Jak zarejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura?
Często zadawane przez przedsiębiorców pytanie, czy możesz zarejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura. W wiadomościach często czytasz o zagranicznych firmach z adresem pocztowym w Holandii. Posiadanie tak zwanych firm PO box ma swoje zalety. Większość przedsiębiorców wie, że taka możliwość istnieje, ale jak nią zarządzać i jakie wymagania musisz spełnić, dla wielu wciąż nie jest jasne. Wszystko zaczyna się od rejestracji w Izbie Handlowej. Możliwe jest zarejestrowanie firmy, nawet jeśli mieszkasz za granicą. Istnieje jednak główny wniosek: Twoja firma musi mieć holenderski adres do odwiedzin lub działalność gospodarcza Twojej firmy musi odbywać się w Holandii.
Sklep z wymaganiami prawnymi
Jako właściciel sklepu internetowego masz prawne zobowiązania wobec klienta. Posiadanie polityki zwrotów jest obowiązkowe, musisz być dostępny w przypadku zapytań klientów, jesteś odpowiedzialny za gwarancję i musisz zaoferować co najmniej jedną opcję po dokonaniu płatności. W przypadku zakupu konsumenckiego żąda się również, aby konsument nie musiał płacić z góry więcej niż 50% kwoty zakupu. Oczywiście, jeśli konsument zrobi to dobrowolnie, można dokonać pełnej płatności, ale sprzedawca (internetowy) nie może tego zobowiązać. Żądanie to ma zastosowanie tylko w przypadku zakupu produktów, w przypadku usług wymagana jest pełna przedpłata.
Czy podanie adresu jest obowiązkowe?
Lokalizacja danych kontaktowych musi być wyraźnie i logicznie możliwa do znalezienia w sklepie internetowym. Powodem tego jest to, że klient ma prawo wiedzieć, z kim robi interesy. Ten wymóg jest wspierany przez prawo i dlatego jest obowiązkowe dla każdego sklepu internetowego.
Informacje kontaktowe składają się z trzech części:
- Tożsamość firmy
- Dane kontaktowe firmy
- Adres geograficzny firmy.
Tożsamość firmy oznacza dane rejestracyjne firmy, takie jak numer Izby Handlowej, numer VAT i nazwa firmy. Dane kontaktowe to dane, których konsumenci mogą użyć, aby skontaktować się ze sklepem internetowym. Adres geograficzny jest określany jako adres, z którego firma prowadzi swoją działalność.
Adres geograficzny musi być adresem dostępnym do odwiedzenia i nie może być adresem skrzynki pocztowej. W wielu małych sklepach internetowych adres kontaktowy jest taki sam jak adres geograficzny. Spełnienie wymogu podania danych kontaktowych może być trudne. Poniżej możesz przeczytać więcej o tym, jak nadal możesz spełnić ten wymóg.
Adres wirtualny
Jeśli nie chcesz lub nie możesz podać odwiedzalnego adresu w swoim sklepie internetowym, możesz użyć adresu wirtualnego biura. Ten adres może być również zarządzany przez organizację, której płacisz czynsz. Tego rodzaju organizacje oferują również różne usługi, takie jak śledzenie i przekazywanie przesyłek pocztowych. Posiadanie holenderskiego adresu sprzyja zaufaniu odwiedzających Twój sklep internetowy.
Dla kogo?
Może być potrzebny adres biura wirtualnego z kilku powodów. Adres biura wirtualnego służy głównie do:
- Ludzie prowadzący interesy w domu; którzy chcą oddzielić życie prywatne i biznesowe.
- Ludzie, którzy prowadzą działalność za granicą, ale także próbują utrzymać biuro w Holandii;
- Osoby posiadające przedsiębiorstwo w Holandii, które chciałyby mieć biuro wirtualne.
Pod pewnymi warunkami adres wirtualny może zostać zarejestrowany w Izbie Handlowej.
Rejestracja w Izbie Handlowej
Podczas procesu aplikacji zostanie zarejestrowany jeden lub więcej oddziałów Twojej firmy. W tym procesie zarówno adres pocztowy, jak i adres wizytacyjny zostaną zarejestrowane. Adres wizytacyjny będzie obowiązywał tylko wtedy, gdy będziesz w stanie udowodnić, że Twój oddział znajduje się w tym miejscu. Można to zweryfikować za pomocą umowy najmu. Dotyczy to również sytuacji, gdy Twoja firma znajduje się w centrum biznesowym.
Jeśli umowa najmu wskazuje, że wynajmujesz biuro (powierzchnię) na stałe, możesz zarejestrować to jako swój adres wizytacyjny w Rejestrze Handlowym. Posiadanie stałego adresu wynajmu nie oznacza, że zawsze musisz być obecny, ale musisz mieć możliwość stałej obecności, jeśli będzie to wymagane. Na przykład, jeśli wynajmujesz biurko lub biuro na dwie godziny tygodniowo, nie wystarczy to, aby spełnić wymagania dotyczące rejestracji Twojej firmy.
Aby zarejestrować firmę, musisz mieć kilka dostępnych dokumentów:
- Formularze rejestracyjne Izby Handlowej;
- Podpisana umowa najmu, zakupu lub dzierżawy z holenderskiego adresu odwiedzin;
- Legalna kopia ważnego dowodu tożsamości (możesz to załatwić u holenderskiej ambasady lub notariusza);
- Oryginalny wyciąg lub zalegalizowana kopia rejestru ludności zagranicznej gminy, w której mieszkasz, lub inny dokument z oficjalnej organizacji podający twój adres zagraniczny.
Regulamin Izby Handlowej dotyczący „biura wirtualnego”
W ostatnich latach zauważono, że wirtualne biuro to biuro, w którym mieściła się firma, ale w którym nie była wykonywana rzeczywista praca. Kilka lat temu Izba Handlowa zmieniła zasady dotyczące wirtualnego biura. W przeszłości powszechne było, że tak zwane firmy „widma” zakładały swoją działalność pod adresem wirtualnego biura.
Aby zapobiec nielegalnym działaniom, Izba Handlowa sprawdza, czy firmy mają wirtualne biuro, które również prowadzi swoją działalność pod tym samym adresem. Izba Handlowa nazywa to zrównoważoną praktyką biznesową. Nie oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy mają wirtualne biuro, muszą być tam również stale obecni, ale oznacza to, że muszą mieć możliwość stałej obecności w razie potrzeby.
Jeśli masz jakieś pytania dotyczące tego bloga lub masz trudności z Izbą Handlową, skontaktuj się z prawnikami Law & More. Odpowiemy na Twoje pytania i udzielimy pomocy prawnej w razie potrzeby.