Umowa o zachowaniu poufności: co dodaje w prawie holenderskim

Umowa o zachowaniu poufności w biznesie to umowa, w której jedna lub więcej stron zobowiązuje się do nieujawniania określonych informacji i niewykorzystywania ich poza uzgodnionym celem. Zgodnie z prawem holenderskim nie zawsze jest ona wymagana, ponieważ ustawa o tajemnicach handlowych (Wet bescherming bedrijfsgeheimen) chroni prawdziwe tajemnice handlowe od 23 października 2018 r., nawet jeśli nic nie zostało podpisane. Jednak bez umowy inne poufne informacje są słabo chronione, a udowodnienie straty po wycieku jest trudne.

Umowa zyskuje na znaczeniu, odpowiadając na pytania, które ustawa pozostawia otwarte: co dokładnie jest poufne, jak długo, kto może to zobaczyć i ile kosztuje naruszenie. Aby zapoznać się z samym dokumentem, klauzula po klauzuli, zapoznaj się z naszym kompletnym przewodnikiem po umowie o zachowaniu poufności.

Skąd biorą się obowiązki zachowania poufności w holenderskich stosunkach biznesowych?

Obowiązek zachowania tajemnicy może wynikać z umowy, ustawy o tajemnicach handlowych, zasad rozsądku i uczciwości lub stosunku pracy. Te cztery źródła działają niezależnie, a to, na którym się opierasz, decyduje o tym, co musisz udowodnić.

Umowa, a w szerszym ujęciu klauzula poufności, wiąże strony na własnych warunkach. Wystarczy wykazać, że informacje mieszczą się w uzgodnionej definicji i że druga strona je ujawniła lub wykorzystała. Ustawa o tajemnicach handlowych (Trade Secrets Act) przyznaje posiadaczowi tajemnicy handlowej środki ochrony prawnej przeciwko każdemu, kto pozyskał, wykorzystał lub ujawnił ją w sposób niezgodny z prawem, w tym stronie, która nigdy niczego nie podpisała.

Rozsądek i uczciwość, o których mowa w artykułach 6:2 i 6:248 holenderskiego kodeksu cywilnego (Burgerlijk Wetboek, BW), mają również zastosowanie do stron negocjacji i umów, które nie wspominają o zachowaniu tajemnicy. Poza jakąkolwiek relacją, strona, która celowo wykorzystuje poufne informacje innej firmy, może ponosić odpowiedzialność deliktową na podstawie artykułu 6:162 BW.

Pracownik musi zachowywać się jak dobry pracownik zgodnie z artykułem 7:611 BW, który obejmuje dyskrecję w sprawach pracodawcy. Zgodnie z artykułem 7:678 BW, ujawnienie szczegółów działalności gospodarczej, które pracownik był zobowiązany zachować w tajemnicy, stanowi pilną przyczynę zwolnienia ze skutkiem natychmiastowym (ontslag op staande voet).

Co chroni ustawa o tajemnicach handlowych bez umowy?

Ustawa chroni informacje, które są tajne, mają wartość handlową z tego powodu, że są tajne, i podlegają rozsądnym środkom mającym na celu zachowanie ich tajności. Trzy warunki, zaczerpnięte z dyrektywy (UE) 2016/943, kumulują się: niespełnienie jednego z nich powoduje zamknięcie drogi ustawowej.

W praktyce trzeci warunek decyduje o wyniku sprawy. Ograniczenia dostępu, udokumentowana polityka „need-to-know”, oznakowane dokumenty, logi z pokoju danych i podpisane umowy o zachowaniu poufności sprawiają, że roszczenie o zachowanie tajemnicy staje się faktem możliwym do udowodnienia. Model cenowy rozpowszechniany w formie nieograniczonego arkusza kalkulacyjnego będzie trudny do przedstawienia w sądzie jako chroniona tajemnica.

Nabycie, wykorzystanie lub ujawnienie jest niezgodne z prawem, jeśli wiąże się z nieautoryzowanym dostępem lub kopiowaniem, postępowaniem sprzecznym z uczciwymi praktykami handlowymi lub naruszeniem obowiązku zachowania poufności. Osoba trzecia, która wiedziała lub powinna była wiedzieć, że tajemnica pochodzi z takiego naruszenia, również ponosi odpowiedzialność, co pozwala na dochodzenie roszczeń zarówno wobec nowego pracodawcy, jak i odchodzącego pracownika.

