Sąd Rejonowy w Hadze, 7 lipca 2026 r., ECLI:NL:RBDHA:2026:18633, numer sprawy 12156440 \ RP VERZ 26-50366.
Pracodawca, który podejrzewa, że pracownik strukturalnie pracuje mniej godzin niż uzgodniono, musi działać ostrożnie. Ukryta analiza danych logowania i wylogowania nie jest automatycznie dozwolona, a nawet jeśli takie dane ujawnią rozbieżności, nie stanowi to automatycznie wystarczającego dowodu na zwolnienie dyscyplinarne. 7 lipca 2026 r. sąd kantonalny w Hadze wydał orzeczenie w tej sprawie, które ma znaczenie dla każdego pracodawcy rozważającego korzystanie z cyfrowych narzędzi monitorujących.
Fakty
Pracownik był zatrudniony od 2022 roku w EControls Europe BV, firmie technologicznej z siedzibą w Delfgauw, ostatnio na stanowisku kierowniczym w dziale finansowym. Latem 2025 roku partnerka pracownika przeszła leczenie raka piersi. Za zgodą kierownictwa pracownik zaczął częściej pracować z domu, częściowo w celu opieki nad dwójką małych dzieci. Jego wyniki zostały pozytywnie ocenione podczas ocen pracowniczych, a na początku 2026 roku otrzymał nawet podwyżkę.
Później pracodawca zaczął wątpić w jego zaangażowanie. Przyczyną były dwa rutynowe listy z przypomnieniem, jeden od księgowego, a drugi od Holenderskiego Urzędu Statystycznego (CBS), dotyczące nieuregulowanych zobowiązań administracyjnych. Nie prosząc pracownika o wyjaśnienie, pracodawca spędził około miesiąca na analizie danych logowania i wylogowywania z jego konta w sieci firmowej. Na tej podstawie pracodawca stwierdził, że pracownik przepracował o 29 godzin mniej niż ustalono, i został zwolniony w trybie natychmiastowym z powodu rzekomych strukturalnych niedoborów godzinowych oraz braku szczerości wobec pracodawcy w tej sprawie.
Brak odpowiedniej podstawy prawnej RODO
Analizując dane logowania i wylogowania, pracodawca przetwarzał dane osobowe pracownika. Takie przetwarzanie wymaga podstawy prawnej zgodnie z RODO. W stosunku pracy powołanie się na uzasadniony interes jest oczywistym rozwiązaniem, ale wymaga to czegoś więcej niż tylko chęci sprawowania nadzoru ze strony pracodawcy. Pracodawca musi być w stanie wykazać konkretny i aktualny interes, że przetwarzanie jest niezbędne do realizacji tego interesu oraz że interesy i prawa podstawowe pracownika nie mają nad nim pierwszeństwa.
Monitorowanie przestrzegania ustaleń dotyczących zatrudnienia może zasadniczo stanowić uzasadniony interes pracodawcy. W tym przypadku jednak dwa pisma przypominające były niewystarczające do realizacji tego celu. Nie wskazywały one na brak godzin pracy, a mimo to dawały pracownikowi możliwość wypełnienia obowiązków administracyjnych. Nie było zatem wystarczająco konkretnych podstaw do przetwarzania: nie chodziło o ustalony fakt ani o konkretnie uzasadnione podejrzenie, lecz o pośrednią wskazówkę, która – bez rozmowy z pracownikiem – przerodziła się w tajne dochodzenie.
Ponadto pracownik nie wiedział, że jego dane logowania i wylogowania mogą zostać wykorzystane do tego rodzaju kontroli. Polityka pracy zdalnej, która została wprowadzona dopiero niedawno, również nie dawała ku temu jasnych podstaw. Pracownicy muszą być w stanie zrozumieć, jakie dane są gromadzone, w jakim celu i w jakich okolicznościach mogą być monitorowane. Fakt, że praca zdalna była wyraźnie dozwolona, częściowo ze względu na sytuację osobistą pracownika, tym bardziej podkreśla brak przejrzystości: to właśnie w tym kontekście pracodawca powinien był z wyprzedzeniem jasno określić, czego oczekuje w zakresie godzin pracy, dostępności i ewentualnej rejestracji czasu.
