Holenderskie prawo korporacyjne: formy prawne, podejmowanie decyzji i odpowiedzialność dyrektorów

Holenderskie prawo korporacyjne zawarte jest w Księdze 2 Kodeksu cywilnego i dla większości przedsiębiorców sprowadza się ono do trzech pytań: jaka forma prawna, kto o czym decyduje oraz kto ponosi osobistą odpowiedzialność w przypadku problemów.

Wybór formy prawnej to pierwszy krok. Jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka jawna są szybkie i tanie w założeniu, ale przedsiębiorca odpowiada za swój majątek prywatny, a w spółce osobowej każdy wspólnik odpowiada za całość zobowiązań. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) jest osobą prawną, wymaga aktu notarialnego i nie ma minimalnego kapitału; spółka akcyjna (NV) ma minimalny kapitał i jest formą, w której akcje mogą być swobodnie zbywalne. Fundacje i stowarzyszenia służą celom niekomercyjnym, ale mogą prowadzić działalność gospodarczą.

Podejmowanie decyzji odbywa się zgodnie ze statutem spółki w zakresie określonym w Księdze 2. Zarząd zarządza spółką i reprezentuje ją, walne zgromadzenie powołuje i odwołuje członków zarządu oraz zatwierdza roczne sprawozdania finansowe, a ponadto może zostać powołana rada nadzorcza lub zarząd jednopoziomowy. Umowa wspólników może regulować wiele kwestii oprócz statutu, ale nie może zastąpić bezwzględnie obowiązującego prawa spółek, a uchwała podjęta z naruszeniem tego statutu pozostaje zasadniczo ważna.

Trzecim i najczęściej źle rozumianym pytaniem jest kwestia ekspozycji. Członkowie zarządu mają obowiązek wobec spółki wynikający z artykułu 2:9 i ponoszą osobistą odpowiedzialność, jeśli niewłaściwie wykonują swoje obowiązki i mogą spotkać się z poważnymi zarzutami. W postępowaniu upadłościowym artykuły 2:138 i 2:248 nakładają na zarząd odpowiedzialność za deficyt w przypadku rażącego uchybienia w wykonywaniu swoich obowiązków – a nieterminowe złożenie rocznych sprawozdań finansowych lub prowadzenie prawidłowej dokumentacji jest traktowane jako takie uchybienie, z odwróconym ciężarem dowodu.

Jakie formy prawne możesz wybrać?

Głównym wyborem jest forma bez osobowości prawnej, gdzie odpowiadasz swoim majątkiem prywatnym, a spółka z osobowością prawną, gdzie zasadniczo odpowiedzialność ponosi wyłącznie spółka. Większość przedsiębiorców podejmujących ryzyko wybiera spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (besloten vennootschap, BV).

Jednoosobowa działalność gospodarcza i spółki osobowe

Jednoosobowa działalność gospodarcza (eenmanszaak) nie posiada odrębnej osobowości prawnej. Rejestrujesz ją w Holenderskiej Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel, KvK) i ponosisz osobistą odpowiedzialność za wszystkie długi firmy.

Spółka jawna (vennootschap onder firma, vof) jest tworzona przez dwóch lub więcej wspólników. Zgodnie z artykułem 18 holenderskiego Kodeksu Handlowego (Wetboek van Koophandel), każdy wspólnik odpowiada solidarnie za całość zobowiązań spółki. W spółce komandytowej (commanditaire vennootschap, CV) komandytariusz odpowiada tylko do wysokości swojego wkładu, o ile nie działa w imieniu spółki.

Spółka prywatna i spółka akcyjna

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) jest rejestrowana w formie aktu notarialnego zgodnie z art. 2:175 BW. Od czasu wejścia w życie ustawy Flex BV z 1 października 2012 r. nie obowiązuje minimalny kapitał zakładowy, a w statucie spółki mogą być przewidziane akcje bez prawa głosu lub bez prawa do zysku.

Spółka akcyjna (naamloze vennootschap, NV) wymaga minimalnego kapitału zakładowego w wysokości 45 000 euro zgodnie z art. 2:67 BW. Jej akcje są swobodnie zbywalne, co czyni NV standardową formą notowań giełdowych. Akcje w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są przenoszone w formie aktu notarialnego (art. 2:196 BW), a statut może zawierać ograniczenia dotyczące przenoszenia akcji.

