Praca zdalna transgraniczna i umowa ramowa UE w sprawie telepracy: co pracodawcy w Holandii muszą wiedzieć

Pracownica prosi o możliwość pracy dwa dni w tygodniu z Antwerpii lub z domu swoich rodziców w Polsce. Brzmi to jak kwestia ustalenia harmonogramu. Nie jest nią: transgraniczna praca zdalna obejmuje trzy odrębne systemy prawne jednocześnie, a każdy z trzech krajów może mieć swoje roszczenia. W tym artykule dowiesz się, jak rozwiązać ten problem we właściwej kolejności, co rozwiązuje, a czego nie rozwiązuje Umowa Ramowa UE w sprawie transgranicznej telepracy, oraz co pracodawca powinien mieć w dokumentacji, zanim wyrazi zgodę.

Trzy pytania, trzy możliwe odpowiedzi, trzy różne kraje

Najczęstszym błędem jest traktowanie transgranicznej pracy zdalnej jako jednego zagadnienia. Są trzy, regulowane różnymi instrumentami i rozstrzygane niezależnie:

• System ubezpieczeń społecznych którego kraju obejmuje pracowników? Binarny, z zasadniczą różnicą i jedną odpowiedzią.
• Który kraj prawo pracy reguluje relację? Niebinarność: wybrane prawo może mieć zastosowanie, podczas gdy obowiązkowe zasady innego kraju mają pierwszeństwo przed częściami tego prawa.
• Gdzie pracownik jest opodatkowany i czy pracodawca nabywa status osoby podlegającej opodatkowaniu? Dwa pytania, i to właśnie narażenie pracodawcy zostaje zapomniane.

Pracownik mieszkający w Belgii, zatrudniony przez holenderską firmę, pracujący trzy dni w domu i dwa w domu Eindhoven, mogą uzyskać ubezpieczenie w Holandii, być objęci ochroną na mocy belgijskiego prawa pracy i być częściowo opodatkowani w każdym z tych krajów; nasz przegląd prawo pracy transgranicznej Określa, jak te warstwy na siebie oddziałują. W ten sposób system działa zgodnie z założeniami.

Najpierw zabezpieczenie społeczne

Zacznij tutaj: odpowiedź jest najczystsza i to ona napędza formalności. W UE, EOG i Szwajcarii rozporządzenie 883/2004 koordynuje systemy krajowe. Nie harmonizuje, lecz przydziela.

Jeden system na raz

Zasada nadrzędna w art. 11 rozporządzenia 883/2004 stanowi, że dana osoba podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Domyślną zasadą jest lex loci laboris : jesteś ubezpieczony w miejscu faktycznego zatrudnienia, niezależnie od miejsca zamieszkania lub siedziby pracodawcy. Pracownik mieszkający w Niemczech, ale pracujący wyłącznie w holenderskim biurze, jest ubezpieczony w Holandii.

Praca w dwóch lub więcej państwach członkowskich

Praca zdalna przełamuje tę prostą zasadę i obowiązuje art. 13 rozporządzenia 883/2004. W przypadku gdy pracownik wykonuje działalność w dwóch lub więcej państwach członkowskich, kryterium stanowi, czy znaczna część pracy jest wykonywana w państwie zamieszkania. Zgodnie z art. 14 rozporządzenia 987/2009 próg ten wynosi 25% czasu pracy lub wynagrodzenia, obliczanego w ciągu kolejnych dwunastu miesięcy.

• Poniżej 25% w stanie zamieszkania: Pracownik pozostaje ubezpieczony w miejscu, w którym pracodawca ma swoją siedzibę. W przypadku pracodawcy holenderskiego holenderskie ubezpieczenie społeczne jest kontynuowane.
• Na poziomie 25% lub wyższym: kompetencje przechodzą na państwo zamieszkania, a holenderski pracodawca musi się tam zarejestrować i opłacać składki według stawek obowiązujących w tym państwie.

To właśnie ta zmiana jest całym problemem. Jeden dodatkowy dzień pracy zdalnej w tygodniu może całkowicie pozbawić pracownika holenderskiego systemu ubezpieczeń społecznych, co będzie miało konsekwencje dla naliczania emerytury, ubezpieczenia chorobowego i kosztów składek. Nic w tym nie jest stopniowe.

