Najem komercyjny w Holandii: model najmu ROZ dla najemców międzynarodowych

Prawie każda umowa najmu komercyjnego w Holandii jest podpisywana na modelu ROZ: krótkiej umowie z obszernym zestawem ogólnych postanowień, prezentowanej jako standard rynkowy. Nie jest ona neutralna. Jest dokumentem wynajmującego i podlega negocjacjom w znacznie większym stopniu, niż zakładają najemcy. Ten poradnik wyjaśnia przepisy prawne, na których się opiera, oraz klauzule, które warto negocjować.

Pierwsze pytanie w każdej umowie najmu: jaki system prawny ma zastosowanie?

Holenderskie prawo najmu przewiduje dwa systemy dla nieruchomości komercyjnych, które nie są równoważne. O tym, który z nich ma zastosowanie, decyduje prawo, a nie treść umowy. Błędna klasyfikacja jest najczęstszym źródłem kosztownych niespodzianek i zazwyczaj pierwszym problemem w sporze.

Przestrzeń handlowa i hotelarska: art. 7:290 BW

Reżim chroniony obejmuje to, co holenderscy prawnicy nazywają przestrzenią 290. Art. 7:290 BW ma zastosowanie do lokali zabudowanych wynajmowanych na działalność handlową, restaurację lub kawiarnię, działalność gastronomiczną na wynos lub dostawę, działalność rzemieślniczą, hotel lub pole kempingowe, gdzie przestrzeń jest dostępna publicznie w celu bezpośredniej dostawy towarów ruchomych lub świadczenia usług. Zależne lokale mieszkalne i grunty wynajmowane wraz z nimi podlegają tym samym zasadom.

Dwa elementy decydują o tym, co się dzieje: dostępność publiczna i bezpośrednia dostawa do klientów. Showroom otwarty wyłącznie po wcześniejszym umówieniu, siedziba główna lub magazyn wysyłkowy nie spełniają kryteriów kwalifikacji. Sklep flagowy, centrum doświadczeń marki z obsługą klienta lub hotel – tak.

Biura, obiekty przemysłowe i wszystko inne: art. 7:230a BW

Wszystko, co zostało wybudowane i oddane do użytku biznesowego, a co nie obejmuje powierzchni 290 m² ani budynków mieszkalnych, podlega art. 7:230a BW: biura, laboratoria, pomieszczenia czyste, hale produkcyjne, centra dystrybucyjne i magazyny. Większość międzynarodowych najemców Eindhoven i Brainport są najemcami 230a, niezależnie od tego, czy zdają sobie z tego sprawę, czy nie.

Użytkowanie mieszane i kwestia klasyfikacji

Wiele budynków spełnia oba te warunki: hala produkcyjna z outletem fabrycznym, biuro z ladą publiczną. W przypadku wynajmu mieszanego, system najmu ustalany jest na podstawie celu, w jakim powierzchnia jest głównie wykorzystywana. Hoge Raad potwierdził w dniu 6 marca 2026 r. (ECLI:NL:HR:2026:356), że zależy to od faktycznego sposobu użytkowania, a nie od nazwy, jaką strony podały w umowie, zatem nagłówek stwierdzający, że umowa jest umową w rozumieniu art. 7:290 BW, nie ma niezależnej mocy. Istotne są wszystkie okoliczności sprawy: sposób użytkowania, jaki strony miały na myśli, zawierając umowę, obecny sposób użytkowania lokalu oraz sposób, w jaki lokal jest wyposażony w związku z tym użytkowaniem. Istotne jest, gdzie leży środek ciężkości użytkowania, a w bilansie może być uwzględniona działalność, z której najemca generuje większość swoich obrotów. Wynajmujący nie może zatem uniknąć zastosowania art. 7:290 BW, stawiając przed Tobą model 230a. Strony mogą jednak oświadczyć, że art. 290 (z zastrzeżeniem art. 7.4.6 BW) ma zastosowanie umownie do umowy najmu, która z mocy samego prawa nie podlega art. 7:290 BW.

Art. 7:301 BW odpowiada na inne pytanie i nie należy go mylić z kryterium użytkowania. Dotyczy on czasu użytkowania: umowa najmu na okres dwóch lat lub krótszy nie podlega przepisom art. 7:291–7:300 BW, niezależnie od celu użytkowania lokalu.