Monitorowanie nie miało charakteru proporcjonalnego ani subsydiarnego
Nawet gdyby pracodawca miał uzasadniony interes, monitorowanie nadal musiałoby być proporcjonalne: waga i zakres naruszenia prywatności pracownika muszą być proporcjonalne do powodu i celu dochodzenia. W tym przypadku tej proporcjonalności zabrakło. Pracodawca analizował dane jednego pracownika przez około miesiąc, nie informując go o tym z wyprzedzeniem ani nie prosząc o wyjaśnienia, mimo że istniał jedynie ograniczony i pośredni powód, aby to zrobić. Co więcej, pracownik dobrze sobie radził, niedawno otrzymał podwyżkę, a praca zdalna była dozwolona za zgodą kierownictwa.
Pracodawca powinien był również ocenić, czy ten sam cel można było osiągnąć mniej inwazyjnymi środkami – tzw. testem subsydiarności. Podczas przesłuchania kierownik stwierdził, że celowo unikał rozmowy z pracownikiem, ponieważ obawiał się, że pracownik zmieni swoje zachowanie po dowiedzeniu się o dochodzeniu. Sąd kantonalny nie uznał tego za przekonujący powód. Korekta potencjalnie niewłaściwego zachowania to właśnie rezultat, jaki pracodawca powinien osiągnąć poprzez rozmowę, ostrzeżenie lub plan poprawy. Celowo rezygnując z tego i od razu decydując się na ukryty monitoring, pracodawca zastosował zbyt drastyczny środek, nie wypróbowując najpierw mniej inwazyjnych alternatyw.
Dane logowania i wylogowania nie są automatycznym dowodem na to, że ktoś nie pracował
Również w kwestii merytorycznej sąd kantonalny uznał dane za niewystarczająco przekonujące. Brak zalogowania do sieci firmowej nie oznacza automatycznie, że dana osoba nie pracuje. Rola pracownika obejmowała również analizę, planowanie, konsultacje, nadzór i kontakt telefoniczny – czynności, które niekoniecznie wymagają aktywnego połączenia z siecią. Dane logowania i wylogowania rejestrują aktywność w systemie, a nie pełny zakres czyjejś pracy.
Sąd kantonalny uznał, że praca offline może częściowo wyjaśniać różnicę, ale nie całą różnicę wynoszącą 27 godzin w okresie 4.5 tygodnia. Mimo to średnia różnica wynosząca nieco ponad godzinę dziennie była niewystarczająca, aby stwierdzić, że strukturalnie przepracowano znacznie mniej godzin niż uzgodniono. Dane te stanowiły co najwyżej wskazówkę, a nie rozstrzygający dowód poważnego wykroczenia lub umyślnego oszustwa.
Naruszenie RODO i zwolnienie nie są odrębnymi kwestiami
Bezprawność przetwarzania danych nie oznacza automatycznie, że jakiekolwiek wykorzystanie tych danych w postępowaniu o zwolnienie zostało wykluczone, ale poważnie podważyła wiarygodność i przekonywalność dochodzenia. Pracodawca w znacznym stopniu oparł zwolnienie na danych zebranych bez uprzedniej wyraźnej informacji, analizowanych bez konkretnego powodu, w szczególności związanych z niedoborami godzinowymi, uzyskanych za pomocą nadmiernie inwazyjnych środków kontroli i dających jedynie ograniczony obraz faktycznie wykonanej pracy. Bez dalszego dochodzenia, bez wysłuchania pracownika i bez konkretnych przykładów niewykonanej pracy, nie można było z tego wywnioskować żadnej pilnej przyczyny zwolnienia. Naruszenie RODO nie stanowiło zatem odrębnego problemu prywatności, lecz element niewłaściwego przygotowania i uzasadnienia zwolnienia w trybie natychmiastowym.
Orzeczenie to wpisuje się w spójną linię orzecznictwa
Sąd kantonalny w Hadze nie jest w tym odosobniony. Już w 2017 roku Europejski Trybunał Praw Człowieka (ETPC) sformułował, w szeroko komentowanej sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (ETPC 5 września 2017 r., nr 61496/08), ramy oceny monitoringu pracodawcy, które nadal wpływają na orzecznictwo holenderskie. ETPC orzekł, że przy ocenie cyfrowego monitoringu pracowników należy wziąć pod uwagę między innymi: czy pracownik został wcześniej poinformowany o możliwości monitorowania, jak szeroki i inwazyjny był monitoring, czy pracodawca miał uzasadniony powód do monitorowania, czy dostępne były mniej inwazyjne metody, jakie konsekwencje monitoring miał dla pracownika oraz czy zapewniono odpowiednie zabezpieczenia.
