Pełnomocnictwo (volmacht): rodzaje, formalności i kiedy wygasa

Pełnomocnictwo (volmacht) to upoważnienie, którego udzielasz innej osobie do wykonywania czynności prawnych w Twoim imieniu, takich jak podpisywanie umów lub zarządzanie rachunkiem bankowym (art. 3:60 holenderskiego kodeksu cywilnego, BW). Prawo holenderskie nie wymaga specjalnej formy dla większości pełnomocnictw, ale wygasa ono automatycznie w przypadku śmierci, ustanowienia opieki, bankructwa lub restrukturyzacji zadłużenia Ciebie lub Twojego pełnomocnika (art. 3:72 BW). Sama utrata zdolności umysłowych nie powoduje jego wygaśnięcia, dlatego trwałe pełnomocnictwo (leventestament) sprawdza się, gdy nie możesz już samodzielnie decydować.

Poniżej wyjaśniamy, jakie są rodzaje pełnomocnictw, jak je sporządzić, aby były akceptowane przez banki, notariuszy i Urząd Rejestracji Nieruchomości (Kadaster), gdzie należy je zarejestrować oraz jak i kiedy wygasa.

Czym jest pełnomocnictwo w świetle prawa holenderskiego?

Pełnomocnictwo pozwala przedstawicielowi zobowiązać Cię do działania wobec osób trzecich. Zasady znajdują się w artykułach 3:60 do 3:79 holenderskiego Kodeksu cywilnego : jesteś mocodawcą (volmachtgever), a osoba, którą upoważniasz, jest pełnomocnikiem (gevolmachtigde).

Pełnomocnictwo może być udzielone wyraźnie lub dorozumianie (art. 3:61 BW), a dokument pisemny nie jest prawnie wymagany. W praktyce i tak jest potrzebny: banki, notariusz (notaris) i Izba Handlowa (KVK) chcą zobaczyć pisemny dowód zanim zaakceptują podpis prawnika.

Pełnomocnictwo to upoważnienie do działania na zewnątrz. Wewnętrzne ustalenia, takie jak zakres obowiązków pełnomocnika i kwestia wynagrodzenia, są zazwyczaj umową agencyjną (lastgeving, artykuł 7:414 BW). Umowa ta zobowiązuje pełnomocnika do rozliczenia się z dokonanych czynności (artykuł 7:403 BW).

Musisz rozumieć, co podpisujesz, udzielając pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo podpisane przez osobę, której wola została zaburzona, na przykład z powodu zaawansowanej demencji, może zostać unieważnione (artykuł 3:34 BW).

Jakie są rodzaje pełnomocnictw?

Główną różnicą jest pełnomocnictwo ogólne i szczególne; pełnomocnictwo trwałe i pełnomocnictwo biznesowe to warianty z własnymi zasadami. Wybierz rodzaj pełnomocnictwa, który najlepiej odpowiada zadaniu, ponieważ bank lub notariusz sprawdzają, czy akt mieści się w ramach tego przepisu.

Pełnomocnictwo ogólne lub szczegółowe

Pełnomocnictwo ogólne (algemene volmacht) obejmuje wyłącznie czynności zarządcze (daden van beheer), takie jak płacenie rachunków i zarządzanie kontem. W przypadku czynności rozporządzających, takich jak sprzedaż domu lub udzielenie kredytu hipotecznego, pełnomocnictwo musi wyraźnie opisywać daną czynność (art. 3:62 BW).

Pełnomocnictwo szczegółowe (bijzondere volmacht) obejmuje tylko czynności, które opisuje, na przykład sprzedaż jednego mieszkania za co najmniej ustaloną cenę. Jest łatwiejsze do sprawdzenia i odwołania, a notariusze zazwyczaj preferują je w transakcjach dotyczących nieruchomości.

Pełnomocnictwo trwałe (levenstetament)

Leventestament to pełnomocnictwo sporządzone na wypadek, gdybyś nie był już w stanie samodzielnie zarządzać swoimi sprawami. Zazwyczaj obejmuje ono Twoje finanse, dom i konta cyfrowe, a często również sprawy medyczne. Zgodnie z artykułem 7:465 BW możesz ustanowić na piśmie pełnomocnika, który będzie decydował o leczeniu, gdy nie będziesz już w stanie tego robić.

