Umowa dostawy to umowa ramowa, w której dostawca zobowiązuje się do dostarczenia kupującemu towarów lub usług na uzgodnionych warunkach przez określony czas. Zgodnie z prawem holenderskim powstaje ona w wyniku oferty i jej przyjęcia (art. 6:217 holenderskiego Kodeksu Cywilnego), nie wymaga szczególnej formy i podlega ogólnym przepisom prawa zobowiązań zawartym w Księdze VI Kodeksu Cywilnego, a w przypadku sprzedaży towarów – przepisom sprzedaży zawartym w Księdze VII. Jej praktyczną funkcją jest ustalenie specyfikacji, ceny, terminów dostawy i konsekwencji ewentualnego niepowodzenia, gdy relacja jest jeszcze stabilna.
Czym jest umowa dostawy w świetle prawa holenderskiego
Holenderskie prawo umów opiera się na swobodzie zawierania umów. Strony mogą umówić się na dowolny termin i w dowolnej formie, a umowa dostawy zawarta w drodze wymiany wiadomości e-mail jest równie wiążąca, jak umowa podpisana w sali konferencyjnej. Nie ma wymogu wynagrodzenia, jak w przypadku umów angielskich, ani ogólnego ustawowego obowiązku sporządzania umowy handlowej na piśmie. Prawo wymaga jednak, aby strony miały zamiar być prawnie związane, a ich podstawowe zobowiązania były możliwe do ustalenia.
Właśnie ta swoboda jest powodem, dla którego dokument pisemny ma znaczenie. Jeśli umowa milczy, lukę wypełniają domyślne przepisy Kodeksu cywilnego, a te domyślne zasady rzadko odpowiadają podziałowi ryzyka, jaki wybrałby kupujący lub dostawca. Pisemna umowa stanowi również dowód. W sporze sąd holenderski ma swobodę w ocenie dowodów, a strona, która może przedstawić podpisaną specyfikację, datowany harmonogram dostaw i papierowy ślad reklamacji, ma istotnie silniejszą pozycję niż strona powołująca się na pamięć.
Struktura, a nie pojedynczy zakup
Większość umów dostaw to umowy o charakterze ciągłym (duurovereenkomsten): tworzą one trwałą relację, a nie jednorazową wymianę. Zazwyczaj sama umowa nie zawiera żadnego zobowiązania do zakupu lub określa jedynie minimalną ilość, a poszczególne dostawy są zamawiane na podstawie zamówienia. Ta dwupoziomowa struktura sprawdza się dobrze, ale tylko wtedy, gdy w umowie określono, że ma ona pierwszeństwo przed wszelkimi zapisami w zamówieniu, potwierdzeniu zamówienia lub dowodzie dostawy. Bez tej klauzuli każde zamówienie staje się kolejną negocjacją dotyczącą tego, które warunki mają zastosowanie.
Warto również poprawnie nazwać rodzaj umowy. Umowa dostawy nie jest umową agencyjną, a to rozróżnienie ma swoje uzasadnienie: agent, który negocjuje lub zawiera umowy w imieniu zleceniodawcy, korzysta z obowiązkowej ochrony ustawowej na mocy artykułów 7:428 i następnych Kodeksu cywilnego, w tym z okresów wypowiedzenia i wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę w przypadku rozwiązania umowy. Dystrybutor, który dokonuje zakupu i odsprzedaży we własnym imieniu, nie podlega takim ustawowym regulacjom, chociaż holenderskie orzecznictwo dotyczące rozwiązywania umów długoterminowych nadal ogranicza, jak gwałtownie można zakończyć współpracę. Nasz przegląd rodzajów umów handlowych w prawie holenderskim przedstawia, gdzie znajduje się każdy rodzaj umowy.
Klauzule decydujące o tym, kto ponosi ryzyko
Umowę dostawy czyta się punkt po punkcie, gdy pojawia się błąd, dlatego warto wiedzieć, które postanowienia faktycznie przenoszą ryzyko, a które są jedynie klauzulami dekoracyjnymi. Cztery wykonują większość pracy: specyfikacja, warunki płatności, klauzula dotycząca dostawy i ryzyka oraz zastrzeżenie własności.
