Zgodność z prawem w Holandii: jakie przepisy obowiązują Twoją firmę?

Zgodność z prawem oznacza, że ​​Twoja firma przestrzega wszystkich wiążących ją przepisów: holenderskich ustaw, bezpośrednio obowiązujących przepisów UE, warunków zezwoleń i licencji, układów zbiorowych pracy oraz wewnętrznych zasad, które sama przyjęła. W przypadku firmy w Holandii przepisy te obejmują ograniczoną liczbę obszarów, z których każdy ma własnego nadzorcę, ale możesz nimi zarządzać dopiero po ustaleniu, które obszary Cię dotyczą i kto je egzekwuje.

Główne obszary to zatrudnienie, ochrona danych i cyberbezpieczeństwo, sprawozdawczość podatkowa i finansowa, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i sankcje, prawo konkurencji i konsumentów, ochrona środowiska i bezpieczeństwo produktów, ład korporacyjny oraz licencje sektorowe. Poniżej wyjaśniamy, jakie są wymagania w każdym obszarze, który organ sprawuje nad nim nadzór, jakie są koszty niezgodności i jak stworzyć program, którego skuteczność można udowodnić.

Jaka jest różnica między zgodnością z przepisami prawnymi a zgodnością z regulacjami?

Zgodność z prawem to ogólny obowiązek przestrzegania prawa, które ma zastosowanie do wszystkich. Zgodność z przepisami to węższy zestaw obowiązków, które wyznaczony nadzorca monitoruje i egzekwuje w danym sektorze lub w odniesieniu do określonego ryzyka.

Zgodność z prawem obejmuje holenderski kodeks cywilny (Burgerlijk Wetboek, BW), przepisy podatkowe, prawo pracy, prawo karne oraz ogólne zasady dotyczące ochrony środowiska i danych osobowych. Wyznacza ona minimalny standard i obowiązuje niezależnie od tego, czy ktoś dokonuje kontroli.

Zgodność z przepisami dotyczy na przykład instytucji płatniczej na mocy ustawy o nadzorze finansowym (Wet op het financieel toezicht, Wft), szpitala podlegającego inspekcji ochrony zdrowia, spółki zarządzającej instalacją na podstawie pozwolenia na budowę i ochronę środowiska (omgevingsvergunning) lub operatora gier hazardowych na mocy ustawy o zakładach wzajemnych i grach hazardowych (Wet op de kansspelen). Typowe cechy to licencja lub rejestracja, obowiązek raportowania, uprawnienia do przeprowadzania inspekcji oraz sankcje administracyjne, takie jak nakaz zapłaty kary pieniężnej (last onder dwangsom) lub grzywna administracyjna (bestuurlijke boete).

Dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie w praktyce

Oba rodzaje przepisów są egzekwowane różnymi drogami i w różnym tempie. Naruszenie prawa powszechnego zazwyczaj wychodzi na jaw w wyniku sporu, roszczenia lub dochodzenia karnego, a orzeka w tej sprawie sąd. Naruszenie przepisu regulacyjnego wychodzi na jaw w wyniku inspekcji lub obowiązkowego raportu i jest rozpatrywane w trybie administracyjnym, często na długo przed zaangażowaniem się sądu.

Zachowaj ostrożność w przypadku ram prawnych z innych jurysdykcji. Amerykańska ustawa Sarbanesa-Oxleya i kodeksy sektorowe opracowane na rynek amerykański nie mają mocy prawnej w Holandii, niezależnie od tego, jak często pojawiają się w oprogramowaniu do zapewniania zgodności. Holenderską firmę wiążą przepisy prawa holenderskiego i unijnego, a także standardy umowne, na które wyraziłeś zgodę, takie jak regulamin systemu płatności lub wymogi audytowe klienta.

Skąd pochodzą Twoje zobowiązania: zewnętrznie czy wewnętrznie?

Zewnętrzna zgodność obejmuje zasady narzucone z zewnątrz; wewnętrzna zgodność obejmuje zasady, które sam ustalasz. Oba rodzaje zasad się liczą, ponieważ wewnętrzna reguła, raz przyjęta, staje się standardem, według którego sąd lub nadzorca ocenia twoje zachowanie.

