecznictwo Sądu Najwyższego potwierdza, że ratyfikacja nie może być ukrytym procesem wewnętrznym; wymaga ona jawnej deklaracji lub działania, które w sposób oczywisty dociera do drugiej strony. Sądy są bardzo krytyczne wobec założycieli, którzy powołują się na dorozumianą ratyfikację tylko dlatego, że wewnętrzna administracja spółki przejęła umowę, nalegając zamiast tego na zewnętrzne, weryfikowalne postępowanie wobec strony trzeciej.
Sądowa ocena „wystarczającej tożsamości” to kolejny obszar, który jest przedmiotem licznych sporów sądowych. Sądy niższej instancji i sądy apelacyjne stosują podejście holistyczne, wykraczając poza drobne zmiany nazwy i badając istotę działalności gospodarczej podmiotu. Jeśli ostateczny podmiot korporacyjny służy wyraźnie innemu celowi gospodarczemu lub jest zarządzany przez zupełnie innych akcjonariuszy niż początkowo reprezentowani przez kontrahenta, sędziowie rutynowo unieważniają ratyfikację, utrzymując osobistą odpowiedzialność pierwotnego podmiotu.
Zastosowanie normy Beklamel do fazy BV io jest również częstym przedmiotem sporów sądowych. Sądy ściśle stosują domniemanie wiedzy, gdy upadłość następuje w ciągu roku od jej utworzenia. Obrona przed tym wymaga od założyciela przedstawienia obszernych prognoz finansowych i obiektywnych biznesplanów, które wykażą, że firma była rzeczywiście rentowna w momencie ratyfikacji, a późniejsza niewypłacalność była spowodowana nieprzewidywalnymi, wyprzedzającymi zdarzeniami.
Wreszcie, orzecznictwo dotyczące luki w rejestracji jest nieubłagane. Sądy konsekwentnie pociągają dyrektorów do osobistej odpowiedzialności zgodnie z rygorystycznymi przepisami Ustawy o Rejestrze Handlowym, gdy czynności zostały podjęte przed prawidłową rejestracją, nawet jeśli dyrektor polegał na notariuszu lub asystentu administracyjnym przy składaniu dokumentów. Co więcej, celowe podanie fałszywych informacji do rejestru handlowego na tym etapie może rozszerzyć odpowiedzialność poza przepisy prawa korporacyjnego, narażając dyrektora na osobistą odpowiedzialność na podstawie ogólnej doktryny czynu niedozwolonego (onrechtmatige daad, Artikel 6:162 BW) i niewłaściwego zarządzania (onbehoorlijk bestuur, Artikel 2:9 BW).
Praktyczne zalecenia
Przejście od koncepcji spółki nieposiadającej osobowości prawnej do w pełni zarejestrowanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga rygorystycznej dyscypliny prawnej. Przedsiębiorcy i ich doradcy powinni wdrożyć ścisłe protokoły operacyjne w fazie tworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, aby zminimalizować ryzyko odpowiedzialności osobistej.
Przede wszystkim, osoba fizyczna nigdy nie może działać w imieniu spółki docelowej bez wyraźnego udokumentowania charakteru, w jakim działa. Każdy podpis e-mail, umowa, zamówienie i faktura muszą wyraźnie zawierać nazwę spółki docelowej, a następnie skrót „BV io”. Ta ciągła sygnalizacja stanowi podstawę ustawowego mechanizmu ochrony. Ponadto, sporządzając umowy przedwstępne, radca prawny powinien zawsze uwzględnić dedykowaną klauzulę ratyfikacyjną. Klauzula ta powinna wyraźnie określać harmonogram i sposób, w jaki przyszła spółka przejmie zobowiązania, zapewniając jasność zarówno założycielowi, jak i kontrahentowi.
Szybkość to kluczowa strategia ograniczania ryzyka. Założyciele powinni sfinalizować rejestrację spółki i dokonać wpisu do rejestru handlowego tak szybko, jak to możliwe, najlepiej korzystając z elektronicznego aktu notarialnego, aby skrócić okres odpowiedzialności. Po zarejestrowaniu spółki, zarząd musi proaktywnie wydawać pisemne potwierdzenia ratyfikacji wszystkim stronom przed rejestracją, zamiast polegać na niepewnej zasadzie dorozumianej ratyfikacji poprzez odpowiednie działania.
