Randkowanie z kolegą z pracy: co jest dozwolone w holenderskim prawie pracy?

Prawo holenderskie nie zabrania relacji między współpracownikami, a pracodawca nie może ich po prostu zakazać. Prawo do poszanowania życia prywatnego jest chronione przez artykuł 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka oraz artykuł 10 holenderskiej Konstytucji. Artykuł 7:660 Kodeksu Cywilnego przyznaje pracodawcy prawo do wydawania poleceń, ale uprawnienie to dotyczy wykonywania pracy i porządku w firmie, a nie życia prywatnego osób ją wykonujących. Całkowity zakaz relacji w miejscu pracy jest zatem bardzo trudny do obrony.

Pracodawca może podjąć bardziej szczegółowe i zawężone działania. Może zażądać ujawnienia informacji, jeśli relacja stwarza konflikt interesów – najoczywistszym przykładem jest sytuacja, gdy jeden z partnerów podlega drugiemu, ocenia jego wyniki lub decyduje o jego wynagrodzeniu. Może przenieść jednego z nich, aby wyeliminować ten konflikt, pod warunkiem, że sama zmiana jest uzasadniona. Może również stanowczo przeciwdziałać zachowaniom, które wpływają na innych, ponieważ ustawa o warunkach pracy (Arbeidsomstandighedenwet) nakłada na pracodawcę obowiązek zapobiegania niepożądanym zachowaniom w pracy. Relacja, która zakończyła się niepomyślnie, może właśnie w to się przekształcić.

Zwolnienie z pracy wyłącznie z powodu relacji zawodowej rzadko jest zasadne. Wymaga ono jednej z przesłanek ustawowych określonych w artykule 7:669 Kodeksu cywilnego, a sąd będzie szukał czegoś więcej niż tylko relacji zawodowej: rzeczywistego konfliktu interesów, którego nie da się rozwiązać w inny sposób, naruszenia jasno określonej i proporcjonalnej polityki lub zachowania, które zaszkodziło środowisku pracy.

Czy prawo holenderskie dopuszcza randkowanie z kolegą?

Tak. Żaden holenderski przepis nie zabrania relacji między współpracownikami, a prawo do prywatności ogranicza zakres ingerencji pracodawcy. Pracodawca może jednak ustalić rozsądne zasady w przypadku, gdy relacja wpływa na pracę, w szczególności w przypadku konfliktu interesów lub różnicy stanowisk.

Jakie zasady dotyczą relacji w pracy?

Spotyka się tu kilka zestawów zasad. Artykuł 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka i artykuł 10 Konstytucji chronią Twoje życie prywatne. Artykuł 7:660 Kodeksu Cywilnego zezwala pracodawcy na wydawanie poleceń dotyczących pracy i porządku w firmie. Artykuł 7:611 Kodeksu Cywilnego nakłada na pracodawcę i pracownika obowiązek postępowania w sposób uczciwy. Łącznie te zasady oznaczają, że pracodawca musi mieć uzasadniony powód wprowadzenia jakiejkolwiek zasady, która dotyczy Twojego życia prywatnego, i że zasada ta musi być do tego powodu proporcjonalna.

Ustawa o warunkach pracy nakłada na pracodawcę obowiązek. Zgodnie z art. 3 ust. 2 tej ustawy, pracodawca musi prowadzić politykę mającą na celu zapobieganie lub, gdy nie jest to możliwe, ograniczanie psychospołecznego obciążenia pracą (psychosociale arbeidsbelasting). Ustawa definiuje to pojęcie jako obejmujące niepożądane zachowania, takie jak molestowanie seksualne, agresja, przemoc i mobbing. Ponadto art. 7:658 Kodeksu cywilnego nakłada na pracodawcę odpowiedzialność za bezpieczne środowisko pracy. Przepisy dotyczące równego traktowania również zabraniają molestowania seksualnego w miejscu pracy.

Rezultatem jest wyraźny podział. Związek oparty na konsensusie między dwojgiem dorosłych jest ich własną sprawą. Zachowania, które sprawiają, że inni czują się niepewnie lub podważają uczciwe decyzje dotyczące współpracowników, są sprawą pracodawcy.