Do momentu zarejestrowania spółki z o.o. po jej utworzeniu, osoby działające w jej imieniu ponoszą solidarną odpowiedzialność za zawarte transakcje, chyba że spółka je ratyfikuje (art. 2:203 BW). Rejestracja w KvK musi nastąpić w ciągu tygodnia od rozpoczęcia działalności.

Fundacja, stowarzyszenie i oddział

Fundacja (stichting) nie ma członków ani udziałowców i może prowadzić działalność gospodarczą, ale nie może dokonywać wypłat na rzecz założycieli (art. 2:285 BW). Stowarzyszenie (vereniging) ma członków i jest wykorzystywane przez kluby, organizacje zawodowe i spółdzielnie.

Firma zagraniczna może działać w Holandii za pośrednictwem oddziału, bez konieczności posiadania holenderskiego podmiotu. Oddział musi być zarejestrowany w KvK. Firma spoza UE, która prowadzi niemal całą swoją działalność w Holandii, podlega przepisom Ustawy o formalnie zagranicznych spółkach (Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen), która nakłada holenderskie obowiązki sprawozdawcze i odpowiedzialność zarządu. Strukturyzacja podatkowa nie leży w naszej gestii; w tej sprawie należy skonsultować się z doradcą podatkowym.

Kto o czym decyduje w spółce BV i NV?

Zarząd (bestuur) zarządza spółką i reprezentuje ją, a walne zgromadzenie (algemene vergadering) posiada wszelkie uprawnienia nieprzypisane innym organom. Statut określa szczegóły w zakresie określonym w Księdze 2 Kodeksu spółek handlowych (BW).

Zgodnie z artykułem 2:239 BW (artykuł 2:129 BW dla NV), zarząd zarządza spółką i musi kierować się interesem spółki oraz jej działalnością. Każdy członek zarządu może reprezentować spółkę, chyba że statut stanowi inaczej (artykuł 2:240 BW). Walne zgromadzenie powołuje i odwołuje członków zarządu, przyjmuje roczne sprawozdanie finansowe oraz dokonuje zmian statutu. W spółce BV statut może zobowiązywać zarząd do stosowania się do instrukcji walnego zgromadzenia, chyba że instrukcja ta jest sprzeczna z interesem spółki (artykuł 2:239(4) BW).

Spółka może mieć dwustopniowy zarząd z radą nadzorczą (raad van commissarissen) lub jednostopniowy zarząd składający się z dyrektorów wykonawczych i niewykonawczych (art. 2:239a BW). Rada nadzorcza jest obowiązkowa tylko w spółkach objętych systemem dużych spółek (structuurregime). System ten ma zastosowanie, gdy przez trzy kolejne lata kapitał zakładowy i rezerwy przekraczają próg określony w dekrecie, spółka lub spółka zależna posiada radę zakładową oraz co najmniej 100 pracowników pracuje w Holandii.

Akcjonariusze mają prawo pierwokupu nowych akcji proporcjonalnie do posiadanych akcji, chyba że statut stanowi inaczej (art. 2:206a BW). Umowa akcjonariuszy może regulować kwestie głosowania, przeniesienia i wyjścia, ale nie może zastąpić bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa spółek. Uchwały mogą być podejmowane poza zgromadzeniem, jeżeli wszyscy uprawnieni do uczestnictwa w zgromadzeniu wyrazili na to zgodę (art. 2:238 BW).

Jakie obowiązki zgodności ma firma?

Każda spółka BV i NV musi prowadzić prawidłową dokumentację, terminowo sporządzać i składać sprawozdania roczne oraz na bieżąco aktualizować swoje rejestry w KvK. Obowiązki te są proste, ale ich zaniedbanie ma bezpośrednie konsekwencje dla dyrektorów.

