Jak wiarygodne są umowy ustne w transakcjach handlowych?

Dwie osoby ściskające sobie dłonie, nad którymi unoszą się znaki zapytania

Umowa ustna w transakcjach handlowych jest wiążąca na mocy prawa holenderskiego. Umowy zawierane są poprzez ofertę i akceptację (art. 6:217 holenderskiego Kodeksu Cywilnego), a oświadczenie może być złożone w dowolnej formie, zatem ustne „tak” rodzi takie same zobowiązania jak podpisany dokument, chyba że prawo przewiduje formę pisemną dla danej umowy. Słabością umowy zawieranej w drodze uzgadniania nie jest zatem jej ważność, lecz możliwość udowodnienia: strona powołująca się na umowę ponosi ciężar dowodu i bez protokołu musi odtworzyć umowę na podstawie wiadomości e-mail, faktur i zachowania.

Czy umowa ustna jest wiążąca w transakcjach handlowych?

Dwóch profesjonalistów podających sobie ręce w celu sfinalizowania ustnej umowy w nowoczesnym biurze.

Tak. Holenderskie prawo umów opiera się na konsensualizmie: umowę tworzy porozumienie stron, a nie forma, w jakiej to porozumienie zostało wyrażone. Artykuł 3:37 Kodeksu cywilnego stanowi to wprost, stanowiąc, że o ile prawo nie stanowi inaczej, oświadczenie może być złożone w dowolnej formie, a nawet dorozumiane. Nie ma ogólnego wymogu formy pisemnej, wymogu podpisu ani wymogu świadczenia wzajemnego, takiego jak w innych systemach prawnych.

Praktyczną konsekwencją jest to, że znaczna część holenderskiej działalności gospodarczej opiera się na umowach, których nikt nigdy nie podpisał. Zamówienie potwierdzone telefonicznie, przedłużenie terminu dostawy uzgodnione w korytarzu, korekta ceny uzgodniona w rozmowie wideo: wszystkie te dokumenty są umowami lub aneksami do umów i wszystkie wiążą strony. Sąd, który ma je rozstrzygnąć, nie odmówi wydania wyroku z powodu braku dokumentów.

Brak dokumentu zmienia pozycję strony, która chce powołać się na umowę. W holenderskim postępowaniu cywilnym strona powołująca się na konsekwencje prawne zestawu faktów musi je udowodnić. Jeśli dostawca twierdzi, że uzgodniono stałą cenę, a kupujący twierdzi, że cena miała charakter orientacyjny, to dostawca musi przekonać sąd o istnieniu umowy i o każdym z warunków, które chce wyegzekwować. Umowa, która jest ważna, ale niemożliwa do udowodnienia, nie jest, w ujęciu handlowym, zbyt cenna.

Jest jeszcze jeden aspekt, który jest pomijany. Nawet jeśli ustna umowa jest w pełni udowodniona, strony często nie omawiają kwestii, które później powodują spór: terminu dostawy, konsekwencji opóźnienia w płatnościach, czyje ogólne warunki mają zastosowanie, który sąd orzeka, co się stanie, jeśli wolumeny spadną. Prawo holenderskie wypełnia niektóre z tych luk, stosując domyślne zasady oraz standard rozsądku i uczciwości, ale rezultatem tego rozwiązania rzadko jest umowa, jaką obie strony miały na myśli.

Kiedy umowa zostaje zawarta i przez kogo

Umowa wchodzi w życie w momencie przyjęcia oferty. O tym, czy ten moment nadszedł, decydują dwa pytania: czy w ogóle złożono ofertę i czy druga strona ją przyjęła.

Oferta, przyjęcie i moment formacji

Oferta to propozycja na tyle kompletna, że ​​proste „tak” przekształca ją w umowę. Oświadczenie, że strona może być zainteresowana lub że rozważy możliwość, jest zaproszeniem do negocjacji, a nie ofertą, a jego przyjęcie nic nie daje. Linią podziału jest to, co druga strona mogłaby rozsądnie wywnioskować z użytych słów i okoliczności, co stanowi kryterium, według którego prawo holenderskie stosuje się do oświadczeń w ogólności: strona jest związana znaczeniem, jakie druga strona mogłaby zasadnie nadać jej słowom.