Jeśli założyciel zamierza negocjować umowne wyłączenie odpowiedzialności osobistej, jego treść musi być wyjątkowo precyzyjna. Umowa musi zawierać jednoznaczne sformułowania, które wyraźnie odnoszą się do ustawowej odpowiedzialności solidarnej, jasno wskazując, że druga strona zrzeka się tego konkretnego prawa. Wreszcie, przed ratyfikacją jakichkolwiek aktów poprzedzających założenie spółki, nowo powołany zarząd musi obiektywnie ocenić zdolność finansową spółki. Ratyfikacja umów, których spółka ewidentnie nie jest w stanie wywiązać, stanowi bezpośrednie naruszenie normy Beklamel, zdzierając zasłonę korporacyjną i narażając dyrektorów na głęboką, osobistą ruinę finansową.
Wniosek
Przepisy prawne regulujące proces zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) to starannie wyważony system, zaprojektowany w celu ułatwienia rozwoju gospodarczego przy jednoczesnej ścisłej ochronie interesów wierzycieli zewnętrznych. Ramy prawne gwarantują, że kontrahenci nigdy nie zostaną bez środków odwoławczych, co sprawia, że ryzyko nieudanej rejestracji lub oszukańczego przekształcenia leży całkowicie po stronie założycieli. Jednak dzięki zrozumieniu mechanizmów ważnej ratyfikacji, poszanowaniu granic wystarczającej tożsamości korporacyjnej i starannemu wypełnianiu obowiązków rejestracyjnych po utworzeniu spółki, przedsiębiorcy mogą bezpiecznie przejść przez ten etap przejściowy. Przy odpowiednim przygotowaniu i precyzyjnej dokumentacji, okres przed założeniem spółki nie jest niemożliwym do pokonania zagrożeniem prawnym, lecz możliwym do opanowania krokiem w rozwoju profesjonalnego przedsiębiorstwa.
Jeśli planujesz założenie firmy, potrzebujesz pomocy w sporządzeniu bezpiecznych umów przedwstępnych lub obecnie masz pytania dotyczące odpowiedzialności związanej z zakładaną firmą, specjaliści prawa korporacyjnego z Law & More Jesteśmy gotowi pomóc. Skontaktuj się z naszymi biurami w Eindhoven or Amsterdam już dziś, aby uzyskać indywidualną, fachową poradę prawną.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące BV w trakcie formowania
Czym dokładnie jest spółka BV w trakcie powstawania?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV io) to spółka w trakcie tworzenia, która nie posiada jeszcze osobowości prawnej. Znajduje się w fazie przejściowej między wyraźną decyzją założycieli o utworzeniu firmy a formalnym sporządzeniem aktu notarialnego. Ponieważ spółka nie posiada osobowości prawnej, wszelkie czynności prawne dokonywane w tym okresie są dokonywane w imieniu spółki docelowej, a czynności te wiążą się ze szczególnym ryzykiem odpowiedzialności osobistej osoby działającej, aż do momentu formalnego zarejestrowania spółki i przejęcia przez nią umów.
Jak założyć spółkę BV w trakcie powstawania?
Praktycznym punktem wyjścia jest udokumentowana decyzja założycieli o założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a następnie natychmiastowe zatrudnienie notariusza do sporządzenia umowy spółki. Od samego początku niezwykle ważne jest, aby założyciele konsekwentnie używali oznaczenia „io” we wszystkich zewnętrznych komunikatach i umowach. To jasne wskazanie informuje wszystkie strony trzecie, że zawierają umowę z podmiotem, który formalnie jeszcze nie istnieje, co stwarza odpowiednie warunki prawne do przyszłej ratyfikacji.
Czy mogę zawierać umowy w imieniu BV io?
Tak, prawo holenderskie wyraźnie zezwala osobom fizycznym na zawieranie umów w imieniu spółki w trakcie tworzenia, aby ułatwić przygotowania biznesowe. Jednakże, takie działanie pociąga za sobą solidarną odpowiedzialność osobistą osoby działającej. Ta odpowiedzialność osobista wygasa dopiero z chwilą formalnego zarejestrowania spółki i prawnego ratyfikowania umów przed jej utworzeniem, co oznacza, że osoba działająca ponosi pełne ryzyko w okresie przejściowym.
Co się stanie, jeżeli spółka BV nigdy nie zostanie zarejestrowana?