Te ramy oceny pojawiają się na przykład w orzeczeniu Sądu Okręgowego w Centralnej Holandii z 2021 r. (ECLI:NL:RBMNE:2021:6071). W tej sprawie pracodawca monitorował korzystanie z poczty elektronicznej przez pracownika po dwóch wewnętrznych sygnałach, nie wyjaśniając, jak bardzo inwazyjne było to monitorowanie ani czy pracownik został wcześniej poinformowany o możliwości monitorowania. Ponieważ pracodawca nie zapewnił wystarczającej przejrzystości w tej kwestii, sąd kantonalny nie był w stanie ustalić, czy kryteria Bărbulescu zostały spełnione, ani czy ustalenia dochodzenia były niezależne od jakiegokolwiek bezprawnego monitorowania. Wniosek o rozwiązanie umowy o pracę już upadł z powodu tego braku jasności. Ten sam problem pojawia się w sprawie EControls: również tam brakowało przejrzystości w zakresie polityki monitorowania, a pracodawca nie był w stanie wykazać, że monitorowanie było proporcjonalne i powiązane z konkretnym powodem.
O tym, że monitoring cyfrowy nie jest z natury bezprawny, świadczy nowszy wyrok Sądu Rejonowego w Północnej Holandii z 12 grudnia 2025 r. (ECLI:NL:RBNHO:2025:14471). W tej sprawie pracodawca wszczął dochodzenie informatyczne w sprawie pracownika po tym, jak zagroził on ujawnieniem danych firmy na zewnątrz, a współpracownik zgłosił możliwe nadużycie IT. Sąd kantonalny orzekł, że nie była to nieumyślna ekspedycja poszukiwawcza, lecz dochodzenie oparte na konkretnych i aktualnych podstawach, a zatem ustalenia rzeczywiście mogły uzasadniać zwolnienie w trybie natychmiastowym. Kontrast ze sprawą EControls jest wymowny: podczas gdy w Hadze podstawę stanowiły jedynie dwa rutynowe listy z przypomnieniem, w sprawie Północnej Holandii istniały konkretne, aktualne i poważne sygnały pochodzące bezpośrednio od samego pracownika i od współpracownika.
Wreszcie, dla celów dowodowych w sprawach o zwolnienia, istotne jest, że Sąd Najwyższy, w wyroku z 13 marca 2026 r. (ECLI:NL:HR:2026:409), podkreślił, że sąd, który opiera swoje orzeczenie o zwolnieniu w trybie uproszczonym częściowo na dowodach cyfrowych, takich jak nagrania z kamery, musi upewnić się, że pracownik rzeczywiście miał możliwość zapoznania się z tym materiałem i skomentowania go. W przeciwnym razie dochodzi do naruszenia zasady audi alteram partem i równości broni na mocy art. 19(1) holenderskiego kodeksu postępowania cywilnego i art. 6 EKPC. Ta linia rozumowania jest równie istotna, gdy pracodawca, jak w sprawie EControls, opiera zwolnienie na danych logowania i wylogowania: również w tym przypadku pracownik musi mieć rzeczywistą możliwość zapoznania się z tym materiałem i zakwestionowania go, zanim sąd wyda na jego podstawie decyzję.
Brak pilnej przyczyny zwolnienia dyscyplinarnego
Ważne zwolnienie warunkowe wymaga pilnej przyczyny w rozumieniu art. 7:677(1) i art. 7:678(1) holenderskiego kodeksu cywilnego. Taka przyczyna musi być przyjmowana z dużą powściągliwością i musi opierać się na udowodnionych faktach; ciężar twierdzeń i dowodów spoczywa na pracodawcy. W tym przypadku podstawa faktyczna była niewystarczająca. Pracodawca nie zwrócił się najpierw do pracownika o wyjaśnienia, oparł się na tajnie zebranych danych, nie uwzględnił w wystarczającym stopniu pracy wykonywanej poza siecią firmy, nie udzielił wcześniejszego ostrzeżenia ani możliwości poprawy oraz nie przywiązał wystarczającej wagi do okoliczności osobistych pracownika. Sąd kantonalny orzekł zatem, że zwolnienie warunkowe nie było uzasadnione i że pracodawca powinien był najpierw zastosować mniej inwazyjne środki.