Specyfikacja i zgodność
Artykuł 7:17 Kodeksu cywilnego wymaga, aby dostarczony towar był zgodny z umową: kupujący może oczekiwać właściwości niezbędnych do normalnego użytkowania, a w przypadku każdego szczególnego zastosowania, o którym poinformowano, właściwości, których kupujący mógł rozsądnie oczekiwać na podstawie umowy. Słowo, które ma tam największą wagę, to umowa. Wszystko, co wpiszesz w specyfikację, staje się miarą zgodności, a wszystko, co pominiesz, jest oceniane według niejasnego standardu normalnego użytkowania.
Dlatego zadbaj o to, aby specyfikacja była obiektywna i możliwa do przetestowania. Odwołaj się do uznanego standardu, jeśli taki istnieje, określ tolerancje, określ test akceptacyjny i określ, kto go przeprowadza, oraz zanotuj, czy zatwierdzona próbka, czy pierwszy artykuł są decydujące. W przypadku usług, równoważnym wymogiem jest zdefiniowanie produktu końcowego i czasu reakcji, a nie obietnica dołożenia wszelkich starań, ponieważ zobowiązanie do podjęcia wysiłku jest bardzo trudne do złamania, a zatem bardzo trudne do wyegzekwowania.
Cena, warunki płatności i ustawowy interes handlowy
Między firmami terminy płatności nie są całkowicie dowolne. Zgodnie z art. 6:119a Kodeksu cywilnego, domyślny termin płatności wynosi trzydzieści dni od daty otrzymania faktury. Strony mogą uzgodnić dłuższy termin, ale termin dłuższy niż sześćdziesiąt dni jest ważny tylko wtedy, gdy nie jest rażąco niesprawiedliwy wobec wierzyciela. Od 1 lipca 2022 r. duża firma, która dokonuje zakupu od małego lub średniego dostawcy, nie może w ogóle uzgodnić terminu dłuższego niż trzydzieści dni: dłuższy termin jest nieważny, a termin trzydziestodniowy obowiązuje z mocy prawa.
W przypadku opóźnienia w płatnościach, ustawowe odsetki handlowe naliczane są automatycznie, bez wezwania do zapłaty i bez nakazu sądowego. Stawka ta nie jest ustalona w Kodeksie cywilnym; jest ona pochodną stopy refinansowania Europejskiego Banku Centralnego i publikowana przez rząd holenderski, a zmienia się dwa razy w roku. Dlatego w umowie należy zaznaczyć, że obowiązują ustawowe odsetki handlowe zgodnie z art. 6:119a, zamiast podawać nieaktualną wartość procentową. Dodatkowo można dochodzić uzasadnionych pozasądowych kosztów windykacji, obliczonych zgodnie z ustawowym dekretem w sprawie takich kosztów.
Cena stanowi drugą połowę tej klauzuli. W wieloletnich relacjach dostawczych stała cena to zakład na stabilne koszty nakładów. Formuła indeksacji powiązana z opublikowanym indeksem lub klauzula eskalacji cen surowców z określonym progiem i symetryczną korektą w dół jest znacznie bardziej solidna niż prawo do renegocjacji, które w praktyce daje jedynie prawo do negocjacji.
Dostawa, przeniesienie ryzyka i zastrzeżenie własności
Zgodnie z artykułem 7:10 Kodeksu cywilnego ryzyko związane z towarem przechodzi na kupującego w momencie dostawy, nawet jeśli własność nie została jeszcze przeniesiona. Incoterms 2020 to powszechnie stosowane skróty określające, kto organizuje i opłaca przewóz, ubezpieczenie i cło, a także kiedy ryzyko zostaje przeniesione, ale są to umowne warunki handlowe, a nie przepisy prawa: należy precyzyjnie określić regułę i miejsce dostawy oraz sprawdzić, czy wybrana reguła jest zgodna z faktycznie wykorzystywanym środkiem transportu.