Czy musisz poinformować swojego pracodawcę?

Prawo nie nakłada ogólnego obowiązku zgłaszania relacji. Obowiązek ujawnienia może wynikać z kodeksu postępowania firmy lub polityki uczciwości, a także z ogólnego obowiązku dobrego zachowania w pracy, zwłaszcza w przypadku nadzorowania lub oceniania partnera.

Wiele organizacji prosi pracowników o ujawnienie relacji, gdy jeden z partnerów ma wpływ na pracę, wynagrodzenie lub karierę drugiego. Celem nie jest ocena relacji, ale umożliwienie pracodawcy podjęcia prostych działań, takich jak zmiana stanowiska służbowego lub zlecenie oceny innemu pracownikowi. W przypadku, gdy obaj partnerzy pracują na tym samym szczeblu w różnych zespołach, pracodawca zazwyczaj nie ma powodu, aby pytać o jakiekolwiek informacje.

Jeśli ujawnisz dane, pracodawca może je wykorzystać wyłącznie do celu, w jakim zostały przekazane. Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO, w języku niderlandzkim AVG), pracodawca musi ograniczyć dane do niezbędnego minimum, zachować ich poufność i ograniczyć dostęp do nich do osób, które ich potrzebują (art. 5 RODO).

Jakie ryzyko prawne niesie ze sobą stosunek pracy?

Główne zagrożenia to konflikt interesów, zarzut faworyzowania, a w przypadku problemów – skarga na molestowanie. Żadne z tych zagrożeń nie wynika automatycznie z samej relacji, ale każde może wynikać ze sposobu, w jaki jest ona prowadzona.

Dla pracodawcy ryzyko wiąże się z niesprawiedliwymi decyzjami i brakiem ochrony innych pracowników. Kolega, który został pominięty przy awansie na rzecz partnera menedżera, może zakwestionować tę decyzję. Pracownik, który czuje się naciskany przez byłego partnera na stanowisku kierowniczym, może pociągnąć pracodawcę do odpowiedzialności, jeśli nie zareagował on na skargę.

Dla pracowników ryzyko polega na przekroczeniu granicy między związkiem a niechcianym zachowaniem. Zgoda nie jest kwestią jednorazową: uwaga, która była mile widziana w trakcie związku, może stać się niechciana po jego zakończeniu. Niechciane zaloty seksualne, naciski lub odwet w pracy mogą prowadzić do działań dyscyplinarnych, a w poważnych przypadkach nawet do zwolnienia.

Na co może zezwalać, a na co ograniczać polityka firmy?

Polityka firmy może regulować wpływ relacji na pracę, a nie samą relację. Zasady, które są jasne, proporcjonalne i stosowane w ten sam sposób wobec wszystkich, mają największe szanse na rozstrzygnięcie w sądzie.

Co zawiera polityka dobrych relacji?

Skuteczna polityka zazwyczaj obejmuje cztery punkty. Określa, kiedy ujawnienie informacji jest wymagane, zazwyczaj tylko w przypadku relacji hierarchicznej lub rzeczywistego konfliktu interesów. Wskazuje poufną osobę kontaktową, taką jak dział HR lub inspektor ds. zgodności. Opisuje środki, jakie pracodawca może podjąć, takie jak zmiana podwładnego. Wyjaśnia również, co się dzieje, gdy ktoś nie przestrzega zasad.

Polityka powinna również odnosić się do ogólnych zasad postępowania oraz procedury składania skarg na niepożądane zachowania. Polityka, która jedynie wymienia zakazy, bez wyjaśnienia, dlaczego istnieją i jak będą stosowane, jest trudniejsza do egzekwowania.

W przypadku gdy w firmie działa rada zakładowa (ondernemingsraad), jej zgoda może być wymagana. Zgodnie z art. 27(1) Ustawy o radach zakładowych (WOR), rada zakładowa ma prawo do wyrażania zgody między innymi na przepisy dotyczące warunków pracy, rozpatrywania skarg oraz przetwarzania i ochrony danych osobowych pracowników. Polityka relacji pracowniczych często obejmuje jeden lub więcej z tych tematów.

