Kaucja za wynajem, opłaty za usługi i ustawa o dobrym wynagrodzeniu w Holandii

Prawie każdy obcokrajowiec wynajmujący mieszkanie w Holandii wpłaca kaucję, a wielu martwi się, czy po zakończeniu umowy najmu ją jeszcze otrzyma. Od czasu wejścia w życie ustawy Wet goed verhuurderschap (o dobrym wynajmującym) 1 lipca 2023 r. przepisy stały się jaśniejsze: obowiązuje górny limit kaucji, termin jej zwrotu oraz obowiązek pisemnego wyjaśnienia wszelkich potrąceń. W tym artykule opisano przepisy dotyczące kaucji, opłat za usługi i prowizji agencyjnych, a także możliwości każdej ze stron w przypadku sporu.

Kaucja: ile może zażądać właściciel

Zgodnie z ogólnymi zasadami postępowania zawartymi w artykule 2 ustawy Wet goed verhuurderschap oraz przepisem dodanym do artykułu 261b księgi 7 holenderskiego kodeksu cywilnego ( Burgerlijk Wetboek ), wynajmujący nie może żądać kaucji ( waarborgsom ) w wysokości przekraczającej dwukrotność czynszu minimalnego . „Czynsz minimalny” ( kale huur ) to czynsz za sam lokal, z wyłączeniem opłat za usługi, mediów i ewentualnych dodatków za meble.

Pułap został wprowadzony ustawą z 1 lipca 2023 r., a w praktyce nadal obowiązują wyższe kaucje uzgodnione w ramach starszych umów. Najemca takiej umowy nie powinien zakładać, że kwota jest niepodważalna. Na długo przed wprowadzeniem pułapu, sądy rejonowe uznawały nadmierne kaucje za nieuzasadnione świadczenie na podstawie artykułu 264 Księgi 7 holenderskiego Kodeksu cywilnego: Rechtbank Noord-Holland anulował sześciomiesięczną kaucję 5 sierpnia 2015 r. (ECLI:NL:RBNHO:2015:6660), orzekając, że kaucja przekraczająca dwukrotność miesięcznego czynszu jest nieuzasadniona, a Rechtbank Amsterdam 4 marca 2019 r. obniżył kaucję w wysokości ponad czteromiesięcznego czynszu do dwóch (ECLI:NL:RBAMS:2019:1490). Są to decyzje podejmowane w pierwszej instancji, a nie orzecznictwo, i nie wydaje się, aby jakakolwiek z opublikowanych decyzji dotyczyła zastosowania standardu dobrego wynajmu do kaucji uzgodnionej przed lipcem 2023 r. Niemniej jednak ta starsza linia jest argumentem, który warto przedstawić.

Jeśli wynajmujący zażąda wyższej kwoty, najemca nie musi płacić nadpłaty, może żądać zwrotu nadpłaconej kwoty, a gmina może ją wyegzekwować. Należy pamiętać, że „kaucja za dwa miesiące plus czynsz za jeden miesiąc z góry” to nie kaucja za trzy miesiące: czynsz płacony z góry to czynsz, a nie zabezpieczenie. Bezzwrotna „opłata administracyjna” oprócz kaucji jest w ogóle niedozwolona.

Zwrot kaucji: dwa terminy

Ustawa ustala dwa terminy, a różnica między nimi jest punktem najczęściej źle rozumianym.

• Gdzie właściciel nie potrąca niczego, depozyt musi zostać zwrócony w ciągu czternastu dni zakończenia umowy najmu.
• Kiedy właściciel potrąca coś, okres jest trzydzieści dni od zakończenia umowy najmu. Dłuższy okres ma na celu umożliwienie wynajmującemu wglądu, oszacowania i udokumentowania potrącenia.

Wynajmujący, który dokonuje potrąceń, musi przedstawić najemcy pisemne zestawienie potrąceń i przyczyn, wraz z pełnym zestawieniem. Samo stwierdzenie, że „szkoda została stwierdzona”, nie spełnia obowiązku, a jego brak sam w sobie stanowi naruszenie. Okres trzydziestu dni nie upoważnia do zwłoki: wynajmujący, który nie jest jeszcze w stanie wycenić naprawy, powinien zwrócić niekwestionowaną kwotę i określić, co pozostaje do rozstrzygnięcia.

Co można, a czego nie można odliczyć

Dozwolone odliczenia są ograniczone: niezapłacony czynsz, niezapłacone opłaty eksploatacyjne, opłata za uzgodnione działania poprawiające efektywność energetyczną oraz szkody wyrządzone przez najemcę. Zwykłe zużycie nie jest uwzględnione na liście, a „koszty administracyjne” nie mogą zostać odliczone tylko dlatego, że tak stanowi umowa.