Umowa ramowa UE w sprawie transgranicznej telepracy

Porozumienie Ramowe ma na celu złagodzenie tej przepaści. Jest to umowa wielostronna zawarta na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004, który pozwala państwom członkowskim na uzgadnianie wyjątków od zwykłych zasad alokacji dla poszczególnych osób lub kategorii osób.

Co to robi

W przypadkach, w których ma to zastosowanie, umowa pozwala pracownikowi, który zwyczajowo pracuje zdalnie ze swojego państwa zamieszkania, pozostać ubezpieczonym w państwie, w którym pracodawca ma swoją siedzibę, nawet jeśli został przekroczony 25% próg znacznej aktywności. Warunkiem umowy jest, aby telepraca transgraniczna w państwie zamieszkania wynosiła mniej niż 50% całkowitego czasu pracy . Jest to jedyny procent, jaki ustala sama umowa. 25% nie jest warunkiem umowy, ale progiem znacznej aktywności z art. 13 Rozporządzenia 883/2004, poniżej którego pracownik pozostaje ubezpieczony w państwie pracodawcy bez powoływania się na żadną umowę. W praktyce umowa odpowiada zatem przedziałowi od 25% do 50%.

Warunki

• Oba państwa muszą być sygnatariuszami. Na dzień sporządzenia niniejszego dokumentu podpisały go 23 państwa: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Estonia, Finlandia, Francja, Niemcy, Irlandia, Włochy, Liechtenstein, Litwa, Luksemburg, Malta, Holandia, Norwegia, Polska, Portugalia, Słowacja, Słowenia, Hiszpania, Szwecja i Szwajcaria. Większość z nich stosuje go od 1 lipca 2023 r.: Słowenia od 1 września 2023 r., Włochy od 1 stycznia 2024 r., Litwa od 1 maja 2024 r., Irlandia od 1 czerwca 2024 r., a Estonia od 1 lutego 2026 r. Dania, Grecja, Węgry, Bułgaria, Rumunia, Cypr, Łotwa i Islandia nie są sygnatariuszami, a Wielka Brytania zadeklarowała, że ​​nie podpisze.
• To nie dzieje się automatycznie. Pracodawcy najczęściej pomijają kwestię: nie działa ona z mocy prawa w oparciu o fakty. Wniosek należy złożyć, za zgodą pracodawcy i pracownika, do właściwej instytucji państwa, którego ustawodawstwa się poszukuje – w przypadku holenderskiego pracodawcy, Sociale Verzekeringsbank. Bez wniosku obowiązują standardowe zasady, a pracownik może po prostu ubezpieczyć się za granicą.
• W rezultacie otrzymuje się certyfikat A1. Przenośny dokument poświadczający, jakie ustawodawstwo państwa ma zastosowanie: to, o co prosi zagraniczny inspektorat, i jedyny praktyczny dowód, że doszło do zawarcia umowy.
• Dotyczy wyłącznie pracy zdalnej. Dotyczy pracy wykonywanej zdalnie z kraju zamieszkania, z wykorzystaniem technologii informatycznych, aby pozostać w kontakcie ze środowiskiem pracy pracodawcy, a nie wizyt u klientów, pracy na miejscu, działań sprzedażowych czy dojazdu do pracy. Pracownik, który pracuje zdalnie w 40% i również odwiedza klientów w tym kraju, nie jest objęty tą definicją.
• Umowa ma charakter dwustronny. Dotyczy ona wyłącznie przypadku dwóch państw: państwa zamieszkania i państwa pracodawcy.

Umowa nie jest statyczna, podobnie jak powyższa lista: Estonia przystąpiła do niej dopiero 1 lutego 2026 r. Tabela sygnatariuszy i obowiązujący tekst są publikowane przez belgijski federalny urząd zabezpieczenia społecznego, który prowadzi listę sygnatariuszy dla państw uczestniczących, a SVB publikuje stanowisko Holandii. Sprawdź oba dokumenty, zanim powołasz się na umowę w celu uzyskania nowego porozumienia lub odnowienia wizy A1, która od niej zależy, zamiast zakładać, że to, co było aktualne w momencie jej zawarcia, nadal jest aktualne.

Wniosek złożony po terminie nie musi być stracony. SVB przyjmuje wnioski z mocą wsteczną do trzech miesięcy, pod warunkiem, że składki były regularnie opłacane w państwie, którego ustawodawstwo jest przedmiotem wniosku, w tym okresie. Luka stwierdzona w przeglądzie listy płac powinna zatem zostać natychmiast uzupełniona, ponieważ termin jej uregulowania jest krótki.