Dla dostawcy najcenniejszą klauzulą jest zastrzeżenie własności, o którym mowa w artykule 3:92 Kodeksu Cywilnego. Prawo własności przechodzi dopiero z chwilą zapłaty ceny, co oznacza, że dostawca może dochodzić zwrotu niezapłaconego towaru od kupującego, który zaprzestał płacenia lub ogłosił niewypłacalność. Prawo holenderskie zezwala również na przedłużone zastrzeżenie własności, obejmujące wszystkie roszczenia wynikające ze stosunku dostawy. Działa ono tylko wtedy, gdy zostanie uzgodnione przed dostawą lub w jej trakcie, pod warunkiem, że towar pozostaje identyfikowalny i nie został przetworzony na nową rzecz, dlatego klauzula musi być poparta praktycznymi środkami, takimi jak oznaczenie partii i oddzielne składowanie. Wykonawca lub osoba zajmująca się naprawami, która przechowuje towary należące do innej osoby, może dodatkowo mieć prawo zatrzymania na podstawie artykułu 3:290 Kodeksu Cywilnego.
Ogólne warunki handlowe i bitwa formularzy
Większość umów dostaw w Holandii opiera się na ogólnych warunkach handlowych, a nie na samej umowie. Artykuły 6:231 i następne Kodeksu cywilnego definiują ogólne warunki handlowe jako klauzule sporządzane do wielokrotnego użytku, a nie negocjowane indywidualnie, i wiążą się z dwiema konsekwencjami, które zaskakują strony zagraniczne.
Pierwszą z nich jest bitwa form. Artykuł 6:225 § 3 Kodeksu cywilnego stosuje zasadę pierwszeństwa: jeżeli oferta i akceptacja odwołują się do różnych zestawów warunków ogólnych, pierwszeństwo mają warunki wskazane w ofercie, chyba że drugie odniesienie wyraźnie odrzuca pierwszy zestaw. Samo odrzucenie pozostałych warunków w drobnym druku nie wystarczy; odrzucenie musi być wyraźne i dokonane w odpowiednim momencie. W praktyce oznacza to, że zazwyczaj wygrywa strona, która pierwsza przedstawi swoje warunki i wyraźnie odrzuci wszelkie inne.
Drugim obowiązkiem jest udostępnienie warunków. Zgodnie z artykułami 6:233 i 6:234 Kodeksu cywilnego, użytkownik ogólnych warunków umowy musi dać drugiej stronie rozsądną możliwość zapoznania się z nimi, zasadniczo poprzez ich przekazanie lub przesłanie przed zawarciem umowy lub w jej trakcie. Postanowienia elektroniczne są dopuszczalne, jeżeli umowa została zawarta elektronicznie lub w inny sposób za zgodą drugiej strony. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku druga strona może unieważnić klauzulę, która jej się nie podoba, a klauzula, która jest nadmiernie uciążliwa, może zostać unieważniona w każdym przypadku. Istnieje ważny wyjątek: zgodnie z artykułem 6:235 strona, która sama jest duża, mierzona obowiązkiem publikacji rocznych sprawozdań finansowych lub zatrudniająca co najmniej pięćdziesiąt osób, nie może powoływać się na te podstawy. Mały holenderski nabywca często może.
Lekcja praktyczna jest mało efektowna. Dołącz warunki do oferty, odwołaj się do nich w potwierdzeniu zamówienia, zachowaj dowód nadania i sprawdź, czy Twój standardowy zestaw zawiera coś, co holenderski sąd mógłby wykreślić. Opisujemy to bardziej szczegółowo w naszym poradniku dotyczącym sporządzania ogólnych warunków handlowych.
Co się dzieje, gdy dostawca się spóźnia lub dostarcza niewłaściwy towar?
