Rodzaje zgodności prawnej dla przedsiębiorstw w Holandii

Zgodność z prawem to obowiązek przestrzegania wszystkich przepisów obowiązujących Twoją firmę: ustaw i kodeksów, bezpośrednio obowiązujących przepisów UE, warunków zezwoleń i licencji, układów zbiorowych pracy oraz wewnętrznych polityk, które sama przyjęła. W przypadku firmy działającej w Holandii obowiązki te skupiają się w ograniczonej liczbie rozpoznawalnych obszarów, z których każdy podlega osobnemu organowi nadzoru: zatrudnienie, ochrona danych i cyberbezpieczeństwo, sprawozdawczość podatkowa i finansowa, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, prawo konkurencji i konsumentów, ochrona środowiska i bezpieczeństwo produktów, ład korporacyjny oraz licencjonowanie sektorowe. Kluczem do sukcesu jest wiedza o tym, które obszary mają zastosowanie w Twojej firmie i który organ nadzoruje każdy z nich.

W tym artykule przedstawiono główne rodzaje zgodności z prawem, z jakimi spotykają się holenderskie firmy, ich faktyczne wymagania i organy regulacyjne, które będą miały zastosowanie. Celem jest raczej przegląd niż podręcznik: celem jest umożliwienie Ci określenia własnych obowiązków, sprawdzenie luk i zorientowanie się, z kim masz do czynienia, gdy otrzymasz pismo.

Zgodność z prawem i zgodność z przepisami: na czym polega różnica

Te dwa terminy są często używane zamiennie, a rozróżnienie jest bardziej przydatne, niż mogłoby się wydawać. Zgodność z prawem to szeroko rozumiany obowiązek przestrzegania prawa, które ma zastosowanie do wszystkich: ustawy o bezpieczeństwie żywnościowym (Burgerlijk Wetboek), przepisów podatkowych, prawa pracy, prawa karnego, ogólnych przepisów dotyczących ochrony środowiska i danych osobowych. Wyznacza ona granice i obowiązuje niezależnie od tego, czy ktoś jest obserwowany, czy nie.

Zgodność z przepisami to węższy zestaw obowiązków, które wyznaczony nadzorca monitoruje i egzekwuje, zazwyczaj w określonym sektorze lub w odniesieniu do określonego ryzyka. Instytucja płatnicza podlegająca ustawie Wet op het financieel toezicht, szpital podlegający inspektoratowi ochrony zdrowia, operator instalacji podlegający ustawie omgevingsvergunning oraz operator gier hazardowych zgodnie z ustawą Wet op de kansspelen – wszystkie te podmioty podlegają zgodności z przepisami w tym sensie. Jej cechami charakterystycznymi są licencja lub rejestracja, obowiązek raportowania, uprawnienia do inspekcji oraz administracyjne instrumenty egzekwowania, takie jak nakaz zapłaty kary pieniężnej (last onder dwangsom) lub grzywna administracyjna.

Praktyczną konsekwencją jest to, że oba rodzaje egzekwowania prawa są realizowane różnymi drogami i w różnych terminach. Naruszenie prawa powszechnego zazwyczaj ujawnia się w wyniku sporu, roszczenia lub dochodzenia karnego i jest rozstrzygane przez sąd. Naruszenie przepisu regulacyjnego ujawnia się w wyniku inspekcji lub obowiązkowego raportu i jest rozstrzygane na drodze administracyjnej, często na długo przed zaangażowaniem sądu i przy znacznie niższym progu interwencji. Planując swoje obowiązki, zanotuj przy każdym z nich, która droga ma zastosowanie, ponieważ to ona decyduje, kogo należy powiadomić, jak szybko należy zareagować i czy ma się do czynienia z przełożonym, z którym trzeba będzie później kontynuować rozmowę.

Uważaj na importowanie ram prawnych, które nie mają tu zastosowania. Anglo-amerykańskie przepisy, takie jak ustawa Sarbanesa-Oxleya czy kodeksy sektorowe opracowane dla rynku amerykańskiego, nie mają mocy prawnej w Holandii, niezależnie od tego, jak często pojawiają się w oprogramowaniu do zapewniania zgodności. Holenderską firmę obowiązują przepisy holenderskie i unijne, uzupełnione o zaakceptowane standardy umowne, takie jak regulamin systemu płatności czy wymóg audytu klienta.