Wewnętrzne zasady obejmują kodeks postępowania, matrycę zatwierdzania wydatków, politykę dotyczącą prezentów i gościnności, kodeks dostawców oraz standardy jakości przekraczające minimalne wymagania prawne. Mają one charakter dobrowolny, ale nie obowiązują. Po przekazaniu, wewnętrzna zasada może stać się elementem stosunku pracy i stanowić podstawę do zwolnienia za naruszenie zasad firmy.

Prawo holenderskie i unijne coraz częściej wymaga wykazania, że ​​zorganizowałeś się w sposób zapewniający zgodność z przepisami. Przykładami są zasada odpowiedzialności zawarta w RODO, obowiązek utrzymania solidnej organizacji administracyjnej i kontroli wewnętrznej w nadzorze finansowym oraz inwentaryzacja i ocena ryzyka w kontekście prawa pracy. Dokumentacja stanowi zatem dowód, a nie biurokrację. Wyjaśnia również, dlaczego zapewnienie zgodności wymaga właściciela z określonymi obowiązkami na szczeblu zarządu.

Czego wymaga zgodność z przepisami dotyczącymi zatrudnienia?

Prawo pracy jest prawem bezwzględnie obowiązującym: nie można go uchylić na niekorzyść pracownika. Większość firm w pierwszej kolejności przestrzega przepisów dotyczących zwolnień, czasu pracy, płacy minimalnej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.

Prawo dotyczące zwolnień znajduje się w Księdze 7 holenderskiego Kodeksu Cywilnego. Jest to system zamknięty: pracodawca musi spełnić jedną z przesłanek ustawowych określonych w artykule 7:669 BW i musi postępować zgodnie z odpowiednią procedurą. Zwolnienie z przyczyn ekonomicznych i po dwóch latach choroby rozpatrywane jest przez Agencję Ubezpieczeń Pracowniczych (UWV). Zwolnienie z przyczyn osobistych, takich jak słabe wyniki w pracy, zerwany stosunek pracy lub zawinione zachowanie, rozpatrywane jest przez sąd rejonowy (kantonrechter). Rozwiązanie umowy za obopólną zgodą jest rejestrowane w porozumieniu ugodowym (vaststellingsovereenkomst), które pracownik może odwołać w ciągu 14 dni zgodnie z artykułem 7:670b BW.

Wokół tego rdzenia krążą trzy kolejne systemy. Ustawa o czasie pracy (Arbeidstijdenwet) ogranicza czas pracy i odpoczynku. Ustawa o płacy minimalnej i minimalnym ekwiwalencie urlopowym (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) ustaliła ustawową płacę minimalną za godzinę pracy od 1 stycznia 2024 r., korygowaną dwukrotnie w roku. Ustawa o warunkach pracy (Arbeidsomstandighedenwet) wymaga pisemnego spisu i oceny ryzyka (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) wraz z planem działania. Dokument ten jest zazwyczaj pierwszym dokumentem, o który prosi Holenderski Urząd Pracy (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Jeśli zatrudniasz obywateli spoza EOG, obowiązuje ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców (Wet arbeid vreemdelingen). Potrzebujesz zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pracę i pobyt oraz musisz sprawdzić i skopiować dokument tożsamości pracownika. Urząd Pracy egzekwuje to za pomocą kar administracyjnych.

Dwa wydarzenia, które należy uwzględnić w planie

Pracodawcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników muszą posiadać wewnętrzną procedurę zgłaszania, która spełnia wymogi Ustawy o ochronie sygnalistów (Wet bescherming klokkenluiders). Holenderski Urząd ds. Sygnalistów (Huis voor Klokkenluiders) jest jednym z zewnętrznych kanałów, do których pracownicy mogą się zwrócić.

Firmy udostępniające pracowników osobom trzecim muszą przygotować się na Ustawę o dopuszczeniu pośredników pracy (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r., a Holenderski Urząd Pracy będzie egzekwował wymóg dopuszczenia od 1 stycznia 2028 r. Nowy Holenderski Urząd Rynku Pracy (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) rozpatruje wnioski o dopuszczenie. Dotyczy to również pracodawców, ponieważ korzystanie z usług dostawcy, który nie uzyskał dopuszczenia, będzie samo w sobie zabronione.

Czego wymagają ochrona danych i cyberbezpieczeństwo?

Jeśli przetwarzasz dane osobowe, zastosowanie ma RODO i musisz być w stanie wykazać, że Twoje przetwarzanie jest zgodne z prawem. Jeśli działasz w sektorze objętym ustawą o cyberbezpieczeństwie (Cyberbeveiligingswet), masz również obowiązek zachowania ostrożności i zgłaszania incydentów.

