Firmy zagraniczne prowadzące działalność w Holandii napotykają na te same pułapki prawne: wybór oddziału, gdy wymagane jest BV, stosowanie szablonu zatrudnienia w kraju macierzystym do pracowników holenderskich, bagatelizowanie dwuletniego obowiązku wypłacania wynagrodzenia choremu pracownikowi oraz stosowanie ogólnych warunków, które nigdy nie zostały prawnie włączone do prawa holenderskiego. Prawo holenderskie jest skodyfikowane i dostępne, ale znaczna jego część to prawo bezwzględnie obowiązujące, od którego umowy nie mogą odbiegać, i właśnie w tym miejscu zawodzą importowane dokumenty.
W tym artykule omówiono pułapki, które mają największe znaczenie w praktyce, a także holenderskie przepisy, które je uzasadniają: wybór formy prawnej, obowiązki rejestracyjne, obowiązki pracownicze, prawo umów, język i sądownictwo, własność intelektualna oraz ochrona danych. Artykuł jest przeznaczony dla zagranicznych firm otwierających oddziały w Holandii oraz dla ich doradców za granicą.
Branch czy Dutch BV: pierwsza decyzja i ta, która pociąga za sobą najwięcej konsekwencji
Zagraniczna spółka może prowadzić działalność w Holandii za pośrednictwem oddziału (zarejestrowanej jednostki zagranicznej) lub holenderskiej spółki zależnej, zazwyczaj besloten vennootschap. Otwarcie oddziału jest szybsze i nie wymaga notariusza, ale nie jest on odrębną osobą prawną: zagraniczna spółka-matka ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za wszystkie działania oddziału, a wierzyciele, pracownicy i organy regulacyjne współpracują bezpośrednio z tą spółką-matką. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) jest rejestrowana aktem notarialnym przed holenderskim notariuszem prawa cywilnego, od tego momentu jest osobą prawną i ogranicza odpowiedzialność do własnego majątku, z zastrzeżeniem przepisów dotyczących odpowiedzialności członków zarządu.
Wybór opiera się zatem na ryzyku, a nie na szybkości. Biuro sprzedaży z niewielką liczbą pracowników i bez lokalnego kontraktu może dobrze funkcjonować jako oddział. Firma, która będzie zatrudniać, dzierżawić lokale, zawierać umowy z holenderskimi klientami i posiadać własność intelektualną, lepiej sprawdzi się w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (BV), która ułatwia również późniejszą sprzedaż lub restrukturyzację holenderskiej działalności. Należy pamiętać, że działanie w imieniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) przed jej powstaniem wiąże osobę, która działa osobiście, do momentu zatwierdzenia transakcji przez spółkę akcyjną, co jest tematem naszego przewodnika po zakładaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ( BV in formation) . Praktyczna kolejność zakładania spółki została opisana w naszym artykule na temat kroków prawnych, których nie można pominąć.
To, czy działalność w Holandii powoduje powstanie obowiązku podatkowego, to osobna kwestia, która ma swoje własne zasady i nie podlega automatycznie wyborowi prawa cywilnego. Ocenę tę należy do doradcy podatkowego; struktura prawna powinna zostać ustalona w pierwszej kolejności, z uwzględnieniem kwestii odpowiedzialności i ładu korporacyjnego.
Rejestracja, ostateczni właściciele i bieżące zgłoszenia
Zarówno oddział, jak i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością muszą być wpisane do rejestru handlowego (Handelsregister) w Kamer van Koophandel, wraz z danymi podmiotu, jego adresem i osobami upoważnionymi do jego reprezentowania. Zarejestrowanie upoważnienia do składania podpisów jest ważniejsze, niż mogłoby się wydawać: osoby trzecie mogą polegać na treści rejestru, więc nieaktualny wpis może wiązać firmę umową podpisaną przez osobę, która nie ma już do tego uprawnień.