Granica między uszkodzeniem a zużyciem to obszar, na którym rozgrywa się większość sporów. Zgodnie z artykułem 218 Księgi 7 Kodeksu cywilnego najemca ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane wadą, za którą odpowiada najemca, a domniemanie powstania szkody istnieje, z wyjątkiem pożaru oraz, w przypadku nieruchomości zabudowanych, uszkodzeń elewacji. Domniemanie to jest realne, ale działa ono w powiązaniu z artykułem 224 – w którym decydujące znaczenie ma protokół z inspekcji.

Raport z inspekcji i co się dzieje, gdy go nie ma

Artykuł 224 Księgi 7 Kodeksu cywilnego stanowi, że jeżeli strony na początku sporządziły pisemny opis nieruchomości, najemca jest zobowiązany zwrócić ją w stanie w nim opisanym, z wyłączeniem zgodnych z prawem zmian oraz wszelkich uszkodzeń wynikających z starzenia się lub normalnego użytkowania. W przypadku braku takiego opisu, domniemywa się, że najemca otrzymał nieruchomość w stanie, w jakim znajdowała się ona na koniec najmu , z zastrzeżeniem prawa wynajmującego do udowodnienia czegoś przeciwnego.

Praktyczny efekt jest uderzający. Dzięki podpisanemu protokołowi z kontroli i datowanym zdjęciom, właściciel, który znajdzie przypalony blat, może wskazać na protokół i pokazać zmianę. Bez niego punkt wyjścia jest taki, że nieruchomość była już w obecnym stanie, a właściciel musi obalić to domniemanie, przedstawiając inne dowody. Właściciel, który nie przeprowadził kontroli po kontroli, często stwierdza, że ​​odliczenie nie może zostać utrzymane.

Opłaty za usługi i zaliczki

Opłaty za usługi ( servicekosten ) są płatne dodatkowo do czynszu za dobra i usługi związane z pobytem w nieruchomości: sprzątanie części wspólnych, dozorca, oświetlenie wspólne, pielęgnacja ogrodu, korzystanie z mebli. Są one prawie zawsze rozliczane w formie miesięcznej zaliczki ( voorschot ) i rozliczane na podstawie rzeczywistych kosztów.

Zgodnie z artykułem 259 Księgi 7 Kodeksu Cywilnego, wynajmujący musi przekazać najemcy szczegółowe zestawienie rzeczywistych kosztów i sposobu ich obliczenia w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku kalendarzowego – w praktyce do 1 lipca. Jeżeli umowa najmu kończy się w połowie roku, obejmuje ona tę część roku, która dobiegła końca. Zgodnie z artykułem 261 zaliczka może zostać pobrana tylko w przypadku uzgodnienia nowych towarów lub usług lub po złożeniu zestawienia, a każde zestawienie uprawnia tylko do jednej podwyżki. Artykuł 260 pozwala każdej ze stron zwrócić się do Huurcommissie o ustalenie kwoty do zapłaty.

Opłaty eksploatacyjne są obciążeniem kosztów rzeczywistych, a nie stanowią centrum zysku. Niektóre pozycje mogą w ogóle nie być naliczane jako opłaty eksploatacyjne: usługi opiekuńcze, takie jak posiłki czy usługi alarmowe, oraz opłaty obciążające właściciela, a nie lokatora, takie jak podatek od nieruchomości. Opłaty obciążające lokatora, takie jak opłata za wywóz śmieci, mogą być przerzucane. Dostawa ciepła jest regulowana oddzielnie przez ustawę o ogrzewaniu (Warmtewet).

Opłaty za media są zupełnie inne. Jeśli nieruchomość ma własne liczniki, gaz, woda i prąd są zazwyczaj zamawiane bezpośrednio przez najemcę lub dostarczane przez wynajmującego i rozliczane na podstawie zużycia licznikowego; są to opłaty za media ( nutsvoorzieningen ), a nie opłaty za usługi. Czynsz „all-in”, który łączy wszystkie opłaty w jedną kwotę, można rozłożyć na poszczególne składowe na życzenie.

Nowe zasady od 1 stycznia 2027 r.

Koszty usług modernizacyjnych Wet wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. wraz z kosztami usług Besluit i Regeling. Zastępują one obecne podejście otwarte zamkniętą listą ośmiu kategorii płatnych kosztów usług, potwierdzają, że naliczane mogą być jedynie koszty rzeczywiste, a nie zyski, oraz określają sposób ich obliczania. Lista w Besluit jest wyczerpująca, a ostateczne zestawienie musi dotrzeć do najemcy do 1 lipca następującego po roku kalendarzowym, którego dotyczy. Wspólne siłownie i baseny nie znajdują się na liście. Rozszerzone zostają uprawnienia kontrolne Huurcommissie. Zasady mają zastosowanie do umów zawartych od 1 stycznia 2027 r., a wynajmujący może je stosować do istniejących umów najmu za zgodą najemcy.

