VOG w Holandii dla obcokrajowców: co się dzieje, gdy Twoja kartoteka karna znajduje się za granicą

Wcześniej czy później holenderski pracodawca poprosi Cię o VOG – Verklaring Omtrent het Gedrag , czyli zaświadczenie o niekaralności. Dla kogoś, kto zawsze tu mieszkał, to formalność. Dla kogoś, kto spędził dorosłe życie gdzie indziej, nie. Co tak naprawdę widzą holenderskie władze? Czy wyroki skazujące za granicą się liczą? I co oznacza odmowa wydania zezwolenia na pobyt?

Czym jest VOG i kto go wydaje

W dokumencie VOG stwierdza się, że na podstawie Pana/Pani historii sądowej nie zgłoszono żadnych sprzeciwów wobec konkretnego stanowiska, o które się ubiega. Nie jest to ani referencja, ani kopia Pana/Pani kartoteki karnej. Odpowiada on na jedno wąskie pytanie: biorąc pod uwagę to, co Pan/Pani wie i na czym polega ta rola, czy istnieje niedopuszczalne ryzyko?

Wydaje je tylko jeden organ: Justis, organ kontrolujący Ministerstwo Sprawiedliwości i Bezpieczeństwa. Gminy i pracodawcy przekazują wnioski, ale nie podejmują decyzji. Podstawą prawną jest ustawa Wet justitiele en strafvorderlijke gegevens (Wjsg), w artykułach 28–39: artykuł 28 definiuje certyfikat, a artykuł 35 zawiera test odmowy, który stanowi faktyczną podstawę prawną.

VOG dla osoby fizycznej i VOG dla osoby prawnej

Dwa produkty mają tę samą nazwę i często są mylone.

• VOG NP (natuurlijke personen) to indywidualny certyfikat, o który prosi Cię pracodawca, powiązany z konkretnym stanowiskiem w konkretnym momencie.
• VOG RP (osoby prawne) jest wydawane spółce, stowarzyszeniu lub fundacji, która nie może wykazać żadnych zastrzeżeń – podczas składania ofert, przystępowania do organizacji branżowej lub zawierania niektórych umów. Justis weryfikuje podmiot i osoby fizyczne za nim stojące: dyrektorów, wspólników (vennoten) i akcjonariuszy. Justis pobiera za to osobną, wyższą opłatę niż za certyfikat indywidualny.

Żaden z certyfikatów nie ma formalnej daty ważności, ponieważ każdy z nich rejestruje ocenę dokonaną w określonym dniu – choć pracodawcy i rejestry zazwyczaj odmawiają wydania certyfikatu starszego niż trzy miesiące. Założyciele i dyrektorzy przybywający z zagranicy często potrzebują obu.

Jak Justis ocenia wniosek

Pracodawca rozpoczyna proces i wybiera profil kwalifikacyjny – obszary ryzyka istotne dla danego stanowiska. Księgowy jest sprawdzany pod kątem przestępstw finansowych; fizjoterapeuta pod kątem przemocy i przestępstw seksualnych; kierowca pod kątem przestępstw drogowych i narkotykowych . Ta sama historia może zatem skutkować VOG dla jednego stanowiska i odmową dla innego. Następnie Justis przeprowadza dwa testy po kolei.

Kryterium obiektywne

Pierwsze pytanie brzmi, czy Pana/Pani dane sądowe zawierają przestępstwo, którego powtórzenie mogłoby utrudnić prawidłowe wykonywanie obowiązków, biorąc pod uwagę ryzyko dla społeczeństwa. Jest to kryterium zawarte w artykule 35 Wjsg. Jest ono celowo abstrakcyjne: Justis nie pyta, czy istnieje prawdopodobieństwo ponownego popełnienia przestępstwa, a jedynie, czy przestępstwo jest niezgodne z charakterem stanowiska. Jeśli to kryterium nie zostanie spełnione, wydawany jest nakaz sądowy (VOG) i sprawa zostaje zakończona.

Kryterium subiektywne

Nawet jeśli warunek ten zostanie spełniony, odmowa nadal nie jest automatyczna. Justis rozważa interes społeczny i Twój własny, biorąc pod uwagę częstotliwość kontaktów z wymiarem sprawiedliwości, wagę przestępstwa, upływ czasu, Twój wiek w chwili zdarzenia oraz okoliczności towarzyszące. To właśnie w tym momencie wniosek jest rozstrzygany, a dowody i argumenty liczą się.