Osoby prawne muszą również zarejestrować swoich beneficjentów rzeczywistych w rejestrze beneficjentów rzeczywistych (UBO). Rejestracja pozostaje obowiązkowa; po wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z listopada 2022 r. rejestr nie jest już dostępny dla ogółu społeczeństwa, a dostęp do niego jest ograniczony do organów i stron posiadających uzasadniony interes. Banki będą żądać wyciągu z UBO przy otwieraniu rachunku w Holandii, więc zazwyczaj jest to kluczowy moment wejścia na rynek.
Następnie pojawiają się dokumenty, o których zagraniczni rodzice często zapominają. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) musi przechowywać dokumentację, z której można w każdej chwili dowiedzieć się o swoich prawach i obowiązkach, przez siedem lat, a także musi złożyć roczne sprawozdanie finansowe w Rejestrze Handlowym (Handelsregister) w ustawowym terminie. Spóźnione złożenie sprawozdania finansowego nie jest błahą sprawą administracyjną: jeśli spółka stanie się niewypłacalna, powstaje ustawowe domniemanie, że zarząd zarządzał spółką niewłaściwie, co doprowadziło do bankructwa, co jest powszechną przyczyną odpowiedzialności osobistej dyrektorów.
Prawo pracy: obowiązki, których zagraniczni pracodawcy nie doceniają
Holenderskie prawo pracy jest w dużej mierze obligatoryjne i nie można go uchylić, niezależnie od tego, co stanowi regulamin spółki macierzystej. Trzy obowiązki odpowiadają za większość nieprzyjemnych niespodzianek.
Pierwszym z nich jest choroba. Pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie choremu pracownikowi przez maksymalnie 104 tygodnie, co najmniej siedemdziesiąt procent wynagrodzenia, i współpracować z nim w sprawie reintegracji zgodnie z ustawą Wet verbetering poortwachter, wyznaczając konkretne momenty na analizę problemu i opracowanie planu działania. Jeśli po upływie tego okresu UWV stwierdzi, że pracodawca nie wywiązał się ze swoich obowiązków, może przedłużyć obowiązek wypłaty wynagrodzenia nawet o kolejny rok. Jest to najdroższa różnica między holenderskim prawem pracy a prawem większości innych krajów.
Drugim powodem jest zwolnienie. Pracodawca nie może po prostu wypowiedzieć umowy. Pracownik albo zawrze z pracodawcą ugodę (vaststellingsovereenkomst), albo potrzebna jest zgoda: UWV w przypadku zwolnienia i długotrwałej niezdolności do pracy, a także kantonrechter w przypadku przyczyn osobistych, takich jak niewystarczające wyniki, zaburzony stosunek pracy lub niewłaściwe zachowanie. Dozwolone przyczyny są wymienione wyczerpująco w artykule 7:669 BW, a wniosek, który nie uzasadnia wybranej przyczyny, po prostu zostaje odrzucony. Odprawa przejściowa jest należna z chwilą rozwiązania umowy z inicjatywy pracodawcy i naliczana jest od pierwszego dnia zatrudnienia, więc może być wypłacana już w okresie próbnym.
Trzecim elementem są układy zbiorowe pracy. Sektorowy układ zbiorowy pracy (CAO) może zostać uznany za powszechnie wiążący, w takim przypadku obowiązuje pracodawcę niezależnie od jego przynależności do jakiejkolwiek organizacji. Układ ten określa stawki wynagrodzeń, dodatki, a często również zobowiązania emerytalne. Sprawdzenie, czy CAO ma zastosowanie, to pierwszy krok, a nie kwestia drugorzędna. Zagraniczni pracodawcy delegujący pracowników do Holandii mają dodatkowo obowiązek wcześniejszego powiadomienia o delegowaniu za pośrednictwem holenderskiego portalu dla pracowników delegowanych oraz przestrzegania holenderskich podstawowych warunków zatrudnienia. Firmy dostarczające siłę roboczą powinny również zwrócić uwagę na nowy system licencjonowania dla sektora pracy tymczasowej: rejestracja w urzędzie ds. rekrutacji trwa od 1 listopada do 31 grudnia 2026 r., ustawa Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r., a jej wdrożenie nastąpi od 1 stycznia 2028 r. Nasz przegląd praw pracowniczych w Holandii przedstawia kwestie związane z tymi przepisami.
