Ogólne warunki handlowe: sporządzanie ich w sposób zgodny z prawem holenderskim

Ogólne warunki handlowe (algemene voorwaarden) chronią Twoją firmę tylko wtedy, gdy stanowią ważną część umowy. Zgodnie z prawem holenderskim zależy to przede wszystkim od jednego pytania: czy druga strona miała rozsądną możliwość zapoznania się z nimi przed lub w momencie zawarcia umowy? Jeśli nie, druga strona może je unieważnić, a Twoja ograniczona odpowiedzialność znika wraz z pozostałymi warunkami.

Główny wyjątek dotyczy większych klientów biznesowych. Firma, która publikuje sprawozdania finansowe lub zatrudnia co najmniej 50 osób, nie może powoływać się na te podstawy unieważnienia. Z kolei dla konsumentów ustawa wprowadza czarną i szarą listę klauzul, które są nadmiernie uciążliwe.

Co uznaje się za ogólne warunki handlowe?

Ogólne warunki umowy to pisemne klauzule sporządzane do wykorzystania w wielu umowach. Podstawowe warunki, takie jak cena i opis oferowanych usług, nie mieszczą się w tej definicji, o ile są jasne i zrozumiałe.

Definicja ta pochodzi z artykułu 6:231 holenderskiego kodeksu cywilnego (Burgerlijk Wetboek, BW). Zasady dotyczące ogólnych warunków handlowych określono w artykułach 6:231 do 6:247 BW . Liczy się cel tekstu, a nie jego tytuł. Standardowy szablon oferty z klauzulami dotyczącymi dostawy, płatności i odpowiedzialności, z którego korzystasz dla każdego klienta, jest ogólnymi warunkami handlowymi, nawet jeśli nazywasz go inaczej. Klauzula, którą wynegocjowałeś dla jednej konkretnej umowy, nią nie jest.

Rozróżnienie między warunkami podstawowymi ma znaczenie. Warunku podstawowego nie można kwestionować w świetle przepisów dotyczących klauzul nadmiernie uciążliwych. Jeśli jednak cena lub główne zobowiązanie zostaną ukryte w niejasnych sformułowaniach, sąd potraktuje tę klauzulę jako warunek standardowy, który można kwestionować.

W jaki sposób uczynić swoje warunki częścią umowy?

Musisz określić swoje warunki przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia, na przykład w ofercie, potwierdzeniu zamówienia lub w koszyku online. Wzmianka wysłana dopiero wraz z fakturą, po zawarciu umowy, jest spóźniona.

Po zaakceptowaniu przez drugą stronę obowiązywania Twoich warunków, jest ona związana ich treścią, nawet jeśli nigdy ich nie przeczytała (art. 6:232 BW). Dlatego samo odniesienie powinno być jasne i bezwarunkowe: „Do wszystkich naszych ofert i umów stosuje się nasze ogólne warunki handlowe; kopia w załączeniu”.

Dwa zestawy warunków: bitwa form

W obrocie między firmami dostawca często powołuje się na własne warunki, a kupujący odpowiada zamówieniem zakupu, które powołuje się na jego warunki. Zgodnie z artykułem 6:225(3) BW, drugie powołanie się na warunki nie ma mocy, chyba że wyraźnie odrzuca ono pierwsze. W praktyce wygrywa strona, która pierwsza powołuje się na swoje warunki, chyba że druga strona wyraźnie je odrzuci.

W przypadku transgranicznej sprzedaży towarów często zamiast holenderskiego Kodeksu Cywilnego stosuje się Konwencję Wiedeńską o Umowach Międzynarodowej Sprzedaży Towarów (CISG), a jej przepisy dotyczące warunków kolizyjnych działają inaczej. Jeśli handlujesz za granicą, sprawdź, który system ma zastosowanie i rozważ zawarcie wyraźnej klauzuli dotyczącej prawa właściwego i sądu właściwego w samej umowie, a nie tylko w jej warunkach.

Kiedy druga strona może unieważnić Twoje warunki?

Druga strona może unieważnić klauzulę z dwóch powodów zgodnie z artykułem 6:233 BW: klauzula jest nadmiernie uciążliwa lub nie dałeś drugiej stronie rozsądnej możliwości zapoznania się z warunkami. Druga przyczyna ma wpływ na całość warunków.

Obowiązek zapewnienia warunków

Artykuł 6:234 BW określa, co oznacza rozsądna możliwość. Co do zasady, warunki umowy należy przekazać przed jej zawarciem lub w momencie jej zawarcia. Tylko jeśli nie jest to możliwe, możesz zamiast tego poinformować drugą stronę, przed zawarciem umowy, gdzie można zapoznać się z warunkami, na przykład dlatego, że są one złożone w Izbie Handlowej (KvK) lub w rejestrze sądowym, i że prześlesz je bezpłatnie na żądanie.

