Praca zdalna stała się standardem w Holandii, wiąże się jednak z nią szereg konkretnych wymogów prawnych, które muszą zrozumieć zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.
Od 2025 r. holenderskie prawo nie przyznaje pracownikom automatycznego prawa do pracy z domu, jednak pracownicy zatrudnieni przez co najmniej sześć miesięcy w firmach zatrudniających co najmniej 10 pracowników mogą formalnie o to wnioskować ustalenia dotyczące pracy zdalnej.
Pracodawca musi mieć uzasadnione powody, aby odrzucić takie wnioski.
Gdy rozpocznie się praca zdalna, wiele zobowiązania prawne wejść w życie.
Niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników zdalnych w Holandii, czy sam pracujesz zdalnie, musisz poruszać się po umowy o pracę, przepisy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, implikacje podatkowe i zasady ochrony danych.
Ustawa o warunkach pracy dotyczy miejsc pracy wykonywanych zdalnie w taki sam sposób, jak w przypadku tradycyjnych biur, a pracodawcy muszą zapewnić pracownikom pracującym zdalnie bezpieczne i ergonomiczne warunki pracy.
Zasady prywatności ograniczają sposób monitorowania pracowników, podczas gdy praca zdalna transgraniczna dodaje kolejne poziomy złożoności w zakresie ubezpieczeń społecznych i opodatkowania.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej i prawa pracownicze w 2026 r.
W Holandii ustanowiono jasne ramy prawne regulujące pracę zdalną za pośrednictwem Pracuj tam, gdzie chcesz, która przyznaje pracownikom określone prawa w zakresie wnioskowania o elastyczną organizację pracy.
Pracodawcy w Holandii muszą stosować się do ustrukturyzowanych procedur oceny i reagowania na te wnioski, z określonymi podstawami udzielenia zgody lub odrzucenia.
Pracuj tam, gdzie chcesz, działaj i jego wpływ
Ustawa „Pracuj tam, gdzie chcesz” (Wet werken waar je wilt) stanowi istotną aktualizację podejścia Holandii do elastycznej organizacji pracy.
Niniejsze przepisy opierają się na wcześniejszych Ustawa o elastycznej pracy (Wet flexibel werken) poprzez wzmocnienie prawa pracownicze pracować zdalnie.
Na mocy tej ustawy Twoi pracownicy zyskują prawo do żądania zmiany miejsca pracy, w tym przejścia na pracę całkowicie zdalną lub hybrydową.
Przepisy te dotyczą wszystkich umów o pracę w Holandii i wymagają rozważenia prośby o pracę zdalną poważnie i odpowiedz w określonym terminie.
Ustawa tworzy wiążące zobowiązania dla pracodawców zatrudniających dziesięciu lub więcej pracowników.
Jeśli Twoja organizacja spełnia ten próg, musisz rozpatrywać wnioski o pracę zdalną w ramach formalnej procedury.
Mniejsi pracodawcy nadal podlegają obowiązkom wynikającym z szerszej Ustawy o elastycznym czasie pracy, choć wymagania nieco się różnią.
Prawo pracownika do żądania pracy zdalnej lub hybrydowej
Twoi pracownicy mogą składać formalne wnioski o pracę zdalną lub przejście na hybrydowy harmonogram pracy po przepracowaniu co najmniej 26 tygodni.
Wniosek należy złożyć w formie pisemnej co najmniej dwa miesiące przed planowaną datą rozpoczęcia pracy.
Wniosek musi zawierać:
- Preferowane miejsce pracy
- Liczba dni, w których chcą pracować zdalnie
- Proponowana data rozpoczęcia
- Czy umowa jest tymczasowa czy stała
Masz jeden miesiąc na odpowiedź na prośbę.
W tym okresie musisz skonsultować się ze swoim pracownikiem, aby omówić propozycję.
Jeśli potrzebujesz więcej czasu na podjęcie decyzji, możesz przedłużyć termin odpowiedzi o jeden miesiąc, ale musisz o tym poinformować pracownika w ciągu pierwszego miesiąca.
Pracownicy mogą złożyć nowy wniosek, jeśli okoliczności ulegną zmianie, jednak muszą odczekać co najmniej rok od złożenia poprzedniego wniosku, chyba że nastąpią istotne zmiany w ich roli lub sytuacji osobistej.
Podstawy przyznania lub odmowy realizacji wniosków o pracę zdalną
Możesz odrzucić wniosek o pracę zdalną, ale decyzję musisz oprzeć na uzasadnionych interesach biznesowych.