Zgodność wewnętrzna i zewnętrzna: dwa źródła obowiązku

Zgodność zewnętrzna obejmuje wszystko, co narzucono Ci z zewnątrz: przepisy prawa, regulacje UE, warunki zezwoleń, powszechnie obowiązujące układy zbiorowe pracy oraz zasady wszelkich programów, do których przystąpiłeś. Nie możesz ich negocjować, a konsekwencje naruszenia ustala ktoś inny.

Zgodność wewnętrzna obejmuje zasady, które sam ustalasz: kodeks postępowania, matrycę zatwierdzania wydatków, politykę dotyczącą prezentów i gościnności, kodeks dostawców, standardy jakości przekraczające ustawowe minimum. Zasady te mają charakter dobrowolny, ale nie obowiązują. Po przyjęciu i ogłoszeniu, wewnętrzna zasada kształtuje to, co sąd lub przełożony uważa za rozsądne postępowanie w Twojej organizacji, może stać się elementem stosunku pracy i stanowić punkt odniesienia w przypadku zwolnienia za naruszenie zasad firmy. Polityka, której nie egzekwujesz, jest gorsza niż brak jakiejkolwiek polityki, ponieważ dowodzi, że zidentyfikowałeś ryzyko, a następnie nic z nim nie zrobiłeś.

Te dwa elementy są ze sobą powiązane w sposób, który ma znaczenie dla odpowiedzialności. Prawo holenderskie i unijne coraz częściej wymaga nie tylko przestrzegania przepisu, ale także wykazania, że ​​zorganizowano się w celu jego przestrzegania: zasada odpowiedzialności w RODO, obowiązki dotyczące organizacji administracyjnej i kontroli wewnętrznej w nadzorze finansowym, inwentaryzacja i ocena ryzyka w kontekście prawa pracy. W każdym przypadku system wewnętrzny jest obowiązkiem zewnętrznym. Dlatego dokumentacja to nie biurokracja, lecz dowody, i dlatego funkcja compliance potrzebuje jasno określonego właściciela z określonymi obowiązkami na poziomie zarządu, a nie wspólnego folderu.

Zatrudnienie i zgodność z przepisami w miejscu pracy

Zatrudnienie to obszar, w którym większość holenderskich firm w pierwszej kolejności przestrzega przepisów, ponieważ przepisy są prawem bezwzględnie obowiązującym, którego nie można obejść na niekorzyść pracownika. Prawo dotyczące zwolnień znajduje się w księdze 7 Burgerlijk Wetboek, przekształconej przez Wet werk en zekerheid i Wet arbeidsmarkt in balans, i ma charakter zamknięty: pracodawca musi zaistnieć co najmniej jedna z ustawowych przesłanek i musi wybrać odpowiednią drogę postępowania. Zwolnienia z przyczyn ekonomicznych i zwolnienia po długotrwałej niezdolności do pracy podlegają przepisom UWV; przyczyny osobiste, takie jak niewystarczające wyniki, zaburzony stosunek pracy lub zawinione zachowanie, podlegają przepisom kantonalnym. Rozwiązanie umowy za obopólną zgodą jest odnotowywane w vaststellingsovereenkomst (porozumieniu ugodowym), które pracownik może odwołać w ustawowym okresie do namysłu.

Wokół tego rdzenia leżą przepisy dotyczące czasu pracy Arbeidstijdenwet (Związku Zawodowego Pracowników), system płacy minimalnej Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Związku Zawodowego Pracowników Minimalnych), który od 2024 r. jest wyrażany jako ustawowa minimalna stawka godzinowa i jest korygowany dwa razy w roku przez Ministerstwo Spraw Społecznych i Zatrudnienia, a także obowiązki Arbeidsomstandighedenwet w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Głównym obowiązkiem wynikającym z tego ostatniego jest risico-inventarisatie en-evaluatie: pisemna ocena ryzyka w miejscu pracy wraz z planem działania, o którą w pierwszej kolejności poprosi Nederlandse Arbeidsinspectie (Nederlandzka Inspekcja Pracy). Zatrudnianie obywateli spoza EOG wiąże się z wprowadzeniem przepisów Wet arbeid vreemdelingen (Związku Zawodowego Pracowników Minimalnych), obejmujących wymogi dotyczące zezwoleń na pracę lub zezwoleń łączonych oraz kontrole tożsamości, które inspektorat egzekwuje za pomocą grzywny administracyjnej.

