Ustawa o elektronicznym rejestrowaniu w rejestrach handlowych: jak rząd zmienia się z duchem czasu
Wprowadzenie
Pomoc klientom międzynarodowym prowadzącym działalność w Holandii jest częścią mojej codziennej praktyki. W końcu Holandia jest świetnym krajem do prowadzenia działalności gospodarczej, ale nauka języka lub przyzwyczajanie się do holenderskich praktyk biznesowych może być czasem skomplikowana dla zagranicznych korporacji. Dlatego często docenia się pomocną dłoń. Zakres mojej pomocy sięga od pomocy w złożonych zadaniach po pomoc w komunikacji z władzami holenderskimi. Niedawno otrzymałem pytanie od klienta, aby wyjaśnić, co dokładnie zostało stwierdzone w piśmie holenderskiej izby handlowej. Ten prosty, choć ważny i informacyjny list dotyczył nowości w składaniu sprawozdań finansowych, która wkrótce będzie możliwa tylko drogą elektroniczną. List ten był wynikiem chęci rządu, aby iść z duchem czasu, wykorzystać zalety elektronicznej wymiany danych i wprowadzić znormalizowany sposób obsługi tego corocznego powtarzającego się procesu. Dlatego sprawozdania finansowe należy składać drogą elektroniczną od roku budżetowego 2016 lub 2017, zgodnie z zapisami Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (ustawa o elektronicznym prowadzeniu rejestrów handlowych), która została wprowadzona wraz z Besluit elektronische deponowanie rejestrów handels (rezolucja w sprawie elektronicznej rejestracji w rejestrach handlowych); ten ostatni zapewnia dodatkowe, szczegółowe zasady. Całkiem kęs, ale co dokładnie pociąga za sobą ta ustawa i rezolucja?
Wtedy i teraz
Wcześniej sprawozdania finansowe można było składać w Izbie Handlowej zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Holenderski kodeks cywilny nadal w dużej mierze zna przepisy oparte na kaucji na papierze. Obecnie tę metodę można uznać za przestarzałą i właściwie byłem nieco zaskoczony, że rozwój ten nie nastąpił wcześniej. Nietrudno sobie wyobrazić, że składanie sprawozdań finansowych na papierze ma wiele wad w porównaniu z elektronicznym składowaniem tych dokumentów, patrząc z perspektywy kosztów i czasu. Pomyśl o kosztach papieru oraz kosztach i czasie potrzebnym na przedstawienie rocznych sprawozdań na papierze i przesłanie ich - również na papierze - do Izby Handlowej, która następnie musi przetworzyć te pisemne dokumenty, nie wspominając nawet o czasie i kosztach, które powstają zezwalając księgowemu na sporządzenie lub weryfikację tych (niestandardowych) sprawozdań finansowych. W związku z tym rząd zaproponował wykorzystanie „SBR” (skrót od: Standard Business Report), czyli ustandaryzowanej elektronicznej metody tworzenia i przesyłania informacji i dokumentów finansowych, opartej na katalogu danych (holenderska taksonomia). Katalog zawiera definicje danych, które mogą być wykorzystane do tworzenia sprawozdań finansowych. Kolejną zaletą metody SBR jest to, że nie tylko wymiana danych między korporacją a Izbą Gospodarczą zostanie uproszczona, ale także w wyniku standaryzacji wymiana danych z podmiotami trzecimi stanie się łatwiejsza. Małe przedsiębiorstwa mogą składać roczne sprawozdania w formie elektronicznej już od 2007 r. Metodą SBR. Dla średnich i dużych przedsiębiorstw możliwość ta została wprowadzona w 2015 r.
Więc kiedy i dla kogo?
