Prawo handlowe dla przedsiębiorców w Holandii: co załatwić w pierwszej kolejności

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą w Holandii w pierwszych tygodniach podejmuje trzy decyzje, które trudno później zmienić, dlatego warto każdą z nich podjąć rozważnie.

Pierwszym z nich jest forma prawna. Jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka jawna są szybkie i tanie w założeniu, ale przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za długi firmy swoim majątkiem prywatnym, a w spółce jawnej każdy wspólnik odpowiada za całość zobowiązań spółki. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ogranicza odpowiedzialność do spółki, ale przenosi na nią obowiązki określone w Księdze II Kodeksu Cywilnego, w tym coroczne składanie zeznań i obowiązki członków zarządu, które są egzekwowalne wobec członków zarządu osobiście w przypadku upadłości spółki. Drugim z nich jest podstawa umowna: ogólne warunki umowy, które są faktycznie ustalane przed zawarciem umów, a w przypadku więcej niż jednego założyciela – umowa wspólników regulująca kwestie odejścia, impasu i przeniesienia udziałów. Trzecim z nich jest własność intelektualna, której termin jest nieubłagany: znak towarowy, który nie zostanie zarejestrowany przed zarejestrowaniem go przez kogoś innego, zazwyczaj przepada, a prawa stworzone przez wykonawcę należą do wykonawcy, chyba że zostały przeniesione na piśmie.

Zatrudnianie dodaje czwartą warstwę, a holenderskie prawo pracy jest w dużej mierze obowiązkowe: umowy na czas określony przekształcają się w umowy na czas nieokreślony zgodnie z zasadą łańcucha, kilka standardowych klauzul jest nieważnych, chyba że spełniają ściśle określone warunki, a zwolnienie wymaga formalnej ścieżki.

Jaką formę prawną wybrać?

Wybierz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (besloten vennootschap, BV), jeśli Twoja firma ponosi realne ryzyko finansowe; wybierz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę osobową, jeśli ryzyko jest niewielkie i zależy Ci na niskich kosztach. Różnica polega na tym, czy Twoje aktywa prywatne są narażone.

Jednoosobowa działalność gospodarcza (eenmanszaak) nie posiada odrębnej osobowości prawnej: odpowiadasz za wszystkie zobowiązania firmy. W spółce jawnej (vennootschap onder firma, vof) każdy wspólnik odpowiada solidarnie za całość zobowiązań spółki na podstawie art. 18 holenderskiego kodeksu handlowego (Wetboek van Koophandel). Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) jest rejestrowana przez notariusza (art. 2:175 BW) i od 1 października 2012 r. nie ma minimalnego kapitału zakładowego.

BV nie zapewnia pełnej ochrony. Zgodnie z artykułem 2:248 BW, dyrektorzy ponoszą odpowiedzialność za deficyt w postępowaniu upadłościowym, jeśli ewidentnie nienależycie wykonali swoje obowiązki, a spóźnione złożenie sprawozdania finansowego uzasadnia takie domniemanie.

Co musisz zarejestrować przed rozpoczęciem?

Musisz zarejestrować swoją firmę w Holenderskiej Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel, KvK) najwcześniej tydzień przed rozpoczęciem działalności, a najpóźniej tydzień po jej rozpoczęciu. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) notariusz zazwyczaj zajmuje się rejestracją po jej założeniu.

KvK przekazuje Twoje dane do Urzędu Podatkowego i Celnego (Belastingdienst), który ocenia, czy jesteś przedsiębiorcą dla celów VAT i nadaje Ci numer identyfikacyjny VAT. Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz również zarejestrować się jako pracodawca dla celów podatku od wynagrodzeń. Planowanie i strukturyzacja podatkowa nie wchodzą w zakres naszej działalności; w takich przypadkach skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Niektóre rodzaje działalności wymagają uzyskania zezwolenia. Od 1 stycznia 2024 r. zezwolenia na budowę i działalność związaną z ochroną środowiska podlegają ustawie o środowisku i planowaniu przestrzennym (Omgevingswet), a gmina udziela zezwoleń na działalność gastronomiczną, alkoholową i wiele innych lokalnych działań. Usługi finansowe wymagają licencji Holenderskiego Urzędu ds. Rynków Finansowych (AFM) lub De Nederlandsche Bank (DNB).