Dwa wydarzenia zasługują na miejsce w każdym obecnym planie zgodności zatrudnienia. Od czasu wejścia w życie ustawy Wet bescherming klokkenluiders pracodawcy zatrudniający co najmniej pięćdziesiąt pracowników są zobowiązani do stosowania wewnętrznej procedury raportowania, spełniającej wymogi ustawowe, a Huis voor Klokkenluiders pełni funkcję zewnętrznego kanału. Firmy udostępniające pracowników stronom trzecim podlegają przepisom Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten: rejestracja w Nederlandse Arbeidsautoriteit trwa od 1 listopada do 31 grudnia 2026 r., ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r., a jej egzekwowanie nastąpi od 1 stycznia 2028 r. Zarówno pracodawcy, jak i agencje są objęci tą ustawą, ponieważ samo korzystanie z usług nieupoważnionego dostawcy będzie zabronione.

Ochrona danych i zgodność z przepisami cyberbezpieczeństwa

Przetwarzanie danych osobowych podlega ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych, znanemu w języku niderlandzkim jako Algemene verordening gegevensbescherming, uzupełnionemu przez ustawę Uitvoeringswet AVG. Organem regulacyjnym jest Autoriteit Persoonsgegevens. Nie ma ogólnego obowiązku rejestracji w AP przed przetwarzaniem danych osobowych; wymóg ten zniknął, gdy RODO zastąpiło stary system powiadomień. Zastąpiła go odpowiedzialność: musisz być w stanie wykazać na żądanie, że przetwarzanie jest zgodne z prawem.

Konkretnie oznacza to podstawę prawną dla każdej operacji przetwarzania, rejestr działań przetwarzania, przejrzyste informacje o ochronie prywatności, praktyczne procedury dotyczące wniosków o dostęp, sprostowanie i usunięcie danych, umowy o przetwarzaniu z każdym podmiotem przetwarzającym, udokumentowaną ocenę przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa oraz ocenę skutków dla ochrony danych, jeśli przetwarzanie prawdopodobnie spowoduje wysokie ryzyko. O naruszeniu ochrony danych osobowych należy powiadomić Urząd Ochrony Danych Osobowych w ciągu siedemdziesięciu dwóch godzin od momentu jego stwierdzenia, chyba że jest mało prawdopodobne, aby spowodowało ono ryzyko dla osób fizycznych, a osoby dotknięte naruszeniem muszą również zostać poinformowane, jeśli ryzyko jest wysokie. Maksymalne kary pieniężne na mocy RODO wynoszą dwadzieścia milionów euro lub cztery procent światowego rocznego obrotu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Cyberbezpieczeństwo jest obecnie odrębnym obszarem zgodności, a nie aspektem ochrony danych. Dyrektywa Cyberbeveiligingswet, która wdraża dyrektywę NIS2, obowiązuje od 15 sierpnia 2026 r. Dotyczy ona kluczowych i ważnych podmiotów w wyznaczonych sektorach, wymaga rejestracji w Narodowym Centrum Cyberbezpieczeństwa i nakłada obowiązek zachowania ostrożności obejmujący zarządzanie ryzykiem, bezpieczeństwo łańcucha dostaw, obsługę incydentów i ciągłość działania, poparty odpowiedzialnością kierownictwa. Istotne incydenty muszą być zgłaszane w ramach dwuetapowego procesu: wczesne ostrzeżenie w ciągu 24 godzin i pełne powiadomienie w ciągu 72 godzin. Nadzór jest podzielony między organy nadzoru sektorowego, a Rijksinspectie Digitale Infrastructuur odpowiada za infrastrukturę cyfrową i dostawców usług cyfrowych. Pierwsze pytanie, na które należy odpowiedzieć, brzmi po prostu, czy Twoja organizacja mieści się w zakresie, ponieważ decydują o tym wielkość i sektor, a nie Twoja własna ocena jej krytyczności.

Sztuczna inteligencja została dodana do tej samej półki. Zgodnie z unijną ustawą o sztucznej inteligencji (AI) zakazy niedopuszczalnych praktyk, obowiązki dotyczące modeli AI ogólnego przeznaczenia oraz obowiązki przejrzystości dla systemów, które wchodzą w interakcję z ludźmi lub generują treści syntetyczne, już obowiązują. System wysokiego ryzyka został przesunięty na mocy pakietu omnibus cyfrowego do grudnia 2027 r. dla systemów wymienionych w załączniku III oraz do sierpnia 2028 r. dla systemów wymienionych w załączniku I. Odrębna dyrektywa w sprawie odpowiedzialności za AI została wycofana, więc odpowiedzialność za szkody związane z AI nadal jest oceniana na podstawie zwykłych holenderskich przepisów dotyczących odpowiedzialności deliktowej, odpowiedzialności za produkt i odpowiedzialności umownej.

