Ustawa o elektronicznym rejestrowaniu w rejestrach handlowych: jak rząd zmienia się z duchem czasu
Wprowadzenie
Pomoc międzynarodowym klientom prowadzącym działalność gospodarczą w Holandii jest częścią mojej codziennej praktyki. W końcu Holandia jest świetnym krajem do prowadzenia działalności gospodarczej, ale nauka języka lub przyzwyczajenie się do holenderskich praktyk biznesowych może być czasami skomplikowane dla zagranicznych korporacji. Dlatego pomocna dłoń jest często doceniana. Zakres mojej pomocy obejmuje pomoc w złożonych zadaniach, pomoc w komunikacji z holenderskimi władzami.
Niedawno otrzymałem pytanie od klienta, aby wyjaśnić, co dokładnie zostało powiedziane w liście od Holenderskiej Izby Handlowej. Ten prosty, choć ważny i informacyjny list dotyczył nowości w składaniu sprawozdań finansowych, które wkrótce będą możliwe wyłącznie w formie elektronicznej. List był wynikiem chęci rządu, aby iść z duchem czasu, wykorzystać zalety elektronicznej wymiany danych i wprowadzić ujednolicony sposób obsługi tego corocznego, powtarzającego się procesu.
Dlatego sprawozdania finansowe muszą być składane elektronicznie od roku obrotowego 2016 lub 2017, zgodnie z ustawą Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (ustawa o elektronicznym składaniu dokumentów w rejestrach handlowych), która została wprowadzona razem z Besluit elektronische deponering handelsregisters (uchwała w sprawie elektronicznego składania dokumentów w rejestrach handlowych); ta ostatnia zawiera dodatkowe, szczegółowe zasady. To dość długa historia, ale co dokładnie oznacza ta ustawa i uchwała?
Wtedy i teraz
Wcześniej sprawozdania finansowe można było składać w Izbie Handlowej zarówno elektronicznie, jak i na papierze. Holenderski kodeks cywilny nadal w dużej mierze zna przepisy oparte na składaniu na papierze. Obecnie tę metodę można uznać za przestarzałą i byłem trochę zaskoczony, że ten rozwój nie pojawił się wcześniej. Łatwo sobie wyobrazić, że składanie sprawozdań finansowych na papierze ma wiele wad w porównaniu do elektronicznego składania tych dokumentów, patrząc z perspektywy kosztów i czasu. T
pomyśl o kosztach papieru oraz o kosztach i czasie potrzebnym na sporządzenie rocznych sprawozdań na papierze i przesłanie ich – również na papierze – do Izby Handlowej, która następnie musi przetworzyć te pisemne dokumenty, nie wspominając o czasie i kosztach związanych z pozwoleniem księgowemu na sporządzenie lub zweryfikowanie tych (nieznormalizowanych) sprawozdań finansowych.
Dlatego rząd zaproponował wykorzystanie „SBR” (skrót od: Standard Business Report), który jest znormalizowaną elektroniczną metodą tworzenia i przesyłania informacji finansowych i dokumentów, opartą na katalogu danych (holenderska taksonomia). Katalog ten zawiera definicje danych, które można wykorzystać do tworzenia sprawozdań finansowych.
Inną zaletą metody SBR jest to, że nie tylko wymiana danych między korporacją a Izbą Handlową zostanie uproszczona, ale w wyniku standaryzacji wymiana danych z osobami trzecimi również stanie się łatwiejsza. Małe korporacje mogą już składać roczne sprawozdania elektronicznie za pomocą metody SBR od 2007 r. Dla średnich i dużych przedsiębiorstw możliwość ta została wprowadzona w 2015 r.
Więc kiedy i dla kogo?
Rząd jasno dał do zrozumienia, że odpowiedź na to pytanie jest typowym przypadkiem „rozmiar ma znaczenie”. Małe firmy będą zobowiązane do składania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną za pośrednictwem SBR od roku obrotowego 2016. Alternatywnie, małe firmy, które same (sporządzają i) składają sprawozdania finansowe, mają możliwość złożenia sprawozdań za pośrednictwem bezpłatnej usługi online – usługi „zelf deponeren jaarrekening” – która działa od 2014 r.
