Ogólne warunki zakupów B2B
Jako przedsiębiorca regularnie zawierasz umowy. Również z innymi firmami. Ogólne warunki handlowe są często częścią umowy. Ogólne warunki handlowe regulują (prawne) kwestie, które są ważne w każdej umowie, takie jak warunki płatności i zobowiązania. Jeśli jako przedsiębiorca kupujesz towary i/lub usługi, możesz również mieć zestaw ogólnych warunków zakupu. Jeśli ich nie masz, możesz rozważyć ich sporządzenie.
Prawnik z Prawo & More chętnie Ci w tym pomoże. Ten blog omówi najważniejsze aspekty ogólnych warunków zakupu i podkreśli niektóre warunki dla konkretnych sektorów. Na naszym blogu "Ogólne warunki handlowe: co powinieneś o nich wiedzieć" możesz przeczytać więcej ogólnych informacji na temat ogólnych warunków i informacji, które są interesujące dla konsumentów lub firm, które koncentrują się na konsumentach.
Jakie są ogólne warunki?
Ogólne warunki umowy często zawierają standardowe postanowienia, które można ponownie wykorzystać w każdej umowie. W samej umowie strony uzgadniają, czego dokładnie oczekują od siebie: podstawowych umów. Każda umowa jest inna. Ogólne warunki umowy określają warunki wstępne. Ogólne warunki umowy są przeznaczone do wielokrotnego użytku. Korzystasz z nich, jeśli regularnie zawierasz ten sam rodzaj umowy lub możesz to zrobić. Ogólne warunki umowy znacznie ułatwiają zawieranie nowych umów, ponieważ nie trzeba za każdym razem ustalać szeregu (standardowych) tematów.
Warunki zakupu to warunki, które mają zastosowanie do zakupu towarów i usług. Jest to bardzo szerokie pojęcie. Warunki zakupu można zatem znaleźć we wszystkich sektorach, takich jak budownictwo, sektor opieki zdrowotnej i inne sektory usług. Jeśli działasz na rynku detalicznym, zakupy będą na porządku dziennym. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności należy sporządzić odpowiednie ogólne warunki.
Przy korzystaniu z ogólnych warunków duże znaczenie mają dwa aspekty: 1) kiedy można powołać się na ogólne warunki oraz 2) co można, a czego nie można uregulować w ogólnych warunkach?
Powołując się na własne warunki ogólne
W przypadku konfliktu z dostawcą możesz chcieć polegać na swoich ogólnych warunkach zakupu. To, czy faktycznie możesz na nich polegać, zależy od kilku aspektów. Przede wszystkim, ogólne warunki muszą zostać uznane za obowiązujące. Jak możesz je uznać za obowiązujące? Poprzez stwierdzenie w zapytaniu ofertowym, zamówieniu lub zleceniu zakupu lub w umowie, że deklarujesz swoje ogólne warunki zakupu jako obowiązujące dla umowy.
Na przykład możesz dodać następujące zdanie: „Ogólne warunki zakupu [nazwa firmy] mają zastosowanie do wszystkich naszych umów”. Jeśli zajmujesz się różnymi rodzajami zakupów, na przykład zarówno zakupem towarów, jak i kontraktowaniem pracy, i pracujesz na różnych ogólnych warunkach, musisz również wyraźnie wskazać, który zestaw warunków deklarujesz jako obowiązujący.
Po drugie, Twoje ogólne warunki zakupu muszą zostać zaakceptowane przez Twoją stronę handlową. Idealna sytuacja jest taka, że odbywa się to na piśmie, ale nie jest to konieczne, aby warunki miały zastosowanie. Warunki można również zaakceptować domyślnie, na przykład dlatego, że dostawca nie zaprotestował przeciwko oświadczeniu o zastosowaniu Twoich ogólnych warunków zakupu, a następnie zawiera z Tobą umowę.