Akceptacja wchodzi w życie z chwilą dotarcia do osoby, która złożyła ofertę, a nie z chwilą jej wypowiedzenia lub wysłania, więc wiadomość pozostawiona na poczcie głosowej, która nie została odczytana, nadal może stanowić podstawę do zawarcia umowy, ponieważ dotarła. Akceptacja, która w jakimkolwiek punkcie odbiega od oferty, jest równoznaczna z odrzuceniem oferty i nową ofertą, chyba że odchylenie jest niewielkie, a pierwotny oferent nie zgłosi sprzeciwu bezzwłocznie. Do momentu akceptacji ofertę można zazwyczaj odwołać, ale nie w przypadku stwierdzenia jej nieodwołalności lub wyznaczenia terminu na jej przyjęcie.

Milczenie zazwyczaj nie oznacza akceptacji. Jednak w trwających relacjach handlowych strona, która otrzyma pisemne potwierdzenie rozmowy telefonicznej i zignoruje je bez protestu, może uznać, że zaakceptowała zawarte w nim warunki, ponieważ w takiej sytuacji druga strona miała prawo oczekiwać reakcji. Właśnie dlatego e-mail z potwierdzeniem jest tak potężnym narzędziem i dlatego błędne potwierdzenie musi zostać szybko skorygowane.

Czy osoba, z którą rozmawiałeś, może związać firmę

Wartość umowy ustnej jest ograniczona upoważnieniem osoby, która ją zawarła. Spółki działają za pośrednictwem swoich dyrektorów oraz osób upoważnionych przez pełnomocników. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) i spółki akcyjnej (NV) Kodeks cywilny przyznaje zarządowi prawo do reprezentacji, a statut spółki określa, którzy dyrektorzy mogą działać wspólnie lub samodzielnie. Uzgodnienia te, a także wszelkie zarejestrowane pełnomocnictwa, są widoczne w rejestrze handlowym prowadzonym przez Izbę Handlową (Kamer van Koophandel), który jest bezpłatny i którego wgląd zajmuje około minuty.

W przypadku braku upoważnienia, umowa nie wiąże firmy, chyba że firma stwarzała pozory takiego upoważnienia. Ta doktryna pozornego upoważnienia stanowi drogę ucieczki dla kontrahenta działającego w dobrej wierze, ale wymaga ona okoliczności leżących po stronie samej firmy, takich jak stanowisko, wcześniejszy przebieg transakcji lub podpis w wiadomości e-mail, który wskazuje osobę jako upoważnioną. Kupujący, który negocjuje istotną umowę ustną z młodszym pracownikiem, nie sprawdzając niczego, ma słabą argumentację.

Praktyczna zasada w praktyce handlowej jest prosta: im większa transakcja, tym bardziej tożsamość i autorytet osoby po drugiej stronie stołu zasługują na chwilę uwagi przed, a nie po, uściśnięciu dłoni.

Co prawo holenderskie nadal wymaga w formie pisemnej

Formalny dokument prawny z położonym na nim długopisem, oznaczający sytuację, w której prawnie wymagana jest pisemna umowa.

Wolność formy ma wyjątki, które są istotne, ponieważ w takich przypadkach ustna umowa jest nie tylko trudna do udowodnienia, ale i prawnie nieskuteczna. Wyjątki skupiają się wokół trzech kwestii: ochrony słabszej strony, wymuszenia chwili refleksji przed podjęciem dalekosiężnego zobowiązania oraz zapewnienia pewności co do praw osób trzecich.

Zakup nieruchomości przez osobę prywatną musi zostać zarejestrowany na piśmie zgodnie z art. 7 ust. 2 Kodeksu cywilnego, a kupujący ma wówczas trzydniowy okres odstąpienia od umowy, w którym może ją odstąpić bez podania przyczyny. Przepis ten chroni konsumentów, dlatego nie ma zastosowania w przypadku, gdy lokal użytkowy nabywa firma; ustna umowa dotycząca nieruchomości użytkowej może być wiążąca, chociaż samo przeniesienie własności zawsze wymaga aktu notarialnego i rejestracji.