Dlaczego hierarchia służbowa ma tak duże znaczenie?

Gdy jeden partner zarządza drugim, ryzyko konfliktu interesów jest realne i pracodawca może wówczas zażądać ujawnienia informacji i podjąć odpowiednie działania. To właśnie w takiej sytuacji polityka ma najsilniejsze uzasadnienie.

Menedżer, który ocenia partnera, ustala jego wynagrodzenie lub decyduje o awansie, nie może robić tego obiektywnie w oczach współpracowników. Nawet jeśli każda decyzja jest sprawiedliwa, pozory faworyzowania mogą podważyć zaufanie w zespole. Zazwyczaj rozwiązaniem jest przeniesienie oceny lub podległości do innego menedżera. Przeniesienie do innego zespołu również jest możliwe, ale zmiana musi być rozsądna, a pracodawca powinien najpierw rozważyć mniej drastyczne środki.

Zasady często wymagają od pracowników, aby w takich sytuacjach:

• ujawnić powiązanie działowi HR lub wyznaczonemu kontaktowi;
• powstrzymać się od podejmowania decyzji dotyczących wynagrodzenia, oceny lub awansu partnera;
• zachowuj się profesjonalnie w pracy i unikaj okazywania uczuć, które mogą sprawić, że koledzy poczują się niekomfortowo;
• współpracować z zachowaniem uzasadnionych środków w celu wyeliminowania konfliktu interesów.

Co może zrobić pracodawca w przypadku naruszenia zasad?

Pracodawca może zareagować, ale środek musi być adekwatny do naruszenia. Pierwszym krokiem jest zazwyczaj rozmowa lub pisemne upomnienie; zwolnienie jest realne tylko w przypadku poważnego lub powtarzającego się naruszenia.

Możliwe środki obejmują rozmowę i ostrzeżenie, a także zmianę roli lub linii podporządkowania. To, czy środek jest dopuszczalny, zależy od okoliczności: jak jasna była zasada, czy pracownik o niej wiedział, jaka szkoda została wyrządzona i jak pracownik zareagował. Obowiązek dobrego pracodawcy (art. 7:611 Kodeksu cywilnego) również wymaga od pracodawcy wysłuchania pracownika przed podjęciem decyzji.

Sądy uważnie przyglądają się zasadzie proporcjonalności. W sprawie rozpatrywanej przez Sąd Rejonowy Amsterdam (14 lipca 2020 r., ECLI:NL:RBAMS:2020:3452), kierownik nie ujawnił wcześniejszej relacji z podwładnym. Sąd orzekł, że powinien był to zgłosić, ale ta okoliczność sama w sobie nie stanowi podstawy do rozwiązania umowy o pracę: relacja zakończyła się lata wcześniej i nie wykazano żadnej szkody. Sąd rozwiązał umowę, ponieważ stosunek pracy się rozpadł, ale uznał pracodawcę odpowiedzialnym za to zerwanie, częściowo z powodu przeszukania poczty elektronicznej pracownika bez uzasadnionego powodu. Przyznał mu godziwe odszkodowanie (billijke vergoeding) oprócz odprawy przejściowej (transitievergoeding).

Poniższa tabela przedstawia ogólny obraz tego, jak pracodawcy często radzą sobie w typowych sytuacjach. Opisuje ona powszechną praktykę, a nie wymogi prawne.

Co powinieneś sprawdzić jako pracownik?