Ustawa pozostawia również pole manewru. Samodzielne odkrycie i inżynieria wsteczna legalnie pozyskanego produktu są zgodne z prawem, chyba że umowa skutecznie ogranicza inżynierię wsteczną. Sąd musi odrzucić roszczenie, jeżeli ujawnienie służyło wolności słowa, ujawniło naruszenie w interesie publicznym lub było częścią reprezentacji pracowniczej, a żadna umowa nie może wykluczyć takich możliwości obrony.

Co umowa o zachowaniu poufności dodaje do ochrony ustawowej?

Umowa obejmuje informacje poufne, które nie stanowią tajemnicy handlowej, i określa ograniczenia celowe, zasady dalszego ujawniania, opłaty zwrotne oraz wybór prawa właściwego i sądu. Podana cena ofertowa, tożsamość potencjalnego nabywcy lub fakt prowadzenia negocjacji mogą nie być objęte tajemnicą handlową, jednak w niepowołanych rękach mogą wyrządzić szkodę.

Umowa ogranicza wykorzystanie informacji do uzgodnionego celu, wskazuje doradców, spółki grupy i podwykonawców, którzy mogą otrzymać informacje, ustala terminy zwrotu lub zniszczenia materiałów oraz określa, które prawo ma zastosowanie i który sąd lub trybunał arbitrażowy orzeka w tej sprawie. Podpisanie i egzekwowanie takich umów stanowi również dowód podjęcia uzasadnionych środków wymaganych przez ustawę o tajemnicach handlowych (Trade Secrets Act).

Obejrzyj później umowy. Umowa kupna akcji, umowa o świadczenie usług lub umowa wspólników często zawiera własną klauzulę poufności oraz klauzulę całościową, która może zastąpić wcześniejszą umowę na mniej korzystnych warunkach, chyba że zdecydujesz inaczej. Nasz przegląd rodzajów umów handlowych w prawie holenderskim wyjaśnia, jak te dokumenty się ze sobą łączą.

W jaki sposób chronisz informacje podczas negocjacji i badań due diligence?

Podpisz przed pierwszym merytorycznym spotkaniem i ujawniaj informacje etapami. Obowiązek zachowania rozsądku i uczciwości między stronami negocjacji jest otwarty i trudny do szybkiego wyegzekwowania, a zanim umowa zacznie wyglądać na realną, informacje zazwyczaj zostają już udostępnione.

W rundzie przejęcia lub inwestycji kupujący zazwyczaj działa na tym samym rynku. Najpierw należy ujawnić zanonimizowany profil, następnie zagregowane informacje finansowe, a dopiero po liście intencyjnym – umowy z klientami, marże i dane kadrowe. Pokój danych z indywidualnymi loginami i rejestrami osób, które przeglądały dane. Zobacz nasz artykuł na temat due diligence w holenderskich fuzjach i przejęciach.

Dodaj zobowiązanie o zakazie pozyskiwania klientów dla swoich pracowników i klientów, ponieważ sama poufność nie powstrzymuje drugiej strony przed skontaktowaniem się z dyrektorem handlowym. Niech zobowiązanie przetrwa do końca rozmów; przepisy dotyczące zerwania negocjacji w Holandii rozwiązują drugą połowę tego problemu.

Jak dbasz o bezpieczeństwo informacji w łańcuchu dostaw?

Wymagaj od swojego kontrahenta, aby nałożył na swoich podwykonawców takie same obowiązki i ponosił za nich odpowiedzialność, jak za własne działania. W przeciwnym razie musiałbyś pozwać podwykonawcę bez umowy, na podstawie surowszej podstawy prawnej.

Wymień kraje lub podmioty, do których mogą być przekazywane informacje. Pamiętaj, że umowa o zachowaniu poufności nie jest umową o przetwarzaniu danych (verwerkersovereenkomst): jeśli druga strona przetwarza dane osobowe na Twoje polecenie, artykuł 28 RODO wymaga osobnej umowy, a holenderski Urząd Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens) nadzoruje jej przestrzeganie. Nasz artykuł na temat umowy o przetwarzaniu danych w Holandii wyjaśnia, co musi ona zawierać.

Jak chronisz poufne informacje przed swoimi pracownikami?

Klauzula poufności wiąże pracownika w trakcie i po zakończeniu zatrudnienia, ale nie chroni go przed konkurencją. W przeciwieństwie do klauzuli zakazu konkurencji, nie wymaga ona żadnych szczególnych formalności, aby była ważna.