Prawo holenderskie nie pozwala kupującemu od razu ubiegać się o odszkodowanie. W większości przypadków dostawca musi najpierw zalegać z dostawą (verzuim). Artykuł 6:82 Kodeksu Cywilnego wymaga pisemnego zawiadomienia o zwłoce, wyznaczającego rozsądny termin wykonania umowy; dopiero po upływie tego terminu i braku wykonania umowy dostawca zalega z dostawą i powstaje roszczenie o odszkodowanie na podstawie artykułu 6:74. Zawiadomienie nie jest formalnością, której można pominąć, a roszczenie zostało już wielokrotnie odrzucone, ponieważ kupujący złożył głośną reklamację telefonicznie i nigdy nie podał terminu na piśmie.
Istnieje skrót, który warto uwzględnić w umowie. Zgodnie z artykułem 6:83 Kodeksu cywilnego, zwłoka powstaje bez wypowiedzenia, gdy termin określony w umowie upływa bez wykonania, a termin ten miał być ostateczny. Uzgodnienie wyraźnego terminu krytycznego (fatale termijn) dla dostaw krytycznych zamienia każdy niedotrzymany termin w natychmiastowe zwłokę. Ten sam skutek może wywołać klauzula karna zawarta w artykułach 6:91 i następnych, która zwalnia z obowiązku udowodnienia szkody, choć sąd zachowuje prawo na mocy artykułu 6:94 do obniżenia kary, która jest ewidentnie wygórowana i nie podlega wyłączeniu.
W przypadku niewykonania zobowiązania przez dostawcę, kupujący ma wybór. Może zawiesić swoje zobowiązania płatnicze zgodnie z artykułem 6:262 Kodeksu cywilnego, dochodzić odszkodowania, żądać wykonania umowy lub rozwiązać umowę zgodnie z artykułem 6:265. Rozwiązanie umowy jest możliwe w przypadku każdego naruszenia, ale nie w przypadku, gdy naruszenie, ze względu na swoją niewielką wagę, nie uzasadnia go. Dlatego też poważne środki zaradcze wymagają pisemnego terminu na naprawienie szkody i określonego progu, takiego jak określona liczba opóźnionych dostaw w danym okresie.
Dwie drogi ucieczki prowadzą w przeciwną stronę. Siła wyższa, o której mowa w artykule 6:75 Kodeksu cywilnego, usprawiedliwia niewykonanie zobowiązania, którego nie można przypisać dostawcy, ale domyślną zasadą jest, że umowa może zostać rozszerzona lub zawężona, zatem klauzula siły wyższej, która wymienia niewykonanie zobowiązania przez dostawcę, strajki podwykonawców lub niedobór surowców jako okoliczności usprawiedliwiające, istotnie zmienia alokację ryzyka. Zgodnie z artykułem 6:258 sąd może zmienić lub unieważnić umowę z powodu nieprzewidzianych okoliczności, choć próg jest wysoki, a postanowienie to nie stanowi ogólnej drogi ucieczki przed złą umową.
Jak szybko należy złożyć reklamację w przypadku wadliwej dostawy
W rozsądnym terminie (bekwame tijd) od momentu wykrycia wady lub od momentu, w którym rozsądnie powinieneś był ją wykryć. Artykuł 7:23 ust. 1 Kodeksu cywilnego nakłada ten obowiązek na kupującego towar, a artykuł 6:89 nakłada równoważny obowiązek w każdym innym stosunku umownym, w tym w świadczeniu usług. Niedopełnienie tego obowiązku powoduje utratę przez kupującego prawa do powoływania się na niezgodność towaru z umową, niezależnie od stopnia jej istotności.
O tym, jaki jest rozsądny termin, decydują fakty: rodzaj towaru, to, czy wada była widoczna w momencie dostawy, nakład pracy związany z inspekcją oraz szkoda, jaką opóźnienie wyrządziło dostawcy. Dwumiesięczny termin, który często się podaje, dotyczy wyłącznie konsumentów kupujących rzeczy ruchome, a nie dostaw komercyjnych, więc kupujący nie może zakładać, że ma dwa miesiące na zastanowienie się. Towary łatwo psujące się lub wymagające szybkiego dostarczenia można reklamować w ciągu kilku dni.