Wreszcie na użytkowniku ogólnych warunków zakupu, czyli na Tobie jako nabywcy, spoczywa obowiązek informacyjny (§ 6:233 b holenderskiego kodeksu cywilnego). Obowiązek ten jest spełniony, jeżeli ogólne warunki zakupu zostały przekazane dostawcy przed lub przy zawarciu umowy. Jeżeli przekazanie ogólnych warunków zakupu przed lub w momencie zawarcia umowy jest nie jest to rozsądnie możliweObowiązek udzielenia informacji można zrealizować w inny sposób.
W takim przypadku wystarczające będzie oświadczenie, że warunki są dostępne do wglądu w biurze użytkownika lub w Izbie Handlowej wskazanej przez niego lub że zostały złożone w rejestrze sądowym i że zostaną przesłane na żądanie. Oświadczenie to musi zostać złożone przed zawarciem umowy. Fakt, że dostawa nie jest racjonalnie możliwa, można założyć jedynie w wyjątkowych przypadkach.
Dostawa może odbywać się również drogą elektroniczną. W takim przypadku obowiązują te same wymagania, co w przypadku fizycznego przekazania. W takim przypadku warunki zakupu muszą zostać udostępnione przed lub w momencie zawarcia umowy w taki sposób, aby dostawca mógł je przechowywać i były dostępne do wglądu w przyszłości. Jeśli to jest nie jest to rozsądnie możliwe, dostawca musi zostać poinformowany przed zawarciem umowy, w przypadku gdy warunki mogą być konsultowane drogą elektroniczną i że zostaną przesłane drogą elektroniczną lub w inny sposób na żądanie. Prosimy pamiętać,: jeżeli umowa nie jest zawarta drogą elektroniczną, na udostępnienie drogą elektroniczną ogólnych warunków zakupu wymagana jest zgoda dostawcy!
Jeśli obowiązek udzielenia informacji nie został spełniony, możesz nie mieć możliwości powołania się na klauzulę w ogólnych warunkach. Klauzula podlega wówczas unieważnieniu. Duży kontrahent nie może powołać się na nieważność z powodu naruszenia obowiązku udzielenia informacji. Druga strona może jednak polegać na rozsądku i uczciwości. Oznacza to, że druga strona może argumentować, że i dlaczego postanowienie w ogólnych warunkach zakupu jest niedopuszczalne w świetle wyżej wymienionego standardu.
Bitwa form
Jeśli zadeklarujesz, że Twoje ogólne warunki zakupu są obowiązujące, może się zdarzyć, że dostawca odrzuci stosowalność Twoich warunków i zadeklaruje, że jego własne ogólne warunki dostawy są obowiązujące. Taka sytuacja w żargonie prawniczym nazywana jest „bitwą form”. W Holandii główną zasadą jest, że najpierw stosuje się warunki, do których się odwołujesz. Powinieneś zatem upewnić się, że zadeklarujesz, że Twoje ogólne warunki zakupu są obowiązujące i przekażesz je jak najwcześniej.
Warunki mogą zostać uznane za obowiązujące już w momencie zapytania o ofertę. Jeśli dostawca nie odrzuci wyraźnie Twoich warunków w trakcie składania oferty, obowiązują Twoje ogólne warunki zakupu. Jeśli dostawca uwzględnił własne warunki w ofercie i wyraźnie odrzucił Twoje, a Ty zaakceptowałeś ofertę, musisz ponownie odwołać się do swoich warunków zakupu i wyraźnie odrzucić warunki dostawcy.
Jeśli nie odrzucisz ich wyraźnie, umowa nadal zostanie zawarta, do której będą miały zastosowanie ogólne warunki sprzedaży dostawcy! Dlatego ważne jest, aby wskazać dostawcy, że chcesz się zgodzić tylko wtedy, gdy będą miały zastosowanie Twoje ogólne warunki zakupu. Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo dyskusji, najlepiej jest uwzględnić fakt, że ogólne warunki zakupu mają zastosowanie w samej umowie.
Porozumienie międzynarodowe
Powyższe może nie mieć zastosowania, jeśli istnieje umowa sprzedaży międzynarodowej. W takim przypadku sąd może być zmuszony do przyjrzenia się wiedeńskiej konwencji sprzedaży. W tej konwencji obowiązuje „zasada odrzucania”. Główną zasadą jest to, że umowa zostaje zawarta, a uzgodnione postanowienia regulaminu stanowią część umowy. Postanowienia obu warunków ogólnych, które są sprzeczne, nie stają się częścią umowy. W związku z tym strony muszą dokonać uzgodnień dotyczących sprzecznych przepisów.