Okres przesiewowy

Justis nie bierze pod uwagę całego życia, ale określony okres – terugkijktermijn – liczony od daty wydania orzeczenia. Standardowy okres wynosi cztery lata. Jest on wydłużany do dziesięciu lat w przypadku stanowisk wrażliwych pod względem uczciwości, przestępstw seksualnych oraz funkcji związanych z bezpieczeństwem państwa, więc wyrok skazujący znacznie wykraczający poza zakres zwykłej pracy nadal może być brany pod uwagę w przypadku tego rodzaju stanowiska.

Justis korzysta z danych sądowych przechowywanych w Holandii: Justitieel Documentatiesysteem. W przypadku niewielkiej liczby stanowisk obowiązuje oddzielny certyfikat oparty na danych policyjnych – VOG P.

Rzecz, która ma znaczenie dla międzynarodowych graczy: rekord ustanowiony za granicą

Szczera odpowiedź składa się z trzech części.

Co Justis widzi domyślnie

Holenderski system rejestruje wyroki skazujące wydane przez holenderskie sądy. Jeśli nigdy nie byłeś ścigany w Holandii, przeszukanie tego systemu niczego nie znajdzie. Dlatego wielu obcokrajowców skazanych za granicą bez trudu otrzymuje VOG. Nie chodzi o to, że wyrok został umorzony, ale o to, że nic istotnego się nie ujawniło.

Wyroki skazujące w innym państwie członkowskim UE: ECRIS

To nie wszystko. Justis może korzystać z ECRIS, Europejskiego Systemu Informacji o Karach, za pośrednictwem którego państwa członkowskie UE wymieniają się informacjami z rejestrów karnych. W ramach ECRIS państwo członkowskie Twojego obywatelstwa przechowuje rejestr wyroków skazujących wydanych przeciwko Tobie w dowolnym miejscu w Unii i udostępnia go na żądanie, w tym do celów niezwiązanych z postępowaniem karnym, takich jak weryfikacja zatrudnienia. Jeśli jesteś obywatelem UE, wyrok skazujący wydany w innym państwie członkowskim może dotrzeć do Justis.

Powiązany instrument, ECRIS-TCN, ustanowiony rozporządzeniem (UE) 2019/816, określa, które państwa członkowskie posiadają rejestry wyroków skazujących dotyczących obywateli państw trzecich skazanych w UE. Umożliwia on wymianę danych z rejestrów karnych dotyczących obywateli państw trzecich w Unii na potrzeby kontroli VOG, dzięki czemu wyrok skazujący wydany w innym miejscu w UE może dotrzeć do Justis, nawet jeśli nie posiadasz obywatelstwa UE.

Wyroki skazujące poza UE

W tym przypadku zasięg jest rzeczywiście ograniczony: nie ma równoważnej automatycznej wymiany z większością państw spoza UE, a taki wyrok skazujący zazwyczaj nie pojawia się sam w systemie holenderskim. Może on jednak stać się istotny z dwóch powodów – jeśli zarzuty leżące u jego podstaw zostały również wszczęte w Holandii lub jeśli zostaniesz poproszony o przedstawienie zaświadczenia o niekaralności z tego kraju i będzie ono stanowiło dowód.

Kiedy zostaniesz poproszony o certyfikat z własnego kraju

Dwie sytuacje są stale ze sobą łączone i należy je rozróżnić.

• Pyta pracodawca lub organ regulacyjny. To częsty przypadek. Holenderski pracodawca, organizacja zawodowa lub organ regulacyjny sektora może zażądać zaświadczenia obejmującego lata spędzone za granicą, oprócz holenderskiego VOG. Jest to wymóg umowny lub regulacyjny, a nie wymóg Justis.
• pyta Justis. Znacznie rzadziej, niż oczekują obcokrajowcy. Standardowy formularz wniosku Justis i wskazówki dla osób niezarejestrowanych w Holandii wymagają jedynie samego formularza, dowodu uzasadniającego wniosek, kopii dokumentu tożsamości i dowodu zapłaty; nie jest wymagane zagraniczne zaświadczenie o niekaralności. Opublikowane zasady, Beleidsregels VOG-NP-RP 2024, również nie określają okoliczności, w których Justis sam prosi o takie zaświadczenie. Dlatego wniosek o zaświadczenie zagraniczne należy traktować jako wniosek od pracodawcy lub organu nadzoru, dopóki Justis nie wyrazi pisemnej zgody, i sprawdzić jego podstawę, zanim podejmie się trud i poniesie koszty jego uzyskania.