Klauzula zakazu konkurencji jest ważna tylko wtedy, gdy została uzgodniona na piśmie z pełnoletnim pracownikiem, zgodnie z art. 7:653 Kodeksu cywilnego, a w umowie na czas określony wymaga również pisemnego oświadczenia o ważnych interesach firmy, które ją uzasadniają. Klauzula omówiona podczas rozmowy kwalifikacyjnej i nigdy niespisana nie ma żadnego znaczenia. Ta sama logika formy pisemnej ma zastosowanie do umowy sprzedaży ratalnej, umowy franczyzowej na podstawie Ustawy o franczyzie obowiązującej od 1 stycznia 2021 r. oraz umowy arbitrażowej, która zgodnie z art. 1021 Kodeksu postępowania cywilnego musi być udowodniona dokumentem pisemnym. Cesja wierzytelności na nowego wierzyciela wymaga aktu notarialnego zgodnie z art. 3:94 Kodeksu cywilnego, a osoba fizyczna poręczająca za dług firmy może być zobowiązana do tego zobowiązania wyłącznie na podstawie dokumentu pisemnego.

Gdzie wymagane jest pisanie i co się dzieje bez niego

ZgodaWymaganieSkutek umowy czysto ustnej
Zakup domu przez osobę prywatnąUmowa pisemna, po której następuje trzydniowy okres odstąpienia od umowy (artykuł 7:2 BW).Zakup nie jest wykonalny; każda ze stron może się wycofać.
Klauzula zakazu konkurencjiUzgodnione na piśmie z pracownikiem pełnoletnim (art. 7:653 BW).Klauzula ta nie ma żadnego zastosowania; pracownik ma swobodę konkurowania.
Umowa franczyzowaZawarta w formie pisemnej zgodnie z Ustawą o franczyzie.Nie można powoływać się na ustawowy system franczyzy w uzgodnionej formie.
Klauzula arbitrażowaUdowodnione pisemnym dokumentem (artykuł 1021 Rv).Brak ważnego arbitrażu; jurysdykcję mają sądy powszechne.
Cesja roszczeniaAkt notarialny wraz z zawiadomieniem dłużnika (artykuł 3:94 BW).Roszczenie nigdy nie ulega przeniesieniu; pierwotny wierzyciel zachowuje prawo do roszczenia.

W przypadku handlu transgranicznego zasada jest, o ile to w ogóle możliwe, jeszcze bardziej liberalna. Konwencja Wiedeńska o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów, która ma zastosowanie domyślnie do międzynarodowej sprzedaży towarów między przedsiębiorstwami w państwach będących stronami umowy, w tym w Holandii, wyraźnie stanowi, że umowa sprzedaży nie musi być zawarta ani udokumentowana na piśmie i może być udowodniona w dowolny sposób. Przedsiębiorstwa, które chcą mieć pewność, jaką daje umowa pisemna w obrocie międzynarodowym, muszą ją sporządzić samodzielnie lub wykluczyć Konwencję i wybrać prawo krajowe, które stawia większe wymagania.

Udowodnienie umowy ustnej

Szkło powiększające umieszczone nad uściskiem dłoni, symbolizujące wnikliwą analizę, jaka jest wymagana, aby udowodnić ustną umowę.

Ciężar dowodu spoczywa na stronie powołującej się na skutki prawne podnoszonych faktów, co jest regułą zawartą w art. 150 Kodeksu postępowania cywilnego. W sporze dotyczącym umowy ustnej to właśnie ona jest niemal zawsze stroną powodową: dostawca domaga się zapłaty, wykonawca żąda dodatkowych prac, pośrednik dochodzi prowizji.

Dobrą wiadomością jest to, że holenderska procedura nie ogranicza sposobu dostarczenia dowodu. Artykuł 152 Kodeksu postępowania cywilnego dopuszcza wszelkie środki dowodowe, pozostawiając ciężar dowodu sądowi. Nie ma przepisu wykluczającego dowody ustne w przypadku umów ustnych ani wymogu sporządzenia pisemnej notatki na początek. Sąd oczekuje spójnego sprawozdania popartego materiałem, który nie został sporządzony na potrzeby postępowania.