RODO (po holendersku: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) jest uzupełnione holenderską ustawą o wdrożeniu RODO (Uitvoeringswet AVG). Organem nadzoru jest holenderski Urząd Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Nie ma ogólnego obowiązku rejestracji w AP przed przetwarzaniem danych osobowych. Zamiast tego RODO wymaga rozliczalności.

W praktyce oznacza to podstawę prawną dla każdej operacji przetwarzania, rejestr działań przetwarzania, jasne informacje o ochronie prywatności, praktyczne procedury dotyczące wniosków o dostęp, sprostowanie i usunięcie danych oraz umowę o przetwarzaniu z każdym podmiotem przetwarzającym. Potrzebna jest również udokumentowana ocena przekazywania danych poza EOG, odpowiednie środki bezpieczeństwa oraz ocena skutków dla ochrony danych, jeśli przetwarzanie może wiązać się z wysokim ryzykiem.

Zgodnie z artykułem 33 RODO, należy zgłosić naruszenie danych osobowych do AP w ciągu 72 godzin od momentu jego stwierdzenia, chyba że jest mało prawdopodobne, aby naruszenie to stanowiło zagrożenie dla osób fizycznych. Zgodnie z artykułem 34 RODO, należy również poinformować osoby, których to dotyczy, jeśli ryzyko jest wysokie. Brak zgłoszenia może skutkować karą grzywny w wysokości do 10 milionów euro lub 2% światowego rocznego obrotu. Najwyższe kary pieniężne przewidziane w RODO, na przykład za przetwarzanie bez podstawy prawnej, sięgają 20 milionów euro lub 4% światowego rocznego obrotu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Cyberbezpieczeństwo w ramach Cyberbeveiligingswet

Ustawa o cyberbezpieczeństwie, która wdraża unijną dyrektywę NIS2, obowiązuje od 15 sierpnia 2026 r. Obejmuje ona podmioty o kluczowym znaczeniu i strategicznym znaczeniu w wyznaczonych sektorach. Muszą one zarejestrować się w Krajowym Centrum Cyberbezpieczeństwa (NCSC) i wywiązać się z obowiązku zachowania należytej staranności w zakresie zarządzania ryzykiem, bezpieczeństwa łańcucha dostaw, obsługi incydentów i ciągłości działania. Za to odpowiada kadra zarządzająca.

Poważne incydenty muszą być zgłaszane w dwóch etapach: wczesne ostrzeżenie w ciągu 24 godzin i pełne powiadomienie w ciągu 72 godzin. Nadzór jest podzielony między organy nadzoru sektorowego, przy czym Holenderski Urząd Infrastruktury Cyfrowej (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) obejmuje infrastrukturę cyfrową i dostawców usług cyfrowych. Zacznij od sprawdzenia, czy Twój podmiot mieści się w zakresie nadzoru. Decydują o tym wielkość i sektor, a nie Twoja własna ocena stopnia zagrożenia.

sztuczna inteligencja

Zgodnie z unijną ustawą o sztucznej inteligencji (AI) zakazy stosowania niedozwolonych praktyk, obowiązki dotyczące modeli AI ogólnego przeznaczenia oraz obowiązki przejrzystości dla systemów, które wchodzą w interakcje z ludźmi lub generują treści syntetyczne, już obowiązują. Obowiązek stosowania przepisów wysokiego ryzyka został przesunięty na mocy pakietu omnibus cyfrowego: do 2 grudnia 2027 r. dla systemów wymienionych w załączniku III oraz do 2 sierpnia 2028 r. dla AI w produktach objętych załącznikiem I. Proponowana dyrektywa w sprawie odpowiedzialności za AI została wycofana, więc odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez AI jest oceniana zgodnie ze zwykłymi holenderskimi przepisami dotyczącymi odpowiedzialności deliktowej, odpowiedzialności za produkt i odpowiedzialności umownej.

Jakie obowiązki podatkowe, sprawozdawcze i dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy mają zastosowanie?

Każda firma ma obowiązki podatkowe, a jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) lub spółka akcyjna (NV) – obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych. Obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy dotyczą tylko wyznaczonych instytucji, ale grupa ta jest szersza, niż większość ludzi myśli.

