Przestrzeganie holenderskiego prawa pracy: siedem najczęstszych błędów pracodawców

Holenderskie prawo pracy compliance goes wrong most often on seven points: template contracts that ignore mandatory Dutch rules, fixed-term chains, working time and minimum wage, holiday and leave, sickness and reintegration, records and employee data, and the end of the employment relationship. Almost all of these rules are mandatory law, so a clause that conflicts with them is void, whatever law the contract chooses.

Minimalny limit czasu pracy jest określony w holenderskim Kodeksie Cywilnym (Burgerlijk Wetboek, BW), ustawie o czasie pracy (Arbeidstijdenwet), ustawie o warunkach pracy (Arbeidsomstandighedenwet) oraz wszelkich obowiązujących układach zbiorowych pracy (collectieve arbeidsovereenkomst, cao). Minimalny limit czasu pracy obowiązuje od pierwszego dnia roboczego. Poniżej przedstawiamy siedem typowych błędów, wymagania prawne i sposoby ich naprawienia.

Dlaczego umowy wzorcowe tak często nie są przestrzegane na mocy prawa holenderskiego?

Ponieważ holenderskie prawo bezwzględnie obowiązujące ma zastosowanie do pracy wykonywanej w Holandii, niezależnie od zapisów umowy. Przetłumaczony szablon międzynarodowy zazwyczaj narusza przepisy dotyczące okresu próbnego, wypowiedzenia i zakazu konkurencji.

Jeśli praca jest wykonywana w Holandii, obowiązują bezwzględnie obowiązujące przepisy holenderskiego prawa pracy oraz wszelkie powszechnie obowiązujące układy zbiorowe pracy, niezależnie od prawa wybranego przez strony. Umowa wydaje się wtedy kompletna, ale jest niewykonalna w istotnych kwestiach.

Pierwszą pułapką jest okres próbny (proeftijd). Zgodnie z artykułem 7:652 BW musi on zostać uzgodniony na piśmie i być taki sam dla obu stron. Okres próbny nie obowiązuje w przypadku umowy na okres sześciu miesięcy lub krótszy, maksymalnie jeden miesiąc w przypadku umowy na czas określony krótszy niż dwa lata i maksymalnie dwa miesiące w przypadku umowy na czas określony dłuższy lub nieokreślony. Postanowienie przekraczające ten limit jest nieważne w całości; nie ulega on skróceniu do maksymalnego okresu próbnego.

Drugą pułapką jest okres wypowiedzenia. Zgodnie z artykułem 7:672 BW ustawowy okres wypowiedzenia dla pracodawcy wynosi od jednego do czterech miesięcy, w zależności od stażu pracy; pracownikowi przysługuje jeden miesiąc. Jeśli okres wypowiedzenia pracownika zostanie przedłużony na piśmie, okres wypowiedzenia pracodawcy musi być co najmniej dwukrotnie dłuższy niż okres wypowiedzenia pracownika.

Trzecim elementem jest klauzula o zakazie konkurencji (concurrentiebeding). Artykuł 7:653 BW wymaga, aby została ona uzgodniona na piśmie z pełnoletnim pracownikiem. W umowie na czas określony jest ona ważna tylko wtedy, gdy sama klauzula określa ważne interesy firmy, które ją uzasadniają. Układ zbiorowy pracy obowiązujący w danym sektorze może również uchylać umowę w zakresie stawek płac, godzin pracy, dodatków i emerytur.

Przykład ilustrujący tę ilustrację: zagraniczna firma otwiera biuro w Holandii i korzysta ze swojego grupowego szablonu umowy na rok z trzymiesięcznym okresem próbnym. Zgodnie z artykułem 7:652 BW klauzula dotycząca okresu próbnego jest nieważna, ponieważ maksymalny okres wynosi jeden miesiąc. Jeśli firma rozwiąże umowę w drugim miesiącu, powołując się na okres próbny, w rzeczywistości wypowiedział ją bez ważnego powodu lub zgody.

Jak zachować kontrolę nad umowami na czas określony i regułą łańcuchową?

Zlicz każdą umowę w łańcuchu i zanotuj każdą datę zakończenia. Błąd w liczeniu zamienia pracownika tymczasowego w stałego, a pominięte powiadomienie kosztuje Cię miesięczną pensję.

Zgodnie z zasadą łańcucha w artykule 7:668a BW, umowę uważa się za zawartą na czas nieokreślony, gdy kolejne umowy na czas określony trwają dłużej niż trzy lata lub gdy zostanie zawarta czwarta umowa. Umowy uznaje się za kolejne, jeśli przerwa między nimi wynosi sześć miesięcy lub mniej. W takim przypadku można rozwiązać umowę tylko za zgodą Zakładu Ubezpieczeń Pracowniczych (UWV) lub za pośrednictwem sądu rejonowego (kantonrechter).