W przypadku umów zawieranych online, warunki umowy muszą być udostępnione elektronicznie przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia, w sposób umożliwiający drugiej stronie ich przechowywanie. Link do pliku PDF do pobrania w koszyku lub w wiadomości e-mail zawierającej umowę zazwyczaj spełnia ten wymóg. Oświadczenie drobnym drukiem, że warunki umowy „są dostępne na żądanie”, nie spełnia tego wymogu, jeśli można je było łatwo załączyć.

Kto nie może polegać na tych podstawach?

Zgodnie z artykułem 6:235 BW, spółka, która opublikowała swoje roczne sprawozdania finansowe lub zatrudnia co najmniej 50 osób, nie może powoływać się na te podstawy unieważnienia. Strona, która sama stosuje te same lub zasadniczo te same warunki, nie może argumentować, że nie miała możliwości zapoznania się z nimi. Wobec takich stron klauzula nadal może zostać unieważniona, jeśli jej zastosowanie byłoby niedopuszczalne w świetle standardów rozsądku i uczciwości (redelijkheid en billijkheid, artykuł 6:248(2) BW).

Które klauzule nie są dozwolone w umowach konsumenckich?

W umowach z konsumentami klauzule z czarnej listy w artykule 6:236 BW są zawsze nadmiernie uciążliwe, a klauzule z szarej listy w artykule 6:237 BW są uznawane za takie. W przypadku klauzuli z szarej listy, Ty jako przedsiębiorca musisz wykazać, że jest ona uzasadniona w konkretnym przypadku.

Przykłady z czarnej listy obejmują klauzulę pozbawiającą konsumenta prawa do rozwiązania lub odstąpienia od umowy, podwyższenie ceny w ciągu trzech miesięcy od zawarcia umowy bez prawa do jej rozwiązania oraz możliwość wyboru sądu innego niż sąd właściwy dla miejsca zamieszkania konsumenta, chyba że konsument otrzyma miesiąc na wybór tego sądu. Ograniczone jest również milczące przedłużenie umowy konsumenckiej: po pierwszym okresie obowiązywania umowa może być zawarta wyłącznie na czas nieokreślony z okresem wypowiedzenia nieprzekraczającym jednego miesiąca.

Szara lista zawiera klauzule, które wyłączają lub ograniczają Twoją odpowiedzialność, dają Ci prawo do istotnej zmiany świadczenia lub nakładają na konsumenta okres wypowiedzenia dłuższy niż trzy miesiące. Takie klauzule nie są automatycznie nieważne, ale w przypadku sporu ciężar dowodu spoczywa na Tobie.

Konsumentów obowiązują dwie dodatkowe zasady. W przypadku niejasności klauzuli, pierwszeństwo ma interpretacja najkorzystniejsza dla konsumenta (art. 6:238 ust. 2 BW). Niektórych praw konsumenta nie można w ogóle wyłączyć, niezależnie od warunków umowy. Przykładami są ustawowa rękojmia (za zgodność z umową) w przypadku zakupów konsumenckich oraz zasada, że ​​od kupującego będącego konsumentem nie można żądać zapłaty z góry więcej niż połowy ceny (art. 7:26 ust. 2 BW).

Prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni dotyczy umów zawieranych na odległość, takich jak sprzedaż w sklepie internetowym, oraz umów zawieranych poza lokalem przedsiębiorstwa (art. 6:230o BW). Nie dotyczy ono wszystkich umów konsumenckich, dlatego nie należy go tak określać. Urząd ds. Konsumentów i Rynków (ACM) może wszcząć postępowanie egzekucyjne wobec przedsiębiorców stosujących nieuczciwe warunki handlowe wobec konsumentów.

Czy listy chronią również klientów biznesowych?

Czarne i szare listy nie mają bezpośredniego zastosowania między firmami. Klient będący małym przedsiębiorstwem może nadal wnioskować do sądu o unieważnienie klauzuli jako nadmiernie uciążliwej, zgodnie z ogólną zasadą zawartą w artykule 6:233(a) Kodeksu cywilnego.

Stosując ten otwarty standard, sądy mogą uwzględniać listy w przypadku mniejszych firm, które znajdują się w sytuacji porównywalnej z sytuacją konsumenta. Jest to znane jako efekt odruchu (reflexwerking). Przedsiębiorca indywidualny, który kupuje samochód dostawczy lub subskrypcję oprogramowania dla swojej firmy, nie jest konsumentem, ale nadal może korzystać z tej ochrony.