W przypadku gdy Umowa Ramowa nie ma zastosowania

Jeśli żaden z krajów nie podpisał umowy, jeśli pracownik pracuje z państwa trzeciego, jeśli praca zdalna osiągnie 50% lub jeśli w kraju zamieszkania prowadzona jest działalność inna niż telepraca, obowiązują standardowe zasady: przekracza 25% w kraju zamieszkania, a pracownik jest tam ubezpieczony, a holenderski pracodawca musi zarejestrować się jako pracodawca zagraniczny i odprowadzać składki lokalnie. Nadal można ubiegać się o indywidualny wyjątek na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004, ale wymaga on zgody obu krajów, ma charakter uznaniowy i jest czasochłonny. Poza UE, EOG i Szwajcarią może obowiązywać umowa dwustronna; jeśli Holandia jej nie posiada, realne jest podwójne ubezpieczenie lub luka w ubezpieczeniu.

Prawo pracy: Rzym I i zasady, których nie można uchylić w drodze umowy

Kompetencje w zakresie zabezpieczenia społecznego nie mówią nic o tym, które prawo pracy ma zastosowanie. To terytorium Rzymu I i działa inaczej. Zgodnie z art. 3 Rzymu I strony mogą wybrać prawo właściwe, a większość umów holenderskich wybiera prawo holenderskie. Art. 8 Rzymu I ogranicza to, co ten wybór osiąga w przypadku umowy o pracę: nie może pozbawić pracownika ochrony postanowień, od których nie można odstąpić w drodze umowy na mocy prawa, które miałoby zastosowanie w przypadku braku wyboru — w pierwszej kolejności prawa kraju, w którym lub z którego pracownik zazwyczaj wykonuje pracę. Art. 8 Rzymu I zawiera również klauzulę wyjścia, w przypadku gdy umowa jest ściślej związana z innym krajem, a art. 9 Rzymu I dodaje nadrzędne przepisy bezwzględnie obowiązujące forum. Przedstawiliśmy tę interakcję bardziej szczegółowo w naszym artykule na temat tego, gdzie autonomia stron spotyka się z prawem bezwzględnie obowiązującym.

Praktyczną konsekwencję warto jasno określić. Pracownik, który rzeczywiście wykonuje większość swojej pracy z domu w innym państwie członkowskim, może tam pracować zwyczajowo. Prawo holenderskie może pozostać prawem wybranym, podczas gdy obowiązkowe zabezpieczenia tego kraju mają zastosowanie dodatkowo – a ochrona przed zwolnieniem jest bardzo często obowiązkowa. Holenderski pracodawca, który w zwykłym trybie postępuje zgodnie z UWV lub sądem rejonowym, może stwierdzić, że nie spełnił wymogów dotyczących wypowiedzenia, odprawy lub procedur obowiązujących w kraju, w którym pracownik faktycznie pracuje. Płaca minimalna, czas pracy, płatny urlop, ochrona przed dyskryminacją i zakaz konkurencji gwarantują takie samo traktowanie. Nie ma tu progu porównywalnego z 25-procentowym kryterium ubezpieczenia społecznego: „zwyczajowo wykonuje” to jakościowa ocena, gdzie leży środek ciężkości stosunku pracy.

Kiedy praca zdalna staje się publikowaniem

Pracodawcy zakładają, że dyrektywa o delegowaniu pracowników dotyczy ekip budowlanych i przewoźników. Jej zakres, określony w art. 1 dyrektywy 96/71/WE, obejmuje transnarodowe świadczenie usług: delegowanie na podstawie umowy z odbiorcą w innym państwie członkowskim, delegowanie do placówki grupowej lub zatrudnianie za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej. Art. 3 następnie nakłada sztywne zasady obowiązujące w państwie przyjmującym – czas pracy, płatny urlop, wynagrodzenie, zdrowie i bezpieczeństwo, równe traktowanie – rozszerzone przez dyrektywę 2018/957.