• Dokumentacja: zarząd jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji, z której w każdej chwili można dowiedzieć się o prawach i obowiązkach spółki, i przechowywania jej przez okres siedmiu lat (artykuł 2:10 BW).
• Sprawozdanie finansowe: zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością sporządza je w terminie pięciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Termin ten walne zgromadzenie może przedłużyć maksymalnie o pięć miesięcy (art. 2:210 BW).
• Składanie: Sprawozdanie finansowe należy złożyć w KvK w ciągu ośmiu dni od daty jego przyjęcia i nie później niż dwanaście miesięcy po zakończeniu roku obrotowego (art. 2:394 BW). Małe spółki mogą składać sprawozdanie finansowe w formie skróconej.
• Rejestry: zarząd prowadzi rejestr akcjonariuszy (art. 2:194 BW dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) i rejestruje ostatecznych beneficjentów rzeczywistych (UBO) w KvK.
• Dystrybucje: w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd musi zatwierdzić każdą dystrybucję, ale może to zrobić tylko wtedy, gdy spółka będzie w stanie nadal spłacać swoje zobowiązania (artykuł 2:216 BW).

Przepisy sektorowe są nadrzędne wobec prawa spółek. Przykładami są RODO dotyczące danych osobowych, ustawa o zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (WWFT) dla sektora finansowego i niektórych innych branż, a także obowiązek powołania rady zakładowej, gdy firma zatrudnia co najmniej 50 osób (ustawa o radach zakładowych, Wet op de ondernemingsraden).

Kiedy dyrektor ponosi osobistą odpowiedzialność?

Dyrektor ponosi odpowiedzialność wobec spółki tylko wtedy, gdy można wysunąć poważny zarzut (ernstig verwijt) dotyczący niewłaściwego zarządzania na podstawie art. 2:9 BW. W postępowaniu upadłościowym progiem jest rażąco nienależyte wykonywanie obowiązków na podstawie art. 2:248 BW (art. 2:138 BW dla NV).

Zarząd ponosi odpowiedzialność zbiorową. Zgodnie z artykułem 2:9(2) BW, poszczególny członek zarządu unika odpowiedzialności tylko wtedy, gdy sprawa nie mieściła się w zakresie jego obowiązków, nie można go za nią winić i nie zaniedbał podjęcia środków zapobiegawczych.

W postępowaniu upadłościowym syndyk (kurator) może pociągnąć każdego członka zarządu do solidarnej odpowiedzialności za deficyt, jeżeli zarząd w sposób oczywisty nienależycie wykonał swoje obowiązki i stanowiło to istotną przyczynę upadłości. Jeżeli zarząd nie prowadził prawidłowej dokumentacji lub złożył sprawozdanie finansowe z opóźnieniem, nienależyte wykonanie jest uznawane za istotną przyczynę i domniemywa się, że stanowiło ono nienależyte wykonanie (art. 2:248(2) BW). W postępowaniu upadłościowym brane jest pod uwagę jedynie nienależyte wykonanie w ciągu trzech lat poprzedzających ogłoszenie upadłości.

Dyrektorzy mogą również ponosić odpowiedzialność wobec osób trzecich, na przykład dostawcy, jeśli spowodowali zaciągnięcie przez spółkę zobowiązania, wiedząc lub powinni byli wiedzieć, że nie będzie ono możliwe do wykonania. Dyrektorzy, którzy zatwierdzają wypłatę, wiedząc lub powinni byli przewidzieć, że spółka nie będzie w stanie kontynuować spłaty swoich zobowiązań, ponoszą solidarną odpowiedzialność za niedobór (art. 2:216(3) BW).

Jak rozwiązywane są spory w firmie?

Spory między akcjonariuszami i dotyczące polityki spółki rozstrzygane są przez Izbę Przedsiębiorców (Ondernemingskamer) Amsterdam Sąd Apelacyjny czy sądy powszechne. Wybór odpowiedniej drogi zależy od tego, co chcesz osiągnąć.