Dwa reżimy obok siebie

Co oznacza ochrona dla najemcy 290

Umowa najmu 290 lokali obowiązuje przez pięć lat; krótszy okres jest korygowany przez prawo, a dłuższy, krótszy niż dziesięć lat, obowiązuje do upłynięcia dziesięciu lat. Stąd znana zasada „dwa plus trzy plus pięć”: dwuletnia umowa najmu, która, jeśli zostanie przedłużona, staje się pięcioletnią, a następnie przedłuża się o kolejne pięć lat. Umowa najmu, której faktyczny okres obowiązywania wynosi dwa lata lub krócej, nie jest objęta większością przepisów ochronnych, dlatego właściciele lokali proponują taką umowę.

Wynajmujący musi powiadomić o wypowiedzeniu co najmniej z rocznym wyprzedzeniem, pismem komorniczym lub listem poleconym, podając uzasadnienie; wypowiedzenie bez uzasadnienia jest nieważne. Samo wypowiedzenie nie powoduje rozwiązania umowy najmu: o ile najemca nie wyrazi na to zgody na piśmie, umowa obowiązuje z mocy prawa do czasu rozstrzygnięcia przez sąd rejonowy roszczenia wynajmującego o ustalenie daty zakończenia umowy, zgodnie z art. 7:295 BW. Najemca pozostaje w tym samym miejscu, płacąc czynsz, czasami przez lata.

Po upływie pierwszego pięcioletniego okresu wynajmujący może dochodzić swoich praw tylko z dwóch powodów określonych w art. 7:296 BW: najemca nie zachowywał się jak należyty najemca lub wynajmujący pilnie potrzebuje lokalu do własnego użytku, w tym do jego przebudowy, której przeprowadzenie jest niemożliwe bez rozwiązania umowy najmu. Po dziesięciu latach sąd również rozważa interesy stron, a w przypadku konieczności opuszczenia lokalu przez najemcę, może przyznać mu zwrot kosztów przeprowadzki.

Co oznacza ochrona dla najemcy 230a: bardzo mało

Umowa najmu 230a wygasa z chwilą jej wygaśnięcia, o której mowa w umowie: bez podstaw ustawowych, bez określonego okresu wypowiedzenia, bez zgody sądu. Jedynym ustawowym środkiem prawnym przysługującym najemcy jest ochrona przed eksmisją. Po złożeniu wniosku o eksmisję najemca może w ciągu dwóch miesięcy zwrócić się do sądu rejonowego o przedłużenie okresu opróżnienia lokalu; sąd rozpatruje interesy obu stron i może przyznać jednorazowo okres do roku, maksymalnie do trzech.

To jest przestrzeń na odpoczynek, a nie najem: nie ma prawa do nowej umowy najmu, a wynajmujący może wynająć nieruchomość komuś innemu po zakończeniu przedłużenia. Inwestycja w wyposażenie lub pomieszczenia czyste nie podlega zwrotowi na mocy art. 7:230a BW; musi być zabezpieczona umową poprzez okres obowiązywania umowy, opcje przedłużenia i prawa do zerwania umowy.

Model ROZ: kto go tworzy i dlaczego rok ma znaczenie

ROZ to Raad voor Onroerende Zaken, holenderska organizacja parasolowa zrzeszająca właścicieli nieruchomości, inwestorów i agentów. Od lat 1990. XX wieku jej wzorcowe umowy najmu stały się de facto dokumentami rynkowymi. Nie wymagają ich żadne przepisy, nie zatwierdza ich żaden organ regulacyjny, nie podpisuje ich żadna organizacja zrzeszająca najemców. Są one sporządzane przez i dla strony wynajmującej i tak właśnie brzmią.

Istnieją oddzielne modele dla każdego systemu, których nie wolno mieszać: jeden dla powierzchni handlowych i hotelowych zgodnie z art. 7:290 BW, jeden dla powierzchni biurowych i innych powierzchni biznesowych zgodnie z art. 7:230a BW, jeden dla budynków mieszkalnych oraz modele pomocnicze dla parkingów. Każdy z nich obowiązuje przez rok i ma własne przepisy ogólne. Aktualne edycje to model 290 z 2022 roku dla powierzchni handlowych i hotelowych, model 230a z 2015 roku (zaktualizowany w 2023 roku) dla powierzchni biurowych i innych powierzchni biznesowych oraz model mieszkaniowy z 2017 roku.

Rok ma znaczenie. Edycje różnią się znacząco, kolejne wersje przerzucają więcej kosztów utrzymania, ryzyka i kosztów na najemcę, a ogólne postanowienia obowiązują tylko w modelu z tego samego roku: umowa najmu z 2015 roku z postanowieniami z 2003 roku powoduje sprzeczności, których nikt nie chce rozstrzygać. Agenci czasami dołączają starszy zestaw lub taki, który wynajmujący po cichu zmienił. Sprawdź, czy podany rok jest zgodny z załączonym.

