Często zadawane przez przedsiębiorców pytanie, czy możesz zarejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura. W wiadomościach często czytasz o zagranicznych firmach z adresem pocztowym w Holandii. Posiadanie tak zwanych firm PO box ma swoje zalety. Większość przedsiębiorców wie, że taka możliwość istnieje, ale jak nią zarządzać i jakie wymagania musisz spełnić, dla wielu wciąż nie jest jasne. Wszystko zaczyna się od rejestracji w Izbie Handlowej. Możliwe jest zarejestrowanie firmy, nawet jeśli mieszkasz za granicą. Istnieje jednak główny wniosek: Twoja firma musi mieć holenderski adres do odwiedzin lub działalność gospodarcza Twojej firmy musi odbywać się w Holandii.
Sklep z wymaganiami prawnymi
Jako właściciel sklepu internetowego masz prawne zobowiązania wobec klienta. Posiadanie polityki zwrotów jest obowiązkowe, musisz być dostępny w przypadku zapytań klientów, jesteś odpowiedzialny za gwarancję i musisz zaoferować co najmniej jedną opcję po dokonaniu płatności. W przypadku zakupu konsumenckiego żąda się również, aby konsument nie musiał płacić z góry więcej niż 50% kwoty zakupu. Oczywiście, jeśli konsument zrobi to dobrowolnie, można dokonać pełnej płatności, ale sprzedawca (internetowy) nie może tego zobowiązać. Żądanie to ma zastosowanie tylko w przypadku zakupu produktów, w przypadku usług wymagana jest pełna przedpłata.
Czy podanie adresu jest obowiązkowe?
Lokalizacja informacji kontaktowych musi być wyraźnie i logicznie możliwa do znalezienia w sklepie internetowym. Powodem tego jest to, że klient ma prawo wiedzieć, z kim robi interesy. Ten wymóg jest obsługiwany przez prawo i dlatego jest obowiązkowy dla każdego sklepu internetowego.
Informacje kontaktowe składają się z trzech części:
- Tożsamość firmy
- Dane kontaktowe firmy
- Adres geograficzny firmy.
Tożsamość firmy oznacza dane rejestracyjne firmy, takie jak numer Izby Handlowej, numer VAT i nazwa firmy. Dane kontaktowe to dane, za pomocą których konsumenci mogą skontaktować się ze sklepem internetowym. Adres geograficzny to adres, z którego firma prowadzi swoją działalność. Adres geograficzny musi być adresem możliwym do odwiedzenia i nie może być adresem skrzynki pocztowej. W wielu małych sklepach internetowych adres kontaktowy jest taki sam jak adres geograficzny. Spełnienie wymogu podania danych kontaktowych może być trudne. Poniżej możesz przeczytać więcej o tym, jak nadal możesz spełnić ten wymóg.
Adres wirtualny
Jeśli nie chcesz lub nie możesz podać odwiedzalnego adresu w swoim sklepie internetowym, możesz użyć adresu wirtualnego biura. Ten adres może być również zarządzany przez organizację, której płacisz czynsz. Tego rodzaju organizacje oferują również różne usługi, takie jak śledzenie i przekazywanie przesyłek pocztowych. Posiadanie holenderskiego adresu sprzyja zaufaniu odwiedzających Twój sklep internetowy.
Dla kogo?
Może być potrzebny adres biura wirtualnego z kilku powodów. Adres biura wirtualnego służy głównie do:
- Ludzie prowadzący interesy w domu; którzy chcą oddzielić życie prywatne i biznesowe.
- Ludzie, którzy prowadzą działalność za granicą, ale także próbują utrzymać biuro w Holandii;
- Osoby posiadające przedsiębiorstwo w Holandii, które chciałyby mieć biuro wirtualne.
Pod pewnymi warunkami adres wirtualny może zostać zarejestrowany w Izbie Handlowej.
Rejestracja w Izbie Handlowej
Podczas procesu rejestracji zostanie zarejestrowany jeden lub więcej oddziałów firmy. W ramach tego procesu rejestrowany jest zarówno adres pocztowy, jak i adres odwiedzin. Adres do odwiedzin będzie obowiązywał tylko wtedy, gdy będziesz mógł udowodnić, że tam znajduje się Twój oddział. Można to zweryfikować na podstawie umowy najmu. Dotyczy to również sytuacji, gdy Twoja firma znajduje się w centrum biznesowym. Jeśli z umowy najmu wynika, że wynajmujesz biuro na stałe (powierzchnię), możesz to zarejestrować jako swój adres w rejestrze handlowym. Posiadanie stałego adresu wynajmu nie oznacza, że zawsze musisz być obecny, ale musisz mieć możliwość stałej obecności w razie potrzeby. Na przykład, jeśli wynajmujesz biurko lub biuro na dwie godziny w tygodniu, nie wystarczy, aby spełnić wymagania dotyczące rejestracji Twojej firmy.
Aby zarejestrować firmę, musisz mieć kilka dostępnych dokumentów:
- Formularze rejestracyjne Izby Handlowej;
- Podpisana umowa najmu, zakupu lub dzierżawy z holenderskiego adresu odwiedzin;
- Legalna kopia ważnego dowodu tożsamości (możesz to załatwić u holenderskiej ambasady lub notariusza);
- Oryginalny wyciąg lub zalegalizowana kopia rejestru ludności zagranicznej gminy, w której mieszkasz, lub inny dokument z oficjalnej organizacji podający twój adres zagraniczny.
Regulamin Izby Handlowej dotyczący „biura wirtualnego”
W ostatnich latach zauważono, że biuro wirtualne było biurem, w którym mieściła się firma, ale gdzie rzeczywista praca nie została wykonana. Kilka lat temu Izba Handlowa zmieniła zasady dotyczące wirtualnego biura. W przeszłości tak zwane firmy „Ghost” często osiedlały swoje firmy pod adresem wirtualnego biura. Aby zapobiec nielegalnym działaniom, Izba Handlowa sprawdza, czy firmy mają wirtualne biuro, które również prowadzi działalność pod tym samym adresem. Izba Handlowa nazywa tę praktykę zrównoważonego biznesu. Nie oznacza to, że przedsiębiorcy posiadający wirtualne biuro również muszą tam być stale obecni, ale oznacza to, że muszą mieć możliwość stałej obecności w razie potrzeby.
Jeśli masz jakieś pytania dotyczące tego bloga lub masz trudności z Izbą Handlową, skontaktuj się z prawnikami Law & More. Odpowiemy na Twoje pytania i udzielimy pomocy prawnej w razie potrzeby.