Właśnie dlatego klauzula o kontroli i odbiorze towaru jest warta poświęcenia jej miejsca. Uzgodnij termin kontroli, zaznacz, że towar uznaje się za zaakceptowany, jeśli w tym czasie nie zostanie złożona pisemna reklamacja, i określ, co stanie się w przypadku odrzucenia: naprawa, wymiana lub zwrot pieniędzy w określonym terminie, na koszt i ryzyko dostawcy. To daje dostawcy pewność, a kupującemu jasną drogę proceduralną, zamiast argumentować o zasadności.
Drugi termin następuje po pierwszym. Zgodnie z artykułem 7:23 ust. 2 Kodeksu cywilnego roszczenie kupującego przedawnia się po upływie dwóch lat od dnia wniesienia reklamacji, chyba że bieg przedawnienia zostanie przerwany. Przerwanie biegu przedawnienia następuje poprzez pisemne wezwanie do zapłaty lub zawiadomienie zgodnie z artykułem 3:317 Kodeksu cywilnego, a krótki list polecony z zastrzeżeniem praw jest bezkosztowy w porównaniu z roszczeniem, które wygasa bez powiadomienia w trakcie negocjacji między stronami.
Zakończenie umowy dostawy bez konieczności kierowania sprawy do sądu
Sposób zakończenia umowy dostawy zależy od sposobu jej sformułowania. Umowa na czas określony po prostu wygasa, choć klauzula automatycznego przedłużenia może dyskretnie przedłużyć ją o kolejny pełny okres, jeśli nikt nie złoży wypowiedzenia, dlatego należy zapisać datę wypowiedzenia, a nie datę zakończenia. Umowę na czas nieokreślony można rozwiązać za wypowiedzeniem, ale w tym przypadku prawo holenderskie jest bardziej rygorystyczne, niż często sugeruje tekst umowy.
W przypadku braku postanowienia o wypowiedzeniu, orzecznictwo Sądu Najwyższego stanowi, że umowa zawarta na czas nieokreślony jest co do zasady możliwa do rozwiązania, jednak wymogi rozsądku i uczciwości zawarte w art. 6:248 Kodeksu cywilnego mogą oznaczać konieczność zaistnienia wystarczająco poważnej przyczyny, zachowania dłuższego okresu wypowiedzenia lub zaoferowania odszkodowania. Czynnikami, które mają znaczenie, są długość relacji, inwestycje poczynione przez drugą stronę na Państwa prośbę, stopień jej zależności ekonomicznej oraz czas potrzebny na znalezienie alternatywy. Dostawca, który zreorganizował swoją linię produkcyjną dla jednego odbiorcy, nie może zostać zwolniony z miesięcznym okresem wypowiedzenia.
Nawet z klauzulą wypowiedzenia, rozwiązanie umowy w złej wierze lub w momencie, w którym można wyrządzić maksymalną szkodę, można ograniczyć na podstawie tego samego artykułu. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wpisanie do umowy możliwości rozwiązania umowy: określony okres wypowiedzenia, wyraźne prawo do rozwiązania umowy z przyczyn leżących po pisemnym terminie naprawy oraz zobowiązania dotyczące likwidacji obejmujące ostateczne zamówienia, dostępność części zamiennych, zwrot narzędzi, danych i zapasów oraz poufność po zakończeniu umowy. Te klauzule wydają się nudne w momencie podpisywania i są jedynymi, które ktokolwiek czyta na końcu.
Niewypłacalność zasługuje na osobne omówienie. W przypadku ogłoszenia upadłości dostawcy, artykuł 37 Ustawy o upadłości pozwala kupującemu zażądać od syndyka w rozsądnym terminie oświadczenia, czy umowa zostanie wykonana; jeśli syndyk tego nie zrobi, traci prawo do żądania wykonania. Prawidłowo uzgodnione zastrzeżenie własności pozostaje skuteczne wobec syndyka, co stanowi kolejny powód, aby zadbać o tę klauzulę już na samym początku, a nie dopiero po pierwszej nieterminowej płatności. Nasza uwaga dotycząca zawierania umów z podmiotami holenderskimi omawia błędy, które najczęściej pojawiają się na tym etapie.