Prawo holenderskie uznaje szczególne przyczyny odmowy, w tym wymogi operacyjne, względy bezpieczeństwa lub charakter samej pracy.
Do uzasadnionych podstaw odmowy zalicza się:
- Praca ze względu na swój charakter wymaga obecności fizycznej
- Praca zdalna powodowałaby poważne trudności operacyjne
- Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i poufności nie mogą być spełnione zdalnie
- Obsługa klienta uległaby znacznemu pogorszeniu
Odmowę należy złożyć na piśmie, podając jasne uzasadnienie.
Twoje wyjaśnienie powinno wykazać, dlaczego konkretne interesy biznesowe są ważniejsze niż prośba Twojego pracownika.
Ogólne stwierdzenia o preferencjach pracy w biurze są niewystarczające.
Jeżeli wyrażasz zgodę na wniosek, musisz udokumentować ten fakt na piśmie.
Obejmuje to określenie godzin pracy, szczegółów lokalizacji, dostarczanego sprzętu i wszelkich warunków związanych z pracą zdalną.
Warunki te stają się częścią umowy o pracę.
Podstawowe elementy holenderskich umów o pracę zdalną
holenderski umowa o pracęPrzepisy dotyczące pracowników zdalnych muszą zawierać określone obowiązkowe elementy określone przez prawo, niezależnie od tego, czy pracownicy pracują w domu czy w biurze.
Umowy te mogą być na czas nieokreślony lub na czas określony i muszą jasno określać ustalenia dotyczące pracy zdalnej oraz uwzględniać wszelkie obowiązujące układ zbiorowy pracys.
Obowiązkowe klauzule i warunki
Holenderski Kodeks cywilny nakłada na pracodawców obowiązek dostarczenia pisemnej dokumentacji kluczowych warunków zatrudnienia w ciągu jednego miesiąca od rozpoczęcia pracy.
Dotyczy to wszystkich pracowników, także tych pracujących zdalnie.
Twoja umowa o pracę musi zawierać Twoje dane osobowe i dane Twojego pracodawcy, Twoje stanowisko i jasny opis Twoich obowiązków.
Dodatkowe obowiązkowe elementy obejmują datę rozpoczęcia pracy, rodzaj umowy o pracę, uzgodnione wynagrodzenie i częstotliwość płatności oraz liczbę godzin pracy.
W umowie należy określić okres próbny, który zazwyczaj wynosi do dwóch miesięcy w przypadku umów krótszych niż dwa lata.
Okres wypowiedzenia umowy musi być jasno określony i musi zostać wskazane miejsce, w którym praca będzie wykonywana.
W przypadku pracowników zdalnych pracodawcy muszą udokumentować, czy pracują oni z domu w pełnym wymiarze godzin, czy w podzielonym wymiarze godzin między pracą w domu i w biurze.
Warunki umowy powinny określać, kto dostarcza niezbędny sprzęt i w jaki sposób rozliczane są koszty związane z pracą.
holenderski prawo oczekuje, że informacje te zostaną przedstawione w formie pisemnej, aby chronić obie strony i zapobiegać nieporozumieniom.
Rodzaje umów o pracę
W Holandii możesz pracować zdalnie w ramach różnych struktur umów.
Umowa o pracę na czas nieokreślony zapewnia największe bezpieczeństwo zatrudnienia, ponieważ nie ma ustalonej daty zakończenia.
To stałe porozumienie zapewnia kompleksową ochronę prawną i przewidywalne warunki zatrudnienia.
A Umowa na czas określony ma określony czas trwania i kończy się automatycznie w uzgodnionym dniu.
Pracodawca może zaproponować maksymalnie trzy kolejne umowy na czas określony w ciągu trzech lat, zanim będzie musiał przekształcić Twoje stanowisko w umowę stałą.
Zasada ta chroni pracowników zdalnych przed nieokreślonymi umowami tymczasowymi.
W przypadku pracy zdalnej powszechne są umowy o pracę w niepełnym wymiarze godzin, określające dokładne godziny i dni, w które pracownik musi być dostępny.
Umowy o pracę na wezwanie zapewniają elastyczność, ale muszą gwarantować minimalną liczbę godzin po przepracowaniu pewnych okresów.
Umowy tymczasowe polegają na pracy dla firm klientów i jednoczesnym zatrudnieniu przez agencję pracy tymczasowej.
Każdy rodzaj umowy ma wpływ na Twoje prawa dotyczące ochrony przed zwolnieniem, prawa do urlopu i dostępu do świadczeń.
Pracownicy zdalni korzystają z takiej samej ochrony prawnej jak pracownicy biurowi na mocy holenderskiego prawa pracy.
