Jako pracodawca ważne jest właściwe przechowywanie danych pracowników. W tym celu jesteś zobowiązany do prowadzenia akt osobowych pracowników. Podczas przechowywania takich danych należy wziąć pod uwagę ogólne rozporządzenie o ochronie danych (AVG) do ustawy o ochronie danych osobowych oraz ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UAVG) do ustawy wykonawczej. AVG nakłada na pracodawcę obowiązki w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Dzięki tej liście kontrolnej dowiesz się, czy Twoje akta osobowe są zgodne z wymogami.
- Jakie dane mogą być przetwarzane w aktach osobowych?
Podstawową zasadą jest to, że w aktach osobowych mogą być zawarte tylko te dane, które są niezbędne: należytego wykonania umowy o pracę z pracownikiem.
W każdym przypadku będą przechowywane „zwykłe” dane osobowe, takie jak:
- Nazwa;
- Adres;
- Data Di nascita;
- Kopia paszportu/dowodu osobistego;
- Numer BSN
- Podpisana umowa o pracę zawierająca warunki zatrudnienia i aneksy;
- Dane dotyczące wydajności i rozwoju pracowników, takie jak raporty z oceny.
Pracodawcy mogą zdecydować się na rozszerzenie akt osobowych o inne dane, takie jak notatki osobiste pracodawcy, rejestr nieobecności, skargi, ostrzeżenia, zapisy rozmów kwalifikacyjnych itp.
Jako pracodawca ważne jest, aby regularnie aktualizować te dane, aby zapewnić poprawność i dokładność w odniesieniu do ustawowych okresów przechowywania.
- Kiedy w aktach osobowych można przetwarzać „zwykłe” dane osobowe?
Pracodawca musi rozważyć, kiedy i jakie „zwykłe” dane osobowe mogą być przechowywane w aktach osobowych. Zgodnie z art. 6 AVG pracodawcy mogą przechowywać „zwykłe” dane osobowe w aktach osobowych z 6 powodów. Te powody obejmują:
- Pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie;
- Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę (pracy);
- przetwarzanie jest niezbędne ze względu na obowiązek prawny ciążący na pracodawcy (np. opłacenie podatków i składek);
- Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów pracownika lub innej osoby fizycznej (przykład dotyczy sytuacji, gdy zachodzi bezpośrednie niebezpieczeństwo, ale pracownik jest psychicznie niezdolny do wyrażenia zgody);
- Przetwarzanie jest niezbędne ze względu na interes publiczny/porządek publiczny;
- Przetwarzanie jest niezbędne do zaspokojenia prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy lub strony trzeciej (z wyjątkiem sytuacji, gdy interesy pracownika przeważają nad uzasadnionymi interesami pracodawcy).
- Jakich danych nie należy przetwarzać w aktach osobowych?
Oprócz „zwykłych” danych, które są zawarte w pliku, istnieją również dane, których (zwykle) nie należy uwzględniać, ponieważ mają one szczególnie wrażliwy charakter. Są to dane „specjalne” i obejmują:
- Wierzenia;
- Orientacja seksualna;
- Rasa lub pochodzenie etniczne;
- Dane medyczne (w tym podane dobrowolnie przez pracownika).
Dane „specjalne” mogą być przechowywane w AVG tylko w 10 wyjątkach. Główne 3 wyjątki są następujące:
- Pracownik wyraził wyraźną zgodę na przetwarzanie;
- przetwarzasz dane osobowe, które sam pracownik celowo ujawnił;
- Przetwarzanie jest konieczne ze względu na nadrzędny interes publiczny (aby się na to powołać, wymagana jest holenderska podstawa prawna).
- Środki bezpieczeństwa akt osobowych
Kto ma prawo wglądu do akt osobowych?
Wgląd do akt osobowych mają wyłącznie osoby, którym dostęp jest niezbędny do wykonywania pracy. Do osób tych zalicza się np. pracodawcę oraz pracowników działu HR. Sam pracownik ma również prawo wglądu do swoich akt osobowych i poprawiania błędnych danych.
Wymagania bezpieczeństwa dotyczące pliku
Poza tym należy wziąć pod uwagę, że AVG nakłada wymagania na cyfrowe lub papierowe przechowywanie akt osobowych. Jako pracodawca jesteś zobowiązany do podjęcia środków w celu ochrony prywatności pracowników. Plik musi być zatem chroniony przed cyberprzestępczością, nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub usunięciem.
- Okres przechowywania akt osobowych
AVG oświadcza, że dane osobowe mogą być przechowywane przez ograniczony okres. Niektóre dane podlegają ustawowemu okresowi przechowywania. W przypadku pozostałych danych pracodawca jest zobowiązany do określenia terminów usunięcia lub okresowego sprawdzenia prawidłowości danych. AVG oświadcza, że należy podjąć rozsądne środki w celu zapewnienia przechowywania w aktach niedokładnych danych.
Chcesz dowiedzieć się więcej o okresach przechowywania akt pracowników? Następnie przeczytaj naszego bloga okresy przechowywania akt pracowniczych.
Czy Twoje akta osobowe spełniają wymagania wymienione powyżej? Wtedy są szanse, że jest zgodny z AVG.
Jeśli po przeczytaniu tego bloga nadal masz pytania dotyczące akt osobowych lub systemu AVG, skontaktuj się z nami. Nasz prawnicy pracy chętnie Ci pomoże!