BIUROWE PROCEDURA REKLAMACYJNA

Law & More ceni zadowolenie naszych klientów. Nasza firma dołoży wszelkich starań, aby być do Twojej dyspozycji. Niemniej jednak może się zdarzyć, że będziesz niezadowolony z niektórych aspektów naszych usług. Poniżej znajdziesz działania, które możesz podjąć w takich okolicznościach.

W przypadku niezadowolenia z utworzenia i wykonania umowy cesji, jakości naszych usług lub kwoty naszej faktury, prosimy najpierw o zgłoszenie zastrzeżeń własnemu prawnikowi. Możesz również skontaktować się z panem TGLM Meevisem z naszej firmy. Nasza firma rozpatrzy skargę zgodnie z procedurą opisaną w naszej procedurze reklamacyjnej w biurze.

W porozumieniu z Tobą znajdziemy rozwiązanie problemu zgłoszonego tak szybko, jak to możliwe. Zawsze będziemy potwierdzać takie rozwiązanie na piśmie. Możesz spodziewać się, że nasza reakcja na twoją skargę zostanie udzielona na piśmie w ciągu 4 tygodni. W przypadku, gdy będziemy musieli odstąpić od tego terminu, poinformujemy Cię o tym na czas i wymienimy przyczynę odstępstwa oraz termin, w którym możesz oczekiwać od nas reakcji.

Artykuł 1 Definicje

W niniejszej procedurze reklamacyjnej warunki określone poniżej mają następujące znaczenie:

skarga: wszelkie pisemne wyrażenie niezadowolenia klienta lub w imieniu klienta w stosunku do prawnika lub osoby (osób) pracujących na jego odpowiedzialność w związku z zawarciem lub wykonaniem zlecenia klienta na usługi profesjonalne (overeenkomst van opdracht), jakość takich usług lub kwota zafakturowana za takie usługi, z wyłączeniem jednak skargi w rozumieniu ust. 4 niderlandzkiej ustawy o zawodzie adwokata (Advocatenwet);

skarżący: klient lub jego przedstawiciel, składający skargę;

urzędnik ds. skarg: prawnik, którego zadaniem jest rozpatrzenie skargi, początkowo TGLM Meevis.

Artykuł 2 Zakres zastosowania

2.1 Niniejsza procedura reklamacyjna dotyczy każdego zlecenia na usługi profesjonalne świadczone przez Law & More B.V. swoim klientom.

2.2 Obowiązkiem każdego prawnika jest Law & More B.V. rozpatrywanie wszystkich reklamacji zgodnie z niniejszą procedurą reklamacyjną.

Artykuł 3 Cele

Celem tej procedury reklamacyjnej jest:

• ustanowienie procedury, zgodnie z którą skargi klientów mogą być rozwiązywane w sposób zorientowany na rozwiązanie i w rozsądnym terminie;
• ustanowienie procedury ustalania przyczyny (przyczyn) skargi klienta;
• w celu utrzymania i poprawy istniejących relacji z klientami poprzez właściwe rozpatrywanie skarg;
• promowanie odpowiedzi na każdą skargę w sposób ukierunkowany na klienta;
• w celu poprawy jakości usług poprzez rozwiązywanie i analizowanie reklamacji.

Artykuł 4 Informacje o rozpoczęciu świadczenia usług

4.1 Procedura składania skarg została podana do wiadomości publicznej. W każdym liście intencyjnym z klientem klient zostanie poinformowany, że istnieje procedura składania skarg i że procedura ta będzie miała zastosowanie do świadczonych usług.

4.2 Standardowe warunki umowy (Regulamin), które mają zastosowanie do każdego zlecenia klienta (również na podstawie jakiegokolwiek listu zlecenia z klientem), identyfikuje niezależną stronę lub organ, do którego / której skarga, która nie została rozstrzygnięta zgodnie z niniejszą procedurą składania skarg, może zostać złożona w celu uzyskania wiążąca decyzja.

4.3 Skargi w rozumieniu art. 1 niniejszej procedury reklamacyjnej, które nie zostały rozwiązane po rozpatrzeniu ich zgodnie z niniejszą procedurą reklamacyjną, można kierować do Rzecznika Komisji Rozjemczej (Adwokat Komisji Geschillen).

Artykuł 5 Wewnętrzna procedura składania skarg

5.1 Jeżeli klient zgłosi się do biura ze skargą dotyczącą wydanych instrukcji Law & More B.V.., skargę przekazuje się urzędnikowi ds. zażaleń.

5.2 Urzędnik ds. Zażaleń poinformuje osobę, przeciwko której złożono skargę, o wniesieniu skargi oraz umożliwi składającemu skargę i osobie, przeciwko której złożono skargę, wyjaśnienie skargi.

5.3 Osoba, wobec której złożono skargę, podejmie próbę rozwiązania problemu wraz z odpowiednim klientem, niezależnie od tego, czy jest to zależne od interwencji urzędnika ds. Zażaleń.

5.4 Urzędnik ds. Zażaleń rozpatruje reklamację w ciągu czterech tygodni od otrzymania reklamacji lub informuje składającego skargę, podając uzasadnienie, o każdym odstępstwie od tego terminu, wskazując termin, w którym ma zostać wydana opinia w sprawie skargi.

5.5 Urzędnik ds. Zażaleń poinformuje na piśmie składającego skargę i osobę, przeciwko której skarga została złożona, o opinii co do meritum skargi, z ewentualnymi zaleceniami.

5.6 Jeżeli skarga została rozpatrzona w sposób zadowalający, skarżący, urzędnik ds. Zażaleń i osoba, przeciwko której złożono skargę, podpiszą opinię co do meritum skargi.

Artykuł 6 Poufność i bezpłatna obsługa skarg

6.1 Urzędnik ds. Zażaleń oraz osoba, przeciwko której złożono skargę, zobowiązani są do zachowania poufności w zakresie rozpatrywania skargi.

6.2 Reklamujący nie jest winien żadnego odszkodowania w odniesieniu do kosztów obsługi reklamacji.

Artykuł 7 Obowiązki

7.1 Urzędnik ds. Zażaleń jest odpowiedzialny za terminowe rozpatrzenie skargi.

7.2 Osoba, przeciwko której złożono skargę, będzie na bieżąco informować urzędnika ds. Zażaleń o wszelkich kontaktach ze składającym skargę i wszelkich wykonalnych rozwiązaniach.

7.3 Urzędnik ds. Skarg na bieżąco informuje składającego skargę o rozpatrywaniu reklamacji.

7.4 Urzędnik ds. Skarg zapewnia przechowywanie akt skargi.

Artykuł 8 Rejestracja reklamacji

8.1 Urzędnik ds. Reklamacji rejestruje reklamację, określając temat reklamacji.

8.2 Skargę można podzielić na oddzielne tematy.

8.3 Urzędnik ds. Skarg okresowo składa sprawozdania z rozpatrywania wszelkich skarg i wydaje zalecenia w celu zapobiegania powstawaniu nowych skarg i ulepszania procedur.

8.4 Każde sprawozdanie i zalecenia powinny być omówione i przedłożone do podjęcia decyzji przynajmniej raz w roku.