Co naprawdę przekonuje sąd

Dokumenty z tamtych czasów biją na głowę wspomnienia. E-mail z potwierdzeniem wysłany tego samego popołudnia, wpis w kalendarzu, wycena z odręczną korektą, wiadomość na czacie o tygodniu dostawy, plan projektu rozesłany po spotkaniu: każdy z nich poprawia szczegół w momencie, gdy nikt nie miał wątpliwości. Uporządkowane mniej więcej pod względem siły, materiały rozstrzygające te sprawy to:

  • pisemne potwierdzenia przebiegu rozmowy, które druga strona otrzymała i którym nie zaprzeczyła;
  • faktury odpowiadające rzekomym warunkom, w szczególności gdy zostały zapłacone w całości lub w części;
  • wykonanie przez obie strony, co ma sens jedynie w przypadku istnienia rzekomego porozumienia;
  • wewnętrzne dokumenty drugiej strony, takie jak zlecenie lub budżet, których można zażądać w postępowaniu, w którym są wyraźnie określone;
  • zeznania świadków złożone przez osoby obecne na miejscu zdarzenia, przesłuchane pod przysięgą, jeśli sąd zarządzi przesłuchanie świadków.

Zeznania świadków są rzeczywiście przydatne, ale stanowią ostatnią linię, a nie pierwszą. Pamięć jest rekonstrukcyjna, a świadek, który jest pracownikiem strony dzwoniącej, będzie badany właśnie pod tym kątem. Pojedynczy e-mail wysłany w tym samym czasie ma zazwyczaj większą wagę niż dwóch życzliwych świadków trzy lata później.

Nagrywanie rozmowy jest legalne w Holandii, jeśli sam bierzesz w niej udział, a nagranie wykonane w ten sposób może posłużyć jako dowód. Nie jest to jednak działanie neutralne: ujawnienie go narusza zaufanie, może być sprzeczne z umowną zasadą poufności, a późniejsze przetwarzanie nagrania nadal musi być zgodne z przepisami o ochronie danych. Jako rutynowa praktyka, jest to marny substytut prostego spisania tego, co zostało uzgodnione.

Co zostało faktycznie uzgodnione: interpretacja i warunki ogólne

Udowodnienie istnienia umowy to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to ustalenie jej treści, a w tym przypadku prawo holenderskie jest znacznie mniej dosłowne, niż oczekuje wielu międzynarodowych kontrahentów.

Standard Haviltex

Od czasu wyroku Hoge Raad w sprawie Haviltex z 1981 roku, znaczenie umowy nie jest określane wyłącznie przez słowa, ale przez znaczenie, jakie strony mogły rozsądnie przypisać im w danych okolicznościach, oraz przez to, czego mogły rozsądnie oczekiwać od siebie nawzajem. Sąd bierze pod uwagę negocjacje, pozycję i wiedzę fachową stron, praktykę rynkową oraz sposób, w jaki strony zachowywały się po zawarciu umowy. W przypadku umowy ustnej ma to charakter dwojaki: nie ma słów, na których można by się oprzeć, więc głównym materiałem stają się postępowanie i korespondencja, a strona, której zachowanie stale sprzeciwiało się umowie, ma teraz trudności.

Dwie domyślne zasady działają po cichu, mimo że strony nigdy nie omówiły żadnego punktu. Rozsądek i uczciwość uzupełniają umowę i w wyjątkowych przypadkach mogą uchylić warunek, którego zastosowanie byłoby niedopuszczalne. Kupujący lub klient, który odkryje wadę, musi złożyć reklamację w rozsądnym terminie od jej wykrycia, w przeciwnym razie traci prawo do jej rozpatrzenia; w obrocie handlowym ten termin jest krótki, a pozostawienie niezadowalającej dostawy w milczeniu przez miesiące to częsty sposób na przegranie zasadnego roszczenia.