Zgodność z przepisami finansowymi, podatkowymi i przeciwdziałaniem praniu pieniędzy

Każda firma w Holandii ma obowiązki podatkowe: podatek dochodowy od osób prawnych lub podatek dochodowy, w zależności od formy prawnej, podatek od wartości dodanej (VAT) oraz podatki od wynagrodzeń pobierane i odprowadzane od pracowników. Urząd Skarbowy (Belastingdienst) administruje wszystkimi tymi przepisami, a obowiązek ich przestrzegania ma charakter zarówno proceduralny, jak i materialny: prawidłowe i terminowe deklaracje, kompletna dokumentacja oraz administracja podlegająca audytowi. Ustawowy okres przechowywania dokumentacji biznesowej wynosi siedem lat, a danych dotyczących nieruchomości dziesięć lat. Nasza firma nie doradza w zakresie strukturyzacji podatkowej; w przypadku kwestii materialnych potrzebny jest doradca podatkowy, a rozsądny podział pracy polega na tym, że doradca podatkowy ustala stanowisko, a radca prawny zajmuje się konsekwencjami w przypadku sporu lub dochodzenia.

Sprawozdawczość finansowa jest obowiązkiem wynikającym z prawa spółek, a także z rachunkowości. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) i spółki akcyjne (NV) muszą sporządzać, zatwierdzać i składać roczne sprawozdania finansowe w Kamer van Koophandel najpóźniej w ciągu dwunastu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Spóźnione złożenie sprawozdania finansowego nie jest formalnością: stanowi przestępstwo gospodarcze, a w przypadku późniejszej upadłości stanowi przejaw niewłaściwego zarządzania i stwarza domniemanie, że uchybienie było istotną przyczyną niewypłacalności, co stanowi mechanizm, na mocy którego dyrektorzy ponoszą osobistą odpowiedzialność za deficyt. Spółki, których papiery wartościowe są notowane na rynku regulowanym, podlegają dodatkowym obowiązkom sprawozdawczym i informacyjnym nadzorowanym przez Autoriteit Financiele Markten.

Zgodność z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, dotyczy tylko wyznaczonych instytucji, ale lista ta jest dłuższa, niż większość ludzi zakłada: banki, ubezpieczyciele i instytucje płatnicze, a także księgowi, doradcy podatkowi, notariusze, prawnicy pełniący określone funkcje, agenci nieruchomości, biura powiernicze, dostawcy usług kryptograficznych oraz sprzedawcy towarów otrzymujący duże płatności gotówkowe. Obowiązki obejmują należytą staranność wobec klienta proporcjonalną do ryzyka, identyfikację i weryfikację ostatecznego beneficjenta rzeczywistego na poziomie dwudziestu pięciu procent, stałe monitorowanie transakcji oraz zgłaszanie nietypowych transakcji do FIU-Nederland. System holenderski zgłasza nietypowe transakcje, a nie podejrzane, co celowo obniża próg. Nadzór jest podzielony między De Nederlandsche Bank, Autoriteit Financiele Markten, Bureau Toezicht Wwft w administracji podatkowej oraz organizacje zawodowe. Samo pranie pieniędzy jest przestępstwem na mocy artykułów 420bis do 420quater ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (Wetboek van Strafrecht); WWFT nakłada jedynie obowiązki prewencyjne. Nasz poradnik dotyczący prania pieniędzy w Holandii wyjaśnia, jak te dwa zagadnienia się ze sobą wiążą, a firmy zarządzające aktywami cyfrowymi powinny również zapoznać się z naszą notatką na temat ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów dotyczących kryptowalut.

Przestrzeganie sankcji idzie w parze z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i jest często z nim mylone, chociaż wiąże wszystkich, a nie tylko wyznaczone instytucje, i nie dopuszcza podejścia opartego na ryzyku. Jeśli Twoja firma prowadzi działalność transgraniczną, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po przestrzeganiu sankcji w Holandii, który zawiera informacje na temat kontroli, testu własności i kontroli oraz obowiązków sprawozdawczych wynikających z ustawy Sanctiewet z 1977 r.