Wprowadzanie rozwiązań dotyczących pracy zdalnej
Jeśli regularnie pracujesz w domu, Twoja umowa o pracę musi określać sposób pracy zdalnej.
Obejmuje to udokumentowanie głównego miejsca pracy, niezależnie od tego, czy jest to adres domowy, biuro pracodawcy, czy obie te lokalizacje łącznie.
Pracownicy w Holandii, którzy przez sześć miesięcy pracują w firmach zatrudniających co najmniej 10 pracowników, mają prawo wnioskować o pracę zdalną.
Pracodawcy muszą odpowiedzieć na te prośby i mogą odmówić jedynie w przypadku, gdy istnieją uzasadnione powody biznesowe.
Po zatwierdzeniu, ustalenia dotyczące pracy zdalnej powinny zostać udokumentowane w umowie lub formalnym aneksie.
Umowa powinna szczegółowo określać obowiązki dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy w domu.
Pracodawcy muszą zapewnić pracownikom zdalnym bezpieczne i ergonomiczne warunki pracy.
Obejmuje to zapewnienie niezbędnego sprzętu lub zwrot kosztów zatwierdzonych zakupów.
Należy spełnić wymogi dotyczące ochrony danych, zwłaszcza w zakresie poufności i bezpiecznego przetwarzania informacji firmowych w domu.
W umowie należy określić oczekiwania dotyczące bezpieczeństwa w Internecie, przechowywania danych i ochrony poufnych informacji biznesowych.
Układów zbiorowych
Jeśli w Twojej branży lub firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy (CAO), może on mieć zastosowanie do Twojego zatrudnienia.
Tego rodzaju porozumienia między pracodawcami a związkami zawodowymi ustalają minimalne warunki zatrudnienia, które często wykraczają poza podstawowe wymogi prawne.
Twoja indywidualna umowa o pracę nie może zawierać mniej korzystnych warunków niż te zawarte w obowiązującej umowie zbiorowej (CAO).
Układy zbiorowe pracy często zawierają szczegółowe postanowienia dotyczące pracy zdalnej, takie jak dodatki na pokrycie kosztów pracy zdalnej, zapewnienie sprzętu i elastyczne godziny pracy.
Niektóre CAO określają maksymalny procent czasu, w jakim pracownicy mogą pracować zdalnie lub wymagać regularnej obecności w biurze.
Jeśli Twój pracodawca wprowadzi lub zmieni politykę pracy zdalnej, może potrzebować wcześniejszej konsultacji lub zgody rady zakładowej.
Wymóg ten dotyczy przedsiębiorstw, które spełniają określone progi dotyczące liczby pracowników.
Rada zakładowa dba o to, aby przy wdrażaniu pracy zdalnej brane były pod uwagę interesy pracowników.
W umowie o pracę należy zawrzeć odniesienie do wszelkich obowiązujących układów zbiorowych pracy i wyjaśnić, w jaki sposób wpływają one na warunki zatrudnienia.
Pracodawca musi przestrzegać zarówno postanowień umowy CAO, jak i postanowień poszczególnych umów, stosując postanowienia, które są dla niego jako pracownika najkorzystniejsze.
Obowiązki pracodawcy i warunki pracy
Pracodawcy w Holandii muszą spełniać określone wymagania obowiązki prawne gdy pracownicy pracują zdalnie, w szczególności na mocy Ustawy o warunkach pracy (Arbowet).
Obowiązki te obejmują wymagania dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, prawidłowe urządzenie miejsca pracy w domu oraz dobre samopoczucie pracowników rozważania różniące się od tych obowiązujących w tradycyjnych środowiskach biurowych.
Obowiązki w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa wynikające z ustawy o warunkach pracy
Metoda Arbowet ma zastosowanie zarówno w pracy domowej, jak i biurowej.
Należy przeprowadzić inwentaryzację i ocenę ryzyka (RI&E), uwzględniając szczególne zagrożenia związane z pracą z domu.
Zagrożenia te różnią się od tych związanych z pracą biurową i obejmują takie kwestie, jak dodatkowe obciążenie, jakiego doświadczają pracownicy łączący pracę z obowiązkami domowymi.
Musisz dostarczyć informacji na temat tego, w jaki sposób pracownicy mogą bezpiecznie i zdrowo pracować z domu.
Obejmuje to jasne wskazówki dotyczące praktyk ergonomicznych i potencjalnych zagrożeń w warunkach domowych.
Twoi pracownicy również ponoszą wspólną odpowiedzialność za utrzymanie bezpiecznego środowiska pracy w domu.
Muszą właściwie wykorzystywać informacje i zasoby, które im przekazujesz.