Terminy ogólne i zasada pierwszego strzału

Większość podmiotów gospodarczych dąży do stosowania własnych ogólnych warunków handlowych, a większość umów ustnych jest zawierana bez ich wspominania przez którąkolwiek ze stron. Prawo holenderskie rozwiązuje wynikającą z tego kolizję, stosując zasadę pierwszeństwa w artykule 6:225 Kodeksu cywilnego: jeżeli oferta i akceptacja odwołują się do różnych zestawów ogólnych warunków handlowych, drugie odniesienie nie ma mocy, chyba że wyraźnie odrzuca warunki, do których odnosi się oferta. Odrzucenie zawarte drobnym drukiem w drugim zestawie warunków handlowych nie wystarczy; musi być wyraźne.

Zastosowanie to dopiero pierwsza przeszkoda. Ogólne warunki umowy wiążą drugą stronę tylko wtedy, gdy strona ta miała rzeczywistą możliwość zapoznania się z nimi przed zawarciem umowy lub w jej trakcie, co w praktyce oznacza ich przekazanie lub wysłanie, a odniesienie do strony internetowej nie jest automatycznie wystarczające w relacjach między firmami. Umowa ustna, w której nie wspomniano o żadnych ogólnych warunkach umowy, a następnie faktura z wydrukowanymi na odwrocie warunkami, zazwyczaj skutkuje warunkami, które w ogóle nie mają zastosowania. Nasza strona poświęcona pracy prawnika specjalizującego się w umowach opisuje, jak uporządkować te dokumenty przed, a nie po sporze.

Kiedy rozmowy załamują się przed zawarciem umowy

Negocjacje handlowe czasami kończą się tuż przed osiągnięciem porozumienia, a strona, która już zainwestowała, chce wiedzieć, czy druga strona może po prostu zrezygnować. Na początek może tak być: swoboda zawierania umów obejmuje swobodę niezawierania umów. Hoge Raad ustanowił rygorystyczny standard odstępstwa od tego punktu wyjścia, uznając, że zerwanie negocjacji jest niedopuszczalne jedynie w wyjątkowych okolicznościach, w szczególności gdy druga strona mogłaby zasadnie oczekiwać, że dojdzie do zawarcia umowy, lub gdy inne okoliczności uniemożliwiają zerwanie.

Po przekroczeniu tego progu, zazwyczaj stosuje się rekompensatę poniesionych kosztów, a rzadko zysk, jaki przyniósłby nieudany kontrakt. Praktyczna lekcja jest lustrzanym odbiciem tej o uściskach dłoni: jeśli proszą cię o inwestycję w niesfinalizowaną jeszcze umowę, zapisz, co zostało już uzgodnione, wyraźnie zaznacz, co jeszcze nie, i przed poniesieniem kosztów prac przygotowawczych przed ich poniesieniem.

Co zrobić, gdy ustna umowa zostanie zerwana

Profesjonalista pracujący w firmie uważnie przegląda i podpisuje wydrukowaną umowę przy swoim biurku.

Pierwszym krokiem prawie nigdy nie jest postępowanie sądowe. Jest to pisemne zawiadomienie o zwłoce (ingebrekestelling) zgodnie z artykułem 6:82 Kodeksu cywilnego: list lub wiadomość e-mail, która określa, co zostało uzgodnione, co nie zostało wykonane, i wyznacza rozsądny termin na naprawienie szkody. Bez tego zawiadomienia dłużnik zazwyczaj nie zalega z wykonaniem umowy, a bez niego nie ma roszczenia o odszkodowanie ani prawa do rozwiązania umowy. Zawiadomienie spełnia jeszcze jedną ważną funkcję w sporze dotyczącym umowy ustnej: zmusza drugą stronę do ustosunkowania się do pisemnej wersji umowy, a jej odpowiedź, lub jej milczenie, staje się dowodem.