Konkurencja, konsument i zgodność z umową

Ustawa Mededingingswet odzwierciedla unijne prawo konkurencji. Porozumienia i uzgodnione praktyki ograniczające konkurencję są zakazane, podobnie jak nadużywanie pozycji dominującej. Urząd ds. Konsumentów na Rynku (Autoriteit Consumer en Markt) egzekwuje oba te przepisy, zapewniając uprawnienia dochodzeniowe, w tym niezapowiedziane inspekcje lokali handlowych i danych cyfrowych. Ujawnienia, które dotyczą zwykłych firm, rzadko kiedy są typowymi kartelami: są to wymiana informacji w ramach stowarzyszenia branżowego, porozumienia cenowe lub terytorialne między dystrybutorami, porozumienia o zakazie kłusownictwa między pracodawcami oraz utrzymywanie cen odsprzedaży pod przykrywką cen rekomendowanych. Grzywny są naliczane na podstawie obrotów, a dyrektorzy mogą zostać ukarani osobiście za wydanie polecenia uczestnictwa.

Ten sam organ egzekwuje prawo konsumenckie, które dotyczy każdego przedsiębiorcy sprzedającego konsumentom. Przepisy dotyczące sprzedaży na odległość, informacji przedumownych, czternastodniowego prawa do odstąpienia od umowy, nieuczciwych praktyk handlowych i nadmiernie uciążliwych standardowych warunków umowy znajdują się w Księdze 6 Burgerlijk Wetboek i są egzekwowane zarówno prywatnie, ponieważ konsument może unieważnić nieuczciwy warunek, jak i publicznie, ponieważ ACM może nakładać grzywny. ACM reguluje również rynki energetyczne, telekomunikacyjne, pocztowe i transportowe, a od momentu wejścia w życie ustawy Energiewet z 1 stycznia 2026 r. stosuje ją w miejsce ustawy Elektriciteitswet z 1998 r. i ustawy Gaswet.

Przestrzeganie umów to cichy obszar, który rodzi najwięcej sporów. Ogólne warunki handlowe muszą zostać przekazane lub udostępnione przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia, w przeciwnym razie druga strona może unieważnić zawarte w nich klauzule. Ustawowe terminy przedawnienia i zawiadomienia biegną niezależnie od tego, czy ktoś je obserwuje: kupujący musi złożyć reklamację w rozsądnym terminie od momentu wykrycia wady, a przedawnienie jest przerywane jedynie przez pisemne zawiadomienie o jednoznacznym zastrzeżeniu praw. Prowadzenie kalendarza terminów umownych i ustawowych to kontrola zgodności, a nie prawny drobiazg. Aby zapoznać się z powtarzającymi się problemami w tym obszarze, zapoznaj się z naszym przeglądem typowych problemów prawnych w korporacjach.

Zgodność z przepisami dotyczącymi środowiska, produktów i obiektów

Ustawa Omgevingswet, obowiązująca od 1 stycznia 2024 r., skonsolidowała dotychczasowy system przepisów dotyczących planowania, budownictwa i ochrony środowiska. Działania mające wpływ na środowisko fizyczne podlegają przepisom ogólnym lub wymagają omgevingsvergunning, a właściwymi organami są zdecentralizowane władze, gminy, prowincje i zarządy wodne, a regionalne omgevingsdiensten przeprowadzają kontrole i egzekwowanie przepisów w praktyce. Przedsiębiorstwa zajmujące się gospodarką odpadami, odprowadzaniem zrzutów do wody, emisją do powietrza, magazynowaniem substancji niebezpiecznych lub eksploatujące instalacje energochłonne powinny zakładać, że są one objęte zakresem i sprawdzać je, zamiast czekać.

Zgodność produktu z przepisami jest regulowana przez UE i coraz częściej egzekwowana na granicy. Wprowadzenie produktu na rynek UE wymaga zgodności z obowiązującymi przepisami zharmonizowanymi, oznakowania CE (jeśli jest wymagane), dokumentacji technicznej oraz odpowiedzialnego podmiotu gospodarczego mającego siedzibę w Unii. Przedsiębiorstwa spożywcze podlegają Nederlandse Voedsel-en Warenautoriteit w zakresie higieny, etykietowania i identyfikowalności; bezpieczeństwo produktów konsumenckich, maszyny, zabawki i sprzęt elektryczny podlegają tym samym organom. Transport, przemieszczanie odpadów, budownictwo mieszkaniowe i infrastruktura podlegają nadzorowi Inspectie Leefomgeving en Transport.