Opłaty agencyjne i zakaz podwójnego naliczania opłat

Ustawa Wet goed verhuurderschap zabrania wynajmującym i pośrednikom w wynajmie pobierania podwójnych opłat agencyjnych – czyli pobierania opłaty zarówno od wynajmującego, jak i najemcy za tę samą transakcję. Jest to uzupełnienie starszej zasady zawartej w artykułach 417 i 427 Księgi 7 Kodeksu Cywilnego: agent działający w imieniu wynajmującego nie jest uprawniony do pobierania opłaty od najemcy. Jeśli nieruchomość jest wpisana do rejestru agenta, najemca nie powinien płacić w ogóle.

Najemcy nie wolno obciążać kosztami umowy ani opłatami za mieszkanie ( sleutelgeld ). Wynajmujący może pobierać opłatę za coś, z czego najemca faktycznie korzysta, na przykład za tabliczkę z nazwiskiem na drzwiach, a najemca może kupować rzeczy od ustępującego najemcy po uzgodnionej cenie ( overnamekosten ), ale żadna z tych metod nie jest dopuszczalna w przypadku ponownego wprowadzenia opłaty za wynajem. Najemca płaci opłatę tylko wtedy, gdy sam zatrudnił agenta nieruchomości, który działa niezależnie od wynajmujących i znajduje zakwaterowanie poza portfolio tego agenta. Opłaty uiszczone niezgodnie z tymi zasadami mogą zostać zwrócone.

Wet poszedł verhuurderschap poza depozyt

Ustawa ma szerszy zakres niż tylko kwestie finansowe. Artykuł 2 określa krajowe zasady postępowania dla każdego wynajmującego i pośrednika w wynajmie. Wymagają one od wynajmującego:

• powstrzymać się od dyskryminacja w wyborze najemców i stosować przejrzystą procedurę selekcji;
• powstrzymać się od zastraszenie, co obejmuje groźby wstrzymania napraw, odcięcia usług lub zatrzymania kaucji w celu wywarcia presji na najemcę;
• zarejestrować najem w Umowa na piśmie;
• poinformować najemcę na piśmie, w języku dla niego zrozumiałym, o swoich prawa i obowiązki — jak działa kaucja i kiedy zostanie zwrócona, w jaki sposób rozliczane są opłaty eksploatacyjne, dane kontaktowe wynajmującego oraz punkt zgłoszeniowy gminy (tzw. obowiązek informacyjny). Wymagania dotyczące znajomości języka nie ograniczają się do migrantów zarobkowych, więc w praktyce dla najemcy międzynarodowego oznacza to, że informacje muszą być przekazane w języku angielskim;
• przestrzegaj limitu depozytu oraz zasad dotyczących opłat za usługi i nie pobieraj podwójnych opłat agencyjnych;
• należy przestrzegać dodatkowych zasad, jeżeli najemcą jest migrant zarobkowy z UE, w tym umowy najmu odrębnej od umowy o pracę i wymaganych informacji w języku zrozumiałym dla pracownika.

Artykuł 3 nakłada na właścicieli nieruchomości i pośredników wynajmujących w ramach prowadzonej działalności gospodarczej obowiązek sporządzenia pisemnej metody zapobiegania dyskryminacji w zakresie mieszkalnictwa oraz jej opublikowania i stosowania.

Punkt raportowania i egzekwowania przepisów miejskich

Od 1 stycznia 2024 r. każda gmina musi prowadzić punkt raportowania (punkt raportowania) zgodnie z artykułem 4: niskoprogowe, bezpłatne i otwarte na anonimowe zgłoszenia dotyczące niepożądanego zachowania w wynajmie. Eindhoven oraz Amsterdam Oba działają w ten sam sposób. Raport nie jest roszczeniem o pieniądze – meldpunt nie nakaże zwrotu depozytu – ale uruchamia funkcję nadzorczą gminy.

Egzekwowanie przepisów nasila się. Pierwsze naruszenie zazwyczaj skutkuje ostrzeżeniem, w którym stwierdza się, że kolejne naruszenie może skutkować grzywną i ujawnieniem danych sprawcy. Powtarzające się lub poważne naruszenia mogą skutkować nakazem karnym ( last onder dwangsom ) lub przymusem administracyjnym, a także grzywnami. Artykuł 19 Wet goed verhuurderschap (ustawy o zakazie wykroczeń) ustala maksymalną karę grzywny czwartej kategorii, wzrastającą do piątej kategorii dla wynajmującego, który ponownie naruszy tę samą zasadę w ciągu czterech lat. Kwota grzywny w każdej kategorii jest ustalona w artykule 23 holenderskiego kodeksu karnego (Wetboek van Strafrecht) i jest okresowo korygowana, dlatego należy odczytywać aktualną kwotę w tym artykule, a nie brać jej z innych źródeł. W ostateczności gmina może przejąć zarządzanie nieruchomością. Zgodnie z artykułem 5 może również wymagać pozwolenia na wynajem w wyznaczonych obszarach.