Dostawa transgraniczna: prawo właściwe, Konwencja Wiedeńska o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów i sąd
Holandia to gospodarka reeksportowa, a większość podpisywanych tu umów dostaw przekracza co najmniej jedną granicę. Przed zawarciem jakiejkolwiek klauzuli dotyczącej towarów należy zatem odpowiedzieć na trzy pytania: jakie prawo jest właściwe dla umowy, czy Konwencja Wiedeńska o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów ma zastosowanie oprócz lub zamiast tego prawa oraz który sąd lub trybunał orzeka.
Prawo właściwe określa rozporządzenie Rzym I (Rozporządzenie (WE) nr 593/2008). Wybór prawa przez strony jest respektowany. Bez wyboru prawa, umowa sprzedaży towarów podlega prawu kraju, w którym sprzedawca ma miejsce zwykłego pobytu, a umowa o świadczenie usług prawu kraju, w którym znajduje się usługodawca. Oznacza to, że holenderski kupujący, który nigdy nie odniósł się do tej kwestii, często zawiera umowę pod prawem obcym.
Konwencja Wiedeńska o Umowach Sprzedaży, lepiej znana jako CISG, to pułapka, w którą najczęściej wpadamy. Ma ona automatyczne zastosowanie do międzynarodowej sprzedaży towarów między stronami mającymi siedzibę w różnych umawiających się państwach, a Holandia jest państwem umawiającym się. Wybór prawa holenderskiego powoduje zatem zastosowanie CISG, a nie przepisów Kodeksu cywilnego dotyczących sprzedaży, chyba że umowa wyraźnie je wyklucza. Ma to znaczenie, ponieważ CISG ma swoje własne regulacje: wymaga istotnego naruszenia umowy, aby można było uniknąć jej skutków, ma własne wymogi dotyczące powiadomienia o niezgodności z umową z dwuletnim okresem karencji od wydania, i nie reguluje kwestii zastrzeżenia własności ani ważności klauzul karnych i zwolnień z odpowiedzialności, które nadal podlegają prawu krajowemu. Można ją wykluczyć lub zaakceptować celowo, ale nie pozostawiać przypadkowi.
Jurysdykcja w Unii Europejskiej opiera się na rozporządzeniu Bruksela I bis (Rozporządzenie (UE) nr 1215/2012). Pisemna klauzula wyboru sądu jest co do zasady wiążąca na mocy art. 25. Bez niej pozwany może być pozwany w swoim państwie członkowskim lub, w przypadku roszczeń umownych, w miejscu dostawy towarów lub świadczenia usług. Alternatywą jest arbitraż, regulowany w przypadku postępowań prowadzonych w Holandii przez art. 1020 i następne Kodeksu postępowania cywilnego; Holenderski Instytut Arbitrażowy jest powszechnym wyborem instytucjonalnym, a orzeczenie arbitrażowe korzysta z Konwencji Nowojorskiej, gdy istnieje prawdopodobieństwo jego wykonania za granicą. W sprawach czysto krajowych sąd rejonowy (kantonrechter) rozpatruje sprawy mniejszej wagi, a sąd rejonowy pozostałe.
Klauzule ryzyka, które zasługują na swoje miejsce
Poza podstawowymi warunkami, kilka postanowień rekompensuje poświęcony czas negocjacji. To, które z nich potrzebujesz, zależy od tego, co kupujesz i skąd to pochodzi.
- Drugie źródło i dywersyfikacja. Klauzula zezwalająca nabywcy na korzystanie z usług innego dostawcy bez ponoszenia kar, jeśli dostawca nie może dostarczyć towaru, zostanie ukarany lub nie wywiąże się z ustalonych progów realizacji, sprawia, że przerwa w dostawie staje się niedogodnością handlową, a nie wstrzymaniem produkcji.