Obowiązki przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju również należą do tej kwestii, z zastrzeżeniem. Zakres i terminy raportowania zrównoważonego rozwoju były wielokrotnie zmieniane na poziomie UE w ramach procesu omnibus, a wdrożenie w Holandii opóźniało się, dlatego wszelkie oświadczenia dotyczące tego, kto i od kiedy raportuje, powinny być weryfikowane z obecnym stanem rzeczy, a nie czerpane ze starszego artykułu. Ugruntowana jest natomiast sytuacja w zakresie należytej staranności: po wprowadzeniu Omnibus I, dyrektywa (UE) 2026/470 usunęła zharmonizowany system odpowiedzialności cywilnej z dyrektywy w sprawie należytej staranności w zakresie zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstw, ograniczyła kary do trzech procent i ustaliła termin transpozycji na 26 lipca 2028 r., a termin wejścia w życie na 26 lipca 2029 r.

Usługi korporacyjne i licencje sektorowe

Z samym istnieniem holenderskiego podmiotu prawnego wiąże się szereg obowiązków. Rejestracja w Rejestrze Handlowym (Handelsregister) w Kamer van Koophandel musi być aktualna, obejmując dyrektorów, osoby upoważnione do składania podpisów oraz adres siedziby; nieaktualny rejestr pozwala na uznanie byłego dyrektora za nadal uprawnionego. Ostateczni beneficjenci rzeczywiści muszą być zarejestrowani w rejestrze UBO prowadzonym przez Kamer van Koophandel. Ogólny dostęp do tego rejestru został zamknięty po wyroku Trybunału Sprawiedliwości z 22 listopada 2022 r., ale sam obowiązek rejestracyjny pozostaje niezmieniony, a dostęp do niego pozostaje otwarty dla właściwych organów oraz, w określonych okolicznościach, dla instytucji zobowiązanych do płacenia podatku od nieruchomości (WWFT).

Ład korporacyjny stanowi kolejny poziom. Członkowie zarządu mają obowiązek działać w interesie spółki i jej działalności, konflikty interesów muszą zostać zgłoszone, a członek zarządu, którego dotyczą, musi zostać wyłączony z procesu decyzyjnego, a dwustopniowy system zarządu i rady zakładowej wprowadza własne wymogi dotyczące konsultacji i zatwierdzania. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje procedura „Wet aanpassing geschillenregeling en verduidelijking ontvankelijkheidseisen enqueteprocedure”, zmieniająca przepisy dotyczące sporów między akcjonariuszami i dostępu do procedury zapytania przed Izbą Przedsiębiorców (Ondernemingskamer).

Do tego dochodzą licencje sektorowe. Usługi finansowe wymagają zezwolenia wydanego przez De Nederlandsche Bank lub Autoriteit Financiele Markten (Urząd ds. Rynków Finansowych). Gry losowe wymagają licencji wydanej przez Kansspelautoriteit (Urząd ds. Rynków Finansowych). Dostawcy usług medycznych podlegają Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspekcji Zdrowia i Opieki Społecznej w Jeździe), a w zakresie taryf i zasad postępowania rynkowego – Nederlandse Zorgautoriteit (Urząd ds. Rynków Finansowych w Jeździe). Opieka nad dziećmi, ochrona prywatna, transport taksówkowy, przetwarzanie odpadów i broń palna – wszystkie te sektory podlegają własnym regulacjom. Zasada jest taka, że ​​jeśli wejście na rynek jest kontrolowane, warunki licencji są obowiązkami pierwszego rzędu, a ich naruszenie naraża licencję, a nie tylko bilans firmy, na ryzyko.

Kto co egzekwuje: holenderscy nadzorcy w skrócie

Przestrzeganie przepisów staje się łatwiejsze do opanowania, gdy można wskazać organ odpowiedzialny za poszczególne zobowiązania, ponieważ wskazuje to instrumenty egzekwowania, obowiązki sprawozdawcze i ton rozmowy. Poniżej znajduje się mapa robocza dla większości firm.