Którą trasę wybrać

Najemcy i wynajmujący często wybierają niewłaściwy forum i tracą miesiące. Te trzy drogi służą różnym celom i mogą być stosowane równolegle.

Roszczenie o kaucję, jeśli nie może zostać rozstrzygnięte, należy rozpatrzyć przed sądem rejonowym; postępowanie w tym sądzie nie wymaga udziału prawnika. Spory dotyczące opłat za usługi należą do właściwości Huurcommissie i są znacznie tańsze: opłata (leges) to niewielka kwota stała dla najemcy lub innej osoby fizycznej, a znacznie wyższa dla wynajmującego lub innej osoby prawnej. Stawki są ustalane rozporządzeniem ministerialnym i publikowane przez Huurcommissie, dlatego przed złożeniem wniosku należy sprawdzić aktualną stawkę. Po decyzji Huurcommissie strona niezadowolona może wnieść wezwanie do sądu rejonowego w ciągu ośmiu tygodni ; jeśli przewodniczący podjął decyzję samodzielnie, sprzeciw ( verzet ) można wnieść w ciągu trzech tygodni.

Limity czasowe

W przypadku opłat za usługi, artykuł 260 Księgi 7 Kodeksu Cywilnego zezwala na złożenie wniosku do Huurcommissie obejmującego okres nie dłuższy niż dwanaście miesięcy dla każdej kategorii kosztów, w ciągu dwudziestu czterech miesięcy od upływu terminu, w którym powinno zostać złożone roczne zestawienie. Niedotrzymanie tego terminu powoduje zamknięcie drogi do Huurcommissie.

Roszczenie o zwrot zadatku jest zwykłym roszczeniem o świadczenie, podlegającym pięcioletniemu terminowi przedawnienia określonemu w art. 307 Księgi III Kodeksu cywilnego. Pięć lat to długi termin, ale opóźnienie kosztuje dowód, dlatego należy niezwłocznie zażądać zapłaty na piśmie; żądanie to przerywa również przedawnienie.

Praktyczne wskazówki

Dla najemców

• Przed podpisaniem umowy sprawdź, czy kaucja jest zgodna z kwotą dwumiesięcznego czynszu i czy nie ma żadnych opłat związanych z umową, administracją lub wynajmem.
• Domagaj się raportu z odprawy (opnamestaat) podpisane przez obie strony, zrób zdjęcia każdego pomieszczenia z datą i zapisz odczyty liczników.
• Zachowaj dowód wpłaty kaucji i zaliczki na poczet wszelkich opłat za usługi, a przy wyprowadzce podaj właścicielowi na piśmie swój nowy adres i dane bankowe.
• Zanotuj w kalendarzu datę 1 lipca, aby sprawdzić zestawienie opłat za usługi z poprzedniego roku i zapamiętaj okres 24 miesięcy.
• Jeżeli termin upływa, należy wysłać pisemne wezwanie do zapłaty z krótkim i wyraźnym terminem zapłaty; jeżeli to nie wystarczy, należy zgłosić sprawę do meldpuntu i rozważyć wszczęcie postępowania sądowego.

Dla właścicieli nieruchomości

• Przygotuj wszystkie dokumenty: pisemną umowę, arkusz informacyjny obejmujący kaucję, opłaty za usługi, Twoje dane kontaktowe i meldpunt — w języku angielskim, jeśli wynajmujesz pokój obcokrajowcom.
• Nigdy nie pobieraj od nowo wynajmowanego mieszkania opłaty wyższej niż dwumiesięczny czynsz i nie zamieniaj nadwyżki w opłatę.
• Przeprowadź inspekcję na początku i na końcu, w formie pisemnej, najlepiej w obecności najemcy.
• Dokonaj spłaty w ciągu czternastu dni, jeśli nie potrącasz żadnych kwot; jeśli potrącasz, zwróć niekwestionowaną kwotę i prześlij pełne zestawienie w ciągu trzydziestu dni wraz z fakturami. Nie pobieraj opłat za zużycie lub rutynowe remonty.
• Roczne sprawozdanie należy przesłać do 1 lipca, ze szczegółowym rozliczeniem i na podstawie rzeczywistych kosztów, i przygotować się na listę zamkniętą, która wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r.