- Sankcje i kontrola eksportu. Przepisy Unii Europejskiej dotyczące sankcji obowiązują bezpośrednio w Holandii i zastępują zobowiązania umowne; rozporządzenie (UE) 2021/821 w sprawie produktów podwójnego zastosowania wprowadza obowiązki licencyjne dla produktów objętych listą. Klauzula określająca, kto uzyskuje licencje i co się dzieje w przypadku odmowy ich wydania, pozwala uniknąć impasu, w którym żadna ze stron nie może zgodnie z prawem wywiązać się ze swoich zobowiązań.
- Limity odpowiedzialności. Limity i wyłączenia są co do zasady ważne w umowach handlowych, ale sąd może je uchylić na podstawie art. 6:248 § 2 Kodeksu cywilnego, w szczególności gdy szkoda została spowodowana umyślnie lub celowo lekkomyślnie ze strony dostawcy lub jego kadry kierowniczej wyższego szczebla. Stwórz limit, którego możesz bronić: proporcjonalny do wartości umowy, z wyjątkami dotyczącymi poufności i roszczeń dotyczących własności intelektualnej osób trzecich.
- Dane i poufność. Jeżeli dostawca przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu, artykuł 28 Rozporządzenia ogólnego o ochronie danych wymaga zawarcia pisemnej umowy o przetwarzaniu, a umowa dostawy, która ignoruje tę umowę, jest niekompletna z mocy prawa.
- Należyta staranność w zakresie łańcucha dostaw. Większe przedsiębiorstwa powinny stosować się do dyrektywy w sprawie należytej staranności w zakresie zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw, zmienionej w 2026 r., którą państwa członkowskie muszą transponować do 26 lipca 2028 r. i która obowiązuje od 26 lipca 2029 r. Zmieniona wersja zniosła zharmonizowany system odpowiedzialności cywilnej i ustaliła górny pułap kar na poziomie trzech procent, ale obowiązki dotyczące należytej staranności będą nadal przekazywane w dół łańcucha za pośrednictwem klauzul umownych, dlatego rozsądnie jest już teraz uzgodnić, kto ponosi koszty nadchodzących żądań informacji.
Co sprawdzić przed podpisaniem
Badanie due diligence kontrahenta w Holandii jest szybkie i tanie, a jego pominięcie jest najdroższą drogą na skróty w praktyce handlowej. Wyciąg z Rejestru Handlowego Izby Handlowej pokazuje, kto jest upoważniony do reprezentowania firmy i z jakimi ograniczeniami, co ma znaczenie, ponieważ umowa podpisana przez osobę bez upoważnienia nie wiąże nikogo do momentu jej ratyfikacji. Złożone sprawozdania finansowe dają pierwszy wgląd w wypłacalność, a także informują, czy kontrahent jest wystarczająco duży, aby nie podlegać ochronie wynikającej z artykułu 6:235 Kodeksu Cywilnego.
Następnie przeanalizuj sam dokument. Czy specyfikacja opisuje coś, co można przetestować w laboratorium, czy jedynie coś, co można zakwestionować? Czy warunki płatności są zgodne z maksymalnymi limitami ustawowymi? Czy zastrzeżenie własności zostało uzgodnione przed dostawą i jest możliwe do zrealizowania w magazynie? Czy istnieje pisemny system powiadamiania, określony okres naprawy i ostateczny termin dla dat krytycznych? Czy Konwencja o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG) jest wyraźnie wyłączona, czy też wyraźnie akceptowana? Czy klauzula odstąpienia od umowy obejmuje części zamienne, narzędzia i dane, a także ostatnią fakturę?