Zawiadomienie nie jest konieczne w każdym przypadku. Jeżeli termin uzgodniony między stronami upłynął, dłużnik oświadczył już, że nie wykona zobowiązania lub gdy wykonanie stało się trwale niemożliwe, zwłoka powstaje z mocy prawa. W razie wątpliwości należy mimo wszystko wysłać zawiadomienie; nie wiąże się to z żadnymi karami, a za jego zignorowanie grozi realna kara.

Szkody, rozwiązanie i terminy

W przypadku zwłoki dłużnika w spłacie, artykuł 6:74 Kodeksu cywilnego uprawnia wierzyciela do odszkodowania za szkodę poniesioną w wyniku naruszenia. Szkoda ta może obejmować utracone zyski, ale tylko w zakresie, w jakim można ją przypisać naruszeniu i udowodnić liczbowo; w przypadku umowy ustnej roszczenia są zazwyczaj zmniejszane, ponieważ uzgodniona kwota lub marża nigdy nie zostały ustalone na piśmie. Oprócz tego można dochodzić uzasadnionych kosztów ustalenia szkody i uzyskania zapłaty poza sądem.

Alternatywą dla egzekwowania umowy jest jej zerwanie. Artykuł 6:265 Kodeksu cywilnego zezwala na rozwiązanie umowy z powodu niewykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie zobowiązania jest zbyt drobne, aby je uzasadnić, a rozwiązanie umowy nakłada obowiązek cofnięcia tego, co już zostało wykonane. Decyzja o tym, czy dochodzić wykonania umowy, odszkodowania, czy rozwiązania umowy, jest decyzją strategiczną, która zależy od tego, czego nadal oczekujesz od drugiej strony i co możesz udowodnić.

Terminy są nieubłagane. Roszczenie o wykonanie zobowiązania umownego przedawnia się po pięciu latach od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, zgodnie z art. 3:307 Kodeksu cywilnego, a pisemne upomnienie, które jednoznacznie zastrzega prawo do wykonania zobowiązania, przerywa ten bieg zgodnie z art. 3:317. Długotrwałe relacje handlowe, w których faktury są kwestionowane, a następnie pozostawiane bez odpowiedzi, to klasyczny sposób na utratę roszczenia przez samo czekanie.

W przypadku, gdy wartość przedmiotu sporu jest niższa od ustawowego limitu dla sądu rejonowego (kantonrechter), postępowanie może być wszczęte bez adwokata i przebiega stosunkowo szybko; nasz przegląd drobnych roszczeń w Holandii wyjaśnia tę drogę. Powyżej limitu sprawa trafia do sądu rejonowego, a reprezentacja przez adwokata jest obowiązkowa. Mediacja jest warta rozważenia, gdy relacja handlowa nadal ma wartość, a arbitraż tylko wtedy, gdy strony zawarły na niego ważną pisemną umowę.

Ustne zmiany w umowie pisemnej

Najczęstszy spór ustny w praktyce handlowej nie dotyczy umowy, która nigdy nie została spisana, lecz umowy pisemnej, która została ustnie zmieniona w trakcie jej trwania. Harmonogram dostaw jest łagodzony telefonicznie, udzielany jest rabat na jeden sezon, zakres prac rośnie ze spotkania na spotkanie, a dwa lata później strony nie mogą dojść do porozumienia co do tego, która wersja ma zastosowanie.

Ponieważ prawo holenderskie nie nakłada wymogów formalnych, ustna poprawka do umowy pisemnej jest zasadniczo tak samo ważna, jak sama umowa. Wiele umów handlowych próbuje zamknąć tę furtkę, wprowadzając klauzulę, która stanowi, że poprawki są ważne tylko wtedy, gdy zostaną uzgodnione na piśmie i podpisane przez obie strony. Taka klauzula jest użyteczna i zmienia argumentację, ale nie stanowi absolutnej bariery: to, czy strona może się na nią powołać, zależy od okoliczności, a strona, która przez długi czas działała zgodnie ze zmianą ustną, akceptowała jej korzyści i ani razu się do niej nie odwoływała, może uznać, że powoływanie się na nią jest niedopuszczalne. Bezpieczniejsza interpretacja jest taka, że ​​klauzula ta utrudnia udowodnienie zmiany ustnej i ułatwia jej odrzucenie, a nie uniemożliwia jej uchylenie.