Nie możesz po prostu przenieść wszystkich obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy na swoich pracowników, ponieważ Arbowet jako pracodawca nakłada na Ciebie główną odpowiedzialność.
Oceny i wyposażenie miejsca pracy w domu
Musisz zapewnić pracownikom odpowiednie i bezpieczne miejsce pracy w domu.
Oznacza to zapewnienie odpowiedniego sprzętu roboczego spełniającego normy ergonomiczne.
Typowy sprzęt, który powinieneś rozważyć, to:
- Ergonomiczne krzesła biurowe
- Właściwe biurka na właściwych wysokościach
- Ergonomiczne klawiatury i myszy
- Monitory zewnętrzne
- Odpowiednie rozwiązania oświetleniowe
Możesz zaoferować pracownikom dodatek za pracę zdalną, aby pokryć dodatkowe koszty ponoszone przez nich.
W roku 2025 kwota ta wynosi 2.40 euro dziennie i jest wolna od podatku.
Kwota ta pokrywa dodatkowe koszty ogrzewania, wody, prądu i podstawowych artykułów, takich jak herbata i kawa.
Należy ocenić, czy domowe miejsce pracy nadaje się do wykonywania danej pracy.
Jeżeli środowisko domowe nie jest bezpieczne lub nie jest odpowiednie do wykonywania zadań służbowych, może to być uzasadniony powód do odmowy Praca zdalna wniosek złożony na podstawie Ustawy o elastycznym czasie pracy.
Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym i dobre samopoczucie
Praca zdalna stwarza wyjątkowe wyzwania dla dobrego samopoczucia pracowników, z którymi musisz się zmierzyć.
Mieszanie pracy i życia prywatnego w domu może prowadzić do większego stresu i trudności w zachowaniu granic.
W planie RI&E należy szczegółowo określić zagrożenia związane z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym w przypadku pracowników pracujących z domu.
Obejmuje to ocenę wpływu pracy zdalnej na zdrowia psychicznego i zdolność do oderwania się od obowiązków zawodowych.
Należy ustalić jasne zasady dotyczące godzin pracy i oczekiwań dotyczących dostępności.
Pracownicy muszą wiedzieć, kiedy będą dostępni i kiedy będą mogli całkowicie oderwać się od obowiązków służbowych.
Środki bezpieczeństwa informacji mają również wpływ na samopoczucie pracowników.
Musisz ustalić jasne zasady dotyczące tego, co jest dozwolone, a co nie podczas pracy zdalnej.
Taka przejrzystość pomaga pracownikom pracować pewnie, bez obaw o nieumyślne złamanie zasad firmy.
Wymagania dotyczące ochrony danych, prywatności i monitorowania
Praca zdalna w Holandii wymaga ścisłego przestrzegania przepisy dotyczące ochrony danych, w szczególności RODO, podczas gdy pracodawcy muszą znaleźć równowagę między uzasadnionymi potrzebami monitorowania a prawem pracowników do prywatności.
Pracodawcy w Holandii mają szczególne obowiązki związane z bezpiecznym dostępem do danych, przejrzystymi praktykami monitorowania i utrzymywaniem solidnych środków bezpieczeństwa informacji.
Zgodność z RODO i prawem o ochronie prywatności
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych reguluje sposób postępowania z danymi osobowymi pracowników w środowisku pracy zdalnej. Należy wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, niezależnie od miejsca pracy pracowników.
Polityka prywatności musi jasno określać, jakie dane gromadzisz, jak je przetwarzasz i kto ma do nich dostęp. Wdrażając nowe systemy pracy zdalnej lub oprogramowanie przetwarzające dane osobowe, należy przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA).
Jest to szczególnie ważne podczas wdrażania narzędzi monitorujących lub systemów opartych na chmurze. Holenderski Urząd Ochrony Danych (Autoriteit Persoonsgegevens) egzekwuje zgodność z RODO w Holandii.
Grożą Ci wysokie grzywny, jeśli nie zapewnisz odpowiedniej ochrony danych pracowników lub naruszysz wymogi przejrzystości. Musisz również wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych, jeśli przetwarzasz duże ilości danych pracowników lub prowadzisz regularne działania monitorujące.
Monitorowanie pracowników zdalnie
Możesz monitorować pracowników zdalnych w Holandii, ale tylko w ramach ścisłych przepisów. Monitorowanie musi służyć uzasadnionemu celowi biznesowemu i być proporcjonalne do tego celu.