• Autoriteit Persoonsgegevens: RODO i Uitvoeringswet AVG, powiadomienia o naruszeniach danych i skargi osób, których dane dotyczą.
• Nederlandse Arbeidsinspectie: warunki pracy, czas pracy, ustawowe wynagrodzenie minimalne, zatrudnianie obcokrajowców i coraz częściej wyzysk pracowników.
• Autoriteit Consument en Markt: konkurencja, ochrona konsumentów oraz regulowane rynki energii, telekomunikacji, poczty i transportu.
• De Nederlandsche Bank i Autoriteit Financiele Markten: nadzór ostrożnościowy i prowadzenie przedsiębiorstw finansowych w ramach Wet op het financieel toezicht oraz nadzór Wwft nad przydzielonymi im instytucjami.
• Belastdienst, w tym Bureau Toezicht Wwft: zeznania podatkowe i płatności, prowadzenie dokumentacji oraz nadzór nad przedsiębiorcami i pośrednikami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.
• FIU-Holandia: Otrzymuje raporty o nietypowych transakcjach i decyduje, które z nich stają się podejrzanymi transakcjami i przekazuje je organom śledczym.
• Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit: bezpieczeństwo żywności, bezpieczeństwo produktów, etykietowanie i dobrostan zwierząt.
• Inspectie Leefomgeving en Transport: transport, wywóz odpadów, woda i mieszkalnictwo.
• Gminy, prowincje i omgevingsdiensten: zezwoleń i egzekwowania prawa na mocy Omgevingswet.
• Rijksinspectie Digitale Infrastructuur i sektorowi nadzorcy cyberbezpieczeństwa: obowiązek zachowania ostrożności i zgłaszania incydentów zgodnie z Cyberbeveiligingswet, z rejestracją w Nationaal Cyber ​​Security Centrum.
• Douane i Centrale Dienst voor In-en Uitvoer: cła, kontrola eksportu, licencjonowanie produktów podwójnego zastosowania i sankcje na granicy.
• Organy regulacyjne sektora: Kansspelautoriteit w zakresie gier hazardowych, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd i Nederlandse Zorgautoriteit w zakresie opieki zdrowotnej oraz Nederlandse Arbeidsautoriteit w zakresie przyjmowania pośredników pracy od 2027 r.

Za wszystkimi z nich kryje się droga karna. Wet op de economische delicten przekształca naruszenia długiej listy przepisów regulacyjnych w przestępstwa gospodarcze, badane przez FIOD lub właściwy inspektorat i ścigane przez Functioneel Parket. To droga, na której problem administracyjny staje się problemem karnym, i dlatego decyzja o tym, jak odpowiedzieć na pierwsze żądanie informacji od przełożonego, jest decyzją prawną, a nie operacyjną.

Ile tak naprawdę kosztuje nieprzestrzeganie przepisów

Oczywistym kosztem jest grzywna, a limity są wysokie: dwadzieścia milionów euro, czyli cztery procent światowego obrotu zgodnie z RODO, grzywny uzależnione od obrotu w prawie konkurencji oraz kategorie kar zgodnie z dyrektywą w sprawie handlu elektronicznego, które są skalowalne wraz z powagą przestępstwa. Jednak grzywny rzadko stanowią największą pozycję na rachunku.

Drugim kosztem jest utrata pozwolenia na prowadzenie działalności. Nadzorca może zawiesić lub cofnąć licencję, nałożyć karę pieniężną naliczaną codziennie do czasu zastosowania się do nakazu, zamknąć lokal lub zakazać wprowadzania produktu do obrotu. Dla przedsiębiorstwa regulowanego jest to niezbędne w taki sam sposób, jak grzywna, i wchodzi w życie natychmiast, nawet jeśli wniesiono sprzeciw lub odwołanie, chyba że sędzia orzekający w sprawie tymczasowego zabezpieczenia zawiesi jego wykonanie.

Trzecim kosztem jest koszt osobisty. Dyrektorzy mogą ponosić odpowiedzialność wobec spółki za niewłaściwe zarządzanie, wobec osób trzecich za czyny niedozwolone oraz wobec masy upadłościowej, w przypadku gdy sprawozdania finansowe nie zostały złożone lub administracja była niewystarczająca. Zgodnie z artykułem 51 Wetboek van Strafrecht, przestępstwo popełnione przez spółkę może zostać zarzucone również tym, którzy kierowali jej działalnością lub świadomie na nią zezwolili, co oznacza, że ​​akta zgodności stają się dowodem zarówno dotyczącym osób fizycznych, jak i samego podmiotu.

Czwarty koszt ma charakter komercyjny i rzadko pojawia się w memorandum prawnym. Banki dokonują ponownej oceny relacji, ubezpieczyciele zmieniają ceny lub wycofują ubezpieczenie, procedury przetargowe wymagają oświadczeń, których nie można już składać, klienci powołują się na prawa do audytu i rozwiązania umowy, a nabywcy korzystają ze zniżek w ramach odszkodowań. Nieprzestrzeganie zasad zgodności ujawnia się również po latach podczas due diligence, gdzie cena jest płacona po raz drugi. Utrzymywanie aktualności, jak argumentujemy w naszej uwadze na temat wyprzedzania zgodności korporacyjnej , jest znacznie tańsze niż działania naprawcze pod nadzorem.