Jakich umów potrzebujesz od pierwszego dnia?

Większość startupów wymaga ogólnych warunków umowy, a w przypadku więcej niż jednego założyciela – umowy akcjonariuszy. Oba te warunki obowiązują tylko wtedy, gdy zostały zawarte przed pierwszym sporem.

Ogólne warunki handlowe (algemene voorwaarden) podlegają przepisom art. 6:231–6:247 BW. Wiążą one klienta tylko wtedy, gdy zostały udostępnione przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia, na przykład poprzez wysłanie ich wraz z ofertą; w przeciwnym razie klient może je anulować na podstawie art. 6:233(b) BW. Konsumenci mają dodatkową ochronę: niektóre klauzule są objęte zakazem lub uznawane za niedopuszczalne na mocy art. 6:236 i 6:237 BW.

Należy wyraźnie uzgodnić warunki płatności. Między firmami faktura jest wymagalna w terminie trzydziestu dni, o ile nie uzgodniono inaczej, a w przypadku opóźnienia w płatności bez wezwania do zapłaty naliczane są ustawowe odsetki handlowe (art. 6:119a BW).

Umowa akcjonariuszy (aandeelhoudersovereenkomst) reguluje to, czego zazwyczaj nie reguluje statut spółki: co się stanie w przypadku odejścia jednego z założycieli, jak rozwiązać impas oraz po jakiej cenie akcje mają być oferowane pozostałym. Bez takich ustaleń spór między założycielami w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) często kończy się postępowaniem zgodnie z zasadami rozstrzygania sporów zawartymi w artykułach 2:335–2:343c Kodeksu spółek handlowych (BW).

Jak chronisz swoje imię i swoje pomysły?

Zarejestruj swój znak towarowy, zanim zainwestujesz w markę i poproś każdego freelancera lub agencję o pisemne przeniesienie na Ciebie swoich praw. Oba te kroki są tanie na początku, ale późniejsze naprawy są kosztowne.

Znak towarowy jest chroniony w krajach Beneluksu poprzez rejestrację w Urzędzie Własności Intelektualnej Beneluksu (BOIP) lub w całej UE za pośrednictwem Urzędu Własności Intelektualnej UE (EUIPO). Rejestracja jest ważna przez dziesięć lat i może zostać odnowiona. Zazwyczaj wygrywa ten, kto pierwszy zgłosi wniosek, dlatego przed wyborem nazwy sprawdź rejestry. Nazwa handlowa (handelsnaam) jest chroniona prawem do używania na mocy ustawy o nazwach handlowych (Handelsnaamwet); sama rejestracja w KvK nie daje wyłącznych praw do niej.

Prawa autorskie do utworów stworzonych przez Twoich pracowników w ramach wykonywania przez nich pracy należą do Ciebie jako pracodawcy (art. 7 ustawy o prawie autorskim, Auteurswet). Utwory stworzone przez freelancerów, projektantów lub programistów pozostają ich własnością, chyba że prawa te zostaną przeniesione w formie pisemnej (art. 2 ustawy o prawie autorskim). Zapłacenie faktury nie wystarczy.

Co się zmienia, gdy zatrudnisz pierwszego pracownika?

Od pierwszego pracownika obowiązuje holenderskie prawo pracy, a większość jego przepisów jest obligatoryjna. Główne punkty to zasada łańcuchowa, okres próbny, ciągłość wypłaty wynagrodzenia w przypadku choroby oraz zasady dotyczące zwolnienia.

Zgodnie z artykułem 7:668a BW, czwarta umowa na czas określony lub ciąg umów trwający dłużej niż 36 miesięcy staje się umową na czas nieokreślony. Okres próbny nie jest dozwolony w przypadku umowy trwającej sześć miesięcy lub krócej, a w przypadku umowy na czas określony krótszej niż dwa lata wynosi maksymalnie jeden miesiąc (artykuł 7:652 BW). Klauzula zakazu konkurencji w umowie na czas określony jest ważna tylko wtedy, gdy pracodawca wyjaśni na piśmie, jakie istotne interesy firmy jej wymagają (artykuł 7:653 BW).