Przed wdrożeniem oprogramowania monitorującego wymagana jest wyraźna zgoda pracowników lub ważna podstawa prawna. Musisz z wyprzedzeniem poinformować pracowników o tym, jakich narzędzi monitorujących używasz, jakie dane gromadzisz i dlaczego.
Obejmuje to rejestrowanie naciśnięć klawiszy, nagrywanie ekranu lub oprogramowanie do śledzenia czasu. Rada zakładowa (jeśli ma zastosowanie) musi zatwierdzić zasady monitorowania przed ich wdrożeniem.
Nie można wykorzystywać danych z monitoringu do podejmowania decyzji o zatrudnieniu bez odpowiedniego uzasadnienia. Nadmierne lub ukryte monitorowanie narusza holenderskie przepisy o ochronie prywatności i może skutkować podjęciem kroków prawnych przez pracowników.
Bezpieczeństwo informacji i bezpieczny dostęp
Musisz zapewnić pracownikom zdalnym bezpieczne metody dostępu do systemów firmowych. Obejmuje to wdrożenie wirtualnych sieci prywatnych (VPN), uwierzytelnianie wieloskładnikowe i szyfrowane kanały komunikacji.
Twoi pracownicy potrzebują jasnych wytycznych dotyczących bezpieczeństwa danych podczas pracy zdalnej. Powinieneś wyposażyć urządzenia firmowe w preinstalowane oprogramowanie zabezpieczające, zamiast zezwalać na niekontrolowane korzystanie z urządzeń prywatnych.
Jeśli pracownicy korzystają z własnych urządzeń, potrzebna jest kompleksowa polityka „Przynieś własne urządzenie” (BYOD), która uwzględnia wymogi bezpieczeństwa. Należy regularnie aktualizować oprogramowanie zabezpieczające i przeprowadzać audyty bezpieczeństwa systemów do pracy zdalnej.
Twoi pracownicy potrzebują szkoleń na temat rozpoznawania prób phishingu, zabezpieczania sieci domowych i prawidłowego obchodzenia się z poufnymi danymi.
Konsekwencje dla wynagrodzeń, płac i podatków
Pracodawcy zatrudniający pracowników zdalnych w Holandii muszą przestrzegać szczegółowych wymogów dotyczących wynagrodzeń, obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz zasad potrącania podatku. Prawo holenderskie nakłada szczególne świadczenia pracownicze oraz dodatki mające wpływ na całkowity koszt odszkodowania.
Płace i składki na ubezpieczenie społeczne
Zatrudniając pracowników zdalnych w Holandii, musisz zarejestrować się w holenderskim urzędzie skarbowym i rozliczać wynagrodzenia zgodnie z lokalnymi przepisami. Z każdej wypłaty wynagrodzenia należy potrącać podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne za pośrednictwem systemu płac.
Składki na ubezpieczenie społeczne pokrywają kilka programów ubezpieczeniowych. Należą do nich emerytura państwowa (AOW), ubezpieczenie na wypadek bezrobocia (WW) i ubezpieczenie na wypadek długotrwałej opieki (WLZ).
Dzielisz te koszty ze swoimi pracownikami, zazwyczaj dzieląc składki między pracodawcę i pracownika. Całkowite obciążenie z tytułu ubezpieczeń społecznych wynosi od 25% do 35% wynagrodzenia brutto.
Należy co miesiąc odprowadzać te składki do holenderskiego urzędu skarbowego i celnego wraz z potrąceniami podatku dochodowego. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje karami i odsetkami.
Płatne urlopy i świadczenia pracownicze
Holenderskie prawo pracy nakłada na Ciebie obowiązek wypłaty minimalnego dodatku urlopowego w wysokości 8% rocznego wynagrodzenia brutto. Kwotę tę należy uiścić co najmniej raz w roku, zazwyczaj w maju lub czerwcu.
Ta płatność stanowi dodatek do wynagrodzenia, a nie jego substytut. Twoim pracownikom przysługuje co najmniej 20 dni płatnego urlopu w roku, w oparciu o pełny etat.
Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin otrzymują proporcjonalną liczbę dni urlopu. Nie można zastąpić ustawowego urlopu rekompensatą pieniężną, chyba że w przypadku rozwiązania stosunku pracy.
Oprócz minimalnych wymagań możesz oferować dodatkowe świadczenia pracownicze, takie jak:
- Składki emerytalne
- Dodatki na podróż
- Dofinansowania do ubezpieczenia zdrowotnego
- Budżety rozwoju zawodowego
Konsekwencje podatkowe i podwójne opodatkowanie
Pracownicy zdalni fizycznie obecni w Holandii muszą płacić holenderski podatek dochodowy od ich wynagrodzenia. Stawki podatkowe są progresywne i zaczynają się od 36.97% dla dochodów do 75 518 euro, a sięgają 49.5% dla wyższych przedziałów.