Zaletą tej usługi jest to, że nie trzeba kupować oprogramowania, które jest „kompatybilne z SBR”. Średniej wielkości przedsiębiorstwa będą musiały przesyłać sprawozdania finansowe za pośrednictwem SBR od roku obrotowego 2017. Również dla tych przedsiębiorstw zostanie wprowadzona tymczasowa, alternatywna usługa online („opstellen jaarrekening”). Dzięki tej usłudze średnie przedsiębiorstwa mogą same sporządzać sprawozdania finansowe w formacie XBRL. Następnie sprawozdania te można przesłać za pośrednictwem portalu internetowego („Digipoort”). Oznacza to, że korporacja nie będzie musiała od razu kupować oprogramowania „kompatybilnego z SBR”.
Usługa ta będzie tymczasowa i zostanie wstrzymana po pięciu latach, licząc od 2017 r. Duże przedsiębiorstwa i średniej wielkości struktury grupowe nie mają jeszcze obowiązku składania sprawozdań finansowych za pośrednictwem SBR. Wynika to z faktu, że te przedsiębiorstwa muszą radzić sobie z bardzo złożonym zestawem wymagań. Oczekuje się, że te przedsiębiorstwa będą miały możliwość wyboru między składaniem sprawozdań za pośrednictwem SBR a składaniem sprawozdań za pośrednictwem określonego formatu europejskiego od 2019 r.
Bez reguł bez wyjątków
Reguła nie byłaby regułą, gdyby nie było wyjątków, które można by uczynić. Dwa, żeby być precyzyjnym. Nowe zasady dotyczące składania sprawozdań finansowych nie mają zastosowania do podmiotów prawnych i spółek z siedzibą poza Holandią, które na podstawie Handelsregisterbesluit 2008 (uchwała rejestru handlowego z 2008 r.) mają obowiązek składania dokumentów finansowych w Izbie Handlowej, w zakresie i formie, w jakiej dokumenty te powinny być ujawniane w kraju siedziby.
Drugi wyjątek dotyczy emitentów zdefiniowanych w artykule 1:1 Wft (Ustawy o nadzorze finansowym) oraz spółek zależnych emitenta, w przypadku gdy są oni sami emitentami. Emitentem jest każda osoba, która chce wyemitować papiery wartościowe lub zamierza wyemitować papiery wartościowe.
Inne uwagi
Ale to nie wszystko. Same podmioty prawne muszą zwrócić uwagę na pewne dodatkowe aspekty o znaczeniu. Jednym z nich jest fakt, że podmiot prawny pozostanie odpowiedzialny za składanie sprawozdań finansowych, które są zgodne z prawoOznacza to między innymi, że sprawozdania finansowe powinny być w stanie stworzyć taki wgląd, który pozwoli na wystarczającą ocenę sytuacji finansowej podmiotu prawnego.
Dlatego radzę każdej firmie, aby zawsze dokładnie sprawdzała dane w sprawozdaniach finansowych przed ich złożeniem. Na koniec, ale nie mniej ważne, zwróć uwagę na fakt, że odmowa złożenia sprawozdań w sposób przepisany będzie stanowić przestępstwo na podstawie Wet op de Economische Delicten (ustawy o przestępstwach gospodarczych). Co dość wygodne, potwierdzono, że sprawozdania finansowe sporządzone metodą SBR mogą być wykorzystane przez walne zgromadzenie akcjonariuszy do sporządzenia tych sprawozdań. Rachunki te mogą również podlegać audytowi przez księgowego zgodnie z artykułem 2:393 holenderskiego kodeksu cywilnego.
Podsumowanie
Wraz z wprowadzeniem ustawy o elektronicznym prowadzeniu rejestrów handlowych i związanej z nią rezolucji rząd wykazał niezły postęp. W rezultacie małe i średnie przedsiębiorstwa będą musiały składać sprawozdania finansowe drogą elektroniczną odpowiednio od lat 2016 i 2017, chyba że spółka jest objęta jednym z wyjątków. Zalety są liczne. Mimo to radzę wszystkim firmom, aby zachowały rozsądek, ponieważ ostateczna odpowiedzialność spoczywa na samych firmach zobowiązanych do złożenia wniosku, a jako dyrektor firmy z całą pewnością nie chcesz być zmuszony do radzenia sobie z konsekwencjami.
Kontakt
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu będziesz mieć dalsze pytania lub uwagi, możesz skontaktować się z panem Ruby van Kersbergen, prawnikiem w Law & More przez [email chroniony] lub pan Tom Meevis, prawnik w Law & More przez [email chroniony] lub zadzwoń do nas pod numer +31 (0)40-3690680.