Swoboda umów i ograniczeń
Prawo umów jest regulowane przez zasadę swobody umów. Oznacza to, że nie tylko możesz swobodnie decydować, z którym dostawcą podpiszesz umowę, ale także, na co dokładnie się zgadzasz z tą stroną. Jednak nie wszystko można określić w warunkach bez ograniczeń. Prawo stanowi również, że i kiedy ogólne warunki mogą być „nieważne”. W ten sposób konsumenci otrzymują dodatkową ochronę. Czasami przedsiębiorcy mogą również powoływać się na zasady ochrony.
To się nazywa działanie odruchowe. Zazwyczaj są to małe strony przeciwne. Są to na przykład osoby fizyczne działające w ramach wykonywania zawodu lub działalności gospodarczej, takie jak lokalny piekarz. To, czy taka strona może powołać się na przepisy ochronne, zależy od konkretnych okoliczności. Jako strona kupująca nie musisz tego uwzględniać w swoich ogólnych warunkach, ponieważ druga strona jest zawsze stroną, która nie może powoływać się na przepisy o ochronie konsumenta.
Druga strona jest często stroną, która regularnie sprzedaje/dostarcza lub świadczy usługi. Jeśli prowadzisz interesy ze „słabszą stroną”, można zawrzeć oddzielne umowy. Jeśli zdecydujesz się na użycie standardowych warunków zakupu, ryzykujesz, że nie będziesz mógł polegać na określonej klauzuli w ogólnych warunkach, ponieważ na przykład zostanie ona unieważniona przez Twojego kontrahenta.
Prawo zawiera również ograniczenia swobody umów, które dotyczą każdego. Na przykład umowy między stronami nie mogą być sprzeczne z prawem lub porządkiem publicznym, w przeciwnym razie są nieważne. Dotyczy to zarówno ustaleń w samej umowie, jak i postanowień ogólnych warunków umowy. Ponadto warunki mogą zostać unieważnione, jeśli są nie do przyjęcia według standardów rozsądności i uczciwości.
Ze względu na wspomnianą swobodę umów i zasadę, że zawarte umowy muszą być wykonane, wspomniana norma musi być stosowana z umiarem. Jeśli zastosowanie danego terminu jest niedopuszczalne, może zostać unieważnione. Wszystkie okoliczności konkretnego przypadku odgrywają rolę w ocenie.
Jakie tematy są objęte ogólnymi warunkami?
W ogólnych warunkach możesz przewidzieć każdą sytuację, w jakiej możesz się znaleźć. Jeżeli w konkretnym przypadku postanowienie nie ma zastosowania, strony mogą uzgodnić, że to postanowienie – i wszelkie inne postanowienia – zostaną wyłączone. Możliwe jest również dokonanie innych lub bardziej szczegółowych ustaleń w samej umowie niż w ogólnych warunkach. Poniżej znajduje się kilka tematów, które można uregulować w warunkach zakupu.
Definicje
Przede wszystkim warto zawrzeć listę definicji w ogólnych warunkach zakupu. Ta lista wyjaśnia ważne terminy, które powtarzają się w warunkach.
Odpowiedzialność
Odpowiedzialność to temat, który wymaga odpowiedniego uregulowania. W zasadzie chcesz, aby do każdej umowy miał zastosowanie ten sam system odpowiedzialności. Chcesz maksymalnie wykluczyć własną odpowiedzialność. Jest to zatem kwestia, którą należy wcześniej uregulować w ogólnych warunkach zakupu.
Prawa własności intelektualnej
W niektórych ogólnych warunkach należy również zawrzeć przepis dotyczący własności intelektualnej. Jeśli często zlecasz architektom zaprojektowanie rysunków konstrukcyjnych i/lub wykonawcom wykonanie określonych prac, będziesz chciał, aby końcowe wyniki były Twoją własnością. Z zasady architekt, jako twórca, posiada prawa autorskie do rysunków. W ogólnych warunkach można na przykład zastrzec, że architekt przenosi własność lub wyraża zgodę na wprowadzenie zmian.