Musisz ustalić status rezydencji podatkowej za każdego pracownika zdalnego. Pracownicy, którzy spędzają w Holandii ponad 183 dni w roku, zazwyczaj stają się holenderskimi rezydentami podatkowymi.
Rezydenci podatkowi płacą podatek od dochodów z całego świata, natomiast nierezydenci płacą podatek tylko od dochodów uzyskanych w Holandii. Holandia zawarła umowy podatkowe z ponad 90 krajami, aby zapobiec podwójnemu opodatkowaniu.
Umowy te pozwalają pracownikom ubiegać się o zagraniczne ulgi podatkowe lub zwolnienia podatkowe, jeśli płacą podatki w wielu jurysdykcjach. Należy doradzić pracownikom, aby skorzystali z profesjonalnej porady podatkowej w swojej konkretnej sytuacji.
Zasiłki na pracę zdalną i Thuiswerkvergoeding
Możesz zapewnić zwrot kosztów pracy zdalnej zwolnionych od podatku za pośrednictwem thuiswerkvergoeding (dodatek za pracę zdalną). Holenderskie organy podatkowe zezwalają na dopłatę do 2.35 euro dziennie bez konieczności udokumentowania rzeczywistych kosztów za 2025 rok.
Ten dodatek pokrywa wydatki takie jak prąd, ogrzewanie, internet i materiały biurowe. Możesz wypłacić ten zwrot za każdy dzień pracy pracownika z domu.
Płatność nie jest wliczana do dochodu podlegającego opodatkowaniu i nie wymaga składek na ubezpieczenie społeczne. Alternatywnie, zamiast stosować stałą stawkę dzienną, możesz zwrócić faktycznie udokumentowane koszty.
Do pokrycia tych zwrotów potrzebne są odpowiednie dokumenty administracyjne i rachunki. Wielu pracodawców preferuje stałą stawkę, ponieważ zmniejsza ona obciążenie administracyjne dla obu stron.
Praca zdalna za granicą i rozważania na temat imigracji
W przypadku pracowników pracujących zdalnie z Holandii dla zagranicznych pracodawców i odwrotnie, odrębne ramy prawne regulują prawa pracownicze, status imigracyjny i implikacje podatkowe. Władze holenderskie ściśle monitorują te ustalenia, aby zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami i zapobiegać nielegalnemu zakładaniu działalności gospodarczej.
Prawo pracy i zabezpieczenie społeczne dla pracowników transgranicznych
Holenderskie prawo pracy dotyczy pracownicy transgraniczni na podstawie miejsca, w którym zazwyczaj wykonują swoją pracę, a nie tylko lokalizacji pracodawcy. Jeśli pracujesz w Holandii przez co najmniej 40% swojego czasu pracy, Twoją umowę zazwyczaj reguluje holenderskie prawo pracy, niezależnie od klauzuli wyboru prawa właściwego zawartej przez pracodawcę.
Oznacza to, że zyskujesz dostęp do holenderskich przepisów ustawowych, które obejmują minimalne wynagrodzenie, maksymalny czas pracy i rygorystyczne procedury zwalniania.
Składki na ubezpieczenie społeczne podlegają unijnym zasadom koordynacji dla pracowników transgranicznych w UE/EOG. Twój pracodawca musi uzyskać zaświadczenie A1, aby ustalić, którego kraju system zabezpieczenia społecznego obowiązuje.
Bez odpowiedniego zaświadczenia możesz mieć do czynienia z podwójnymi składkami lub lukami w ubezpieczeniu. W przypadku pracowników spoza UE/EOG, obowiązujące systemy określają dwustronne umowy o zabezpieczeniu społecznym.
Holandia zawarła umowy z takimi krajami jak Stany Zjednoczone, Australia i Kanada. W przypadku braku takiej umowy obie jurysdykcje mogą wymagać wpłat.
Wymagania dotyczące zezwolenia na pobyt i pracę
Obywatele spoza UE/EOG praca zdalna z Holandii wymaga zarówno zezwolenie na pobyt oraz pozwolenie na pracę (TWV – tewerkstellingsvergunning), nawet jeśli jesteś zatrudniony przez firmę zagraniczną. Twój pracodawca musi ubiegać się o te zezwolenia, których rozpatrzenie zajmuje zazwyczaj 2-3 miesiące.