Gdzie znajduje się ryzyko: przepisy ogólne

Sama umowa najmu jest krótka: strony, lokal, użytkowanie, okres obowiązywania, czynsz, zabezpieczenie, agent. Postanowienia ogólne obejmują dziesiątki artykułów i obejmują niemal wszystko, co istotne: podział kosztów utrzymania, wyłączenie możliwości potrącenia, kary umowne i odszkodowania. Są one również negocjowalne: zmiany umieszcza się w umowie najmu lub aneksie, który wówczas ma pierwszeństwo, a kolejność ich obowiązywania powinna być wyraźnie określona.

Klauzule, które najemca międzynarodowy powinien zawsze negocjować

Powierzchnia dzierżawiona i pomiar

Model określa powierzchnię użytkową; postanowienia ogólne zazwyczaj dodają, że ma on charakter orientacyjny i że odstępstwo nie uprawnia do korekty czynszu, potrącenia ani rozwiązania umowy. Dla najemcy płacącego za metr kwadratowy jest to jednostronne przypisanie mierzalnego ryzyka. Wymagaj pomiaru zgodnie z normą NEN 2580, uzyskaj certyfikat przed podpisaniem umowy i wynegocjuj korektę wykraczającą poza uzgodnioną tolerancję.

Warunki dostawy i obowiązek zwrotu

Lokal musi zostać zwrócony w stanie odnotowanym w protokole zdawczo-odbiorczym. W przypadku jego braku, art. 7:224 BW domniemywa, że ​​najemca otrzymał go w stanie, w jakim musi go zwrócić, co trudno obalić po latach. Należy domagać się datowanego, sfotografowanego protokołu podpisanego przez obie strony i określić standard zwrotu, odwołując się do niego.

Konserwacja: niesławny podział

Zgodnie z ustawowym prawem upadłościowym wynajmujący naprawia usterki, a najemca wykonuje jedynie drobne, codzienne prace konserwacyjne. Ogólne postanowienia ROZ odwracają wiele z tych zasad: wynajmujący zachowuje konstrukcję, ściany zewnętrzne, dach i fundamenty; najemca przejmuje niemal wszystko inne, w tym instalacje, ogrzewanie i chłodzenie, serwis, szkło i wykończenia wewnętrzne, co w przypadku laboratorium lub pomieszczenia czystego stanowi znaczny, powtarzający się koszt. Należy wynegocjować listę rozgraniczającą, limit na wymianę po stronie najemcy oraz potwierdzenie, że wymiana pozostaje u wynajmującego.

Gwarancja bankowa

Zabezpieczenie to zazwyczaj bezwarunkowa gwarancja bankowa płatna na pierwsze żądanie, obejmująca czynsz, opłaty eksploatacyjne, podatek VAT, odsetki i koszty. Modele ROZ ustalają standardową kaucję lub gwarancję bankową na poziomie trzymiesięcznego czynszu brutto, wliczając opłaty eksploatacyjne i podatek VAT; w przypadku nowej holenderskiej spółki zależnej wymagane jest wyższe zabezpieczenie. Należy ustalić górny limit, uzgodnić obniżkę po terminowej płatności i odmówić dodatkowej gwarancji dla spółki macierzystej.

Czynsz, indeksacja i przegląd

Czynsz jest corocznie indeksowany według wskaźnika cen konsumpcyjnych publikowanego przez Holenderski Urząd Statystyczny, a klauzula jest jednokierunkowa: czynsz nigdy nie spada poniżej poziomu z poprzedniego roku. Należy wynegocjować limit, kołnierz lub wakacje indeksacyjne już na wczesnym etapie. W przypadku powierzchni 230 a nie ma przeglądu ustawowego, więc każda zmiana podstawy przy przedłużeniu umowy musi być umowna.

Opłaty za usługi

Model ten opiera się na płatnościach z góry, rozliczeniu rocznym, wykazie dostaw i usług w załączniku oraz dopłacie administracyjnej. Lista jest często sporządzana ogólnie, a dopłata podlega negocjacjom. Poproś o zamkniętą listę, termin składania sprawozdania rocznego, prawo do audytu oraz wyłączenie nakładów inwestycyjnych i kosztów dla pustych lokali.