Dodatkowe prace to ten sam problem, tyle że w innej postaci. W budownictwie i usługach profesjonalnych, dodatkowe prace uzgodnione na miejscu budowy są stałym źródłem sporów sądowych, a wykonawca, który wykonał je bez pisemnego zlecenia, musi udowodnić zarówno, że zostały zlecone, jak i że ustalono cenę lub podstawę wyceny. Krótki e-mail przed rozpoczęciem dodatkowych prac, a nie faktura po ich zakończeniu, stanowi różnicę między roszczeniem a argumentem.

Ta sama zasada dotyczy rozwiązania umowy. Umowa rozwiązana ustnie może być skutecznie rozwiązana, ale strona, która twierdzi, że złożyła wypowiedzenie, musi udowodnić, że je złożyła, że ​​wypowiedzenie dotarło do drugiej strony i kiedy. W przypadku gdy okres wypowiedzenia biegnie od momentu otrzymania, niezarejestrowana rozmowa telefoniczna jest właśnie tym rodzajem dowodu, który traci ważność w momencie, gdy jest najbardziej potrzebny.

Jak utrzymać prędkość i uniknąć ryzyka

Życie komercyjne nie będzie czekać na podpisaną umowę i nie musi. Oto minimalna dyscyplina, która przekształca ustną umowę w coś, co da się obronić, nie spowalniając jednocześnie biznesu.

Potwierdź tego samego dnia. Wystarczy krótki e-mail określający zakres, cenę lub mechanizm cenowy, datę dostawy lub realizacji, termin płatności oraz obowiązywanie ogólnych warunków umowy. Poproś o jednozdaniowe potwierdzenie i traktuj odpowiedź jako część umowy. Jeśli druga strona poprawi podsumowanie, dowiesz się czegoś cennego w najtańszym możliwym momencie.

Dołącz do tego e-maila swoje ogólne warunki, zamiast się do nich odwoływać, i zrób to samo przy pierwszym zamówieniu w każdej nowej relacji. Zachowaj zapis tego, co zostało wysłane, ponieważ w sporze nie chodzi o to, czy warunki istnieją, ale o to, czy druga strona miała realną szansę się z nimi zapoznać.

Wystawiaj faktury opisujące zakres prac, a nie ich sumę, odnosząc się do daty umowy i rezultatów, a także monitoruj niezapłacone faktury na piśmie. Notuj każdą rozmowę telefoniczną, która coś zmienia, wraz z datą i uczestnikami. W przypadku ustnych zmian w umowie, potwierdź zmianę w taki sam sposób, jak oryginał; spory dotyczące zmian są co najmniej tak częste, jak spory dotyczące pierwotnej umowy.

Wreszcie, zachowaj formę pisemną tam, gdzie wymaga tego prawo. Klauzula zakazu konkurencji, umowa franczyzowa, klauzula arbitrażowa lub cesja wierzytelności, która istnieje jedynie w ramach rozmowy, nie jest słabą umową, ale nie jest żadną umową i żadna dokumentacja tego nie naprawi. Nasze poradniki dotyczące prawa korporacyjnego zawierają dokumenty, które większość holenderskich firm musi mieć w porządku przed rozpoczęciem negocjacji.

PYTANIA I ODPOWIEDZI

W niemal każdym sporze dotyczącym umowy ustnej pojawia się kilka pytań praktycznych.

Jakie dowody są najsilniejsze w celu udowodnienia umowy ustnej?

Choć obecność świadka jest z pewnością pomocna, najsilniejszym dowodem jest niemal zawsze coś na piśmie, sporządzonego po zawarciu umowy ustnej. Prosty e-mail z podsumowaniem kluczowych warunków – ceny, terminów i tego, co należy dostarczyć – jest niezwykle skuteczny. Jest to szczególnie ważne, jeśli druga strona odpowie, potwierdzając lub, co równie ważne, po prostu rozpocznie pracę, nie zgłaszając sprzeciwu wobec Twojego podsumowania.