Negocjacje są łatwiejsze, gdy znasz odpowiedzi na te pytania, ponieważ nie handlujesz już pozycjami, a alokujesz zidentyfikowane ryzyko. Kupujący, który oferuje dłuższe zobowiązanie lub większą ilość w zamian za stabilniejszą gwarancję dostawy, prowadzi negocjacje; kupujący, który po prostu żąda niższej ceny, targuje się. Pierwszy z nich prowadzi do zawarcia umowy, która przetrwa pierwszy kryzys. Więcej informacji na temat holenderskiego prawa cywilnego można znaleźć w naszych poradnikach dotyczących prawa cywilnego.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Trzy pytania pojawiają się w niemal każdych negocjacjach dotyczących dostaw. Poniższe krótkie odpowiedzi dotyczą umów handlowych podlegających prawu holenderskiemu.
Co sprawia, że umowa dostawy jest prawnie wiążąca?
Umowa dostawy staje się prawnie wiążąca z chwilą spełnienia wszystkich warunków ważnej umowy. Zgodnie z prawem holenderskim oznacza to ofertę i jej akceptację, zgodnie z artykułem 6:217 holenderskiego Kodeksu Cywilnego. Nie ma wymogu wynagrodzenia, jak w przypadku umowy angielskiej, a umowa dostawy handlowej nie musi być zawarta na piśmie, aby była ważna.
Co najważniejsze, obie strony muszą mieć zamiar nawiązania stosunku prawnego, a warunki muszą być jasne i jednoznaczne. Ostatnim krokiem jest uzyskanie podpisów od upoważnionych przedstawicieli obu firm. Ten podpis sprawia, że dokument staje się dokumentem prawnie wiążącym.
Czym umowa dostawy różni się od zamówienia zakupu?
Tak naprawdę chodzi o zakres i harmonogram. Pomyśl o zamówieniu zakupu (PO) jak o jednorazowym zleceniu. Jest ono używane w ramach pojedynczej transakcji i dokładnie określa, co jest kupowane, ile to kosztuje i kiedy musi zostać dostarczone w ramach danego zamówienia.
Umowa dostawy to z kolei długoterminowy plan działania. To ramy regulujące bieżącą relację biznesową, określające zasady wielu przyszłych zakupów w określonym czasie. Obejmuje ona takie kwestie, jak modele cenowe, standardy jakości i protokoły dostaw, które mają zastosowanie do każdego zamówienia złożonego na jej podstawie. Określ w umowie ramowej, że ma ona pierwszeństwo przed wszelkimi zapisami w zamówieniu lub potwierdzeniu zamówienia, w przeciwnym razie grozi to konfliktem formularzy.
Krótko mówiąc, umowa dostawy stanowi główny plan całej relacji. Poszczególne zamówienia zakupu to po prostu zlecenia robocze dla każdego konkretnego zadania realizowanego w ramach tego planu.
Czy umowę dostawy można zmienić po jej podpisaniu?
Tak, absolutnie – ale trzeba to robić zgodnie z przepisami. Wszelkie zmiany, zazwyczaj nazywane poprawkami lub aneksami, muszą zostać uzgodnione na piśmie przez obie strony, aby były ważne.
Ten pisemny protokół musi następnie zostać podpisany przez upoważnione osoby z każdej organizacji. Zgodnie z prawem holenderskim poprawka uzgodniona drogą mailową, a nawet ustnie, może być wiążąca, chyba że sama umowa wymaga podpisanej poprawki pisemnej. Nawet w takim przypadku strona, która konsekwentnie działała w sprawie nieformalnej zmiany, może nie być w stanie odwołać się do formalności. Formalna, podpisana poprawka to jedyny sposób, aby upewnić się, że wszelkie zmiany są absolutnie jasne i, co najważniejsze, wykonalne.
Law & More Doradza holenderskim i międzynarodowym firmom w zakresie umów dostaw i dystrybucji: sporządza i weryfikuje umowy oraz warunki ogólne, weryfikuje warunki płatności i zastrzeżenia własności zgodnie z prawem holenderskim, a także działa w przypadku niewykonania dostaw lub rozwiązania długotrwałej współpracy. Jeśli przygotowujesz umowę dostawy lub kontrahent właśnie przekroczył ważny termin, skontaktuj się z naszymi prawnikami specjalizującymi się w umowach, aby omówić swoją sytuację.