Poufność
Podczas negocjacji z drugą stroną lub podczas faktycznego zakupu często udostępniane są poufne informacje (biznesowe). Dlatego ważne jest, aby w ogólnych warunkach handlowych zawrzeć zapis, który zapewni, że Twój kontrahent nie będzie mógł korzystać z informacji poufnych (tak po prostu).
Gwarancje
Jeśli kupujesz produkty lub zlecasz jednej stronie świadczenie usług, naturalnie chcesz, aby ta druga strona gwarantowała określone kwalifikacje lub wyniki.
Obowiązujące prawo i właściwy sędzia
Jeżeli Twój kontrahent ma siedzibę w Holandii, a dostawa towarów i usług również ma miejsce w Holandii, przepis dotyczący prawa właściwego dla umowy może wydawać się mniej istotny. Jednak, aby zapobiec nieprzewidzianym sytuacjom, dobrze jest zawsze uwzględniać w ogólnych warunkach, jakie prawo deklarujesz, że ma zastosowanie. Ponadto możesz wskazać w ogólnych warunkach, do którego sądu należy skierować spór.
Kontraktowanie prac
Powyższa lista nie jest wyczerpująca. Oczywiście istnieje wiele innych tematów, które można uregulować w ogólnych warunkach. Zależy to również od rodzaju firmy i sektora, w którym działa. Tytułem ilustracji przejdziemy do kilku przykładowych tematów, które są interesujące z punktu widzenia ogólnych warunków zakupu w przypadku umowy o dzieło.
Odpowiedzialność łańcuchowa
Jeśli jako zleceniodawca lub wykonawca angażujesz (pod)wykonawcę do wykonania istotnej pracy, podlegasz regulacji odpowiedzialności łańcuchowej. Oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za opłacenie podatków od wynagrodzeń przez swojego (pod)wykonawcę. Podatki od wynagrodzeń i składki na ubezpieczenie społeczne są definiowane jako podatki od wynagrodzeń i składki na ubezpieczenie społeczne. Jeśli Twój wykonawca lub podwykonawca nie wywiąże się ze zobowiązań płatniczych, Administracja Podatkowa i Celna może pociągnąć Cię do odpowiedzialności. Aby w jak największym stopniu uniknąć odpowiedzialności i zmniejszyć ryzyko, powinieneś zawrzeć pewne umowy ze swoim (pod)wykonawcą. Można je określić w ogólnych warunkach.
Obowiązek ostrzegania
Na przykład jako zleceniodawca możesz uzgodnić ze swoim wykonawcą, że zanim rozpocznie pracę, zbada on sytuację na miejscu, a następnie zgłosi Ci ewentualne błędy w zleceniu. Jest to uzgodnione, aby zapobiec ślepemu wykonywaniu pracy przez wykonawcę i zmusza wykonawcę do myślenia razem z tobą. W ten sposób można zapobiec wszelkim uszkodzeniom.
Bezpieczeństwo
Ze względów bezpieczeństwa chcesz nałożyć wymagania na cechy wykonawcy i personelu wykonawcy. Na przykład możesz wymagać certyfikacji VCA. Jest to przede wszystkim temat, który należy omówić w ogólnych warunkach.
BSP 2012
Jako przedsiębiorca możesz chcieć zadeklarować Jednolite Warunki Administracyjne Wykonywania Robót i Instalacji Technicznych 2012 mające zastosowanie do relacji z drugą stroną. W takim przypadku ważne jest również zadeklarowanie ich jako obowiązujące w ogólnych warunkach zakupu. Ponadto wszelkie odstępstwa od UAV 2012 muszą być również wyraźnie wskazane.
Law & More prawnicy pomagają zarówno kupującym, jak i dostawcom. Chcesz dokładnie wiedzieć, jakie są ogólne warunki? Prawnicy z Law & More może ci doradzić w tej sprawie. Mogą również sporządzić dla Ciebie ogólne warunki handlowe lub ocenić istniejące.