W zależności od formy prawnej, płacisz podatek dochodowy od osób prawnych lub podatek dochodowy, a także podatek VAT, a także potrącasz i odprowadzasz składki na ubezpieczenia społeczne swoich pracowników. Administracja Podatkowa i Celna (Belastingdienst) administruje wszystkimi tymi sprawami. Obowiązek ten ma zarówno charakter proceduralny, jak i merytoryczny: prawidłowe i terminowe deklaracje, kompletna dokumentacja oraz administracja podlegająca kontroli. Dokumentację firmy należy przechowywać przez siedem lat, a dane dotyczące nieruchomości przez dziesięć lat.

Law & More Nie doradza w zakresie strukturyzacji podatkowej. W przypadku kwestii podatkowych potrzebujesz doradcy podatkowego. Rozsądny podział pracy polega na tym, że doradca podatkowy ustala stanowisko, a prawnik zajmuje się konsekwencjami w przypadku sporu lub dochodzenia.

Roczne sprawozdania finansowe

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV) lub spółka akcyjna (NV) musi sporządzić, przyjąć i złożyć roczne sprawozdanie finansowe w Izbie Handlowej (Kamer van Koophandel, KvK) najpóźniej w ciągu dwunastu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Spóźnione złożenie sprawozdania finansowego to coś więcej niż formalność. Jest to przestępstwo gospodarcze, a w przypadku późniejszej upadłości oznacza to, że dyrektorzy są uznawani za winnych nienależytego wykonania swoich obowiązków zgodnie z art. 2:248 BW. Prawo zakłada wówczas, że było to istotną przyczyną upadłości, co pozwala dyrektorom ponosić osobistą odpowiedzialność za deficyt. Spółki giełdowe mają dodatkowe obowiązki w zakresie sprawozdawczości i ujawniania informacji, nadzorowane przez Holenderski Urząd ds. Rynków Finansowych (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Ustawa o zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terroriste, Wwft) ma zastosowanie do wyznaczonych instytucji. Należą do nich banki, ubezpieczyciele i instytucje płatnicze, a także księgowi, doradcy podatkowi, notariusze, prawnicy specjalizujący się w niektórych usługach, agenci nieruchomości, biura powiernicze, dostawcy usług kryptograficznych oraz handlowcy akceptujący duże płatności gotówkowe.

Do ich obowiązków należy analiza due diligence klienta oparta na ryzyku, identyfikacja i weryfikacja ostatecznego beneficjenta rzeczywistego (posiadającego ponad 25%), stały monitoring oraz zgłaszanie nietypowych transakcji do jednostki analityki finansowej (FIU-Nederland). System holenderski wymaga zgłaszania nietypowych transakcji, a nie tylko podejrzanych, co stanowi celowo obniżony próg. Nadzór jest podzielony między De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, urząd nadzoru podatkowego Wwft (Bureau Toezicht Wwft) oraz organizacje zawodowe.

Samo pranie pieniędzy jest przestępstwem na mocy artykułów 420bis do 420quater holenderskiego kodeksu karnego (Wetboek van Strafrecht, Sr); WWFT nakłada jedynie obowiązki prewencyjne. Nasz poradnik dotyczący prania pieniędzy w Holandii wyjaśnia, jak te dwa zagadnienia się ze sobą wiążą. Jeśli Twoja firma obsługuje aktywa cyfrowe, zapoznaj się również z naszą notatką na temat ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów dotyczących kryptowalut.

Sankcje

Przestrzeganie sankcji jest często mylone z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, ale obowiązuje każdą firmę, nie tylko wyznaczone instytucje, i nie ma wyjątku opartego na ryzyku. Jeśli prowadzisz działalność transgraniczną, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po przestrzeganiu sankcji w Holandii . Obejmuje on kontrolę, test własności i kontroli oraz obowiązki sprawozdawcze wynikające z ustawy o sankcjach z 1977 r. (Sanctiewet 1977).

Czego wymagają przepisy prawa konkurencji, prawa konsumenckiego i prawa umów?

Nie możesz uzgadniać z konkurentami cen ani rynków zbytu i nie możesz nadużywać pozycji dominującej. Jeśli sprzedajesz konsumentom, musisz również przestrzegać przepisów dotyczących konsumentów zawartych w księgach 6 i 7 holenderskiego kodeksu cywilnego.