Obowiązuje jeden limit, niezależnie od rodzaju klienta. Klauzula wyłączająca odpowiedzialność za szkody wyrządzone umyślnie lub rażącym niedbalstwem zazwyczaj nie będzie przestrzegana, ponieważ powoływanie się na nią jest niedopuszczalne w świetle standardów rozsądku i uczciwości. Sporządź ograniczenie odpowiedzialności, mając to na uwadze: ogranicz je do kwoty lub sumy ubezpieczenia i wyłącz z niego umyślność i rażące niedbalstwo.

Co powinny obejmować warunki umowy?

Dobre warunki umowy są nieodłączną częścią jej istnienia: sposobu jej zawarcia, zobowiązań każdej ze stron, postępowania w przypadku problemów oraz sposobu rozwiązywania sporów. Większość firm potrzebuje co najmniej następujących elementów.

• Definicje i zakres: do jakich ofert i umów stosuje się warunki, a warunki drugiej strony są odrzucane
• Oferty, akceptacje, ceny i warunki płatności, w tym ustawowe odsetki handlowe i koszty windykacji
• Delivery, transfer of risk and retention of title (eigendomsvoorbehoud, Article 3:92 BW)
• Gwarancja, procedura reklamacyjna i ograniczenie odpowiedzialności
• Siła wyższa, zawieszenie i rozwiązanie umowy
• Własność intelektualna i poufność, w stosownych przypadkach
• Prawo właściwe i właściwy sąd

W przypadku klientów biznesowych należy zwrócić uwagę na ustawowe przepisy dotyczące terminów płatności. W relacjach między firmami termin płatności dłuższy niż 60 dni jest ważny tylko wtedy, gdy nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela (art. 6:119a BW). Od 1 lipca 2022 r. duża firma, która dokonuje zakupu od małego lub średniego przedsiębiorstwa, nie może uzgodnić terminu płatności dłuższego niż 30 dni (art. 6:119a BW). Od 2017 r. do połowy 2022 r. maksymalny termin wynosił 60 dni.

W przypadku konsumentów należy dodać informacje wymagane przez prawo, takie jak dane kontaktowe, prawo odstąpienia od umowy, tam gdzie ma ono zastosowanie, oraz zasady działania rękojmi. Wiele firm korzysta z dwóch wersji: jednej dla klientów biznesowych i jednej dla konsumentów. Dzięki temu każda wersja jest czytelna i zapobiega to ocenie klauzuli konsumenckiej przez pryzmat bardziej rygorystycznych przepisów konsumenckich zawartych w umowie biznesowej lub odwrotnie.

Jak krok po kroku przygotować warunki?

Zacznij od ryzyka związanego z własną działalnością, a nie od szablonu. Zadaj sobie pytanie, czy sprzedajesz konsumentom, firmom, czy obu, jakie szkody mogą wyrządzić Twoje produkty lub usługi, czy dostarczasz je jednorazowo, czy świadczysz je w sposób ciągły, oraz jak chcesz być opłacany.

Następnie podejmij decyzję na podstawie dostępnych kryteriów. Wiele stowarzyszeń branżowych oferuje swoim członkom warunki branżowe. Niektóre z nich zostały wynegocjowane z organizacjami konsumenckimi pod auspicjami Rady Społeczno-Ekonomicznej (SER). Sprawdź, czy odpowiadają one Twojej rzeczywistej pracy i uzupełnij braki.

Warunki skopiowane od konkurencji lub z zagranicznego szablonu są częstym źródłem problemów. Mogą one odwoływać się do prawa obcego, wykorzystywać pojęcia nieistniejące w prawie holenderskim lub zawierać klauzule, które znajdują się na czarnej liście.

Czy możesz później zmienić warunki umowy?

Tak, ale nowe warunki dotyczą tylko nowych umów, chyba że istniejąca umowa zezwala na ich zmianę. W przypadku umów trwających, takich jak subskrypcje czy umowy o świadczenie usług, wymagana jest klauzula zmieniająca i należy powiadomić o zmianach z odpowiednim wyprzedzeniem.

W przypadku konsumentów klauzula, która pozwala na istotną zmianę świadczenia, znajduje się na szarej liście. W praktyce klauzula zmieniająca jest dopuszczalna dla konsumentów tylko wtedy, gdy konsument może rozwiązać umowę, gdy zmiana jest dla niego niekorzystna. Podwyżka ceny w ciągu trzech miesięcy od zawarcia umowy jest dozwolona tylko wtedy, gdy konsument może ją następnie rozwiązać.

W przypadku klientów biznesowych masz więcej miejsca, ale obowiązuje ta sama zasada. Ogłaszaj zmiany na piśmie, podaj rozsądny termin ich wejścia w życie i wyślij nowy tekst. Klient, który nigdy nie otrzymał zmienionej wersji, może argumentować, że nie miał możliwości zapoznania się z nią.