Tworzenie programu zgodności, który można udowodnić

Program zgodności to system przekształcania zobowiązań w zachowania, a zachowań w dowody. Zaczyna się od rejestru zobowiązań: pojedynczej listy wszystkich zobowiązań firmy, uporządkowanej według obszarów wymienionych powyżej, ze źródłem, przełożonym, właścicielem wewnętrznym oraz dowodami potwierdzającymi wypełnienie zobowiązania. Większość organizacji odkrywa w trakcie tego procesu, że problemem nie są rozbieżności co do zasad, ale brak osoby, która byłaby ich właścicielem.

Następnie następuje ocena ryzyka. Oceń każde zobowiązanie pod kątem prawdopodobieństwa niepowodzenia i powagi jego konsekwencji, i uczciwie zaznacz, że powaga nie jest tylko kwestią finansową: zagrożone pozwolenie jest ważniejsze niż wyższa grzywna. Skoncentruj się na kontrolach tam, gdzie wynik jest wysoki, zamiast równomiernie rozkładać wysiłki, i zanotuj uzasadnienie, ponieważ przełożony znacznie chętniej zaakceptuje świadomą priorytetyzację niż niezróżnicowaną listę kontrolną, której nikt nie wypełnił.

Następnie mechanizmy kontroli muszą być zintegrowane z procesem, a nie dodawane do niego. Etap kontroli w systemie przyjmowania zamówień, obowiązkowe pole na podstawę prawną w narzędziu marketingowym, zatwierdzanie płatności powyżej określonego progu przez dwie osoby oraz automatyczne przypomnienia o terminach odnowienia zezwoleń – wszystko to działa, ponieważ działa bez konieczności pamiętania o przestrzeganiu zasad. Przypisz każdemu mechanizmowi kontroli właściciela z odpowiednimi uprawnieniami i budżetem, aby działał, oraz linię raportowania do członka zarządu, który odpowiada za całość.

Szkolenia należą do osób podejmujących decyzje w danej sprawie: dział sprzedaży i zaopatrzenia w zakresie konkurencji i sankcji, dział marketingu i IT w zakresie ochrony danych, dział HR w zakresie zatrudnienia, dział finansów w zakresie podatków i płatności. Należy zachować konkretność i zwięzłość, powtarzać i rejestrować obecność. Należy stworzyć kanał komunikacji, który spełnia wymogi ustawy o sygnalistach i któremu ludzie rzeczywiście ufają, i traktować zgłoszenia na tyle poważnie, aby móc je odpowiednio zbadać.

Wreszcie, monitoruj i dowodź. Ustal harmonogram wewnętrznych kontroli, śledź próbkę transakcji od początku do końca co najmniej raz w roku, rejestruj incydenty i zdarzenia potencjalnie wypadkowe, śledź działania naprawcze do momentu ich zakończenia i raportuj zarządowi zgodnie z harmonogramem, a nie dopiero po wystąpieniu problemu. Utrzymuj kontrolę wersji zasad, rejestruj datę ich przeglądu i przechowuj dowody co najmniej przez ustawowy okres przechowywania. W przypadku, gdy problem okaże się naruszeniem, zasięgnij porady na wczesnym etapie, czy dobrowolne ujawnienie poprawi Twoją pozycję; w wielu systemach tak, ale tylko wtedy, gdy zostanie to zrobione, zanim przełożony dowie się o tym w inny sposób. Prawnik ds. zgodności i prawnik korporacyjny mogą pomóc Ci szybko podjąć decyzję, co zazwyczaj jest wymagane w danej sytuacji.

PYTANIA I ODPOWIEDZI

Law and More Doradzamy firmom w Holandii w pełnym zakresie obowiązków compliance: w sprawach zatrudnienia i rad zakładowych, ochrony danych i cyberbezpieczeństwa, prawa konkurencji i konsumentów, przeciwdziałania praniu pieniędzy i sankcji, zezwoleń i wymogów produktowych, ładu korporacyjnego i odpowiedzialności dyrektorów. Pomagamy w mapowaniu obowiązków, tworzeniu i testowaniu programów, prowadzimy dochodzenia i inspekcje oraz reprezentujemy firmy i ich dyrektorów w przypadku zaangażowania organu nadzoru lub prokuratury. Kontakt Law and More aby omówić obecną sytuację Twojej firmy.