Prawo nie wymaga aktu notarialnego, ale notariusze zdecydowanie go zalecają: notariusz sprawdza tożsamość i zdolność do czynności prawnych, a banki często odmawiają sporządzenia dokumentu prywatnego. Notariusz rejestruje notarialny testament w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Trwałych (Centraal Levenstestamentenregister, CLTR), prowadzonym przez Królewskie Holenderskie Stowarzyszenie Notariuszy Prawa Cywilnego (KNB).

Pełnomocnictwo notarialne i prywatne

Większość pełnomocnictw to dokumenty prywatne podpisywane wyłącznie przez Ciebie. W przypadku przeniesienia własności, które musi zostać dokonane w formie aktu notarialnego (art. 3:89 KC), notariusz zazwyczaj akceptuje pisemne pełnomocnictwo z zalegalizowanym podpisem. Pełnomocnictwo notarialne zapewnia większą pewność co do Twojej tożsamości i daty podpisania, dlatego banki często je preferują.

Pełnomocnictwo biznesowe

Firmy udzielają pełnomocnictw menedżerom, kierownikom oddziałów lub pracownikom, którzy podpisują umowy. Firma może zarejestrować tych upoważnionych przedstawicieli (gevolmachtigden) w KVK Rejestr Handlowy, z zakresem jego uprawnień i ewentualnymi limitami, np. umowy do 50 000 EUR. Osoby trzecie mogą wówczas sprawdzić KVK wyciąg przed podpisaniem. Nasze prawnicy korporacyjni doradzamy jak zorganizować te organy w firmie.

Nieodwołalne pełnomocnictwo

Co do zasady, pełnomocnictwo można odwołać w dowolnym momencie. Pełnomocnictwo nieodwołalne (onherroepelijke volmacht) jest możliwe tylko wtedy, gdy służy interesowi pełnomocnika lub osoby trzeciej, na przykład w celu sfinalizowania już uzgodnionej sprzedaży (art. 3:74 BW).

Jak sporządzić ważne pełnomocnictwo?

Sporządź pełnomocnictwo na piśmie, dokładnie opisz czynności i podpisz je osobiście. Następnie sprawdź, czy bank, notariusz lub organ, który ma je przyjąć, wymaga podpisu uwierzytelnionego lub aktu notarialnego.

1. Określ, co może zrobić prawnik, na jak długo i do jakiej kwoty. Wymień jednego lub kilku prawników i określ, czy mogą działać samodzielnie, czy muszą podpisywać się wspólnie.
2. Wyznacz zastępcę na wypadek, gdyby Twój pełnomocnik nie mógł działać. Pełnomocnik może sam wyznaczyć zastępcę tylko wtedy, gdy zezwala na to pełnomocnictwo (art. 3:64 BW).
3. Sporządź dokument, podając swoje pełne imię i nazwisko, datę urodzenia, adres, opisane czynności, ewentualne ograniczenia, datę rozpoczęcia i, jeśli dotyczy, datę zakończenia. Sformułowanie niderlandzkie pozwala uniknąć pytań ze strony holenderskich banków i notariuszy; jeśli używasz innego języka, dołącz tłumaczenie przysięgłe.
4. Podpisz dokument. Prawo holenderskie nie wymaga obecności świadków. Zleć notariuszowi poświadczenie podpisu, jeśli pełnomocnictwo będzie wykorzystane do sporządzenia aktu notarialnego, lub zleć notariuszowi sporządzenie samego aktu.
5. Przekaż kopię prawnikowi i stronom, które będą się na niej opierać, a oryginał przechowuj w bezpiecznym miejscu lub u notariusza.

Osoba trzecia, która współpracuje z Twoim prawnikiem, może zażądać pisemnego dowodu upoważnienia. Jeśli prawnik nie będzie w stanie go przedstawić, osoba trzecia może odmówić współpracy z nim.

Gdzie rejestruje się pełnomocnictwo?

W Holandii nie ma jednego rejestru dla wszystkich pełnomocnictw. Rejestracja odbywa się według rodzaju pełnomocnictwa i w przypadku większości pełnomocnictw prywatnych nie jest w ogóle potrzebna.