Wiedza przyswajana jako zwykła umiejętność zawodowa należy do pracownika; konkretne, identyfikowalne informacje należą do pracodawcy. Aby uniemożliwić komuś wejście na rynek pracy, potrzebna jest klauzula zakazu konkurencji (concurrentiebeding) lub zakazu pozyskiwania pracowników (relatiebeding) zgodnie z art. 7:653 BW: sporządzona na piśmie, a w umowie na czas określony, wraz z pisemnym oświadczeniem o istotnym interesie biznesowym. Zobacz nasz artykuł na temat klauzul zakazu konkurencji w holenderskim prawie pracy.

Kara w umowie o pracę musi być zgodna z art. 7:650 BW: sporządzona na piśmie, z określeniem zasad, których naruszenie podlega karze, oraz wysokości kary, przy czym kara nie może przynosić korzyści pracodawcy bezpośrednio ani pośrednio. W przypadku pracowników zarabiających więcej niż ustawowe wynagrodzenie minimalne, strony mogą pisemnie odstąpić od części tego postanowienia. Za to samo naruszenie pracodawca może domagać się kary lub odszkodowania, ale nie obu.

W ostatnim dniu roboczym odzyskaj urządzenia, anuluj dostęp i zachowaj logi skrzynki pocztowej oraz transferu plików przed zamknięciem kont. Jeśli pracownik przesyła dokumenty na adres prywatny na krótko przed odejściem z pracy, te logi zazwyczaj obejmują całą sprawę.

Co sąd holenderski robi z klauzulą ​​karną?

Sąd stosuje klauzulę, ale zgodnie z artykułem 6:94 Kodeksu postępowania cywilnego (BW) może obniżyć karę, jeśli wyraźnie wymaga tego słuszność. Klauzula karna (boetebeding) zwalnia z obowiązku udowodnienia straty finansowej spowodowanej wyciekiem, co często jest bardzo trudne.

Zgodnie z artykułem 6:92 BW kara zastępuje odszkodowanie ustawowe, dlatego umowa musi wyraźnie określać, czy chcesz również dochodzić odszkodowania za poniesioną szkodę. Zgodnie z artykułem 6:93 BW kara jest należna dopiero po zawiadomieniu o niewykonaniu zobowiązania, jeżeli roszczenie o odszkodowanie tego wymaga, chyba że klauzula stanowi inaczej. Sąd Najwyższy (Hoge Raad) oczekuje, że sądy skorzystają z prawa do redukcji kary z zachowaniem umiaru.

Klauzula wielopoziomowa działa lepiej niż jednorazowa kwota: stała kwota za naruszenie, dzienna kwota za ciągłe naruszenie, ogólny limit oraz wyraźne zastrzeżenie dalszych odszkodowań i nakaz sądowy. Pojedyncza duża kwota, która traktuje źle skierowaną wiadomość e-mail jak kradzież bazy danych klientów, zachęca do redukcji.

Co należy zrobić w przypadku wycieku poufnych informacji?

Zabezpiecz dowody, wyślij pisemne zawiadomienie i zgłoś się do sędziego orzekającego w postępowaniu przygotowawczym (kort geding), jeśli naruszenie będzie się powtarzać. W takich przypadkach decydujące znaczenie ma szybkość i dowody.

Najpierw zabezpiecz logi dostępu, historię pobierania, ruch e-mail i ścieżkę audytu pokoju danych, zgodnie z prawem i przed konfrontacją z kimkolwiek. Następnie wyślij zawiadomienie z obowiązkiem, faktami, żądaniem zaprzestania i zwrotu materiałów oraz terminem; określa ono również uchybienie, którego może wymagać artykuł 6:93 BW.

Sędzia może nakazać drugiej stronie zaprzestanie wykorzystywania informacji, przekazanie lub zniszczenie ich kopii oraz wskazanie odbiorców, a także może zachować tajemnicę w części jawnej postępowania. W przypadku zagrożenia zaginięciem dowodów, można wnioskować o ich zabezpieczenie (bewijsbeslag). W zależności od istoty sprawy sąd może przyznać odszkodowanie, w tym odpowiednią opłatę licencyjną, oraz nakazać publikację wyroku. Umyślne ujawnienie informacji przez osobę zobowiązaną do zachowania tajemnicy może również stanowić przestępstwo na mocy art. 273 holenderskiego kodeksu karnego (Wetboek van Strafrecht).

Które błędy pozbawiają przedsiębiorstwa ochrony?