Czysta telepraca z domu pracownika na rachunek pracodawcy nie jest zazwyczaj delegowaniem: nie świadczy się żadnej usługi odbiorcy w innym państwie. Jednak granicę tę przekracza się łatwiej, niż pracodawcy się spodziewają. Jeśli pracownik zdalny pracuje na miejscu u klienta w kraju zamieszkania, zostaje oddelegowany do spółki grupy lub udostępniony innemu przedsiębiorstwu, obowiązują przepisy dotyczące delegowania obowiązujące w państwie przyjmującym, w tym obowiązki egzekwowania wynikające z dyrektywy 2014/67/UE. W Holandii jest to obowiązek powiadomienia WagwEU, który zagraniczny pracodawca musi spełnić przed rozpoczęciem pracy; inne państwa członkowskie prowadzą własne portale, a holenderscy pracodawcy muszą z nich korzystać, gdy przepływ pracowników wychodzi poza granice kraju.

Podatek: w pierwszej kolejności odpowiedzialność ponosi pracodawca

Ta sekcja jest celowo na wysokim poziomie. Stanowiska podatkowe opierają się na konkretnych tekstach umów i faktach, a nic z tego nie stanowi porady podatkowej; przed zawarciem jakiegokolwiek porozumienia należy skonsultować się z doradcą podatkowym.

Ryzyko związane z zakładem stałym

Najważniejszym czynnikiem ryzyka nie jest rachunek podatkowy pracownika. Chodzi o to, że macierzyste miejsce pracy za granicą może stanowić stałe miejsce pracy pracodawcy w tym kraju, zgodnie z artykułem o stałym miejscu pracy zawartym w odpowiedniej umowie. Zasadniczo pytanie brzmi, czy macierzyste miejsce pracy jest do dyspozycji pracodawcy i jest wykorzystywane z wystarczającą regularnością dla celów działalności, a także, czy pracownik regularnie zawiera umowy, czy też pełni główną rolę prowadzącą do ich zawarcia, jako agent zależny. Stanowiska kierownicze i handlowe wiążą się ze znacznie większym ryzykiem. Stałe miejsce pracy wiąże się z koniecznością rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych, rozliczania zysków, a często także potrącania lokalnych składek na ubezpieczenie społeczne.

Stanowisko pracownika

Dochód z pracy jest alokowany zgodnie z artykułem dotyczącym dochodów z pracy zawartym w odpowiedniej umowie. Zasadniczo dochód podlega opodatkowaniu, gdy praca jest fizycznie wykonywana, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracownik przebywa w innym państwie tylko przez ograniczony czas, wynagrodzenie pochodzi od pracodawcy niemającego tam siedziby i nie jest pokrywane przez zakład stały. Podział dni roboczych oznacza podział praw podatkowych i konsekwencji płacowych po obu stronach.

Belgia i Niemcy

Holandia zawarła umowy dwustronne zarówno z Belgią, jak i z Niemcami, a transgraniczne dojazdy do pracy są od dawna istotnym elementem polityki w obu relacjach. Dni pracy zdalnej są przedmiotem negocjacji, a sytuacja w zakresie umowy z Belgią ulega zmianie: nowy traktat został podpisany w 2023 roku, a jego wejście w życie i pierwszy rok obowiązywania są odnotowane w Verdragenbank pod adresem verdragenbank.overheid.nl – jedynym miejscu wartym sprawdzenia. Przed utworzeniem listy płac należy ustalić, który tekst umowy obowiązuje w danym roku i co mówi o dniach pracy zdalnej – nie na podstawie wcześniejszej praktyki ani doniesień prasowych o podpisaniu umowy.

Warunki pracy oraz bezpieczeństwo i higiena pracy w miejscu pracy za granicą

Holenderskie prawo dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy nie ogranicza się do siedziby pracodawcy. Zgodnie z Arbeidsomstandighedenwet pracodawca ma obowiązki wobec miejsca pracy, z którego korzysta pracownik: art. 3 wymaga polityki ukierunkowanej na zapewnienie jak najlepszych warunków pracy, a art. 5 inwentaryzacji i oceny ryzyka, z odrębnym systemem dla pracy niezależnej od lokalizacji. Za granicą pracodawca nie może łatwo przeprowadzić inspekcji i może mieć do czynienia z drugim, lokalnym systemem. Praktycznym podejściem jest samoocena pracownika, udokumentowany standard wyposażenia, pisemne instrukcje i ścieżka zgłaszania incydentów działająca za granicą. Wypadek w zagranicznym miejscu pracy również rodzi odpowiedzialność na mocy art. 7:658 holenderskiego Kodeksu cywilnego, a ten obowiązek staranności nie jest oczywiście węższy ze względu na to, że biuro znajduje się w innym kraju.