• Testament notarialny jest rejestrowany przez notariusza w CLTR. Rejestr odnotowuje jedynie fakt istnienia dokumentu i to, u którego notariusza został sporządzony, a nie jego treść.
• Pełnomocnictwa biznesowe mogą być zarejestrowane w KVK Rejestr handlowy, łącznie z wszelkimi ograniczeniami uprawnień.
• W przypadku transakcji nieruchomości, pełnomocnictwo dołączane jest do aktu notarialnego, który notariusz rejestruje w KRS. Samo pełnomocnictwo nie jest rejestrowane oddzielnie.

Co się stanie, jeśli adwokat przekroczy swoje uprawnienia?

Czynność wykraczająca poza zakres pełnomocnictwa nie wiąże Cię, chyba że ją później zatwierdzisz. Taka zgoda nazywa się ratyfikacją (bekrachtiging, art. 3:69 BW).

W przypadku braku ratyfikacji pełnomocnik ponosi odpowiedzialność wobec osoby trzeciej za szkodę, ponieważ uznaje się, że ręczy za posiadanie upoważnienia (art. 3:70 BW). Istnieje jeden ważny wyjątek: jeśli Twoje własne oświadczenia lub zachowanie dały osobie trzeciej uzasadnione podstawy do uznania, że ​​pełnomocnik był upoważniony, jesteś zobowiązany do jego przestrzegania (art. 3:61(2) BW).

Pełnomocnik nie może po prostu zawierać umów z samym sobą w Twoim imieniu. O ile pełnomocnictwo nie stanowi inaczej, może działać jako Twoja druga strona umowy tylko wtedy, gdy treść transakcji jest tak precyzyjnie określona, ​​że ​​wyklucza konflikt interesów (art. 3:68 KW).

Kiedy wygasa pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo wygasa z chwilą zajścia zdarzeń wymienionych w artykule 3:72 Kodeksu cywilnego, odwołania go lub złożenia przez pełnomocnika wypowiedzenia. Utrata zdolności umysłowych nie jest jedną z tych sytuacji.

• Śmierć, ustanowienie opieki (curatele) lub bankructwo zleceniodawcy lub zastosowanie wobec zleceniodawcy ustawowego programu restrukturyzacji długów (WSNP).
• Te same zdarzenia po stronie adwokata.
• Odwołanie przez zleceniodawcę.
• Zawiadomienie pełnomocnika o wypowiedzeniu umowy.

Pełnomocnictwo z ustaloną datą wygaśnięcia lub pełnomocnictwo do wykonania pojedynczego zadania również wygasa z upływem tej daty lub z chwilą wykonania zadania. Należy je odwołać na piśmie i poinformować pełnomocnika, bank oraz wszystkie inne osoby, które na nie powołują się. Jeśli pełnomocnictwo zostało sporządzone w formie testamentu notarialnego, należy zlecić notariuszowi sporządzenie aktu odwołania, aby zaktualizować CLTR.

Jeśli nie ma testamentu i nie możesz już zarządzać swoimi sprawami, Twoja rodzina musi zwrócić się do sądu rejonowego (kantonrechter). Sąd może wyznaczyć administratora Twojego majątku (bewindvoerder, art. 1:431 BW), opiekuna prawnego do spraw osobistych i medycznych (art. 1:450 BW) lub, w poważniejszych przypadkach, opiekuna prawnego (curator, art. 1:378 BW). Twoja rodzina może skorzystać z tej samej drogi, jeśli pełnomocnik nadużywa pełnomocnictwa, którego nie możesz już sam odwołać; postanowienie o ustanowieniu opieki prawnej wygasa z pełnomocnictwa.

Czy można korzystać z holenderskiego pełnomocnictwa za granicą?

Często, ale zagraniczne banki i rejestry gruntów ustalają własne wymagania. Większość krajów wymaga apostille zgodnie z Konwencją haską z 1961 roku oraz uwierzytelnionego tłumaczenia.

Holenderski levenstestament nie jest automatycznie uznawany w innych krajach. Jeśli posiadasz nieruchomość za granicą, osobne pełnomocnictwo sporządzone zgodnie z prawem danego kraju, wraz z dokumentem holenderskim, jest często najbezpieczniejszym rozwiązaniem.