Rząd wyjaśnił, że odpowiedź na to pytanie jest typowym przypadkiem „wielkości ma znaczenie”. Małe firmy będą zobowiązane do przekazywania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną za pośrednictwem SBR począwszy od roku budżetowego 2016. Alternatywnie małe firmy, które same sporządzają i sporządzają sprawozdania finansowe, mają możliwość zdeponowania sprawozdań za pośrednictwem bezpłatnej usługi online - usługi „zelf deponeren jaarrekening” - która działa od 2014 r. Zaletą tego usługa polega na tym, że nie trzeba będzie kupować oprogramowania „kompatybilnego z SBR”. Średnie firmy będą musiały składać sprawozdania finansowe za pośrednictwem SBR począwszy od roku budżetowego 2017. Również dla tych firm wprowadzona zostanie tymczasowa, alternatywna usługa online („opstellen jaarrekening”). Dzięki tej usłudze średnie firmy mogą samodzielnie sporządzać sprawozdania finansowe w formacie XBRL. Następnie oświadczenia te można przesłać za pośrednictwem portalu internetowego („Digipoort”). Oznacza to, że korporacja niekoniecznie będzie musiała natychmiast kupić oprogramowanie „zgodne z SBR”. Ta usługa będzie tymczasowa i zostanie wykorzystana po pięciu latach, licząc od 2017 r. Duże przedsiębiorstwa i średnie grupy nie mają jeszcze obowiązku składania sprawozdań finansowych za pośrednictwem SBR. Wynika to z faktu, że firmy te mają do czynienia z bardzo złożonym zestawem wymagań. Oczekuje się, że firmy te będą miały możliwość wyboru między dokonaniem zgłoszenia za pośrednictwem SBR lub zgłoszenia w określonym formacie europejskim od 2019 r.
Bez reguł bez wyjątków
Reguła nie byłaby regułą, gdyby nie było wyjątków. Po drugie, dokładnie. Nowe zasady dotyczące składania sprawozdań finansowych nie mają zastosowania do podmiotów prawnych i spółek mających siedzibę poza Holandią, które na podstawie Handelsregisterbesluit 2008 (uchwała rejestru handlowego 2008) mają obowiązek złożenia dokumentów finansowych w Izbie Handlowej, o ile iw formie, w jakiej dokumenty te powinny zostać ujawnione w kraju siedziby. Drugi wyjątek dotyczy emitentów określonych w art. 1: 1 Wft (Ustawa o nadzorze finansowym) i podmiotów zależnych emitenta, w przypadku gdy są to sami emitenci. Emitentem jest każdy, kto chce emitować papiery wartościowe lub zamierza emitować papiery wartościowe.
Inne uwagi
To jednak nie wszystko. Same podmioty prawne muszą wziąć pod uwagę pewne dodatkowe aspekty mające znaczenie. Jednym z tych aspektów jest fakt, że osoba prawna pozostanie odpowiedzialna za składanie sprawozdań finansowych zgodnych z prawem. Oznacza to między innymi, że sprawozdania finansowe powinny umożliwiać uzyskanie takiego wglądu, aby można było wystarczająco ocenić sytuację finansową osoby prawnej. Dlatego radzę każdej firmie, aby przez cały czas dokładnie sprawdzała dane w sprawozdaniach finansowych. Na koniec należy zwrócić uwagę na fakt, że odmowa złożenia oświadczenia w sposób zgodny z zaleceniami będzie stanowić przestępstwo na podstawie Wet op de Economische Delicten (ustawy o przestępstwie gospodarczym). Dogodnie zostało potwierdzone, że sprawozdania finansowe sporządzone metodą SBR mogą być wykorzystane przez zgromadzenie akcjonariuszy do ustalenia tych sprawozdań. Rachunki te mogą również podlegać kontroli księgowego zgodnie z art. 2: 393 holenderskiego kodeksu cywilnego.
Wnioski
Wraz z wprowadzeniem ustawy o elektronicznym prowadzeniu rejestrów handlowych i związanej z nią rezolucji rząd wykazał niezły postęp. W rezultacie małe i średnie przedsiębiorstwa będą musiały składać sprawozdania finansowe drogą elektroniczną odpowiednio od lat 2016 i 2017, chyba że spółka jest objęta jednym z wyjątków. Zalety są liczne. Mimo to radzę wszystkim firmom, aby zachowały rozsądek, ponieważ ostateczna odpowiedzialność spoczywa na samych firmach zobowiązanych do złożenia wniosku, a jako dyrektor firmy z całą pewnością nie chcesz być zmuszony do radzenia sobie z konsekwencjami.
Kontakt
W razie dalszych pytań lub komentarzy po przeczytaniu tego artykułu prosimy o kontakt z panem. Maxim Hodak, radca prawny w Law & More przez maxim.hodak@lawandmore.nl lub Mr. Tom Meevis, radca prawny w Law & More za pośrednictwem tom.meevis@lawandmore.nl lub zadzwoń do nas pod numer +31 (0)40-3690680.