Dozwolone użytkowanie i obowiązek eksploatacji

W modelu 290 najemca musi faktycznie prowadzić uzgodnioną działalność, utrzymywać lokal otwarty w standardowych godzinach i nie pozostawiać go niewykorzystanym, za co grozi kara pieniężna: realne ograniczenie restrukturyzacji, zamknięcia lub zmiany formatu. Należy wynegocjować klauzulę użytkowania wystarczająco szeroką, aby umożliwić rozsądną ewolucję działalności, a także ulgi na remonty i reorganizacje.

Podnajem, cesja i zmiana kontroli

Przepisy ogólne zabraniają podnajmowania lub udostępniania lokalu osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody oraz cesji. Dla spółek grupy jest to szczególnie istotne: przeniesienie wewnątrz grupy lub sprzedaż jednostki biznesowej może wymagać zgody, dlatego należy wynegocjować wydzielenie dla spółek grupy. Wynajmujący coraz częściej dodają klauzule o zmianie kontroli, co sprawia, że ​​przeniesienie udziałów najemcy stanowi podstawę do rozwiązania umowy lub ustanowienia dodatkowego zabezpieczenia. Najemca z art. 290 ma zabezpieczenie awaryjne: zgodnie z art. 7:307 BW sąd może zastąpić nabywcę przedsiębiorstwa najemcą. Najemca z art. 230a nie ma takiego zabezpieczenia.

Montaż i demontaż na końcu

Zmiany wymagają uprzedniej pisemnej zgody, a ogólne postanowienia zazwyczaj przewidują demontaż i renowację po zakończeniu umowy najmu. W przypadku laboratorium, kuchni lub specjalistycznej powierzchni produkcyjnej jest to bardzo kosztowne. Zajmij się tym na samym początku: uzyskaj zgodę na aranżację i, w tym samym dokumencie, potwierdzenie, które elementy mogą pozostać.

Kary, potrącenia i zawieszenia

Przepisy ogólne nakładają kary płatne natychmiast za szereg naruszeń, bez konieczności udowodnienia szkody i zazwyczaj wraz z prawem do dochodzenia pełnego odszkodowania. Sąd może złagodzić karę, ale jest to postępowanie sądowe, a nie planowanie. Negocjuj obniżenie kary, wymagaj powiadomienia i okresu naprawczego oraz usuń kumulację.

Model ten wyklucza również możliwość potrącenia i zawieszenia czynszu, więc spory dotyczące wad, opłat eksploatacyjnych lub bezprawnych prac stają się obowiązkiem dalszej pełnej płatności i późniejszego pozwu. Istnieją ustawowe ograniczenia dotyczące wykluczenia możliwości dochodzenia roszczeń z tytułu wad, o których wynajmujący wiedział od początku, ale bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyjątek umożliwiający potrącenie bezspornych roszczeń.

Odstępstwo od prawa bezwzględnie obowiązującego: wymóg uzyskania zgody sądu

W przypadku powierzchni 290 klauzule ochronne są półobowiązkowe. Zgodnie z art. 7:291 BW strony nie mogą od nich odstąpić ze szkodą dla najemcy, chyba że sąd rejonowy zatwierdzi klauzulę odstępstwa. Zatwierdzenie następuje, gdy klauzula nie wpływa istotnie na prawa najemcy lub gdy najemca zasadnie nie potrzebuje ochrony.

Niezatwierdzona klauzula może zostać anulowana przez najemcę po latach, więc klauzula, na którą powołuje się wynajmujący, aby rozwiązać umowę, może nigdy nie zostać zatwierdzona. Złóż wniosek wspólnie, przed podpisaniem umowy lub wkrótce po jej podpisaniu. W przypadku powierzchni 230a nie ma takiego wymogu, dlatego tam przygotowanie projektu umowy ma większe znaczenie.

Przegląd czynszu po pięciu latach i procedura ekspercka

Najemca 290 nie jest uwiązany czynszem, który odbiega od stawek rynkowych. Zgodnie z art. 7:303 BW każda ze stron może zwrócić się do sądu o jego zmianę, zasadniczo po upływie okresu obowiązywania umowy, a w każdym razie za każdym razem, gdy upłynie pięć lat od ostatniej zmiany czynszu. Punktem odniesienia jest średni czynsz porównywalnych lokali w ciągu ostatnich pięciu lat, więc odzwierciedla on średnią kroczącą, a nie bieżące poziomy nominalne.

Jest pułapka. Zgodnie z art. 7:304 BW roszczenie jest niedopuszczalne, chyba że zostanie mu towarzyszyć opinia biegłego wyznaczonego wspólnie lub sąd wyznaczy biegłego na wniosek strony; data złożenia wniosku decyduje o dacie wejścia w życie nowego czynszu, więc opóźnienie jest kosztowne. W przypadku powierzchni 230a, odwołanie przysługuje tylko wtedy, gdy umowa najmu przewiduje taką możliwość.