Ochrona danych i sprzęt

Praca zdalna w obrębie EOG nie stwarza problemu z transferem. Praca poza EOG – tak: dostęp do danych osobowych z państwa trzeciego wymaga legalnej podstawy transferu, co jest rutynowo pomijane w systemach „pracy z dowolnego miejsca”. Niezależnie od lokalizacji, należy jasno określić, kto jest właścicielem sprzętu, czy można używać urządzeń prywatnych, jak przetwarzane są poufne informacje we wspólnym gospodarstwie domowym, jakie jest ubezpieczenie sprzętu za granicą oraz jak go zwrócić po zakończeniu stosunku pracy.

Dokumenty, które należy posiadać

• Polityka pracy zdalnej. Dozwolone kraje, maksymalny procent pobytu za granicą, wymagania dotyczące zatwierdzenia, godziny pracy i dostępność, wydatki, sprzęt, bezpieczeństwo oraz wyraźne prawo do wycofania lub zmiany zezwolenia w przypadku zmiany sytuacji prawnej.
• Aneks do umowy o pracę. Indywidualne i szczegółowe: uzgodnione miejsce pracy, uzgodniony podział, prawo właściwe i sąd właściwy oraz własne obowiązki podatkowe pracownika. Należy je ograniczyć czasowo i wyraźnie odwołać, aby zmiana w zakresie ubezpieczeń społecznych lub sytuacji podatkowej nie wiązała pracodawcy ze strukturą, której nie jest już w stanie utrzymać.
• Rejestracja i wniosek A1. W przypadku gdy umowa ma zastosowanie, wniosek należy złożyć za pośrednictwem SVB za zgodą obu stron i z załączonym formularzem A1. W przeciwnym razie rejestracja zagraniczna i konfiguracja listy płac muszą zostać dokonane przed datą rozpoczęcia, a nie po niej.
• Cykl recenzji. Każdy próg ma charakter perspektywiczny, dlatego należy go przeglądać co najmniej raz w roku oraz niezwłocznie po każdej zmianie miejsca zamieszkania, roli, trybu pracy lub godzin pracy.

Lista kontrolna: pracownik prosi o pracę za granicą

• Który kraj jest częścią UE, EOG czy Szwajcarii?
• Jaki procent całkowitego czasu pracy będzie stanowił w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy?
• Czy będzie to faktycznie praca zdalna, czy też będą to wizyty u klientów lub praca na miejscu?
• Czy odsetek stanu zamieszkania utrzymuje się poniżej 25%, mieści się w przedziale od 25% do 50% czy sięga 50%?
• Czy oba państwa są sygnatariuszami? Czy złożono wniosek i uzyskano wizę A1?
• Jeśli nie, czy rejestracja zagranicznego ubezpieczenia społecznego jest załatwiana przed datą rozpoczęcia pracy?
• Czy pracownik może tam pracować stale w rozumieniu art. 8 Rozporządzenia Rzym I i jakie wymogi musi spełniać ochrona przed zwolnieniem obowiązująca w tym kraju?
• Czy rola — staż pracy, uprawnienia do podpisywania umów, praca związana z obsługą klienta — stwarza ryzyko dla stałego zakładu?
• Czy doradca podatkowy potwierdził sytuację dotyczącą wynagrodzeń w obu stanach?
• Czy miejsce pracy w domu jest oceniane, wyposażone i ubezpieczone, a także czy istnieje możliwość zgłaszania incydentów?
• Czy jakiekolwiek przetwarzanie poza EOG jest objęte mechanizmem transferu?
• Czy istnieje podpisany, odwołalny aneks i zapisana w kalendarzu data przeglądu?

Law & More Doradza pracodawcom w Holandii w zakresie transgranicznej pracy zdalnej: wniosek A1 za pośrednictwem SVB, rejestracja zagranicznego ubezpieczenia społecznego i listy płac w przypadku braku porozumienia ramowego, prawo pracy obowiązujące dodatkowo do holenderskiej umowy o pracę oraz polityka i aneksy umożliwiające odwołanie umowy. Jeśli pracownik złożył wniosek o pracę z zagranicy, prosimy o kontakt przed rozpoczęciem umowy, a nie po pierwszym etapie rozliczania listy płac.