Umowy: holenderskie przepisy, które zastępują importowany szablon
Holenderskie prawo umów opiera się na swobodzie umów, jednak w wielu systemach prawnych obowiązują bezwzględnie obowiązujące przepisy, od których strony nie mogą odstąpić, a zagraniczny wzór, który je ignoruje, jest niewykonalny dokładnie tam, gdzie jest to potrzebne.
Najwyraźniejszym przykładem jest pośrednictwo handlowe. W przypadku gdy holenderski pośrednik negocjuje umowy dla zleceniodawcy na zasadzie ciągłej, stosuje się ustawowy system agencyjny określony w Księdze 7 Kodeksu Cywilnego (BW): minimalne okresy wypowiedzenia, które wydłużają się wraz z czasem trwania relacji, oraz wypłata świadczenia z tytułu dobrej woli w przypadku rozwiązania umowy, gdy agent pozyskał klientów, z których zleceniodawca nadal czerpie korzyści. Umowy dystrybucyjne nie są objęte tym systemem, dlatego właśnie rozróżnienie między agentem a dystrybutorem musi być dokonane celowo, a nie przypadkowo. Umowy konsumenckie mają własne, obowiązkowe zasady, w tym czternastodniowe prawo odstąpienia od umowy w przypadku sprzedaży na odległość oraz ustawowy standard zgodności, którego nie można obniżyć. Najem komercyjny lokali handlowych lub gastronomicznych to kolejny system z ochronnymi, w dużej mierze obowiązkowymi zasadami.
Ogólne warunki handlowe to najczęściej problem, w którym importowane dokumenty zawodzą. Zgodnie z Księgą 6 BW, użytkownik musi dać drugiej stronie rozsądną możliwość zapoznania się z warunkami, zasadniczo poprzez ich dostarczenie przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia; warunki, które nie zostały prawidłowo dostarczone, mogą zostać unieważnione, co pociąga za sobą ograniczenie odpowiedzialności. W przypadku gdy obie strony powołują się na własne warunki, pierwszeństwo ma pierwszeństwo, chyba że druga strona wyraźnie je odrzuci, zatem kolejność wymiany decyduje, czyje warunki regulują umowę. Nasz przegląd rodzajów umów handlowych w prawie holenderskim określa, który reżim jest powiązany z którą formą.
Język, obowiązujące prawo i właściwy sąd
Nie ma przepisu wymagającego, aby umowy handlowe były sporządzane w języku niderlandzkim. Strony mogą swobodnie zawierać umowy w języku angielskim, podobnie jak większość umów międzynarodowych w Holandii. Obowiązują dwa ograniczenia praktyczne. Informacje o zatrudnieniu przysługujące pracownikowi muszą być przekazane w sposób zrozumiały dla pracownika, a dokumenty trafiające do sądu holenderskiego zazwyczaj wymagają tłumaczenia, ponieważ postępowania prowadzone są w języku niderlandzkim.
Wyjątkiem jest Sąd Handlowy w Holandii Amsterdam, która od 2019 roku rozpatruje międzynarodowe spory handlowe w języku angielskim, na podstawie wyraźnego wyboru stron, z odrębną strukturą opłat. Decyzja o tym, czy właściwy jest sąd, sąd powszechny w Holandii, czy arbitraż, podejmowana jest na etapie sporządzania, a nie w momencie powstania sporu. Bez wyboru, prawo właściwe wynika z rozporządzenia Rzym I, a jurysdykcja z rozporządzenia Bruksela I bis, a wynik często nie jest tym sądem, który wybrałaby którakolwiek ze stron.