Wypowiedzenie, okresy wypowiedzenia i formularz

W przypadku powierzchni 290, wypowiedzenie jest ważne co najmniej rok, za pośrednictwem komornika sądowego lub listu poleconego z uzasadnieniem; błędy formalne są kwalifikowane jako nieważne. W przypadku powierzchni 230a umowa określa okres i formę, a model przewiduje te same procedury. Zaplanuj termin: przekroczenie terminu zazwyczaj powoduje automatyczne przedłużenie. W przypadku niewywiązania się najemcy z umowy, umowa najmu lokalu użytkowego może zostać rozwiązana jedynie przez sąd, zgodnie z art. 7:231 BW.

Niewypłacalność najemcy lub wynajmującego

W przypadku ogłoszenia upadłości najemcy, zarówno syndyk, jak i wynajmujący mogą wypowiedzieć umowę zgodnie z art. 39 holenderskiej ustawy o upadłości, z zachowaniem umownego lub zwyczajowego okresu wypowiedzenia, nieprzekraczającego jednak trzech miesięcy. Czynsz należny od daty ogłoszenia upadłości jest traktowany jako dług spadkowy, a klauzula zobowiązująca najemcę do zrekompensowania wynajmującemu utraconego czynszu w pozostałym okresie, zgodnie z utrwalonym orzecznictwem holenderskim, nie podlega egzekucji wobec masy upadłości. Wiodącym organem w tej sprawie jest Aukema qq/Uni-Invest , Sąd Najwyższy, 14 stycznia 2011 r., ECLI:NL:HR:2011:BO3534. Stąd konieczność ustanowienia gwarancji bankowej i sprawdzenia, co ona obejmuje.

Jeśli wynajmujący stanie się niewypłacalny, umowa najmu co do zasady obowiązuje nadal, a syndyk jest nią związany, a w przypadku sprzedaży zwykłej przechodzi ona na kupującego zgodnie z art. 7:226 BW. Prawdziwe ryzyko leży gdzie indziej: akty notarialne hipoteczne zazwyczaj zawierają klauzulę najmu, a w przypadku sprzedaży przymusowej wierzyciel hipoteczny może powołać się na nią za zgodą sądu zgodnie z art. 3:264 BW, aby unieważnić umowę najmu. Zapytaj, czy nieruchomość jest obciążona hipoteką i czy wierzyciel hipoteczny wyraził na to zgodę, i wynegocjuj zobowiązanie o nienaruszalności nieruchomości.

Negocjacje w praktyce

Model ROZ jest pozycją wyjściową, a nie standardem, który najemca musi zaakceptować: wynajmujący zmieniają go na swoją korzyść, a najemca może zmieniać go odwrotnie.

• Najpierw potwierdź reżim. Od tego zależy równowaga sił, a w Eindhoven a Brainport większość firm technologicznych i logistycznych znajduje się w słabszej grupie.
• Poproś o dokumenty w języku angielskim i holenderskim, ale ustal, która wersja jest obowiązująca: zazwyczaj obowiązuje tekst holenderski, a tłumaczenia nie zawsze są dokładne.
• Zamień termin na termin: dłuższe zobowiązanie obejmuje okres bezczynszowy, wkład w wykończenie, limit kosztów konserwacji lub opcję zerwania umowy.
• Zwróć uwagę na sytuację w zakresie VAT. Opcja wynajmu z VAT jest dostępna tylko wtedy, gdy najemca wykorzystuje lokal w całości lub prawie w całości do działalności uprawniającej do odliczenia VAT naliczonego, zgodnie z art. 11 Wet op de omzetbelasting z 1968 r., w brzmieniu nadanym w art. 6a Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting z 1968 r. Administracja Podatkowa interpretuje „prawie w całości” jako co najmniej 90% użytkowania i akceptuje 70% tylko dla krótkiej listy najemców — wśród nich organizacji pracodawców, agentów nieruchomości, biur podróży, służb medycyny pracy i operatorów pocztowych. Model ten zawiera zabezpieczenie: jeśli kryterium nie jest już spełnione, najemca musi w całości zrekompensować wynajmującemu konsekwencje związane z VAT. Firmy finansowe, ubezpieczeniowe, opieki zdrowotnej i edukacyjne powinny rozważyć tę opcję, ponieważ rzadko osiągają one 90% odliczenia.
• Przejrzyjcie postanowienia ogólne, a nie tylko pierwszą stronę. W tym tkwią pieniądze.