W przypadku zawodu regulowanego zamiast niego można użyć odpowiedniego dokumentu wydanego przez właściwy organ państwa pochodzenia lub, jeżeli państwo nie wydaje takiego dokumentu, oświadczenia złożonego pod przysięgą. Dokumenty tego rodzaju nie mogą być starsze niż trzy miesiące w momencie ich złożenia.

Zagraniczny certyfikat niekaralności: legalizacja i tłumaczenie

Certyfikat zagraniczny to nie tylko wydruk. Aby nadawał się do użytku, zazwyczaj musi zostać uwierzytelniony, a następnie zrozumiany.

• Apostille. Jeśli kraj wydający jest stroną Konwencji Haskiej o Apostille, wystarczy jedna apostille. W Holandii wydaje ją sąd okręgowy, a za granicą – organ wskazany przez to państwo.
• Pełna legalizacja. Jeżeli dany kraj nie jest stroną konwencji, wymagany jest ciąg uwierzytelnień, który zazwyczaj kończy się w holenderskiej ambasadzie lub konsulacie.
• Tłumaczenie. Dokument sporządzony w języku innym niż niderlandzki, francuski, niemiecki lub angielski musi zostać, w przypadku wniosku IND, przetłumaczony na jeden z tych czterech języków przez tłumacza zaprzysiężonego przed sądem holenderskim; samo tłumaczenie może wymagać zalegalizowania.

Rozliczenie czasowe: w niektórych krajach uzyskanie certyfikatu, apostille i tłumaczenie zajmuje więcej czasu niż cała holenderska procedura VOG.

Justis i IND: te same fakty, dwa różne testy

Obywatele innych krajów rutynowo zakładają, że odmowa wydania wizy VOG zagraża ich pozwoleniu na pobyt lub że samo posiadanie pozwolenia gwarantuje wydanie wizy VOG. Oba te założenia są błędne. Są to odrębne decyzje wydane przez odrębne organy na podstawie odrębnych przepisów i różnią się między sobą.

Każdy wnioskodawca ubiegający się o zezwolenie na pobyt stały podpisuje zaświadczenie o przeszłości kryminalnej , w którym oświadcza, czy jest ścigany w Holandii lub za granicą , czy był kiedykolwiek skazany lub skazany w kraju lub za granicą , czy był zamieszany w poważne przestępstwa międzynarodowe, czy posiada zakaz wjazdu z państwa UE, EOG lub Szwajcarii, czy w przeszłości podał nieprawdziwe informacje oraz czy kiedykolwiek przebywał nielegalnie w Holandii. Udzielenie nieprawdziwych informacji samo w sobie jest przestępstwem i może skutkować utratą zezwolenia.

IND dowiaduje się zatem o zagranicznych wyrokach skazujących ze źródła, z którego Justis nie korzysta: od Ciebie . Stąd sprzeczny z intuicją wniosek, że zagraniczne wyroki skazujące mogą być niewidoczne dla Justis i znajdować się w zasięgu IND.

Strona imigracyjna stosuje skalę ruchomą: im dłuższy legalny pobyt, tym poważniejsze musi być przestępstwo, aby cofnąć pobyt. Ta kalkulacja nie ma nic wspólnego z profilem kwalifikacyjnym.

Procedura, opłaty i terminy

Zazwyczaj nie można złożyć wniosku o VOG samodzielnie: pierwszy krok wykonuje pracodawca lub organizacja wnioskująca. Wyjątkiem są osoby samozatrudnione w sektorze opieki zdrowotnej, usług finansowych i prawnych.