Jako pracownik musisz postępować jak dobry pracownik zgodnie z artykułem 7:611 Kodeksu cywilnego. W praktyce sprowadza się to do następujących kontroli:

• Przeczytaj kodeks postępowania lub politykę uczciwości, aby dowiedzieć się, czy ujawnienie informacji jest wymagane i komu.
• Jeśli zarządzasz swoim partnerem lub go oceniasz, zgłoś konflikt interesów przed podjęciem kolejnej decyzji o wynagrodzeniu, ocenie lub awansie.
• Nie bierz udziału w podejmowaniu decyzji dotyczących wynagrodzenia, grafiku, oceny lub awansu swojego partnera.
• Nigdy nie wykorzystuj systemów pracy, takich jak rejestracja czasu, obrazy z kamer lub akta osobowe, do celów osobistych; doprowadziło to do rozwiązania w ECLI:NL:RBROT:2020:9434.
• Po rozstaniu należy jak najszybciej zgłosić niepożądane zachowanie doradcy odpowiedzialnemu za relacje (vertrouwenspersoon), działowi HR lub skorzystać z procedury składania skarg.

Na co powinieneś zwrócić uwagę jako pracodawca?

Jako pracodawca musisz chronić wszystkich pracowników przed niepożądanym zachowaniem zgodnie z artykułem 3(2) Ustawy o warunkach pracy i konsekwentnie stosować swoje zasady. Sprawdź następujące kwestie:

• Ogranicz wszelkie zasady ujawniania informacji do powiązania hierarchicznego lub rzeczywistego konfliktu interesów.
• Sprawdź, czy polityka wymaga zgody rady zakładowej zgodnie z artykułem 27(1) WOR.
• Wyjaśnij zasady podczas ich wprowadzania i wdrażania, a także stosuj je jednakowo wobec wszystkich.
• Przechowuj udostępnione informacje poufnie i tylko w zakresie niezbędnym (art. 5 RODO).
• Przed podjęciem jakichkolwiek działań wysłuchaj pracownika i wybierz najlżejsze rozwiązanie, które usunie konflikt.
• Nie przeszukuj skrzynki pocztowej pracownika bez ważnego powodu; w ECLI:NL:RBAMS:2020:3452 przyczyniło się to do przyznania sprawiedliwego odszkodowania.

Czy związek może doprowadzić do zwolnienia?

Sam związek nie stanowi podstawy do rozwiązania umowy o pracę. Rozwiązanie umowy o pracę jest możliwe wyłącznie z powodu jednej z przesłanek wymienionych w art. 7:669 Kodeksu cywilnego lub, w przypadku pilnej potrzeby, w drodze rozwiązania umowy o pracę w trybie natychmiastowym (ontslag op staande voet) zgodnie z art. 7:678 Kodeksu cywilnego.

W praktyce najczęściej pojawiają się dwie przesłanki. Pierwsza to zawinione zachowanie pracownika (art. 7:669 § 3 lit. e Kodeksu cywilnego), na przykład naruszenie przez pracownika wyraźnej zasady lub nadużycie stanowiska. Druga to poważne i trwałe zerwanie stosunku pracy (art. 7:669 § 3 lit. g Kodeksu cywilnego). W obu przypadkach pracodawca musi również wykazać, że przeniesienie na inne, odpowiednie stanowisko jest niemożliwe lub nieuzasadnione.

Sprawa Sądu Rejonowego w Rotterdamie (13 lipca 2020 r., ECLI:NL:RBROT:2020:9434) pokazuje, gdzie przebiega granica. Po zakończeniu relacji z kolegą, pracownica wykorzystała informacje z systemu rejestracji czasu pracy i kamer, do których miała dostęp w ramach swojej pracy, aby wygłosić uwagi swojemu byłemu partnerowi i innemu koledze. Sąd rozwiązał umowę o pracę z powodu zawinionego zachowania. Ponieważ zachowanie nie zostało uznane za poważnie zawinione, pracownica zachowała prawo do odprawy przejściowej. Pracodawca mógłby wstrzymać tę wypłatę tylko wtedy, gdyby zachowanie było poważnie zawinione.

Jak w praktyce radzisz sobie z relacjami w pracy?

Zapoznaj się z polityką firmy, bądź otwarty w przypadku konfliktu interesów i oddzielaj pracę od życia prywatnego. Jeśli relacja się zakończy, ustalcie, jak będziecie współpracować i zgłoście niepożądane zachowania jak najszybciej.

Jak ujawnić związek?