Czy powinieneś złożyć wniosek o warunki umowy w Izbie Handlowej czy sądzie?

Złożenie dokumentu nie jest wymagane przez prawo, ale może być przydatne. Pokazuje, która wersja obowiązywała w danym momencie i pozwala odwołać się do złożonej wersji, gdy przekazanie warunków nie jest racjonalnie możliwe.

Złożenie dokumentów nie zastępuje obowiązku dostarczenia warunków. Zasadniczo, należy je przekazać przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia. Można powołać się na złożoną wersję tylko wtedy, gdy ich przekazanie nie było racjonalnie możliwe, co sądy akceptują rzadko, na przykład w przypadku umowy zawartej telefonicznie.

Jakich błędów należy unikać?

Najczęstszym błędem jest to, że warunki nigdy nie zostały należycie przedstawione. Sformułowanie na dole cytatu, że warunki „znajdują się na naszej stronie internetowej”, bez bezpośredniego linku lub załącznika, często okazuje się niewystarczające w sądzie.

Drugim błędem jest zbyt daleko idące ograniczenie odpowiedzialności. Klauzula wykluczająca wszelką odpowiedzialność, w tym za umyślne działanie i rażące niedbalstwo, prowadzi do tego, że sąd całkowicie ją uchyla, pozostawiając Cię bez żadnych ograniczeń. Umiarkowane ograniczenie daje znacznie większe szanse.

Co powinieneś sprawdzić jako użytkownik warunków?

• Przed zawarciem umowy należy odwołać się do warunków umowy w każdej ofercie cenowej, potwierdzeniu zamówienia i płatności online.
• Dołącz warunki lub podaj link do pobrania i zachowaj dowód, że to zrobiłeś (artykuł 6:234 BW).
• Sprawdź warunki konsumenckie na czarnej liście (Artykuł 6:236 BW) i szarej liście (Artykuł 6:237 BW).
• Wyłącz z ograniczenia odpowiedzialności umyślność i rażące niedbalstwo.
• Wyraźnie odrzuć warunki drugiej strony, aby uniknąć przegranej w sporze form zgodnie z Artykułem 6:225(3) BW.

Co powinieneś sprawdzić jako druga strona?

• Sprawdź, czy otrzymałeś warunki przed zawarciem umowy czy w momencie jej zawarcia.
• Sprawdź, czy Twoja działalność może opierać się na przesłankach unieważnienia lub czy podlega przepisom artykułu 6:235 BW (opublikowane sprawozdania finansowe lub zatrudniające co najmniej 50 osób).
• Jako konsument sprawdź klauzule dotyczące odpowiedzialności, okresów wypowiedzenia i podwyżek cen na czarnej i szarej liście.
• Jeśli chcesz, aby Twoje własne warunki miały zastosowanie, wyraźnie odrzuć sprzeczne warunki.

Co możemy dla Ciebie zrobić w ramach ogólnych warunków umowy?

Nasi prawnicy korporacyjni opracowują i weryfikują ogólne warunki umów dla przedsiębiorstw holenderskich i międzynarodowych.

• Przygotowujemy ogólne warunki handlowe dostosowane do potrzeb Twojej działalności, osobno dla klientów indywidualnych i biznesowych.
• Dokonujemy przeglądu istniejących warunków pod kątem list czarnych i szarych oraz zasad dotyczących warunków płatności.
• Sprawdzamy, w jaki sposób Twoje wyceny, potwierdzenia zamówień i płatności wpisują się w warunki umowy.
• Przygotowujemy klauzulę ograniczającą odpowiedzialność i klauzulę zmieniającą, które mają duże szanse na utrzymanie.
• Oceniamy spór dotyczący stosowalności warunków i sporządzamy pismo o unieważnieniu lub odpowiedź.

Podsumowanie

• Ogólne warunki handlowe wiążą drugą stronę jedynie wówczas, gdy strona uznała je za obowiązujące i przekazała je jej przed lub w momencie zawarcia umowy (art. 6:232 do 6:234 BW).
• Duże przedsiębiorstwa i strony zatrudniające co najmniej 50 osób nie mogą powoływać się na te podstawy unieważnienia (art. 6:235 BW).
• W stosunku do konsumentów obowiązuje czarna i szara lista (art. 6:236 i 6:237 BW); mniejsze przedsiębiorstwa mogą odnosić pośrednie korzyści.
• Nigdy nie wykluczaj odpowiedzialności za umyślne działanie lub rażące zaniedbanie; większe prawdopodobieństwo utrzymania umiarkowanego, jasnego limitu.
• Zachowaj dowody potwierdzające spełnienie warunków i przeglądaj je przynajmniej raz w roku.

PYTANIA I ODPOWIEDZI