Własność intelektualna: zarejestruj się w krajach Beneluksu, nie w Holandii
Nie ma krajowego holenderskiego znaku towarowego. Znaki towarowe i prawa do wzorów obejmujące Holandię są rejestrowane w Urzędzie Własności Intelektualnej Beneluksu, który przyznaje ochronę łącznie dla Belgii, Holandii i Luksemburga, lub jako znak towarowy UE lub zarejestrowany wzór wspólnotowy w Urzędzie Własności Intelektualnej UE. Rejestracja może zostać unieważniona, jeśli znak nie był rzeczywiście używany w ciągu pięciu lat, dlatego też zgłaszanie szerokiego zakresu i wąskie używanie znaku wiąże się z ryzykiem.
Patenty są przyznawane na szczeblu krajowym przez Octrooicentrum Nederland lub Europejski Urząd Patentowy, a od czerwca 2023 r. patent europejski o jednolitym skutku może być egzekwowany centralnie przed Jednolitym Sądem Patentowym z oddziałem lokalnym w Hadze. Prawa autorskie powstają bez rejestracji, ale własność nie: dzieło zlecone holenderskiemu freelancerowi lub agencji pozostaje przy autorze, chyba że zostanie przeniesione na mocy podpisanego aktu własności, ponieważ ustawowa zasada przyznająca pracodawcy prawa autorskie ma zastosowanie wyłącznie do pracowników. Tajemnice handlowe są chronione na mocy ustawy Wet bescherming bedrijfsgeheimen, zgodnie z którą informacje są rzeczywiście utrzymywane w tajemnicy i stosowane są rozsądne środki ochronne. Nasz przewodnik po prawie własności intelektualnej w Holandii wyjaśnia rejestracje i ich warunki.
Ochrona danych, przepisy sektorowe i marketing
Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych ma zastosowanie do każdej działalności w Holandii, a nadzór nad nią sprawuje Urząd ds. Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens). Firma z siedzibą poza UE, która oferuje towary lub usługi osobom w Holandii lub monitoruje ich zachowanie, musi wyznaczyć przedstawiciela w Unii. Każda firma potrzebuje podstawy prawnej dla każdej operacji przetwarzania, rejestru działań przetwarzania oraz pisemnej umowy o przetwarzaniu danych z każdym dostawcą przetwarzającym dane w jej imieniu. Naruszenie danych osobowych musi zostać zgłoszone organowi nadzorczemu w ciągu siedemdziesięciu dwóch godzin, chyba że jest mało prawdopodobne, aby stanowiło ono zagrożenie.
Regulacje sektorowe są łatwe do przeoczenia z zagranicy. Żywność i produkty konsumenckie podlegają ustawie NVWA, usługi finansowe – ustawie AFM i De Nederlandsche Bank, a egzekwowanie przepisów dotyczących konkurencji i konsumentów – ustawie ACM. Organizacje z sektorów wskazanych w ustawie Cyberbeveiligingswet, obowiązującej od 15 sierpnia 2026 r. jako holenderska implementacja dyrektywy NIS2, muszą zarejestrować się w Krajowym Centrum Cyberbezpieczeństwa, podjąć środki zarządzania ryzykiem i zgłosić poważny incydent w ciągu 24 godzin, a pełniejszy raport w ciągu 72 godzin. Marketing skierowany do konsumentów ma własne przepisy dotyczące nieuczciwych praktyk handlowych i ujawniania informacji, w tym w przypadku reklam za pośrednictwem twórców, które przedstawiliśmy w naszym artykule na temat prawnych pułapek marketingu influencerów w Holandii . Nasz przegląd wymogów dotyczących zgodności pokazuje, jak te systemy się pokrywają.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
- Czy muszę posiadać osobowość prawną w Holandii, aby prowadzić działalność gospodarczą w Holandii?