• Trasa cyfrowa. Pracodawca składa wniosek za pośrednictwem eHerkenning i wybiera profil weryfikacyjny; otrzymujesz e-mail, logujesz się za pomocą DigiD, sprawdzasz szczegóły i płacisz. To najniższa z opłat i zwolnienie z podatku VAT. Wymaga posiadania DigiD i rejestracji w holenderskim systemie ewidencji ludności (BRP).
• Za pośrednictwem Twojej gminy. Formularz pracodawcy należy dostarczyć do urzędu gminy, w którym jest się zarejestrowanym, z ważnym dokumentem tożsamości. Opłata jest wyższa niż w przypadku drogi elektronicznej.
• Niezarejestrowany w Holandii. Jeśli nie jesteś rezydentem BRP, złóż wniosek bezpośrednio do Justis drogą mailową, dołączając formularz dla osób niebędących rezydentami, kopię paszportu i dowód wpłaty. Opłatę należy uiścić przed rozpatrzeniem wniosku.

Wszystkie te kwoty są ustalane rozporządzeniem ministerialnym, które określa niższą opłatę za wniosek VOG dla osoby fizycznej ubiegającej się o niego bezpośrednio drogą elektroniczną, wyższą w pozostałych przypadkach, osobną i wyższą opłatę za wniosek VOG dla osoby prawnej oraz obniżoną opłatę za role wyznaczone na podstawie art. 35a Wjsg. Obowiązujące kwoty są publikowane przez Justis oraz w Staatscourant i są okresowo aktualizowane, dlatego należy je sprawdzić przed planowaniem budżetu.

Ustawowe terminy rozpatrywania wniosków wynoszą cztery tygodnie w przypadku wniosku VOG dla osoby fizycznej, przedłużone do ośmiu tygodni w przypadku odmowy, oraz osiem tygodni w przypadku wniosku VOG dla osoby prawnej, przedłużone do dwunastu tygodni w przypadku odmowy (art. 37 i 38 Wjsg). W praktyce wnioski zwykłe są zazwyczaj rozpatrywane w ciągu jednego do czterech tygodni; wnioski osób niebędących rezydentami rozpatrywane są zazwyczaj w ciągu czterech do ośmiu tygodni. Zaświadczenie jest wydawane w języku niderlandzkim z dopiskiem w języku angielskim u dołu – pełna wersja angielska wymaga tłumaczenia przysięgłego.

Zawiadomienie o zamiarze odmowy: etap rozstrzygający sprawę

Jeśli Justis znajdzie istotne dane sądowe, nie odmówi od razu. Wysyła voornemen tot afwijzing , pisemne zawiadomienie o zamiarze odmowy, podając uzasadnienie. Następnie masz dwa tygodnie na złożenie zienswijze , pisemnego oświadczenia o swoim stanowisku, za pośrednictwem MijnJustis lub pocztą.

To najważniejszy moment w procedurze i ten najczęściej marnowany. Nic nie zostało jeszcze przesądzone: Justis wyrobił sobie pogląd tymczasowy, a Ty masz niewiele czasu na jego zmianę. Dobry zienswijze nie protestuje przeciwko niewinności ani nie wnosi abstrakcyjnej skargi o trudności. Odnosi się bezpośrednio do subiektywnego kryterium – jak dawno popełniono przestępstwo, jakie były okoliczności, co się od tego czasu zmieniło, dlaczego nie odnosi się do ryzyka w tej roli, ile kosztowałaby odmowa i jakie dowody to wszystko potwierdzają. Dla obcokrajowców istnieje dodatkowy aspekt: ​​wyjaśnienie zagranicznego wyroku skazującego w jego własnym kontekście prawnym, gdzie przestępstwo może nie mieć bliskiego holenderskiego odpowiednika lub było rozpatrywane w ramach zupełnie innego systemu kar.

Dwa tygodnie to za mało, a czas oczekiwania pracodawcy jest krótki. To moment, w którym warto skontaktować się z prawnikiem – a nie dopiero po otrzymaniu odmowy.

Sprzeciw i odwołanie

Jeśli Justis odmówi pomimo Twojej decyzji, możesz wnieść sprzeciw ( bezwaar ) w ciągu sześciu tygodni od jej wydania. Zazwyczaj odbywa się rozprawa, na której możesz osobiście wyjaśnić swoje stanowisko, a następnie Justis podejmuje decyzję w sprawie sprzeciwu. Zgodnie z Awb okres rozpatrzenia sprzeciwu biegnie od końca okresu na złożenie sprzeciwu i wynosi sześć tygodni, a w przypadku komisji doradczej dwanaście tygodni, z możliwością dalszego odroczenia do sześciu tygodni (art. 7:10 Awb); Justis podaje na swojej stronie internetowej, że rozpatruje sprzeciw w ciągu dwunastu tygodni od odmowy. Należy pamiętać, że oba terminy nie zaczynają się liczyć od tego samego momentu, więc sam ustal termin: po jego upływie możesz złożyć zawiadomienie o uchybieniu ( ingebrekestelling ), które ponownie wznawia postępowanie. Jeśli sprzeciw zostanie odrzucony, możesz odwołać się do sądu administracyjnego w ciągu sześciu tygodni, a co do zasady, odwołać się do Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.