Konsekwencje finansowe dla pracodawcy
Ponieważ zwolnienie nie zostało dokonane zgodnie z prawem, pracodawca został zobowiązany do wypłaty kilku form odszkodowania: ustawowego świadczenia przejściowego, odszkodowania za nieuzasadnione wypowiedzenie umowy oraz godziwego odszkodowania (billijke vergoeding) w wysokości 60 000 euro brutto, co odpowiadało około sześciomiesięcznemu wynagrodzeniu. Ustalając wysokość godziwego odszkodowania, sąd kantonalny wziął pod uwagę fakt, że pracownik z dnia na dzień spotkał się z najsurowszą sankcją przewidzianą w prawie pracy, mimo że wykonywał swoją pracę dobrze, a pracodawca nie przeprowadził starannego postępowania przygotowawczego. Potrącenia dokonane przez pracodawcę z ustalonego ustawowego odszkodowania również zostały cofnięte.
Praktyczne lekcje dla HR i zarządzania
To orzeczenie niesie ze sobą szereg jasnych wniosków praktycznych. Zezwalając pracownikom na pracę zdalną, należy z wyprzedzeniem jasno ustalić godziny pracy, dostępność, wydajność i rejestrację godzin pracy, a także transparentnie rejestrować, jakie dane cyfrowe są gromadzone, w jakim celu i kiedy mogą być sprawdzane. Nie należy wykorzystywać danych systemowych, takich jak godziny logowania i wylogowywania, jako automatycznego miernika obecności lub wydajności, lecz jedynie w ramach starannego dochodzenia. W przypadku wątpliwości co do zaangażowania pracownika, dział HR powinien najpierw porozmawiać z pracownikiem, poprosić go o wyjaśnienia i rozważyć mniej inwazyjne środki, takie jak tymczasowa rejestracja czasu pracy, ostrzeżenie lub plan poprawy. Należy z wyprzedzeniem ocenić każdą planowaną formę monitorowania pod kątem wymogów podstawy prawnej, konieczności, proporcjonalności i subsydiarności. Dopiero gdy po wysłuchaniu pracownika utrzymują się konkretne sygnały, można rozważyć zastosowanie środków dyscyplinarnych – nie mówiąc już o zwolnieniu dyscyplinarnym.
W przypadku ustaleń dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz w przypadku systemów mających na celu monitorowanie obecności, zachowania lub wydajności pracowników, dodatkowo obowiązuje prawo rady zakładowej do wyrażenia zgody na mocy art. 27(1) holenderskiej ustawy o radach zakładowych (WOR). Pracodawca, który chce wprowadzić takie ustalenia lub system monitorowania, powinien z wyprzedzeniem ocenić, czy zgoda rady zakładowej jest wymagana, a w razie potrzeby uzyskać taką zgodę lub zezwolenie zastępcze od sądu kantonalnego przed zastosowaniem tego środka.
Co to oznacza w praktyce
Ukryty monitoring pracowników jest uzasadniony tylko wtedy, gdy jest zgodny z zasadami art. 5 RODO, w tym z zasadami legalności, przejrzystości, ograniczenia celu i minimalizacji danych, oraz opiera się na ważnej podstawie prawnej, o której mowa w art. 6 RODO. Artykuł 88 RODO dopuszcza bardziej szczegółowe przepisy dotyczące przetwarzania danych w ramach stosunku pracy, ale sam w sobie nie stanowi pustego czeku na ukryty monitoring. Monitoring musi być również konieczny i proporcjonalny, a środki mniej inwazyjne muszą być wcześniej rozważone. Dane zebrane niezgodnie z prawem lub wykorzystane w celu innym niż zamierzony mogą poważnie podważyć podstawę sankcji z zakresu prawa pracy – z pewnością zwolnienia ze skutkiem natychmiastowym – i prowadzić do poważnych zagrożeń dla prywatności i prawa pracy.
Kluczową lekcją płynącą z tej sprawy nie jest to, że monitoring cyfrowy nigdy nie jest dozwolony, ale że jest on możliwy do obrony tylko wtedy, gdy pracodawca potrafi zidentyfikować konkretny interes, wybierze najmniej inwazyjną metodę i z wyprzedzeniem poinformuje o nim pracownika w sposób przejrzysty. W tym przypadku pracodawca poniósł porażkę we wszystkich trzech przypadkach: przyczyna była niewystarczająco konkretna, monitoring był zbyt inwazyjny, a mniej dalekosiężne alternatywy nie zostały zastosowane.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Czy pracodawca może po prostu sprawdzić dane logowania i wylogowania pracownika?
Nie. Pracodawca może przetwarzać tego rodzaju dane osobowe tylko wtedy, gdy istnieje uzasadniony interes w rozumieniu RODO, a naruszenie prywatności pracownika jest proporcjonalne i konieczne. Ponadto pracownik musi co do zasady wiedzieć z wyprzedzeniem o możliwości prowadzenia takiego monitoringu, na przykład poprzez jasno określoną politykę. W przypadku braku takiej polityki, dochodzenie szybko staje się bezprawne, jak w tym przypadku.