Jeśli planowane włączenie nigdy nie dojdzie do skutku, spółka nigdy nie będzie istnieć i nie będzie mogła ratyfikować umów przedwstępnych. W związku z tym wszelka odpowiedzialność solidarna pozostaje trwale związana z osobą, która zawarła umowy. Kontrahent nie może dochodzić roszczeń od nieistniejącej spółki i będzie mógł liczyć wyłącznie na majątek osobisty osoby fizycznej w celu uzyskania pełnego wykonania umowy lub wynagrodzenia finansowego.
Jak działa ratyfikacja i czy musi mieć formę pisemną?
Ratyfikacja to mechanizm prawny, w ramach którego nowo utworzona spółka formalnie przejmuje prawa i obowiązki wynikające z umowy przedwstępnej. Chociaż ratyfikacja może być dorozumiana poprzez działania spółki, takie jak wypełnianie warunków umowy, orzecznictwo wymaga, aby ratyfikacja została jednoznacznie doręczona drugiej stronie. Ze względu na istotne cele dowodowe i w celu wyeliminowania wszelkich niejasności prawnych, zdecydowanie zaleca się dostarczenie formalnego, pisemnego potwierdzenia wyraźnej ratyfikacji natychmiast po założeniu spółki.
Czy ponoszę osobistą odpowiedzialność, jeśli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie wywiąże się ze swoich zobowiązań po założeniu?
Zasadniczo ważna ratyfikacja przenosi odpowiedzialność na spółkę, jednak ustawowa norma Beklamel przewiduje istotny wyjątek. Zgodnie z tą normą, osoba działająca pozostaje osobiście odpowiedzialna, jeśli wiedziała lub powinna była wiedzieć w momencie ratyfikacji, że nowo utworzona spółka nie będzie w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań finansowych. Jeśli spółka zbankrutuje w ciągu roku od jej założenia, prawo automatycznie przyjmuje, że założyciel posiadał tę szkodliwą wiedzę.
Czy mogę umownie wyłączyć swoją odpowiedzialność osobistą?
Tak, prawo zezwala stronom umowy na wyłączenie odpowiedzialności osobistej osoby działającej, pod warunkiem wyraźnego i jednoznacznego ustalenia tego w umowie. Istnieją jednak ścisłe ograniczenia tej swobody. Klauzula wyłączająca chroni jedynie przed standardową odpowiedzialnością za niewykonanie zobowiązania; nie może ona chronić osoby fizycznej przed odpowiedzialnością wynikającą z normy Beklamel, jeśli świadomie ratyfikuje ona umowę w imieniu spółki zagrożonej niewypłacalnością.
Jak szybko muszę zarejestrować spółkę BV w rejestrze handlowym?
Rejestracja w holenderskim rejestrze handlowym musi nastąpić niezwłocznie po podpisaniu aktu założycielskiego przez notariusza. Do czasu pełnego zakończenia rejestracji i złożenia aktu, dyrektorzy podlegają ścisłemu, odrębnemu systemowi solidarnej odpowiedzialności za wszelkie czynności prawne dokonane w tym konkretnym okresie. Aby zminimalizować to poważne ryzyko, dyrektorzy powinni zadbać o to, aby rejestracja została ukończona w ciągu kilku dni, a nie tygodni, a najlepiej wstrzymać się z większymi transakcjami do czasu aktualizacji rejestru.
Co muszę umieścić na umowach i fakturach, jeśli działam w imieniu BV io?
Należy zawsze wyraźnie podać pełną nazwę firmy, a następnie słowa „in oprichting” lub skrót „io”. To jednoznaczne sformułowanie jest niezbędne z prawnego punktu widzenia, ponieważ zapewnia pełną świadomość kontrahenta w zakresie sytuacji przejściowej i potwierdza, że działasz w charakterze przedstawiciela, a nie osoby prywatnej, co jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania późniejszego mechanizmu ratyfikacji.
Czy inna spółka partnerska niż pierwotnie planowano może ratyfikować umowę?
Ratyfikacja przez spółkę istotnie odmienną podlega ścisłej doktrynie „wystarczającej tożsamości” (voldoende identiteit). Sądy wymagają, aby spółka ratyfikująca była zasadniczo zgodna z spółką docelową pod względem zarejestrowanej nazwy, celu korporacyjnego, struktury akcjonariatu i składu zarządu. Jeśli ostateczny podmiot zbyt znacznie odbiega od pierwotnie przedstawionego, ratyfikacja jest nieważna, a osoba fizyczna pełniąca obowiązki zachowuje pełną odpowiedzialność osobistą.