Ustawa o konkurencji (Mededingingswet) odzwierciedla unijne prawo konkurencji. Zakazuje ona porozumień i uzgodnionych praktyk ograniczających konkurencję oraz nadużywania pozycji dominującej. Urząd ds. Konsumentów i Rynków (Autoriteit Consument en Markt, ACM) egzekwuje oba te przepisy, posiadając uprawnienia obejmujące niezapowiedziane kontrole lokali handlowych i danych cyfrowych.

Prawdziwe zagrożenia to wymiana informacji w ramach stowarzyszenia branżowego, porozumienia cenowe lub terytorialne między dystrybutorami, umowy o zakazie podkupywania klientów między pracodawcami oraz utrzymywanie cen odsprzedaży jako cen zalecanych. Kary pieniężne są ustalane na podstawie obrotów, a dyrektorzy mogą zostać ukarani osobiście za zlecanie lub kierowanie naruszeniem.

ACM egzekwuje również prawo konsumenckie. Przepisy dotyczące sprzedaży na odległość, informacji przedumownych, 14-dniowego prawa do odstąpienia od umowy, nieuczciwych praktyk handlowych i nadmiernie uciążliwych ogólnych warunków umowy mają zastosowanie do każdego przedsiębiorcy sprzedającego konsumentom. Są one egzekwowane prywatnie, ponieważ konsument może odstąpić od nieuczciwego warunku, oraz publicznie, ponieważ ACM może nakładać grzywny. ACM nadzoruje również rynki energetyczne, telekomunikacyjne, pocztowe i transportowe. Od momentu wejścia w życie ustawy o energii elektrycznej (Energiewet) z dniem 1 stycznia 2026 r. stosuje ona tę ustawę w miejsce ustawy o energii elektrycznej z 1998 r. i ustawy o gazie.

Zgodność z umową

Przestrzeganie umowy to cichy obszar, który rodzi najwięcej sporów. Zgodnie z artykułem 6:234 BW, musisz przedstawić swoje ogólne warunki umowy przed zawarciem umowy lub w momencie jej zawarcia; w przeciwnym razie druga strona może je unieważnić. Terminy ustawowe biegną niezależnie od tego, czy ktoś je sprawdza. Kupujący musi złożyć reklamację w rozsądnym terminie po wykryciu wady, a bieg terminu przedawnienia przerywa jedynie pisemne zawiadomienie, w którym wyraźnie zastrzegasz sobie prawo do wykonania umowy.

Dziennik terminów umownych i ustawowych jest zatem narzędziem zapewnienia zgodności, a nie szczegółem prawnym. Aby zapoznać się z powtarzającymi się problemami w tym obszarze, zapoznaj się z naszym przeglądem typowych problemów prawnych w przedsiębiorstwach.

Które przepisy dotyczące ochrony środowiska i produktów mają do Ciebie zastosowanie?

Działania mające wpływ na środowisko fizyczne podlegają przepisom Ustawy o środowisku i planowaniu przestrzennym (Omgevingswet), na zasadach ogólnych lub na podstawie zezwolenia. Produkty wprowadzane na rynek UE muszą spełniać unijne przepisy dotyczące produktów.

Ustawa Omgevingswet obowiązuje od 1 stycznia 2024 r. Połączyła ona dotychczasowe przepisy dotyczące planowania, budownictwa i ochrony środowiska w jeden system. Właściwymi organami są gminy, prowincje i zarządy gospodarki wodnej, a regionalne służby ochrony środowiska (omgevingsdiensten) przeprowadzają większość kontroli i egzekwowania przepisów. Jeśli Twoja firma zajmuje się gospodarką odpadami, odprowadzaniem ścieków do wód, emisją zanieczyszczeń do powietrza, magazynowaniem substancji niebezpiecznych lub eksploatacją instalacji energochłonnych, załóż, że mieści się w zakresie i sprawdź przepisy.

Zgodność produktu z przepisami jest w dużej mierze regulowana przez UE. Aby produkt mógł zostać wprowadzony na rynek UE, musi spełniać wymogi odpowiednich przepisów zharmonizowanych, posiadać wymagane oznakowanie CE, posiadać dokumentację techniczną oraz być prowadzony przez odpowiedzialnego przedsiębiorcę z siedzibą w UE. Holenderski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności i Produktów Konsumenckich (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) nadzoruje higienę żywności, etykietowanie i identyfikowalność, a także bezpieczeństwo produktów konsumpcyjnych, zabawek i niektórych innych produktów. Inspektorat Środowiska i Transportu (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) nadzoruje transport, przemieszczanie odpadów, budownictwo mieszkaniowe i infrastrukturę.