Podpisanie umowy zbyt późno, niejasna definicja, źle dobrany termin i umowa, której nikt nie egzekwuje. Umowa podpisana po udostępnieniu informacji nie przywróci twojej pozycji.

Definicja „wszystkich ujawnionych informacji” nie pozostawia sądowi żadnych podstaw do działania; lista zawierająca wyłącznie rysunki techniczne pozostawia informacje handlowe bez ochrony. Należy stosować kategorie z konkretnymi przykładami i procedurą potwierdzania ujawnień ustnych.

Prawo holenderskie nie określa maksymalnego okresu ochrony; od dwóch do pięciu lat to konwencja. Dopasuj okres ochrony do komercyjnego okresu przechowywania informacji. Tajemnica handlowa jest chroniona na mocy ustawy tak długo, jak długo pozostaje tajna. Obowiązki, których nikt nie monitoruje ani nie egzekwuje, również podważają Twój argument, że podjąłeś rozsądne środki; zapoznaj się z naszym artykułem na temat ochrony tajemnic handlowych.

Co powinieneś sprawdzić jako strona ujawniająca?

• Aby umowa została podpisana przed pierwszym merytorycznym spotkaniem lub dostępem do pokoju danych.
• Definicja ta wymienia kategorie informacji wraz z konkretnymi przykładami.
• Dalsze ujawnianie informacji doradcom i podwykonawcom wymaga równie rygorystycznych warunków, za które odpowiedzialność ponosi Twoja druga strona.
• Klauzula kary umownej ma charakter wielopoziomowy, płatna bez powiadomienia o niewykonaniu zobowiązania i przewiduje dalsze odszkodowania na mocy Artykułu 6:92 BW.
• W przypadku udostępniania danych osobowych obowiązuje osobna umowa o przetwarzaniu danych na mocy artykułu 28 RODO.

Co powinieneś sprawdzić jako odbiorca?

• Ograniczenie celu nadal pozwala Ci na przeprowadzenie oceny lub pracy, do której zostałeś zatrudniony.
• Informacje, które już znałeś, które opracowałeś niezależnie lub które są publiczne, nie podlegają tej definicji.
• Kadencja kończy się w ustalonym terminie, a nie trwa bezterminowo.
• Kara jest proporcjonalna i ograniczona, biorąc pod uwagę uprawnienie sądu do jej zmniejszenia na mocy artykułu 6:94 BW.
• Obowiązek zwrotu i zniszczenia dokumentów pozwala na zachowanie kopii wymaganych przepisami prawa lub na tworzenie automatycznych kopii zapasowych.

Co możemy dla Ciebie zrobić dzięki umowie o zachowaniu poufności?

Nasi prawnicy korporacyjni reprezentują zarówno strony ujawniające, jak i otrzymujące informacje w transakcjach, łańcuchach dostaw i zatrudnieniu.

• Przygotowujemy lub opiniujemy umowę o zachowaniu poufności, zawierającą definicję, okres obowiązywania i klauzule karne.
• Sprawdzamy, jak wpływa to na późniejszy zakup akcji, usługi lub umowy akcjonariuszy.
• Przygotowujemy klauzulę przepływu dla podwykonawców oraz umowę o przetwarzaniu danych na podstawie artykułu 28 RODO.
• Zabezpieczamy dowody po wycieku i wysyłamy zawiadomienie o niewykonaniu zobowiązania.
• Rozpoczynamy postępowanie sumaryczne przed sędzią orzekającym środki tymczasowe lub zajęcie dowodowe.

Podsumowanie

• Ustawa o tajemnicach handlowych chroni prawdziwe tajemnice handlowe bez konieczności zawierania umowy, ale tylko wtedy, gdy podjęto rozsądne środki, aby zachować je w tajemnicy.
• Umowa o zachowaniu poufności dotyczy również informacji poufnych, które nie są tajemnicą handlową, ogranicza ich wykorzystanie i reguluje dalsze ujawnianie.
• Podpisz zanim udostępnisz informacje, zdefiniuj je według kategorii i dopasuj termin do ich znaczenia w kontekście komercyjnym.
• Klauzula karna zwalnia Cię z obowiązku udowodnienia poniesionej straty, ale na mocy artykułu 6:94 BW sąd może ją zmniejszyć.
• Po wycieku informacji należy najpierw zabezpieczyć dowody, wysłać pisemne zawiadomienie i rozważyć wszczęcie postępowania sumarycznego.

PYTANIA I ODPOWIEDZI