Przechowywanie danych osobowych: jak długo pracodawca może je przechowywać?

Nie ma jednego okresu przechowywania danych osobowych. Zgodnie z RODO dane można przechowywać tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane; holenderskie prawo podatkowe określa stałe minimalne okresy przechowywania dokumentacji płacowej, deklaracji podatkowej dotyczącej wynagrodzenia oraz kopii dokumentu tożsamości pracownika.

W praktyce daje to holenderskim pracodawcom trzy punkty odniesienia: dwa lata po zakończeniu zatrudnienia dla większości akt osobowych, pięć lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym pracownik odszedł, dla rozliczenia podatku od wynagrodzeń i kopii dowodu osobistego oraz siedem lat dla administracji płacowej. Nasz artykuł na temat tego, co można przechowywać w aktach osobowych, dotyczy zawartości; ten artykuł dotyczy tego, jak długo.

Jaka jest podstawowa zasada RODO?

Nie przechowuj danych osobowych dłużej niż to konieczne. Artykuł 5(1)(e) RODO (ograniczenie przechowywania) wymaga od Ciebie, abyś w odniesieniu do każdej kategorii danych decydował, jak długo ich faktycznie potrzebujesz i abyś mógł uzasadnić ten wybór.

Samo RODO nie zawiera tabeli okresów. Poniższe okresy pochodzą z holenderskiego prawa podatkowego oraz wytycznych holenderskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).

Które dane przechowujesz przez dwa lata?

Większość akt osobowych. Zgodnie z wytycznymi AP dane bez ustawowego okresu przechowywania są zazwyczaj przechowywane przez dwa lata po odejściu pracownika.

Dotyczy to na przykład umowy o pracę i jej aneksów, ocen i raportów z wyników pracy, korespondencji dotyczącej mianowania, awansów, degradacji i zwolnień, zapisów dotyczących szkoleń, ostrzeżeń, referencji i rejestrów nieobecności.

Jeśli z pracownikiem istnieje lub istniał spór pracowniczy lub toczy się postępowanie sądowe, możesz przechowywać istotne dane dłużej, do czasu rozstrzygnięcia sprawy. Uzasadnia to przechowywanie istotnych materiałów, a nie całych akt w nieskończoność.

Które dane przechowujesz przez pięć lub siedem lat?

Dokumentacja fiskalna. W tym przypadku nie masz swobody: obowiązek podatkowy wyznacza okres i zastępuje ogólną zasadę przechowywania danych tak krótko, jak to możliwe.

• Oświadczenie o podatku dochodowym (loonbelastingverklaring) oraz kopia dokumentu tożsamości zweryfikowanego przy rozpoczynaniu pracy przez pracownika: pięć lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.
• Administracja płacowa (loonadministratie): siedem lat – ogólny okres przechowywania danych finansowych dla podstawowych zapisów ustalony przez holenderską administrację podatkową i celną (Belastingdienst).

Tylko dokumenty objęte obowiązkiem podatkowym podlegają tym dłuższym okresom. Reszta akt nadal podlega dwuletniej zasadzie.

Jak długo można przechowywać dane kandydatów?

Zazwyczaj do czterech tygodni po zakończeniu procedury rekrutacyjnej. Za zgodą kandydata dane mogą być przechowywane do jednego roku, na przykład w celu utworzenia puli talentów.

Zgoda musi być realnym wyborem, musi być poproszona o nią osobno i udokumentowana. Zdanie w oświadczeniu o ochronie prywatności nie wystarczy.

A co z danymi dotyczącymi chorób i stanu zdrowia?

Dane dotyczące zdrowia należą do lekarza zakładowego (bedrijfsarts) lub służby medycyny pracy, a nie do Ciebie jako pracodawcy. Podlegają one tajemnicy lekarskiej i własnym zasadom przechowywania.

Jako pracodawca przechowujesz jedynie daty nieobecności oraz informacje potrzebne do reintegracji i wypłaty wynagrodzenia w przypadku choroby. Dane te odpowiadają okresom standardowym dla akt osobowych.

Na co powinieneś zwrócić uwagę jako pracodawca?

• Czy w rejestrze działań przetwarzania (art. 30 RODO) określono okres przechowywania dla każdej kategorii danych osobowych?
• Czy dane kandydata są usuwane w ciągu czterech tygodni od zakończenia procedury, chyba że zgoda została wyrażona na okres do jednego roku?
• Czy dane dotyczące stanu zdrowia przechowuje wyłącznie lekarz zakładowy, a Państwo przechowują wyłącznie daty nieobecności?
• Czy przechowujesz kopię dowodu osobistego i zeznanie podatkowe dotyczące wynagrodzeń przez pięć lat po roku kalendarzowym odejścia, a listy płac przez siedem lat?
• Czy kopie w skrzynkach pocztowych, dyskach współdzielonych i kopiach zapasowych są również usuwane i czy harmonogram jest stosowany w stałym momencie każdego roku?

Co powinieneś sprawdzić jako pracownik?

• Czy skorzystałeś ze swojego prawa dostępu (art. 15 RODO), aby sprawdzić, jakie dane nadal przechowuje Twój pracodawca?
• Czy Twój poprzedni pracodawca przechowuje dane dłużej niż dwa lata po Twoim odejściu bez powodu sprzecznego lub prawnego?
• Czy plik zawiera informacje medyczne należące do lekarza zakładowego?
• Czy złożyłeś wniosek o usunięcie danych na podstawie artykułu 17 RODO i czy pracodawca odpowiedział w ciągu jednego miesiąca?

Co możemy dla Ciebie zrobić w zakresie retencji danych osobowych?

Nasi prawnicy specjalizujący się w prawie pracy doradzają pracodawcom i pracownikom w zakresie danych osobowych:

• Opracowujemy harmonogram przechowywania danych dla każdej kategorii danych osobowych.
• Przeanalizujemy Twoje akta osobowe i zidentyfikujemy dane, które należy usunąć.
• Przygotowujemy procedurę rozpatrywania wniosków o dostęp i usunięcie danych składanych przez (byłych) pracowników.
• Oceniamy, które dane możesz przechowywać dłużej ze względu na oczekujący lub przewidywalny spór.
• Składamy wniosek o dostęp lub usunięcie danych w imieniu pracownika.

Podsumowanie

• RODO nie określa żadnych sztywnych okresów: przechowuj dane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu, w którym zostały zebrane.
• Większość akt osobowych: dwa lata po ustaniu stosunku pracy, dłużej tylko dla danych istotnych dla sporu.
• Oświadczenie o podatku dochodowym i kopia dowodu tożsamości: pięć lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy; administracja płacowa: siedem lat.
• Osoby składające wniosek: do czterech tygodni po zabiegu lub do jednego roku po uzyskaniu pisemnej zgody.
• Dane dotyczące stanu zdrowia pozostają u lekarza zakładowego; przechowujesz tylko daty nieobecności i informacje potrzebne do reintegracji i wypłaty wynagrodzenia.

PYTANIA I ODPOWIEDZI