Zgodnie z obowiązkiem powiadomienia (aanzegplicht) określonym w artykule 7:668 BW, w przypadku każdej umowy na czas określony trwającej sześć miesięcy lub dłużej, należy poinformować pracownika na piśmie nie później niż na miesiąc przed datą zakończenia umowy, czy umowa będzie kontynuowana i na jakich warunkach. W razie pominięcia tego obowiązku pracownikowi przysługuje jednomiesięczne wynagrodzenie; w przypadku opóźnienia, odszkodowanie jest naliczane proporcjonalnie.

Ustawa o większym bezpieczeństwie pracowników elastycznych (Wet meer zekerheid flexwerkers) proponuje dłuższą przerwę przed rozpoczęciem nowego łańcucha dostaw; nie weszła ona jeszcze w życie, a części planowane są najwcześniej na lata 2027 i 2028. Do tego czasu obowiązuje sześciomiesięczna przerwa. W przypadku pracowników dyżurnych, artykuł 7:628a BW pozwala już pracownikowi wezwanemu z wyprzedzeniem krótszym niż cztery dni na odmowę przyjęcia wezwania.

Czy w umowie można ustalić wymiar czasu pracy, płacę minimalną i nadgodziny?

Tylko w granicach prawa publicznego. Ustawa o czasie pracy i przepisy dotyczące płacy minimalnej mają zastosowanie w zależności od tego, co uzgodnisz z pracownikiem.

Ustawa o czasie pracy ogranicza jedną zmianę do dwunastu godzin, a tydzień pracy do sześćdziesięciu godzin, przy czym średnio nie może on przekraczać czterdziestu ośmiu godzin tygodniowo w ciągu szesnastu tygodni. Pracownikowi przysługuje co najmniej jedenaście kolejnych godzin odpoczynku w ciągu 24 godzin i trzydzieści sześć godzin w ciągu siedmiu dni. Zmiana trwająca ponad pięć i pół godziny wymaga przerwy trwającej co najmniej trzydzieści minut; powyżej dziesięciu godzin – co najmniej czterdzieści pięć minut.

Musisz prowadzić ewidencję czasu pracy i odpoczynku, a Holenderski Urząd Pracy (Nederlandse Arbeidsinspectie) może nałożyć na Ciebie grzywnę w przypadku jej braku. Ustawa nie reguluje wynagrodzenia za nadgodziny: wynika ono z umowy o pracę lub układu zbiorowego. Jednak łączne wynagrodzenie podzielone przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin nigdy nie może spaść poniżej ustawowej minimalnej stawki godzinowej, która obowiązuje wszystkich pracowników od 1 stycznia 2024 r. i zostanie zmieniona 1 stycznia i 1 lipca.

Oprócz pensji, zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i minimalnym ekwiwalencie urlopowym (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) pracownikowi przysługuje dodatek urlopowy w wysokości co najmniej ośmiu procent rocznego wynagrodzenia brutto, wypłacany zazwyczaj w maju.

Co jest nie tak z prawem do urlopu i zwolnienia lekarskiego?

Pracodawcy mylą dni ustawowe z umownymi i zapominają o poinformowaniu pracowników o ich upływie. Urlopy na podstawie ustawy o pracy i opiece często również nie są uwzględniane w ewidencji.

Zgodnie z artykułem 7:634 BW ustawowy wymiar urlopu wynosi czterokrotność uzgodnionej tygodniowej liczby godzin pracy w roku: dwadzieścia dni w przypadku pięciodniowego tygodnia pracy. Dni ustawowe wygasają po sześciu miesiącach od zakończenia roku, w którym zostały naliczone, chyba że pracownik z uzasadnionych przyczyn nie mógł ich wykorzystać; dni umowne podlegają pięcioletniemu okresowi przedawnienia. Pracodawca, który nigdy nie informuje pracowników o dacie wygaśnięcia, zazwyczaj nie będzie mógł z niej skorzystać.

Zgodnie z artykułem 7:638 BW należy umożliwić pracownikowi skorzystanie z co najmniej dwóch nieprzerwanych tygodni urlopu, czyli dwóch tygodni w ciągu roku. Pracownicy nadal gromadzą urlop w trakcie choroby, co regularnie zaskakuje pracodawców po dwuletniej nieobecności.

Ustawa o pracy i opiece (Wet arbeid en zorg) zapewnia co najmniej szesnastotygodniowy urlop macierzyński i ciążowy. Partnerka ma tydzień płatnego urlopu porodowego, a następnie do pięciu tygodni dodatkowego urlopu porodowego w ciągu pierwszych sześciu miesięcy w wysokości siedemdziesięciu procent dziennego wynagrodzenia, wypłacanego przez UWV. Urlop rodzicielski trwa dwadzieścia sześć godzin tygodniowo do ukończenia przez dziecko ósmego roku życia; dziewięć tygodni jest płatnych w wysokości siedemdziesięciu procent, jeśli zostaną wykorzystane w pierwszym roku życia dziecka. Odnotuj wszystkie te tygodnie w systemie kadrowo-płacowym lub zostaną one uwzględnione po zakończeniu zatrudnienia.