W przypadku choroby pracownika należy nadal wypłacać co najmniej 70% wynagrodzenia przez maksymalnie 104 tygodnie (art. 7:629 BW) i kontynuować pracę nad reintegracją. Wielu małych pracodawców ubezpiecza to ryzyko. Pracownika zatrudnionego na stałe można zwolnić z pracy tylko z uzasadnionych przyczyn, za zgodą Zakładu Ubezpieczeń Pracowniczych (UWV) lub na podstawie orzeczenia sądu rejonowego (kantonrechter) lub za jego zgodą. Co do zasady przysługuje mu odprawa przejściowa (transitievergoeding) na podstawie art. 7:673 BW.

Na co powinieneś zwrócić uwagę jako założyciel?

Skorzystaj z tej listy zanim podpiszesz pierwszą umowę z klientem.

• Czy Twoja forma prawna jest adekwatna do ryzyka finansowego, jakie niesie za sobą Twoja działalność?
• Czy działalność gospodarcza zostaje zarejestrowana w KvK w ciągu tygodnia od jej rozpoczęcia?
• Czy ogólne warunki umowy są wysyłane wraz z każdą ofertą?
• W przypadku współzałożycieli: czy istnieje podpisane porozumienie akcjonariuszy obejmujące odejście, impas i przeniesienie akcji?
• Czy Twój znak towarowy jest zarejestrowany w BOIP lub EUIPO, a freelancerzy przenieśli swoje prawa na mocy aktu notarialnego?

Na co powinieneś zwrócić uwagę jako nowy pracodawca?

Skorzystaj z tej listy zanim zatrudnisz pierwszego pracownika.

• Czy jesteś zarejestrowany w Belastingdienst jako pracodawca i płacisz podatki od wynagrodzeń?
• Czy umowa o pracę spełnia ograniczenia dotyczące klauzul o okresie próbnym i zakazie konkurencji zawarte w artykułach 7:652 i 7:653 BW?
• Czy w Twoim sektorze obowiązuje układ zbiorowy pracy (CAO)?
• Czy stawka godzinowa jest co najmniej równa ustawowej płacy minimalnej?
• Czy ubezpieczyłeś się lub zaplanowałeś w budżecie utrzymanie wynagrodzenia przez okres do dwóch lat podczas choroby?

Co możemy dla Ciebie zrobić w zakresie prawa gospodarczego?

Doradzamy przedsiębiorcom w zakresie zakładania i prowadzenia działalności gospodarczej w Holandii. Więcej szczegółów na ten temat znajduje się na naszej stronie poświęconej prawnikom korporacyjnym .

• Doradzamy w wyborze formy prawnej i przygotowujemy rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością u notariusza.
• Przygotujemy dla Ciebie ogólne warunki umowy i umowę ze wspólnikami.
• Przygotowujemy i opiniujemy umowy o pracę, w tym umowy o okresie próbnym i klauzule zakazu konkurencji.
• Analizujemy umowy handlowe z klientami, dostawcami i freelancerami, w tym cesje praw własności intelektualnej.
• Wysyłamy wezwania do zapłaty i rozstrzygamy spory z klientami, dostawcami lub współzałożycielami.

Podsumowanie

• Spółka BV ogranicza Twoją odpowiedzialność, jednak dyrektorzy nadal ponoszą odpowiedzialność za niewłaściwe zarządzanie, szczególnie w przypadku spóźnionego złożenia rocznych sprawozdań finansowych.
• Zarejestruj się w KvK w okresie od tygodnia przed rozpoczęciem działalności gospodarczej do tygodnia po jej rozpoczęciu.
• Ogólne warunki umowy są wiążące dla klienta jedynie wówczas, gdy zostały udostępnione przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia.
• Zarejestruj swój znak towarowy już dziś i uzyskaj prawa własności intelektualnej od freelancerów, przyznane na mocy pisemnego aktu.
• Prawo pracy jest w dużej mierze obowiązkowe: zasada łańcuszkowa, ograniczenia okresu próbnego i dwuletnie wynagrodzenie w przypadku choroby obowiązują od pierwszego pracownika.

PYTANIA I ODPOWIEDZI