W Holandii obowiązują określone kategorie zezwoleń dla pracowników zdalnych:
- Wysoko wykwalifikowani migranci program dla wynagrodzeń powyżej 5,008 euro miesięcznie (próg na rok 2025 dla pracowników poniżej 30. roku życia)
- Samozatrudnienie zezwolenia na pobyt dla freelancerów
- Rok orientacyjny pozwolenia dla niedawnych absolwentów
Obywatele UE/EOG zachowują prawo do swobodnego przemieszczania się i nie potrzebują zezwoleń. Należy jednak zarejestrować się w gminie (gemeente) w ciągu pięciu dni od przyjazdu, jeśli pobyt przekracza cztery miesiące.
imigracja Władze badają, czy praca zdalna maskuje faktyczne stosunki pracy wymagające standardowych zezwoleń. Wizy dla cyfrowych nomadów nie są obecnie przewidziane w prawie holenderskim, choć rozważane są propozycje.
Ryzyko związane z zakładami stałymi
Twoje działania związane z pracą zdalną mogą wywołać stały zakład Status (PE) dla zagranicznego pracodawcy w Holandii. Wiąże się to ze znacznymi obowiązkami podatkowymi i regulacyjnymi, w tym holenderskim obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz wymogiem rejestracji VAT.
PE zazwyczaj powstaje, gdy utrzymujesz stałe miejsce prowadzenia działalności lub regularnie zawierasz umowy w imieniu swojego pracodawcy. Sądy biorą pod uwagę takie czynniki, jak kontrola nad miejscem pracy, interakcje z klientami i uprawnienia decyzyjne.
Ryzyko wzrasta, jeśli reprezentujesz swojego pracodawcę przed holenderskimi klientami, negocjujesz umowy lub utrzymujesz wydzieloną przestrzeń biurową. Nawet praca z domu może stanowić podstawę PE, jeśli Twoja działalność stanowi podstawową funkcję biznesową, a nie jest wsparciem dodatkowym.
Twój pracodawca powinien regularnie przeprowadzać ocenę ryzyka PE, szczególnie jeśli wielu pracowników pracuje z Holandii. Profesjonalni doradcy podatkowi mogą pomóc w opracowaniu rozwiązań minimalizujących ryzyko przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami. Holenderskie prawo pracy.
Najczęściej zadawane pytania
Holenderskie prawo pracy w 2025 r. wymaga konkretnych postanowienia umowne w zakresie pracy zdalnej, przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu pracy z domu oraz jasnych środków ochrony danych. Pracodawcy muszą przestrzegać ustalonych procedur dotyczących godzin pracy, dostarczania sprzętu i rozwiązywania umów podczas zarządzania pracownikami zdalnymi.
Jakie są główne wymogi prawne dotyczące pracy zdalnej zawarte w holenderskich umowach o pracę od 2025 r.?
Twoja umowa o pracę musi wyraźnie określać warunki pracy zdalnej. Umowa musi jasno określać, czy praca zdalna jest możliwa, oraz określać warunki, na jakich możesz pracować z domu lub z innej lokalizacji poza tradycyjnym biurem.
W umowie należy uwzględnić szczegóły dotyczące miejsca pracy, godzin pracy oraz ewentualnych rozwiązań hybrydowych. Umowa musi być zgodna z holenderskim prawem pracy, nawet jeśli Twoja firma nie posiada osobowości prawnej w Holandii.
Jeśli pracowałeś w firmie zatrudniającej co najmniej 10 pracowników przez sześć miesięcy lub dłużej, masz prawo wystąpić o możliwość pracy zdalnej. Twój pracodawca musi przedstawić uzasadniony powód odmowy, na przykład problemy z harmonogramem, pracę, której nie można wykonać gdzie indziej lub niebezpieczne warunki pracy w domu.
W jaki sposób holenderskie prawo reguluje czas pracy i przerwy dla pracowników zdalnych?
Ustawa o warunkach pracy (Arbowet) ma zastosowanie do pracowników zdalnych w taki sam sposób, jak do pracowników biurowych. Twój pracodawca musi zapewnić Ci możliwość bezpiecznej i prawidłowej pracy w domu.
Standardowe holenderskie przepisy dotyczące czasu pracy nadal obowiązują w przypadku pracy zdalnej. Twój pracodawca nie może po prostu wymagać od Ciebie nieograniczonej dostępności, ponieważ pracujesz z domu.
Masz takie same prawa do przerw i odpoczynku jak pracownicy biurowi. Twoja umowa o pracę lub układ zbiorowy pracy powinny określać Twoje godziny pracy i ewentualne elastyczne godziny pracy.
Czy w Holandii obowiązują szczególne przepisy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa w środowisku pracy zdalnej?