Jakie wymagania wobec Ciebie jako pracodawcy stawiają kwestie związane z chorobą i reintegracją?

Do dwóch lat nieprzerwanego wynagrodzenia i stała procedura reintegracyjna. Jeśli UWV uzna Twoje starania za niewystarczające, możesz zostać zobowiązany do dalszego opłacania składek przez kolejny rok.

Zgodnie z artykułem 7:629 BW musisz nadal wypłacać co najmniej siedemdziesiąt procent wynagrodzenia przez maksymalnie 104 tygodnie, a w pierwszych 52 tygodniach nie mniej niż ustawowe wynagrodzenie minimalne. Układ zbiorowy pracy często podwyższa ten procent. W ciągu tych dwóch lat obowiązuje zakaz wypowiedzenia umowy określony w artykule 7:670 BW, więc zwolnienie z innego powodu jest ściśle sprawdzane.

Procedura ta wynika z ustawy o poprawie opieki nad pracownikami (Wet verbetering poortwachter). Lekarz zakładowy sporządza analizę problemu około szóstego tygodnia nieobecności, pracodawca i pracownik uzgadniają plan działania do ósmego tygodnia, a następnie podsumowują go pod koniec pierwszego roku. Jeśli UWV stwierdzi niewystarczające działania reintegracyjne po dwóch latach, może przedłużyć obowiązek wypłaty wynagrodzenia nawet o 52 tygodnie. Wymagana jest umowa podstawowa z certyfikowaną służbą medycyny pracy, a każda ze stron może zwrócić się do UWV o opinię ekspercką (deskundigenoordeel).

Dlaczego dokumentacja i dane pracowników są tak ważne?

Ponieważ pracodawca zazwyczaj musi udowodnić, co zrobił, a prawo o ochronie prywatności ściśle reguluje, co i jak długo należy przechowywać. Wąska teczka to przegrana pozycja przed UWV lub sądem rejonowym.

Przed pierwszym dniem pracy należy potwierdzić tożsamość pracownika na podstawie oryginału ważnego dokumentu tożsamości i zachować jego kopię w dziale kadr i płac; prawo jazdy nie jest wymagane. Dane dotyczące płac, w tym ta kopia, muszą być przechowywane przez pięć lat po zakończeniu stosunku pracy. Dokumentacja płacowa i podatkowa również podlegają siedmioletniemu obowiązkowi przechowywania określonemu w Ustawie o podatkach (Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO, w języku niderlandzkim AVG) wymaga podstawy prawnej dla każdej operacji przetwarzania, prowadzenia rejestru działań przetwarzania, jasnego informowania personelu oraz zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń. Naruszenie danych, które może stwarzać ryzyko, musi zostać zgłoszone holenderskiemu Urzędowi Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens) w ciągu 72 godzin. Zgoda rzadko stanowi ważną podstawę w stosunku pracy, a monitorowanie pracowników wymaga zgody rady zakładowej zgodnie z art. 27 ustawy o radach zakładowych (Wet op de ondernemingsraden).

Jak zakończyć stosunek pracy bez improwizacji?

Najpierw wybierz podstawę zwolnienia, następnie drogę z nią związaną i dopiero wtedy działaj. Każda podstawa zwolnienia w artykule 7:669 BW ma swoją własną drogę i własne dowody.

Musisz wykazać, że jedna z przesłanek jest całkowicie spełniona i że przeniesienie na inne, odpowiednie stanowisko w rozsądnym terminie nie jest możliwe. Zwolnienie z przyczyn ekonomiczno-biznesowych lub po dwóch latach niezdolności do pracy podlega UWV. Wszystkie pozostałe przesłanki, takie jak nieodpowiedniość, zawinione zachowanie lub zaburzony stosunek pracy, podlegają rozpoznaniu przez sąd rejonowy.

Powtarzają się dwa błędy. Zwolnienie z powodu nieodpowiednich warunków pracy wymaga, aby pracownik został poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem, otrzymał rzeczywistą możliwość poprawy i otrzymał wsparcie; sąd, który uwzględni jedynie ocenę końcową, odrzuci wniosek. Zwolnienie w trybie natychmiastowym (ontslag op staande voet) zgodnie z artykułem 7:677 BW wymaga pilnej przyczyny i natychmiastowego działania; pracodawca, który prowadzi dochodzenie przez tygodnie, ryzykuje, że zwolnienie nie zostanie utrzymane w mocy.