Zacznij od zapoznania się z polityką firmy lub kodeksem postępowania, aby dowiedzieć się, czy ujawnienie informacji jest wymagane i komu. Jeśli jest to wymagane, poinformuj o tym jak najwcześniej i skróć to.

Ujawnienie zazwyczaj obejmuje:

• fakt istnienia związku, bez ujawniania szczegółów prywatnych;
• ogniwo robocze między wami, takie jak linia raportowania lub wspólne projekty;
• propozycja uniknięcia konfliktów interesów, np. kto przeprowadzi ocenę Twojego partnera;
• prośba o zachowanie poufności informacji.

Możesz zapytać pracodawcę, jak będą przechowywane informacje i kto będzie miał do nich dostęp. Pracodawca nie może żądać więcej informacji niż jest to konieczne do zarządzania konfliktem interesów.

A co jeśli związek się zakończy?

Koniec relacji to moment, w którym ryzyko prawne jest największe. Uzgodnij ze sobą, a w razie potrzeby z przełożonym, jak będziecie kontynuować współpracę i bezzwłocznie zgłoś niepożądane zachowania.

Jeśli Twój były partner nadal kontaktuje się z Tobą wbrew Twojej woli, skontaktuj się z poufnym doradcą lub skorzystaj z procedury składania skarg. Pracodawca ma wówczas obowiązek potraktować Twoje zgłoszenie poważnie i podjąć działania. Jeśli to Ty jesteś oskarżony, współpracuj w dochodzeniu i upewnij się, że Twoja wersja wydarzeń zostanie wysłuchana. Nie wykorzystuj informacji z systemów pracy do śledzenia lub kontaktowania się z byłym partnerem: jak pokazuje sprawa w Rotterdamie, może Cię to kosztować utratę pracy.

Pracodawca może rozważyć przeniesienie jednej z tych dwóch osób do innego zespołu. Takie rozwiązanie musi być rozsądne i nie może stanowić ukrytej kary dla osoby, która zgłosiła problem.

Co możemy dla Ciebie zrobić w kwestii relacji w pracy?

Nasi prawnicy specjalizujący się w prawie pracy doradzają pracownikom i pracodawcom w kwestiach relacji w pracy i wynikających z nich sporów.

• Dokonujemy przeglądu polityki dotyczącej relacji lub kodeksu postępowania w kontekście artykułu 7:660 Kodeksu cywilnego, ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz praw rady zakładowej do uzyskania zgody.
• Opracowujemy proporcjonalne zasady ujawniania informacji oraz procedurę zmiany hierarchii służbowej lub ocen.
• Doradzamy przed rozmową, ostrzeżeniem lub przeniesieniem, aby środek zaradczy był adekwatny do naruszenia.
• Oceniamy wniosek o zwolnienie lub rozwiązanie stosunku pracy w oparciu o przesłanki zawarte w artykule 7:669 Kodeksu cywilnego i obliczamy wysokość odprawy przejściowej.
• Pomagamy w złożeniu skargi na molestowanie, zarówno osobie zgłaszającej, jak i osobie oskarżonej, łącznie z wysłuchaniem obu stron.

Podsumowanie

• Prawo holenderskie nie zabrania utrzymywania relacji między współpracownikami, a ogólny zakaz ze strony pracodawcy jest bardzo trudny do obrony.
• Pracodawca może żądać ujawnienia informacji i podjąć odpowiednie kroki w przypadku konfliktu interesów, zwłaszcza pomiędzy kierownikiem a podwładnym.
• Pracodawca jest zobowiązany zapobiegać niepożądanemu zachowaniu w miejscu pracy zgodnie z Ustawą o warunkach pracy i chronić pracowników zgodnie z artykułem 7:658 Kodeksu cywilnego.
• Zwolnienie wymaga istnienia podstawy zgodnie z artykułem 7:669 Kodeksu cywilnego; sam związek nie jest wystarczający, ale niewłaściwe zachowanie w związku z nim może być wystarczające.
• Gdy związek się kończy, ustalcie zasady współpracy i jak najszybciej zgłoście niepożądane zachowania.

PYTANIA I ODPOWIEDZI