Co powinieneś sprawdzić jako dyrektor?

Pozostajesz odpowiedzialny za działania swojego prawnika w ramach udzielonego mu pełnomocnictwa. Przed podpisaniem sprawdź poniższe punkty:

• W dokumencie opisano każdą czynność rozporządzenia, na którą chcesz zezwolić, np. sprzedaż domu, ponieważ ogólne uprawnienie obejmuje wyłącznie zarządzanie (artykuł 3:62 BW).
• Limity podawane są w postaci liczb, np. maksymalnej kwoty płatności lub minimalnej ceny sprzedaży.
• W przypadku, gdy Twój pierwszy wybór nie jest w stanie podjąć działania, wyznacza się zastępczego prawnika.
• W przypadku leventestamentu należy wskazać osobę nadzorującą (toezichthouder) lub w przypadku większych płatności wymagany jest drugi podpis.
• Twój bank lub notariusz akceptuje wybraną przez Ciebie formę, prywatną lub notarialną.
• Wiesz, jak odwołać uprawnienie i kogo musisz o tym powiadomić.

Na co powinien zwrócić uwagę prawnik?

Jako pełnomocnik działasz w imieniu innej osoby i musisz być w stanie rozliczyć się z każdego kroku (artykuł 7:403 Kodeksu postępowania cywilnego). Sprawdź poniższe punkty przed podjęciem działań:

• Czynność, którą zamierzasz wykonać, mieści się w zakresie pisemnego upoważnienia.
• Władza nie kończy się na skutek śmierci, ustanowienia opieki, bankructwa, WSNP lub odwołania (artykuł 3:72 BW).
• Nie zawierasz umowy z samym sobą ani z własną firmą, chyba że uprawnienia na to pozwalają (Artykuł 3:68 BW).
• Pieniądze zleceniodawcy przechowujesz oddzielnie od swoich, a także przechowujesz faktury i wyciągi bankowe.
• Możesz przedstawić bankowi, notariuszowi lub innej stronie pisemne potwierdzenie swojego upoważnienia.

Co możemy dla Ciebie zrobić za pomocą pełnomocnictwa?

Nasi prawnicy pomagają dyrektorom, adwokatom, rodzinom i spółkom w sporządzaniu, stosowaniu i kwestionowaniu pełnomocnictw.

• Przeanalizujemy Twój projekt pełnomocnictwa lub testamentu i sprawdzimy, czy każda czynność dotycząca rozporządzenia jest w nim opisana.
• Sporządzamy pełnomocnictwa gospodarcze z jasno określonymi zakresami i organizujemy rejestrację w KRS. KVK Rejestr Handlowy.
• Oceniamy, czy czynność prawna dokonana przez pełnomocnika jest dla Państwa wiążąca, a także czy możliwe jest ratyfikowanie umowy lub wystąpienie z roszczeniem na podstawie art. 3:70 BW.
• Sporządzamy odwołania oraz pisma do pełnomocnika, banku i innych stron powołujących się na pełnomocnictwo.
• Przygotowujemy wnioski do sądu rejonowego o ustanowienie zarządu tymczasowego (bewind), opieki lub kurateli.

Podsumowanie

• Pełnomocnictwo (volmacht) pozwala innej osobie na dokonywanie czynności prawnych w twoim imieniu (art. 3:60 BW); prawo holenderskie nie wymaga żadnej specjalnej formy.
• Uprawnienie ogólne obejmuje wyłącznie czynności zarządzania; sprzedaż lub obciążenie hipoteką nieruchomości wymaga wyraźnego uprawnienia (artykuł 3:62 BW).
• Testament notarialny zachowuje ważność po utracie zdolności umysłowych; testament notarialny rejestruje się w CLTR.
• Pełnomocnictwo wygasa wraz ze śmiercią, ustanowieniem opieki, bankructwem lub WSNP którejkolwiek ze stron, odwołaniem lub wypowiedzeniem (Artykuł 3:72 BW).
• Jeśli nie masz ważnego pełnomocnictwa, Twoja rodzina musi zwrócić się do sądu rejonowego (kantonrechter) z wnioskiem o wyznaczenie administratora, mentora lub opiekuna.

PYTANIA I ODPOWIEDZI