Twój pracodawca musi przeprowadzić inwentaryzację i ocenę ryzyka (RI&E), uwzględniającą ryzyko związane z pracą zdalną. Ocena ta musi uwzględniać inne zagrożenia niż praca biurowa, takie jak dodatkowe obciążenie wynikające z łączenia obowiązków zawodowych i domowych.
Ustawa o warunkach pracy nakłada na pracodawcę obowiązek dostarczenia informacji o tym, jak można bezpiecznie i zdrowo pracować w domu. Pracodawca musi zapewnić dobre i bezpieczne miejsce pracy w domu, które może obejmować ergonomiczny sprzęt roboczy, taki jak ergonomiczna klawiatura lub krzesło biurowe.
Ponosisz również odpowiedzialność za utrzymanie zdrowego i bezpiecznego środowiska pracy w domu. Obejmuje to prawidłowe korzystanie z informacji i zasobów udostępnianych przez pracodawcę.
Twój pracodawca nie może Cię monitorować bez uzasadnionego powodu. Wszelkie monitorowanie musi być konieczne, zgłoszone z wyprzedzeniem i uzasadnione interesami biznesowymi, które mają pierwszeństwo przed Twoim prawem do prywatności.
Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia sprzętu pracownikom zdalnym w Holandii?
Twój pracodawca musi zapewnić Ci sprzęt umożliwiający bezpieczną i zdrową pracę z domu. Obowiązek ten obejmuje ergonomiczne meble i narzędzia niezbędne do wykonywania Twojej pracy.
Możesz otrzymać zwolnione z podatku świadczenie za pracę z domu, które pokryje dodatkowe koszty, takie jak ogrzewanie, woda, prąd i materiały eksploatacyjne. W 2025 roku świadczenie to wynosi 2.40 GBP dziennie.
Twój pracodawca musi zapewnić, że sprzęt spełnia normy bezpieczeństwa i higieny pracy. Zapewnienie odpowiedniego sprzętu jest częścią jego obowiązku należytej staranności wynikającego z Ustawy o warunkach pracy (Working Conditions Act).
Jak prawo holenderskie reguluje kwestię ochrony danych pracowników zdalnych?
Pracując zdalnie, musisz przestrzegać przepisów o ochronie prywatności oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Twój pracodawca powinien opracować jasne zasady dotyczące dozwolonego i niedozwolonego przetwarzania danych.
Praca z domu stwarza inne zagrożenia bezpieczeństwa niż praca biurowa. Twój pracodawca powinien wdrożyć środki bezpieczeństwa, takie jak bezpieczne połączenia sieciowe, oprogramowanie antywirusowe oraz ograniczenia dotyczące zatwierdzonych aplikacji i usług.
Nie należy pozostawiać komputerów bez nadzoru, nawet w domu. Pracodawca może wymagać od Ciebie korzystania z urządzeń służbowych, a nie prywatnych, aby zachować odpowiednie ustawienia bezpieczeństwa.
Twój pracodawca musi jasno wyjaśnić, dlaczego monitorowanie jest konieczne. Może Cię monitorować tylko w określonych sytuacjach, gdy interesy Twojej firmy mają wyraźnie pierwszeństwo przed Twoim prawem do prywatności.
Jakie kroki należy podjąć, aby zgodnie z prawem rozwiązać umowę o pracę zdalną w Holandii?
Rozwiązanie umowy o pracę zdalną podlega tym samym procedurom prawnym, co rozwiązanie dowolnej holenderskiej umowy o pracę. Twój pracodawca musi… ważne podstawy w przypadku zwolnienia i przestrzegać właściwych okresów wypowiedzenia.
Obowiązują standardowe procedury zwolnienia: za obopólną zgodą, rozwiązanie umowy przez pracodawcę za uprzednią zgodą Zakładu Ubezpieczeń Pracowniczych (UWV) lub rozwiązanie umowy przez sąd rejonowy. Pracodawca nie może wykorzystać faktu, że pracujesz zdalnie, jako jedynej podstawy do rozwiązania umowy.
Utrzymujesz tę samą ochronę przed niesprawiedliwe zwolnienie jako pracownicy biurowi. Okres przejściowy i warunki wypowiedzenia zawarte w umowie pozostają wiążące niezależnie od miejsca pracy.
Jeśli pracujesz zdalnie od lat, Twój pracodawca nie może nagle wymagać od Ciebie obecności w biurze bez uzasadnionych powodów biznesowych. Niedawne orzeczenia sądowe potwierdziły, że utrwalone wzorce pracy zdalnej stwarzają uzasadnione oczekiwania.