W postępowaniu wyjaśniającym (enquêteprocedure) na podstawie artykułów 2:344–2:359 BW, Izba Handlowa może zarządzić wszczęcie dochodzenia w sprawie nieprawidłowego zarządzania i podjąć natychmiastowe działania, takie jak zawieszenie członka zarządu lub powołanie tymczasowego członka rady nadzorczej. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) lub zamkniętej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (NV), akcjonariusz może zostać również zmuszony do przeniesienia swoich akcji lub zażądać ich wykupu w drodze procedury rozstrzygania sporów (geschillenregeling) na podstawie artykułów 2:335–2:343c BW. Uchwała sprzeczna z prawem lub statutem spółki może być nieważna lub podlegać unieważnieniu na podstawie artykułów 2:14 i 2:15 BW.

Na co powinieneś zwrócić uwagę jako założyciel lub dyrektor?

Większość problemów dyrektorów zaczyna się od formalności, które nigdy nie zostały dopięte na ostatni guzik. Sprawdź te punkty podczas zakładania firmy i raz w roku po jej założeniu.

• Czy forma prawna Twojej firmy jest adekwatna do ryzyka: jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka jawna narażają Twoje aktywa prywatne?
• Czy w statucie i rejestracji KvK prawidłowo wskazano, kto może reprezentować spółkę?
• Czy sprawozdania roczne są przygotowywane terminowo i składane w KvK w ciągu dwunastu miesięcy po roku obrotowym?
• Czy każda dystrybucja jest zatwierdzana przez zarząd na podstawie udokumentowanego testu zgodnie z Artykułem 2:216 BW?
• Czy postanowienia i konflikty interesów są dokumentowane na piśmie?

Na co powinieneś zwrócić uwagę jako akcjonariusz lub inwestor?

Jako akcjonariusz, Twój wpływ zależy od statutu, umowy akcjonariuszy i rodzaju posiadanych akcji. Sprawdź te punkty przed zainwestowaniem.

• Czy Twoje akcje uprawniają do głosowania i zysku oraz czy jesteś wpisany do rejestru akcjonariuszy?
• Które decyzje wymagają zatwierdzenia przez walne zgromadzenie lub przez grupę akcji?
• Czy artykuły zawierają ograniczenia dotyczące przenoszenia akcji, a umowa akcjonariuszy przewiduje prawa wyjścia, przeciągania lub dołączania?
• Czy Twoje prawa pierwokupu na podstawie artykułu 2:206a BW są wyłączone lub ograniczone?
• Co się dzieje w przypadku impasu: czy istnieje mechanizm rozstrzygania sporów, czy też trzeba będzie polegać na Izbie Przedsiębiorstw?

Co możemy dla Ciebie zrobić w zakresie holenderskiego prawa korporacyjnego?

Doradzamy założycielom, dyrektorom i udziałowcom w zakresie holenderskiego prawa spółek. Więcej informacji można znaleźć na naszej stronie poświęconej prawnikom korporacyjnym oraz w artykule na temat tworzenia struktury przedsiębiorstwa .

• Doradzamy w wyborze formy prawnej i przygotowujemy rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością u notariusza.
• Przygotowujemy i opiniujemy statuty spółek oraz umowy wspólników.
• Przygotowujemy uchwały zarządu i wspólników, w tym dotyczące podziałów akcji i konfliktów interesów.
• Oceniamy roszczenia dyrektorów dotyczące odpowiedzialności cywilnej zgłaszane przez powierników, udziałowców lub wierzycieli.
• Prowadzimy postępowania wyjaśniające i rozstrzygające spory przed Izbą Przedsiębiorstw.

Podsumowanie

• Holenderskie prawo korporacyjne opisano w Księdze 2 BW; BV, bez minimalnego kapitału, jest powszechną formą działalności gospodarczej podejmującej ryzyko.
• Wspólnicy w spółkach kapitałowych i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą odpowiadają całym swoim majątkiem prywatnym.
• Zarząd zarządza spółką w jej interesie; walne zgromadzenie mianuje członków zarządu i przyjmuje roczne sprawozdania finansowe.
• Spóźnione złożenie sprawozdań rocznych lub nierzetelna dokumentacja prowadzą do domniemania niewłaściwego zarządzania w postępowaniu upadłościowym.
• Spory akcjonariuszy trafiają do Izby Przedsiębiorców Amsterdam Sąd apelacyjny.

PYTANIA I ODPOWIEDZI