Jaka jest różnica między byciem niezalogowanym a niepracowaniem?
Brak zalogowania do sieci firmowej nie oznacza automatycznie, że pracownik nie pracował. Wiele stanowisk obejmuje również zadania niewymagające połączenia z komputerem, takie jak konsultacje, analizy czy nadzór. Sąd kantonalny podkreśla, że dane logowania i wylogowania mogą co najwyżej stanowić wskazówkę, ale same w sobie nie stanowią wystarczającego dowodu na strukturalne niedobory godzinowe.
Czy pracodawca może podjąć decyzję o zwolnieniu dyscyplinarnym na podstawie podejrzeń?
Nie. Skuteczne zwolnienie warunkowe wymaga pilnej przyczyny, którą pracodawca musi wskazać i udowodnić. Sąd zachowuje dużą powściągliwość w ocenie tego. Podejrzenie oparte na niekompletnych lub bezprawnie uzyskanych dowodach nie jest wystarczające. Co więcej, pracodawca musi najpierw rozważyć łagodniejsze środki, takie jak rozmowa, ostrzeżenie lub plan poprawy, zanim zdecyduje się na najsurowszą sankcję, jaką przewiduje prawo pracy.
Jakie odszkodowanie może otrzymać pracownik w przypadku nieuzasadnionego zwolnienia dyscyplinarnego?
Jeżeli zwolnienie w trybie natychmiastowym okaże się nieważne, pracownik może ubiegać się o odprawę przejściową, odszkodowanie za nienależyte wykonanie umowy o pracę w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia oraz odszkodowanie za wypowiedzenie umowy o pracę. Wysokość odszkodowania zależy od wszystkich okoliczności sprawy, w tym stopnia winy pracodawcy i konsekwencji zwolnienia dla pracownika.
Czy pracodawca może poddać pracę zdalną dodatkowemu nadzorowi?
Nie bez dodatkowych działań. Dopuszczalność pracy z domu nie oznacza automatycznie, że pracodawca może prowadzić dodatkowy lub ukryty monitoring. Ustalenia dotyczące godzin pracy, dostępności, wydajności i wszelkich rejestracji powinny być jasno udokumentowane z wyprzedzeniem i omówione z pracownikami. Dodatkowy monitoring musi również mieć konkretny powód i nie może wykraczać poza konieczność.
Co powinien zrobić pracodawca, jeśli ma wątpliwości co do przepracowanych godzin?
Sąd wyraźnie wskazuje na mniej inwazyjne alternatywy, takie jak rozmowa, śledzenie przepracowanych godzin, wydanie ostrzeżenia lub rozpoczęcie planu poprawy. Dopiero gdy te kroki nie przyniosą wystarczających rezultatów i pojawią się konkretne, uzasadnione sygnały, można rozważyć bardziej dalekosiężny monitoring, zgodnie z wymogami RODO.
Czy każda forma cyfrowego monitorowania pracownika jest niezgodna z prawem?
Nie. Monitoring cyfrowy może być uzasadniony, gdy pracodawca jest w stanie wykazać, że wystąpiła konkretna i aktualna przyczyna, taka jak konkretne groźby lub wewnętrzne zgłoszenie nadużycia, oraz że działał zgodnie z zasadami proporcjonalności i subsydiarności. Ilustruje to na przykład orzeczenie Sądu Rejonowego w Północnej Holandii z dnia 12 grudnia 2025 r. (ECLI:NL:RBNHO:2025:14471), w którym dochodzenie w sprawie IT wszczęte w związku z konkretnymi groźbami i wewnętrznym zgłoszeniem zostało uznane za zgodne z prawem, a jego ustalenia mogły stanowić podstawę do zwolnienia dyscyplinarnego.
Wniosek
To orzeczenie jasno wskazuje, że dane z monitoringu cyfrowego nie mogą być po prostu wykorzystane jako dowód niedoborów godzinowych. Pracodawca, który monitoruje pracowników w sposób tajny, bez wyraźnego powodu lub wcześniejszej informacji, naraża się na ryzyko, że zarówno dochodzenie, jak i oparte na nim zwolnienie nie będą skuteczne. Dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest: dokładne zbadanie sygnałów, najpierw rozmowa, a dopiero potem, jeśli to konieczne, podjęcie odpowiednich i proporcjonalnych działań monitorujących.