Sprawozdawczość w zakresie zrównoważonego rozwoju i należyta staranność

UE zawęziła przepisy dotyczące zrównoważonego rozwoju poprzez pakiet Omnibus I, dyrektywę (UE) 2026/470. Dyrektywa w sprawie należytej staranności (CSDDD) ma obecnie zastosowanie tylko do bardzo dużych przedsiębiorstw od 26 lipca 2029 r.; państwa członkowskie muszą ją transponować do 26 lipca 2028 r. Zharmonizowany unijny system odpowiedzialności cywilnej został zniesiony, a grzywny zostały ograniczone do 3% światowego obrotu netto. Zakres sprawozdawczości w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD) został również ograniczony do największych przedsiębiorstw. Holenderskie przepisy wciąż nadrabiają zaległości, dlatego przed opieraniem się na starszych źródłach należy sprawdzić aktualną sytuację.

Jakie obowiązki i licencje w zakresie prowadzenia przedsiębiorstwa mają zastosowanie?

Każdy holenderski podmiot prawny musi aktualizować swoją rejestrację w Izbie Handlowej i rejestrować beneficjentów rzeczywistych. Jeśli wejście na rynek holenderski wymaga uzyskania licencji, warunki licencji należą do najważniejszych obowiązków.

Rejestr handlowy (Handelsregister) musi zawierać dane o obecnych członkach zarządu, osobach upoważnionych do składania podpisów oraz adres siedziby. Nieaktualny rejestr pozwala na przedstawienie byłego członka zarządu osobom trzecim jako nadal upoważnionego. Ostateczni beneficjenci rzeczywiści muszą być zarejestrowani w rejestrze beneficjentów rzeczywistych (UBO) prowadzonym przez Izbę Handlową. Publiczny dostęp do tego rejestru został zamknięty po wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 22 listopada 2022 r., ale obowiązek rejestracji pozostaje niezmieniony. Właściwe organy, a w określonych okolicznościach instytucje WWFT, nadal mają do niego dostęp.

Ład korporacyjny dodaje kolejny poziom. Zgodnie z artykułem 2:239 BW (dla BV) dyrektorzy muszą działać w interesie spółki i jej działalności. Dyrektor z konfliktem interesów nie może brać udziału w podejmowaniu decyzji. Przepisy dotyczące dużych spółek (structuurregime) i ustawa o radach zakładowych (Wet op de ondernemingsraden) wprowadzają własne wymogi dotyczące konsultacji i zatwierdzania.

Licencje sektorowe są na pierwszym miejscu. Usługi finansowe wymagają licencji WFT od DNB lub AFM. Gry losowe wymagają licencji od Holenderskiego Urzędu ds. Gier Hazardowych (Kansspelautoriteit). Dostawcy usług opieki zdrowotnej podlegają Inspektoratowi Zdrowia i Opieki nad Młodzieżą (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ), a w zakresie taryf i zasad postępowania rynkowego – Holenderskiemu Urzędowi ds. Opieki Zdrowotnej (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Opieka nad dziećmi, prywatna ochrona, transport taksówkowy, przetwarzanie odpadów i broń palna – wszystkie te obszary podlegają odrębnym regulacjom. Naruszenie warunków licencji naraża na ryzyko samą licencję, a nie tylko Twoje finanse.

Kto co egzekwuje?

Przestrzeganie zasad staje się łatwiejsze do opanowania, gdy można wskazać organ odpowiedzialny za każde zobowiązanie. Oto mapa robocza dla większości firm:

• Holenderski Urząd Ochrony Danych Osobowych (AP): RODO, powiadomienia o naruszeniach danych i skargi osób, których dane dotyczą.
• Holenderski Urząd Pracy: warunki pracy, godziny pracy, płaca minimalna, zatrudnianie obcokrajowców i wyzysk pracowników.
• Urząd ds. Konsumentów i Rynków (ACM): konkurencja, ochrona konsumentów oraz regulowane rynki energii, telekomunikacji, poczty i transportu.
• De Nederlandsche Bank i AFM: nadzór nad przedsiębiorstwami finansowymi w ramach Wft oraz nadzór Wwft nad instytucjami im przydzielonymi.
• Administracja podatkowa i celna, w tym Bureau Toezicht Wwft: rozliczenia podatkowe i płatności, prowadzenie dokumentacji oraz nadzór nad przedsiębiorcami i pośrednikami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.
• FIU-Nederland: przyjmuje zgłoszenia dotyczące nietypowych transakcji, decyduje, które z nich uznaje się za podejrzane i przekazuje organom prowadzącym dochodzenie.
• NVWA: bezpieczeństwo żywności, bezpieczeństwo produktów, etykietowanie i dobrostan zwierząt.
• ILT: transport, transport odpadów, woda i mieszkalnictwo.
• Gminy, prowincje i służby ochrony środowiska: pozwolenia i egzekwowanie zgodnie z Omgevingswet.
• RDI i sektorowi nadzorcy cyberbezpieczeństwa: obowiązek zachowania ostrożności i zgłaszania incydentów zgodnie z Cyberbeveiligingswet.
• Służba Celna (Douane) i Centralny Urząd Importu i Eksportu (CDIU): cła, kontrola eksportu, licencje na produkty podwójnego zastosowania i sankcje na granicy.
• Organy regulacyjne sektorowe: Kansspelautoriteit, IGJ i NZa, a od 2027 r. Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt dla pośredników pracy.

Za wszystkimi z nich kryje się droga karna. Ustawa o przestępstwach gospodarczych (Wet op de economische delicten, WED) przekształca naruszenia wielu przepisów w przestępstwa gospodarcze. Są one badane przez Służbę Wywiadu i Dochodzeń Skarbowych (FIOD) lub właściwy inspektorat, a ścigane przez wyspecjalizowany urząd Prokuratury Generalnej (Functioneel Parket). W ten sposób problem administracyjny staje się problemem karnym, a odpowiedź na pierwsze żądanie informacji od przełożonego jest decyzją prawną, a nie operacyjną.

Ile kosztuje nieprzestrzeganie przepisów?

Grzywna jest widocznym kosztem, ale rzadko największym. Utrata licencji, osobista odpowiedzialność dyrektorów i szkody gospodarcze zazwyczaj ważą więcej.

Maksymalne kary są wysokie: do 20 mln EUR lub 4% światowego obrotu na mocy RODO, kary uzależnione od obrotu w prawie konkurencji oraz kategorie kar na mocy dyrektywy w sprawie handlu wyrobami tytoniowymi, które rosną wraz ze stopniem powagi naruszenia.

Drugim kosztem jest utrata pozwolenia na prowadzenie działalności. Nadzorca może zawiesić lub cofnąć licencję, nałożyć karę pieniężną, która będzie obowiązywać do czasu wykonania nakazu, zamknąć lokal lub zakazać wprowadzania produktu do obrotu. W przypadku działalności regulowanej może to oznaczać koniec działalności. Wniesienie sprzeciwu lub odwołania nie wstrzymuje wykonania takiej decyzji; w tym celu należy zwrócić się do sędziego orzekającego w sprawie tymczasowego aresztowania (voorzieningenrechter) o zastosowanie środka tymczasowego.

Trzecim kosztem są koszty osobiste. Dyrektorzy mogą ponosić odpowiedzialność wobec spółki za nienależyte wykonywanie swoich obowiązków na podstawie artykułu 2:9 Kodeksu postępowania cywilnego (BW), wobec osób trzecich za czyny niezgodne z prawem oraz wobec masy upadłościowej, jeśli sprawozdania finansowe nie zostały złożone lub administracja była niewystarczająca. Zgodnie z artykułem 51 Sr przestępstwo popełnione przez spółkę może być również ścigane przeciwko osobom, które wydały polecenie lub faktycznie kierowały zabronionym postępowaniem. Twoje akta zgodności stają się wówczas dowodem zarówno w odniesieniu do osób fizycznych, jak i do spółki.

Czwarty koszt ma charakter komercyjny. Banki weryfikują relacje, ubezpieczyciele podnoszą składki lub wycofują ochronę, przetargi wymagają oświadczeń, których nie można już składać, klienci powołują się na prawo do audytu i rozwiązania umowy, a nabywcy żądają obniżek cen lub odszkodowań. Jak wyjaśnia nasza uwaga dotycząca przestrzegania przepisów korporacyjnych , bycie na bieżąco jest znacznie tańsze niż naprawianie szkód pod nadzorem.

Jak stworzyć program zgodności, który można udowodnić?

Zacznij od rejestru swoich obowiązków, oceń ryzyko, wprowadź mechanizmy kontroli do swoich procesów i przechowuj dowody ich skuteczności. Przełożony patrzy na to, co zrobiłeś, a nie na to, co mówi Twoja polityka.