Nie. Firma zagraniczna może prowadzić działalność gospodarczą w Holandii za pośrednictwem zarejestrowanego oddziału. Różnica polega na odpowiedzialności: w przypadku oddziału to sam podmiot zagraniczny ponosi odpowiedzialność za wszystko, co dzieje się w Holandii, podczas gdy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ogranicza odpowiedzialność do firmy holenderskiej. - Jaki jest najszybszy sposób rozpoczęcia działalności?
Oddział jest szybszy, ponieważ nie wymaga aktu notarialnego. Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) wymaga holenderskiego notariusza prawa cywilnego, którego weryfikacja tożsamości i przeciwdziałania praniu pieniędzy, a także otwarcie konta bankowego, zazwyczaj determinują harmonogram, a nie sam akt. - Jakie są główne ryzyka prawne w zakresie prawa pracy dla zagranicznego pracodawcy?
Ciągłość wypłaty wynagrodzeń i reintegracji w okresie do 104 tygodni choroby, fakt, że zwolnienie wymaga umowy o pracę lub zgody UWV lub kantonrechter na podstawie ustawowej oraz możliwość zastosowania powszechnie obowiązującego układu zbiorowego pracy. - Jak mogę chronić swoją markę w Holandii?
Nie ma krajowego holenderskiego znaku towarowego. Zarejestruj się w Urzędzie Własności Intelektualnej Beneluksu, aby uzyskać ochronę w Beneluksie, lub złóż wniosek o znak towarowy UE. Wzory podlegają tej samej procedurze; patenty są rozpatrywane przez Octrooicentrum Nederland lub Europejski Urząd Patentowy. - Czy mogę tutaj wykorzystać umowy zawarte w kraju ojczystym?
Dopiero po przeglądzie. Prawo holenderskie zawiera obowiązkowe przepisy dotyczące zatrudnienia, pośrednictwa handlowego, umów konsumenckich i niektórych umów najmu, a także własne wymogi dotyczące ważnego włączenia ogólnych warunków umowy. - Czy umowy muszą być w języku niderlandzkim?
Nie. Umowy handlowe mogą być zawierane w języku angielskim. Postępowania sądowe prowadzone są w języku niderlandzkim, z wyjątkiem Sądu Handlowego w Holandii, który rozpoznaje międzynarodowe spory handlowe w języku angielskim, jeśli strony wyraziły na to zgodę. - Czy są jakieś przepisy sektorowe, które powinienem sprawdzić?
Prawie na pewno. Żywność i produkty konsumenckie podlegają ustawie NVWA, usługi finansowe – ustawie AFM i De Nederlandsche Bank, a obowiązki w zakresie cyberbezpieczeństwa wynikające z ustawy Cyberbeveiligingswet obowiązują w wyznaczonych sektorach od 15 sierpnia 2026 r. - Co należy zorganizować przed zatrudnieniem pierwszego pracownika?
Rejestracja jako pracodawca, pisemna umowa spełniająca wymogi holenderskie, sprawdzenie wszelkich obowiązujących układów zbiorowych, pomoc w zakresie medycyny pracy w przypadku choroby oraz program emerytalny, jeśli sektor tego wymaga.
W jaki sposób Law and More może pomóc
Law and More Doradzamy zagranicznym firmom w zakresie zakładania i prowadzenia działalności w Holandii: wyboru między oddziałem a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (BV), rejestracji i zarządzania, holenderskiej dokumentacji zatrudnienia i zwolnień, umów i ogólnych warunków umowy, własności intelektualnej i zgodności z przepisami oraz sporów sądowych przed sądami holenderskimi. Pracujemy w języku niderlandzkim i angielskim. Jeśli chcesz przeanalizować swoją holenderską strukturę lub umowy, skontaktuj się z nami.