Zwróć uwagę na asymetrię: zienswijze kosztuje dwa tygodnie; sprzeciw i odwołanie mogą zająć wiele miesięcy. Niewiele ofert pracy przetrwało ten czas.

Sektory z własnym reżimem

Niektóre sektory wykraczają poza jednorazowy VOG.

Opieka nad dziećmi. Każda osoba pracująca, mieszkająca lub strukturalnie obecna w placówce opieki nad dziećmi musi posiadać ważny dokument VOG, być zarejestrowana w Personenregister Kinderopvang i być tam powiązana ze swoim pracodawcą. Urząd Informacji Żywnościowej (Justitiele Informatiedienst) codziennie sprawdza, czy nie odnotowano żadnych zdarzeń niezgodnych z pracą związaną z opieką nad dziećmi. W przypadku wystąpienia takiego sygnału, DUO powiadamia GGD, osoba zostaje przeniesiona do statusu nieaktywnej i musi uzyskać nowy dokument VOG od swojego pracodawcy. Bez niego zatrudnienie wygasa.

Taksówka. Kontrola ciągła dotyczy kierowców posiadających kartę kierowcy Kiwa. Sygnał trafia do Inspectie Leefomgeving en Transport, a następnie do Kiwa, gdzie wymagany jest nowy VOG; bez niego karta jest wycofywana.

Edukacja. W szkolnictwie podstawowym, średnim i ponadpodstawowym zawodowym świadectwo VOG należy przedstawić w momencie zatrudnienia lub zaangażowania. Świadectwo musi być aktualne w momencie jego wydania: zazwyczaj nie starsze niż sześć miesięcy, a w przypadku szkolnictwa średniego przepisy mówią o dwudziestu sześciu tygodniach. Prywatne placówki kształcenia uzupełniającego muszą corocznie sprawdzać, czy świadectwo VOG nie jest starsze niż sześć miesięcy. Nie ma jednak ogólnego ustawowego obowiązku ciągłego sprawdzania w sektorze edukacji; ciągłe sprawdzanie w kontekście opieki nad dziećmi dotyczy żłobków i taksówek, a nie szkół.

Praktyczne porady

Dla kandydatów. Zacznij wcześnie: bezpośrednia ścieżka Justis trwa od czterech do ośmiu tygodni, a uzyskanie zagranicznego certyfikatu z apostille i tłumaczeniem przysięgłym może zająć jeszcze więcej czasu. Zapytaj, jaki profil kwalifikacyjny zamierza zastosować Twój pracodawca, ponieważ to on decyduje, co jest istotne. Jeśli byłeś skazany gdziekolwiek, zbierz dokumenty – wyrok, karę, datę zakończenia sprawy – zanim będą potrzebne. Odpowiedz na pytania IND dotyczące okoliczności poprzedzających wyrok, szczerze i wyczerpująco, również za granicą: zatajenie jest znacznie większym problemem niż samo przestępstwo. I potraktuj dwutygodniowe okno czasowe „zienswijze” jako ostateczny termin.

Dla pracodawców. Nie ustawiaj daty rozpoczęcia na podstawie certyfikatu, który nie został wydany. Wybierz profil selekcji świadomie, zamiast kopiować ostatnie wolne stanowisko: zbyt szeroki profil generuje odmowy, których nie potrzebujesz. W liście ofertowym określ, co się stanie w przypadku odrzucenia VOG i pamiętaj, że kandydat w procedurze „zienswijze” nie został odrzucony. Zachowaj ostrożność, wymagając zagranicznych certyfikatów, ponieważ polityka ogólna: obowiązki różnią się w zależności od sektora, a przetwarzanie danych z rejestru karnego wiąże się z ryzykiem wynikającym z przepisów o ochronie danych.