Odprawa przejściowa (transitievergoeding) zgodnie z art. 7:673 BW przysługuje w przypadku rozwiązania umowy z inicjatywy pracodawcy, od pierwszego dnia zatrudnienia, a więc również po zwolnieniu w okresie próbnym. W 2026 roku jej górna granica wynosi 102 000 euro lub jednorazową pensję roczną, jeśli jest wyższa. W przypadku poważnej winy pracodawcy, sąd może naliczyć godziwe odszkodowanie (billijke vergoeding). W przypadku rozwiązania umowy na podstawie ugody (vaststellingsovereenkomst), pracownik ma czternaście dni na pisemne wycofanie się z niej bez podania przyczyn.

Na co powinieneś zwrócić uwagę jako pracodawca?

Traktuj zgodność jako cykl przeglądu, a nie jednorazowy projekt. Przeanalizuj te punkty co najmniej raz w roku i przed każdym zwolnieniem.

• Sprawdź klauzule dotyczące okresu próbnego, wypowiedzenia i zakazu konkurencji w każdej stosowanej umowie pod kątem artykułów 7:652, 7:672 i 7:653 BW oraz układu zbiorowego pracy obowiązującego w Twoim sektorze.
• Zmapuj każdą umowę na czas określony, podając datę jej zakończenia, pozycję w łańcuchu i miesięczny termin powiadomienia.
• Sprawdź, czy czas pracy i odpoczynku jest rejestrowany i czy płaca za każdą przepracowaną godzinę jest zgodna z obowiązującą minimalną stawką godzinową.
• Należy prowadzić ewidencję urlopów i zwolnień lekarskich w systemie płac i powiadamiać pracowników na piśmie przed upływem ustawowego terminu.
• Przechowuj po jednym pliku dla każdego pracownika zawierającym umowę, kopię dowodu osobistego, oceny, ostrzeżenia i dokumenty dotyczące reintegracji, a także harmonogram przechowywania.
• Nie ogłaszaj zakończenia, dopóki ziemia, trasa i plik nie zostaną sprawdzone.

Co powinieneś sprawdzić jako pracownik?

Jako pracownik w Holandii możesz polegać na tych zasadach, nawet jeśli Twoja umowa stanowi inaczej. Sprawdź poniższe punkty.

• Czy Twój okres próbny jest dłuższy niż dopuszcza artykuł 7:652 BW? W takim razie jest nieważny.
• Czy otrzymałeś pisemne powiadomienie co najmniej na miesiąc przed zakończeniem umowy na czas określony?
• Czy Twoje wynagrodzenie podzielone przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin osiąga ustawową minimalną stawkę godzinową?
• Czy pracodawca poinformował Cię, kiedy upływa Twój ustawowy urlop?
• W przypadku zwolnienia: która podstawa w artykule 7:669 BW została zastosowana i czy wyliczono Ci odprawę przejściową?

Co możemy dla Ciebie zrobić w zakresie zgodności z prawem pracy?

Nasi prawnicy specjalizujący się w prawie pracy doradzają holenderskim i międzynarodowym pracodawcom, radom zakładowym i pracownikom:

• Dokonujemy przeglądu Twoich szablonowych umów pod kątem obowiązującego prawa holenderskiego i obowiązującego układu zbiorowego.
• Utworzyliśmy przegląd reguł łańcuchowych i powiadomień dla Twoich umów na czas określony.
• Sprawdzamy Twoją ewidencję czasu pracy, płac i urlopów pod kątem ustawowego minimum.
• Przeprowadzimy Cię przez procedurę Gatekeeper i będziemy Cię reprezentować przed UWV.
• Przygotowujemy wniosek o zwolnienie i wniosek do UWV lub sądu rejonowego, ewentualnie prowadzimy negocjacje ugody.
• Obliczamy odprawę przejściową i sprawdzamy umowę ugody dla pracownika.

Podsumowanie

• Holenderskie prawo pracy jest w dużej mierze obowiązkowe: klauzula, która jest z nim sprzeczna, jest nieważna, niezależnie od prawa wybranego w umowie.
• Sprawdź w każdej umowie zapisy dotyczące okresu próbnego (artykuł 7:652 BW), wypowiedzenia (artykuł 7:672 BW) i zakazu konkurencji (artykuł 7:653 BW).
• Śledź zasadę łańcuchową i miesięczny obowiązek powiadomienia dla każdej umowy na czas określony.
• Czas pracy, minimalna stawka godzinowa, wynagrodzenie za urlop i chorobę to minimalne kwoty, poniżej których nie można zawrzeć umowy.
• Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, przygotuj odpowiednią dokumentację i wybierz właściwą podstawę i drogę zwolnienia.

PYTANIA I ODPOWIEDZI