Pracodawcy z biegiem czasu przetwarzają wiele danych o swoich pracownikach. Wszystkie te dane są przechowywane w aktach osobowych. Ten plik zawiera ważne dane osobowe iz tego powodu ważne jest, aby odbywało się to w sposób bezpieczny i prawidłowy. Jak długo pracodawcy mogą (lub w niektórych przypadkach są zobowiązani) przechowywać te dane? Na tym blogu możesz przeczytać więcej o prawnym okresie przechowywania akt osobowych i o tym, jak sobie z tym poradzić.
Co to jest akta osobowe?
Jak wspomniano powyżej, pracodawca często ma do czynienia z danymi osobowymi swoich pracowników. Dane te muszą być odpowiednio przechowywane, a następnie niszczone. Odbywa się to za pomocą akt osobowych. Obejmuje to imię i nazwisko oraz dane adresowe pracownika (pracowników), umowy o pracę, sprawozdania z wyników itp. Dane te muszą być zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów AVG i muszą być przechowywane przez określony czas.
(Jeśli chcesz wiedzieć, czy Twoje akta osobowe spełniają wymagania firmy AVG, zapoznaj się z naszą listą kontrolną AVG dotyczącą akt osobowych w tym miejscu)
Przechowywanie danych pracowników
Firma AVG nie określa określonych okresów przechowywania danych osobowych. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o okres przechowywania akt osobowych, ponieważ składają się one z różnych rodzajów danych (osobowych). Dla każdej kategorii danych obowiązuje inny okres przechowywania. Wpływa również na to, czy dana osoba jest nadal pracownikiem, czy też odeszła z pracy.
Kategorie okresów przechowywania
Jak wskazano powyżej, istnieją różne okresy przechowywania związane z przechowywaniem danych osobowych w aktach osobowych. Istnieją dwa kryteria, które należy wziąć pod uwagę, a mianowicie, czy pracownik jest nadal zatrudniony, czy też odszedł z pracy. Poniżej pokazano, kiedy określone dane powinny zostać zniszczone, a raczej zachowane.
Bieżące akta osobowe
Nie ustala się stałych okresów przechowywania danych zawartych w aktualnych aktach osobowych pracownika, który jest nadal zatrudniony. AVG nakłada jedynie na pracodawców obowiązek „uaktualniania” akt osobowych. Oznacza to, że sam pracodawca ma obowiązek wyznaczenia terminu okresowego przeglądu akt osobowych i niszczenia danych nieaktualnych.
Szczegóły aplikacji
Dane aplikacyjne dotyczące kandydata, który nie jest zatrudniony, muszą zostać zniszczone w ciągu maksymalnie 4 tygodni od zakończenia procedury aplikacyjnej. Dane takie jak list motywacyjny lub list motywacyjny, CV, oświadczenie o zachowaniu, korespondencja z kandydatem mieszczą się w tej kategorii. Za zgodą wnioskodawcy możliwe jest przechowywanie danych przez okres około 1 roku.
Proces reintegracji
Kiedy pracownik zakończył proces reintegracji i wraca do swojej pracy, obowiązuje maksymalny okres zatrzymania wynoszący 2 lata po zakończeniu reintegracji. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca sam się ubezpiecza. W takiej sytuacji obowiązuje 5-letni okres przechowywania.
Maksymalnie 2 lata po zakończeniu zatrudnienia
Po odejściu pracownika z pracy większość danych (osobowych) w aktach osobowych podlega okresowi przechowywania do 2 lat.
Ta kategoria obejmuje:
- Umowy o pracę i zmiany do nich;
- Korespondencja dotycząca rezygnacji;
- Sprawozdania z ocen i przeglądów wyników;
- Korespondencja związana z awansem/degradacją;
- Korespondencja dotycząca choroby od UWV i lekarza zakładowego;
- Zgłoszenia związane z ustawą o doskonaleniu strażników;
- Porozumienia o członkostwie w Radzie Zakładowej;
- Kopia certyfikatu.
Co najmniej 5 lat po zakończeniu zatrudnienia
Niektóre dane z akt osobowych podlegają 5-letniemu okresowi przechowywania. Pracodawca jest zatem zobowiązany do przechowywania tych danych przez okres 5 lat po odejściu pracownika z pracy. Są to następujące dane:
- Zeznania podatkowe od wynagrodzeń;
- Kopia dokumentu tożsamości pracownika;
- Dane dotyczące pochodzenia etnicznego i pochodzenia;
- Dane dotyczące podatków od wynagrodzeń.
Dane te należy zatem przechowywać przez co najmniej pięć lat, nawet jeśli zostaną one zastąpione nowymi oświadczeniami w aktach osobowych.
Co najmniej 7 lat po zakończeniu zatrudnienia
Następnie na pracodawcy ciąży również tzw. „obowiązek zatrzymania podatku”. Zobowiązuje to pracodawcę do przechowywania całej podstawowej dokumentacji przez okres 7 lat. Obejmuje to więc podstawowe dane, dodatki do wynagrodzeń, listy płac i umowy płacowe.
Wygasł okres przechowywania?
Po upływie maksymalnego okresu przechowywania danych z akt osobowych pracodawca nie może już ich wykorzystywać. Dane te należy następnie zniszczyć.
Po upływie minimalnego okresu przechowywania pracodawca może zniszczyć te dane. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy upłynął minimalny okres przechowywania, a pracownik żąda zniszczenia danych.
Czy masz pytania dotyczące okresów przechowywania akt pracowników lub okresów przechowywania innych danych? Jeśli tak, skontaktuj się z nami. Nasz prawnicy pracy chętnie Ci pomoże!