Faktury, które określają uzgodnione usługi i są następnie opłacane, stanowią również solidny dowód. Dokumenty te tworzą papierowy ślad, który jasno pokazuje, że obie strony zrozumiały i zaakceptowały warunki, co eliminuje problematyczną sytuację „on powiedział, ona powiedziała”.

Co powinienem zrobić w pierwszej kolejności, jeśli ustna umowa jest kwestionowana?

Pierwszym krokiem jest sporządzenie wszystkich dokumentów na piśmie. Wyślij formalny, ale profesjonalny e-mail lub list, w którym przedstawisz swoje rozumienie pierwotnej umowy. Powinieneś jasno określić, w którym miejscu, Twoim zdaniem, druga strona nie wywiązała się ze swojej części umowy. Takie działanie natychmiast tworzy udokumentowany zapis sporu.

Jeśli to nie rozwiąże problemu, zgodnie z prawem holenderskim, kolejnym krokiem jest często wysłanie zawiadomienia o zwłoce ( ingebrekestelling ) . Potraktuj to jako ostateczne pisemne ostrzeżenie. Daje to drugiej stronie ostatnią szansę i rozsądny czas na wywiązanie się z zobowiązań, zanim podejmiesz kroki prawne lub wystąpisz o odszkodowanie.

Czy wiadomości tekstowe i rozmowy na WhatsAppie są prawnie wiążące?

Tak, absolutnie. W Holandii sądy uznają wiadomości tekstowe, czaty WhatsApp i inne formy komunikacji cyfrowej za ważny dowód. Mogą one posłużyć do udowodnienia istnienia umowy i potwierdzenia jej szczegółowych warunków.

Rozmowa na WhatsAppie, w której złożono ofertę, a następnie jasno ją zaakceptowano, może sama w sobie wystarczyć do zawarcia wiążącej umowy. Warto zawsze zapisywać te cyfrowe rozmowy, ponieważ mogą one stanowić kluczowy dowód, jeśli ustna umowa nie dojdzie do skutku.

Jak długo ważna jest umowa ustna w Holandii?

Umowa ustna nie wygasa z powodu braku pisemnego zapisu. Pozostaje ważna i wykonalna przez taki sam czas, jak umowa pisemna. Standardowy ustawowy okres przedawnienia większości roszczeń umownych w Holandii wynosi pięć lat . Ten termin zaczyna biec od dnia, w którym roszczenie staje się wymagalne, co oznacza, że ​​zazwyczaj masz do pięciu lat na podjęcie kroków prawnych w przypadku zerwania umowy.

Law & More Doradzamy holenderskim i międzynarodowym firmom w zakresie zawierania umów, ogólnych warunków umów oraz sporów dotyczących treści uzgodnień. Jeśli druga strona zaprzecza zawarciu umowy, o której wiesz, że została zawarta, lub chcesz, aby proces zawierania umowy opierał się na zasadach, które przetrwają spór, chętnie omówimy to z Tobą.

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Kontakt Law & More Aby uzyskać fachową poradę w sprawach prawnych. Nasz wielojęzyczny zespół jest gotowy do pomocy.

Powiązane artykuły

Wierzyciel posiadający wykonalny wyrok może go egzekwować, ale jego uprawnienie nie jest nieograniczone.

Holenderski Kodeks Ładu Korporacyjnego określa sposób zarządzania spółkami notowanymi na giełdzie: podział

Postępowanie w sprawie ustalenia wysokości odszkodowania Wyroki sądowe zazwyczaj obejmują nakaz nałożenia na jedną ze stron

Do wykonywania przewozów drogowych w celach zarobkowych w Holandii wymagana jest licencja wspólnotowa wydana przez

Sprzeciw jest środkiem odwoławczym przeciwko wyrokowi zaocznemu: wyrokowi wydanemu przeciwko pozwanemu, który:

Fuzja prawna wchodzi w życie dopiero następnego dnia po akcie notarialnym, ale z mocą wsteczną

Bądź na bieżąco z prawem holenderskim

Zapisz się na nasz newsletter, aby otrzymywać najnowsze informacje prawne, aktualizacje przepisów i praktyczne porady.