Rejestr zobowiązań to pojedyncza lista wszystkiego, co wiąże Twoją firmę, uporządkowana według powyższych obszarów. Dla każdego zobowiązania rejestruje źródło, przełożonego, właściciela wewnętrznego oraz dowody potwierdzające jego przestrzeganie.

Oceń ryzyko

Oceniaj każde zobowiązanie pod kątem prawdopodobieństwa niepowodzenia i powagi jego konsekwencji. Powaga nie jest tylko kwestią finansową: zagrożone pozwolenie jest ważniejsze niż wyższa grzywna. Skoncentruj swoje kontrole na obszarach o najwyższym wyniku i zanotuj swoje uzasadnienie.

Wprowadź elementy sterujące do swoich procesów

Kontrole działają najlepiej, gdy działają bez konieczności pamiętania o nich. Przykładami są etap kontroli sankcji podczas przyjmowania zamówień, obowiązkowe pole podstawy prawnej w narzędziu marketingowym, zatwierdzanie płatności powyżej ustalonej kwoty przez dwie osoby oraz automatyczne przypomnienia o terminach odnowienia zezwoleń. Przeszkol osoby podejmujące istotne decyzje, takie jak dział sprzedaży w przypadku sankcji i dział HR w przypadku zatrudnienia, oraz rejestruj obecność. Przypisz każdej kontroli właściciela z uprawnieniami i budżetem niezbędnym do jej prawidłowego działania, który będzie raportował do członka zarządu odpowiedzialnego za całość.

Monitoruj i przechowuj dowody

Ustal harmonogram kontroli wewnętrznych, śledź próbkę transakcji od początku do końca co najmniej raz w roku, rejestruj incydenty i zdarzenia potencjalnie wypadkowe oraz monitoruj każdy problem, aż zostanie rozwiązany. Raportuj zarządowi zgodnie z ustalonym harmonogramem, a nie tylko wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.

Jeśli problem okaże się naruszeniem, zasięgnij porady już teraz, czy dobrowolne ujawnienie poprawi Twoją sytuację. W niektórych systemach tak, ale tylko wtedy, gdy zgłosisz sprawę, zanim przełożony dowie się o tym w inny sposób.

Co możemy dla Ciebie zrobić w zakresie zgodności z prawem?

Nasi prawnicy specjalizujący się w compliance pomagają firmom w Holandii wdrożyć i bronić zgodności z przepisami. W praktyce:

• Utwórz rejestr zobowiązań dla każdego obszaru, podając źródło, kierownika i wewnętrznego właściciela każdego zobowiązania.
• Przejrzyj dokumentację RODO i pomóż nam zgłosić naruszenie danych do AP w ciągu 72 godzin.
• Sprawdź, czy podlegasz przepisom Cyberbeveiligingswet, Wwft lub licencji sektorowej.
• Przygotuj odpowiedź na prośbę przełożonego o udostępnienie informacji i oceń, czy dobrowolne ujawnienie informacji okaże się dla Ciebie pomocne.
• W ciągu sześciotygodniowego terminu wniesienia sprzeciwu należy sporządzić opinię (zienswijze) lub sprzeciw (bezwaar) od grzywny lub zarządzenia nakładającego karę pieniężną.
• Oceń osobistą odpowiedzialność swoich dyrektorów na mocy artykułów 2:9 i 2:248 BW.

Podsumowanie

• Zgodność z przepisami prawa obejmuje wszelkie zasady obowiązujące Twoją firmę; zgodność z przepisami to część, którą egzekwuje wyznaczony nadzorca.
• Głównymi obszarami są: zatrudnienie, ochrona danych i cyberbezpieczeństwo, podatki i sprawozdawczość, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i sankcje, prawo konkurencji i ochrony konsumentów, środowisko i produkty oraz prowadzenie przedsiębiorstwa.
• Każdy obszar ma własnego kierownika, a WED może przekształcić naruszenie przepisów w sprawę karną.
• Niedostosowanie się do tych przepisów może Cię kosztować utratę licencji i skutkować osobistą odpowiedzialnością dyrektorów, a nie tylko grzywnami.
• Program działa tylko wtedy, gdy ma właścicieli, mechanizmy kontrolne wbudowane w procesy i dowody na to, że działają.

PYTANIA I ODPOWIEDZI